ITトレンドがおすすめする人事評価システム
- ■評価制度別
- ■評価データの活用先別
人事評価システムが必要とされる理由
人事評価システムが必要とされる背景には、作業の負担、評価の公平性、データの活用という3つの課題があります。どの課題が自社で大きいかによって、システムに求める役割も変わります。
評価シートの配布・回収・集計の手間
紙や表計算ソフトで評価を行う場合、評価期間のたびに人事担当者がシートを作成して配布し、記入済みのファイルを回収して集計する必要があります。提出の催促やファイルの取り違えへの対応も発生し、従業員が増えるほど作業量が膨らみます。
人事評価システムでは、評価シートの配布から提出状況の確認、集計までを画面上で進められます。人事担当者が手作業に使っていた時間を、評価結果の分析や評価者への助言に回せる点が必要とされる理由の一つです。
評価基準のばらつきと説明の難しさ
評価者ごとに基準の解釈が異なると、同じ成果でも部署によって評価が変わる場合があります。表計算ソフトの運用ではシートの書式が部署ごとに変わりやすく、評価の根拠を後から確認しにくいことも課題です。
システムで評価項目と基準を共通化すると、評価者が同じ画面で同じ項目を評価する形になり、ばらつきを把握しやすくなります。評価コメントや面談記録も残るため、従業員へ評価の理由を説明する材料として役立ちます。
評価結果を育成や配置に生かす難しさ
評価結果が年度ごとのファイルに分かれていると、過去の評価の推移を確認するだけでも手間がかかります。その結果、評価が昇給や賞与の決定だけで終わり、育成や配置の検討に活用されないケースも少なくありません。
人事評価システムに評価データを蓄積すれば、従業員ごとの評価の推移や強み・課題を一覧で確認できます。評価結果を人材育成や適材適所の配置に活用したい組織ほど、システム導入の必要性は高いといえるでしょう。
人事評価システムの必要性が高い組織の状況
人事評価システムがどの程度必要かは、組織の規模や評価制度の複雑さ、従業員の受け止め方によって変わります。次のような状況に当てはまる場合は、システム化を検討する目安としてください。
従業員数や拠点が増えている
従業員が数十人規模のうちは、人事担当者が評価シートを個別に管理できる場合があります。しかし、従業員数や拠点が増えると、評価者と被評価者の組み合わせが複雑になり、誰の評価がどこまで進んでいるかを把握しにくくなります。
組織変更や異動が多い企業では、評価者の付け替えも負担です。評価期間中に上司が変わった場合の引き継ぎを手作業で処理していると、評価の抜けや二重登録が起こるおそれがあります。
複数の評価制度を併用している
目標の達成度と行動の評価を組み合わせたり、職種によって評価項目を変えたりする企業では、評価シートの種類が増える傾向にあります。表計算ソフトで複数のシートを管理すると、計算式の誤りや古い書式の使い回しが起こりやすくなる点も課題です。
人事評価システムで評価シートの型を管理すれば、職種や等級ごとに使う評価項目を切り替えられます。また、制度の見直しにともなう新しいシートの一括配布も可能なため、運用負担の軽減につながるでしょう。
評価への納得感に課題がある
従業員から評価の基準や結果がわかりにくいという声がある場合、評価のプロセスを見える形にする必要があります。目標設定から中間面談、最終評価までの記録が残っていないと、評価の理由を説明するのは困難です。
システム上で目標や面談の記録を本人と上司が共有すると、評価に至るまでの経緯を双方で確認できます。ただし、納得感は評価制度や面談の質にも左右されるため、システムだけで解消できるわけではありません。
評価制度ごとに見る人事評価システムの必要性
システム化の必要性は、採用している評価制度によっても変わります。制度ごとに手作業で負担になりやすい部分を確認すると、人事評価システムに求める機能を整理できます。
目標管理（MBO）
目標管理（MBO）は、期初に設定した目標の達成度で評価する制度です。期初の目標設定、期中の進捗確認、期末の振り返りと、評価期間を通して記録が積み重なるため、紙やファイルでは情報が散らばりやすくなります。
システムで目標と進捗を一か所にまとめると、上司が部下の目標をいつでも確認でき、期中の面談で使いやすくなります。目標の修正履歴を残せるかどうかも、評価の根拠を示すうえで確認したい点です。
コンピテンシー評価
コンピテンシー評価は、成果を上げる人に見られる行動特性を基準に評価する方法です。職種や等級ごとに評価項目と行動の例を定義するため、評価項目の数が増え、シートの管理が複雑になる傾向があります。
人事評価システムでは、等級や職種に応じて評価項目を自動で割り当てる設定ができる製品があります。行動の定義を評価画面に表示できれば、評価者が基準を確認しながら入力できる点も利点です。
360度評価
360度評価は、上司だけでなく同僚や部下など複数の立場から評価を集める方法です。1人の従業員に対して評価者が複数いるため、依頼の送付や回答の回収、集計の作業量が他の制度より大きくなります。
回答者の匿名性を保つ配慮も欠かせません。システムを使えば、評価者の割り当てや回答状況の確認、集計結果の匿名表示を画面上で進められます。手作業での運用が難しい制度ほど、システム化の必要性は高まります。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で人事評価システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
評価データを人材活用につなげる必要性
人事評価システムの必要性は、評価業務の効率化だけにとどまりません。評価データを他の人事情報と組み合わせて使うことで、育成や配置、処遇の判断にも生かせます。
育成・配置の判断材料にする
評価データを蓄積すると、従業員ごとの得意分野や伸ばしたい能力を把握しやすくなります。研修の対象者を選ぶときや、新しいプロジェクトの人選を考えるときに、過去の評価を根拠として参照できます。
こうした使い方をする場合は、評価データとスキル情報、異動履歴を一緒に確認できるかが重要です。タレントマネジメントシステムとの連携や、人材情報を一元管理する機能があるかを比較時に確認しましょう。
給与・賞与の計算へ反映する
評価結果を昇給や賞与に反映する企業では、評価点を給与計算の担当者へ受け渡す作業が発生します。表計算ソフトから手作業で転記すると、入力ミスが給与の誤りにつながるおそれがあります。
人事評価システムから評価結果を出力し、給与計算システムへ取り込める製品であれば、転記の手間とミスを減らせます。連携の方式はファイル出力やAPI連携など製品によって異なるため、既存の給与計算システムに対応するかを確認しましょう。
人事評価システムの導入前に整えておきたいこと
人事評価システムは評価制度を運用するための道具です。制度そのものに課題がある場合、システムを入れても課題は残ります。導入の前に、制度と評価者の準備状況を見直しておきましょう。
評価制度の見直し
評価項目が多すぎる、基準の言葉があいまいといった課題は、システムに移しても解消されません。むしろ、評価項目をそのままシステムに登録すると、入力の負担だけが増える場合があります。
導入を機に、評価項目の数や評価段階の定義、評価結果と処遇の結びつけ方を見直すと効果が出やすくなります。制度の設計に不安がある場合は、制度設計の支援を行うベンダーや社会保険労務士などの専門家に相談する方法もあります。
評価者への説明と研修
人事評価システムを使うのは人事担当者だけではなく、評価を行う管理職と評価される従業員全員です。操作方法がわからないまま評価期間を迎えると、入力の遅れや問い合わせの集中が起こる可能性があります。
導入前に、評価者向けの操作説明と、評価基準の考え方をあわせて伝える研修を行うと定着しやすくなります。ベンダーが操作マニュアルや説明会の支援を用意しているかも、比較の際に確認しておきましょう。
紙・Excelからの移行先となる人事評価システム一覧
評価シートの配布・回収・集計の負担を減らす観点で、この記事で取り上げる人事評価システムの特徴を一覧にしました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| HRMOSタレントマネジメント | MBO・OKR・コンピテンシーなど複数の評価制度を統合して運用できる |
| HRBrain | OKR・MBO・360度評価などのテンプレートを備え、配置・育成にも活用 |
| サイレコ | 評価シートの配布・回収・集計を自動化し、研修受講履歴も管理 |
| カオナビ | 企業独自の評価シートを再現し、スキル管理・育成・配置にもつなげられる |
| SmartHR | 評価データをキャリア台帳や配置シミュレーションに連携できる |
| MONJU | 中小企業向けの人事評価ツールで、360度評価や給与算出も実施可能 |
| あしたのクラウドHR | 評価結果から査定額を自動算出する給与シミュレーション機能を搭載 |
| Talentify | 組織横断の甘辛調整や賞与予算消化率・昇給率の集計をシステム内で完結 |
評価業務の負担と納得感の課題に向く製品
評価制度の種類や、評価結果を育成・処遇に生かしたいかによって、必要性の高い機能は変わります。記事で挙げた課題に対応しやすい製品を紹介します。
HRMOSタレントマネジメント
- シリーズ累計100,000社導入！
- MBO、OKR、コンピテンシーなど様々な評価の対応！
- 初めてでも安心！専任サポートと上限なしでMTG可能
株式会社ビズリーチが提供する「HRMOSタレントマネジメント」は、複数の評価制度を併用している企業でも評価業務をまとめやすい人財活用システムです。MBO、OKR、コンピテンシー評価などさまざまな評価を統合でき、目標管理項目や公開範囲も自由に設定できます。目標設定から評価までのプロセスをシステム化し、データにもとづく評価によって納得感の向上を図れるのが特徴です。また、導入時には専任サポートがつき、回数制限なくミーティングを利用できるため、安心して運用を進められるでしょう。
HRBrain
- 評価シートの作成から集計まで煩雑な業務をワンストップで効率化
- OKR・MBO・1on1、360度評価など、豊富なテンプレートを完備
- 「使いこなせない…」の心配はご無用！充実したサポート体制
株式会社HRBrainが提供する「HRBrain」は、評価シートの作成から集計までをワンストップで効率化するタレントマネジメントシステムです。OKR・MBO・1on1、360度評価などのテンプレートを備えており、評価制度にあわせてシートを準備しやすい点が特徴です。人材管理、配置、育成などの業務にも対応し、蓄積したデータをもとに組織分析ができます。導入後に使いこなせるかが不安な企業向けに、サポート体制も用意されています。
サイレコ
- MBOやOKR、コンピテンシー評価など各種評価制度に対応可能
- リマインドや評価調整をシステムで実施、評価時期の業務を効率化
- 評価制度構築や教育研修、給与代行などの人事課題解決もサポート
株式会社アクティブアンドカンパニーが提供する「サイレコ」は、人事評価シートの配布や回収、評価結果の集計を自動化するHRオートメーションシステムです。MBOやOKR、コンピテンシー評価など各種評価制度に対応し、リマインドや評価調整もシステム上で行えます。評価結果に加えて面談の記録や研修受講履歴も管理でき、人材育成やキャリア形成の支援にも役立つでしょう。さらに、評価制度の構築や教育研修など、人事課題に関する支援も受けられるのが特徴です。
カオナビ
- 企業独自の評価シートを再現し、評価の回収～集計を効率化
- AIが目標設定から振り返りまでデータをもとにアドバイス・添削
- 1on1や面談履歴の蓄積で振り返りやフィードバックの精度向上
株式会社カオナビが提供する「カオナビ」は、企業独自の評価シートを再現して回収から集計までを効率化できる人事評価システムです。コンピテンシー、MBO、OKR、360度評価など各種評価制度のテンプレートを用意し、甘辛調整や評価基準のばらつきを抑える運用もサポートします。評価で蓄積したデータは人材データとつながり、AIが配置やキャリア設計を分析・提案する機能も備えています。スキル管理や育成、配置まで同じ基盤で扱える点も特徴です。
SmartHR
- 柔軟な評価シートと進行管理で、評価業務の運用負荷を大幅に削減
- 評価分布を一覧で可視化し、面倒な「甘辛調整」が簡単に
- 評価結果を「配置シミュレーション」などに、シームレスに活用
株式会社SmartHRが提供する「SmartHR」は、柔軟な評価シートと進行管理で評価業務の運用負荷を抑えられるクラウドサービスです。評価分布を一覧で可視化でき、評価の甘辛調整をスムーズに進められます。360度評価・フィードバック専用のテンプレートも用意されているのが特徴です。また、確定した評価データはキャリア台帳に蓄積され、配置シミュレーションと組み合わせることで、データにもとづく人員配置の検討に役立ちます。
MONJU
- トコトン使いやすく、不要な手間を一切かけずに使える！
- 中小企業に必要な機能が揃う！人事評価だけじゃない！
- 業界最安クラス ☆IT補助金も対応☆
コムネット株式会社が提供する「MONJU」は、シンプルな設計で運用の手間を抑えた中小企業向けの人事評価ツールです。目標に配点を割り振る形で登録でき、実績は達成率で表示されるため進捗を把握しやすくなります。多面評価で数字に見えない頑張りを多角的に評価できるほか、1on1ミーティングや従業員満足度調査、360度評価、給与算出も実施できます。初めて評価をシステム化する企業でも取り入れやすい構成です。
あしたのクラウドHR
- 導入4,000社でシェアNo.1※評価制度がなくてもゼロから構築可能
- Excel管理からの脱却。質の高い目標・評価を実現する機能多数
- 評価から給与・賞与のシミュレーションまで一貫して対応可能
株式会社あしたのチームが提供する「あしたのクラウドHR」は、評価業務のフローを一元管理できる人事評価クラウドです。社員情報や目標・評価の管理と分析に加え、評価結果から査定額を自動算出する給与シミュレーション機能を搭載しています。評価軸別・評価者別・部署別などの切り口で評点を分析でき、制度の問題点を把握する際にも活用可能です。初期設定の代行やヘルプデスク、制度構築・運用支援のサポートプランも用意されています。
Talentify
- 評価のなめらかな運用からキャリブレーションまで一気通貫で実現
- Excelのような評価の入力体験
- 過去評価を1ページに集約
株式会社kickflowが提供する「Talentify」は、中堅・大企業向けの人事評価システムです。評価の回収・配布からキャリブレーション（評価の甘辛調整）までを一気通貫で行え、Excelやスプレッドシートに残りがちな調整作業をシステム内で完結できます。自動計算関数により、賞与の予算消化率や昇給率なども組織横断で集計可能です。評価者が変わった際は過去評価の閲覧権限が自動で付与され、過去の評価を1ページに集約して確認できます。
まとめ
人事評価システムの必要性は、評価シートの作業負担の軽減、評価基準のばらつきの把握、評価データの人材活用という3つの点にあります。従業員や拠点が増えている組織、複数の評価制度を併用している組織、360度評価のように手作業の負担が大きい制度を使う組織では、特に必要性が高まります。導入前には評価制度と評価者の準備も見直しましょう。自社の制度に対応する人事評価システムを、資料請求で比較してみてください。
