進捗管理とは
進捗管理とは、作業計画と実際の作業状況のズレを把握することです。また、問題や課題の把握、解決策を講じることも進捗管理では求められます。適切な進捗管理ができないとスケジュールの遅延が発生し、納期遵守率の低下や利益・機会損失につながる可能性が高くなるでしょう。
そして、進捗管理と一口にいっても、業種によって管理内容は異なります。例えば製造業やIT業界においては、品質管理の手法として進捗管理が実施されています。適切な品質管理は、企業に大きな損害を与えるリコールやシステム障害の回避につながるのです。
進捗管理では、以下の一連の行動をプロジェクト終了まで定期的に行う必要があります。
- ・実績と計画を比較する
- ・問題点を洗い出す
- ・予定と実績の乖離があれば解決策を講じる
さらに、作業の完了実績ではなく、未完作業の内容を把握しなければいけません。プロジェクトの目標と納期を確認しつつ、タスク完了に要する時間やコスト、リソースの予測が求められます。そのためには、管理者がリアルタイムにひと目でわかる進捗管理ツールやタスク管理ツールの活用が有効でしょう。
以下の記事では、進捗管理に役立つ最新のツールを多数紹介しています。特徴や価格などをじっくり比較したい方は、あわせてご覧ください。
進捗管理の「見える化」で得られるメリット
正確な進捗管理により、リアルタイムな情報把握が可能になるため、ミス・トラブルの抑制や納期遵守率向上のメリットがあります。また作業メンバーの意識改革も促すことができ、生産性や業績アップも見込めるでしょう。
リアルタイムでタスク管理や情報把握ができる
進捗管理を見える化することで、最新の進捗状況がひと目で把握できます。アナログに進捗報告を行う場合ではタイムラグが生じ、実際の作業状況と乖離するケースがありますが、ツールなどを用いて表や図で進捗管理をすることで、正確な進捗状況が反映されます。
メンバー間の共有・フォローがスムーズになる
責任者に進捗報告を行うだけでは、ほかのメンバーから進捗状況が見えづらいかもしれません。進捗管理を見える化すれば、プロジェクトメンバー全員に進捗状況や遅延箇所随時共有されるため、責任者からの指示も出しやすく、メンバー間のフォローもスムーズになります。
納期の遅れに早く気づける
責任者が進捗管理を行い、チームで共有することで、各メンバーがスケジュールを意識します。また、作業が滞っている部分にもいち早く気づきリカバリーができるため、作業計画のズレを早期に修正できます。結果的に、全体的なスケジュールが遅延することなく、納期遵守率も向上するでしょう。万が一進捗管理をおろそかにすると、納期遅延や納品物の品質が悪化し、信用や業績が低下するなど、さまざまな問題につながる可能性があります。
ミスやトラブルの発生を抑制できる
進捗管理では、タスク量の把握や工数管理が重要です。一般的には、ミスやトラブルは主に業務量が過多になっていたり、フォローが不十分になっていたりする場合に生じやすいでしょう。適切に進捗管理が行われていれば、タスクの抜け漏れも防げるほか、特定の人に作業が集中することがないようタスクの偏りも平準化できます。
意識改革と生産性の向上が見込める
図や表などで進捗を見える化することによって、各メンバーが目標達成のために効率的に作業を行うよう意識する効果があります。結果として、進捗管理はチーム全体の生産性を向上させ、売り上げや業績アップにつながるでしょう。
進捗管理を見える化するには、ツールの導入がおすすめです。進捗管理に役立つ機能を多数搭載したおすすめのツールは、以下のボタンから資料請求できます。興味のある方はぜひお申し込みください。
進捗管理を成功させるコツ
進捗管理を効率化するにはツールの導入が近道といえますが、導入して完了ではありません。以下で紹介するコツを押さえ、うまく使いこなしてこそ進捗管理を成功に導けます。
進捗率・進捗管理の定義を決める
進捗管理を成功させるため、進捗率や進捗管理の定義を決めましょう。進捗率とはタスクの進捗状況を数値化したものです。例えば、完了の定義です。「作成完了を50％、社内レビュー完了を70％、クライアントへの納品完了を100％」など、詳細な定義づけを事前に行なうとよいでしょう。
タスク量や工数を細かく分けて明確にする
プロジェクト内のタスクを、できるだけ細かく分けて洗い出します。その際に、管理したいタスクの抜け漏れや重複、優先順位なども確認しましょう。例えば「２週間分のタスク量を各タスクにかかる工数で割り出す」といったように、細分化したタスク量をもとに工数管理を行うことで、より正確な進捗管理が実現します。
責任の所在を明らかにする
各作業工程で責任者を立てておくことで、作業進捗の細かな部分にも目が行き届き、抜け漏れなく進捗管理が行なえます。また、トラブル発生時にも迅速に情報を集約でき対処可能なため、プロジェクト全体に及ぼす影響も最小限に抑えられるでしょう。
図を活用し進捗を見える化する
進捗管理には、WBS（Work Breakdown Structure）やガントチャートなどの進捗管理表や図などを活用した方法があります。WBSが、作業工程を細かく分類して構造化し進捗率を明記するのに対し、ガントチャートには進捗を管理する時間軸が設定されています。また進捗管理は、責任者だけでなくチームメンバー全員がわかりやすく見やすい図やチャートなどを活用するとよいでしょう。
心理的安全性の高いチームを作る
ミスや間違いが許されない雰囲気のチームでは、作業効率が下がる可能性があります。不明点があっても質問ができずに業務がストップすることもあるでしょう。メンバーがミスをした場合は、なぜミスが発生したのか、プロジェクトマネージャーとメンバーが改善策を見出せるよう話し合いましょう。
進捗確認の定例会議をひらく
進捗確認の会議を定例化すれば、進捗管理の成功につながります。会議では、それぞれの進捗状況を共有する必要があるため、進捗状況を可視化した作業工程表などを活用します。さらに定例会議を通じて情報の追加や更新を共有し、メンバー間の意思疎通も図ることでチーム力向上も期待できるでしょう。
進捗管理で失敗する要因
進捗管理で失敗する要因として、メンバー間での意思疎通に問題があるケースが多くあります。
進捗率の定義に認識のズレがある
メンバー間で進捗率の定義が異なっている場合、報告される進捗率と実際の進捗率にズレが生じている可能性があります。先述したように、どこまでの作業を一つのタスクとするのかを事前に洗い出して細かく数値化し、チームで認識をそろえておきましょう。
信頼関係が十分に構築されていない
チーム内で信頼関係が築けていない場合、進捗管理は失敗する可能性が上がります。例えば、スケジュールの遅延が生じた際に、責任者が担当者を叱責したり、業務を代行したりすると、担当者は自信を喪失し、信頼関係に影響を与えかねません。作業に遅延が生じている場合は、責任者はともに問題を把握し、解決となるアドバイスをするように心がけてみましょう。
タスク量の把握が不十分で計画に無理がある
プロジェクトにおけるタスク量を正確に把握できていないため、もともとの計画に無理があるケースがあります。想定していたタスク量と実際のタスク量が乖離している場合も多々あるため、チームメンバーと十分な連携を図り、タスク量が適正かどうか把握しましょう。また変更や修正が生じた場合は、迅速にメンバーと情報を共有し、無理のない作業計画を立てましょう。
チームの目的やゴールにズレがある
プロジェクトの目的やゴールが明確でない場合、必要となる要件やポイントにズレが生じたまま、各メンバーが作業を進めてしまう恐れがあります。結果的に作業に無駄が生じ、進捗に影響を与えかねません。プロジェクトのゴールを明確化し、メンバーで共有することが重要です。
進捗管理の方法
進捗管理の方法には、ガントチャートを作成したり、エクセルのテンプレートを利用したりする方法があります。また効率よく、リアルタイムな進捗管理ができるツールの利用もおすすめです。詳しく見ていきましょう。
エクセルで行う
エクセルで進捗管理を行う場合、ガントチャートを作成する方法やテンプレートをダウンロードして活用する方法があります。
ガントチャートを作成する
ガントチャートとは、作業計画の開始日から完了日までを、グラフ状に記した表のことを指します。進捗管理を、視覚的に把握できるのがメリットです。一般的には、縦軸にタスク内容や担当者、開始・完了日などを、横軸に時間を記載します。ガントチャートの作成方法は以下のとおりです。
- １.タスクの洗い出し・順序設定
- ・縦軸に記載する作業項目を洗い出す
- ・各工程を細分化する
- ・項目に順序を設定してガントチャートに入力する
- ２.作業日程の決定
- ・タスクの開始日と完了日を決める
- ・横軸に日付を入力する
- ３.担当者の設定
- ・各タスクの担当者を決定する
- ・縦軸の作業項目と並べて担当者名を記載する
以下の記事では、ガントチャートの作成方法について詳しく解説しています。
エクセルのテンプレートを利用する
エクセルには、進捗管理向けのテンプレートが数多くあります。毎日の作業スケジュールやシンプルなToDoリスト、マイルストーン付きプロジェクトタイムラインなどさまざまな種類のテンプレートが提供されており、手軽に活用できる点がメリットです。しかし、シンプルに設計されているものが多く自社向けにカスタマイズする必要があります。
また、エクセルは複数人での共有が難しく、リアルタイムでの更新がしづらいのが難点です。データの上書きやテンプレート崩れが生じたり、どれが最新版のデータか把握しづらくなったりすることもあるでしょう。
ツールを活用して行う
進捗管理の方法として、プロジェクト管理ツールの活用がおすすめです。プロジェクト管理ツールは、コストやスケジュール、プロジェクトにかかるリソースを管理するツールです。各プロジェクトの進捗を可視化し、メンバー間の情報共有をスムーズにします。ツールには、以下のようなメリットがあります。
- ●リアルタイムな進捗管理が可能
- ●データ共有、コミュニケーションを向上
- ●集計・分析ができ、面倒なデータ処理を自動化
- ●クラウド製品は、外出先でデータ確認やアップロードが可能
さらに進捗管理ツールには、以下のような基本機能が搭載されています。
- ・スケジュール管理
- ・タスク管理
- ・ガントチャート（進捗管理表）の作成
- ・情報共有機能
- ・レポート機能
これらの機能を活用することで、効率よくリアルタイムな進捗管理が実現します。またガントチャートの作成も、タスクに落とし込むだけで簡単に作成でき、進捗漏れも防げます。また、ツールの中にはカンバン方式に対応しているものもあり、ボードに付箋を貼るような感覚で、視覚的な進捗管理が可能です。手間をかけずに、正確に進捗管理ができるのが、ツール活用の強みといえるでしょう。
カンバン方式については、以下の記事で概要やメリット・デメリットなどを紹介しています。
適切な進捗管理には自社に合う製品の比較をしましょう
進捗管理は、作業計画と実績のズレをリアルタイムに把握し修正することです。 情報把握に課題があり、報告内容と実際の進行状況が乖離しているようなケースがあれば、プロジェクト管理ツールの導入がおすすめです。プロジェクト管理ツールは、リアルタイムで進捗管理や情報共有が可能になるほか、分析やレポート作成ができるなど、さまざまなメリットがあります。さっそく資料を取り寄せ、進捗管理効率化に役立つツールを比較検討してみてはいかがでしょうか。
