進捗管理とは？プロジェクトを成功させるコツと失敗例も解説！

進捗管理とは？

進捗管理とは、作業計画と実際の作業状況のズレを把握することです。また問題や課題の把握、解決策を講じることも進捗管理では求められます。適切な進捗管理ができないとスケジュールの遅延が発生し、人件費の増大、利益・機会損失につながる可能性が高くなるでしょう。

業種によって進捗管理での管理内容は異なります。たとえば製造業やIT業界においては、品質管理の手法として進捗管理が実施されています。適切な品質管理は、企業に大きな損害を与えるリコールやシステム障害を未然に防ぐことに繋がるのです。

進捗管理では、実績と計画を比較し、予定と実績の乖離があれば解決策を講じます。この一連の行動をプロジェクト終了まで定期的に行うことが大切です。

作業の完了実績ではなく、残っている作業の内容を把握しなければいけません。プロジェクトの目標と納期を確認しつつ、タスク完了に要する時間やコスト、リソースの予測が求められます。

進捗管理の必要性とそのメリットとは？

ビジネスにおいて必要不可欠な進捗管理ですが、その必要性とメリットについて解説します。

生産性の向上と業績アップにつながる

進捗管理を行うことは、メンバーのモチベーションアップに繋がるほか、目標に向かって効率的に作業を行うようそれぞれが意識するという効果が見込まれます。進捗管理は、チーム全体の生産性向上させ、売り上げや業績アップを図るためにも重要だといえるでしょう。

納期の順守

進捗管理を行い共有することで、各メンバーがスケジュールを意識します。結果的にスケジュールが遅延することなく、納期を守ることが可能となるでしょう。進捗管理をおろそかにしてスケジュールに遅れが生じると、納期を守れないだけでなく、納品物の品質低下を招いたり信用や業績が下がったりすることにも繋がりかねません。

問題の早期把握

定期的に進捗管理を行う過程で、各メンバーが躓いたり作業に遅延が生じる理由を探ることによって、プロジェクトが直面する問題が明確化されます。それらの問題を把握することで、作業計画のズレを早期に修正することができます。

進捗管理で失敗する要因

進捗管理で失敗する要因は主にメンバー間での意思疎通の問題になることが多いです。

進捗率の定義に認識のズレがある

メンバー間で進捗率の定義に認識のズレがある場合、進捗管理の失敗につながることがありますます。

進捗率を主観で判断していた場合、報告される進捗率と実際の進捗率にズレが生じている可能性があります。作業途中でトラブルが発生し、進捗率が100％にならないのです。また、工数を基準に進捗率を把握する場合も注意が必要です。本来、工数と進捗率は比例します。

たとえば、10日間でスケジュールを組み、進捗率が90％だとしましょう。本来、あと1日で作業は終了するはずです。しかし、報告される進捗率の裏ではメンバーの体調不良や取引先とのトラブルなどが生じている場合もあります。

作業とは直接関係のない要因で進捗率が進まないケースもあるのです。このような事態を避けるためにも、メンバー間で進捗率のプロセスのルール化を定義することが大切です。

チーム内で信頼関係が築けていない

チーム内で信頼関係が築けていない場合、進捗管理は失敗する可能性が高くなります。スケジュールの遅延はトラブルなどが原因で発生することが多いですが、ネガティブな報告をしたがらない人もいます。

しかし、プロジェクトマネージャー（PM）は担当者を叱責しないことが大切です。ましてや他のメンバーの前で叱責してはいけません。また、気をつけたいのがPMがメンバーに代わり業務をする行為です。

「自分がした方が早い」と業務をすると、進捗管理が疎かになりかねません。また、業務を取り上げられたメンバーは自信の喪失につながる可能性もあり、信頼関係に影響を与えることもあるでしょう。

また、スケジュール通りに作業を進めることに重きを置きすぎて、メンバーに圧をかけることがあっては進捗管理はうまくいきません。作業に遅延が生じている場合は、共に問題を把握し、解決となるアドバイスをするように心がけることが大切です。メンバーが相談をしやすい環境づくりを行い、信頼関係を築くことが大切です。

タスク量を把握できていない

プロジェクトにおけるタスク量を把握できていないと進捗管理を行うことは難しいでしょう。

想定していたタスク量と実際のタスク量には大きな乖離があるものです。また、メンバーによって作業工数の把握の仕方は異なります。そのため、PMはメンバーの作業状況の報告を鵜呑みにせず、あらかじめ作業工数の基準を明確にしておきましょう。

正確なタスク量を把握するためにはチームメンバーとの連携を図り、日々の作業状況やトラブルに備えての確認や報告を徹底しましょう。

ゴールの設定が共有できていない

進捗管理において大切なことは、そのプロジェクトのゴールを明確化しメンバーで共有するということです。プロジェクトの目的やゴールが不明瞭な場合、必要となる要件やポイントにズレが生じたまま、各メンバーが作業を進めてしまう恐れがあります。結果的に作業に無駄が生じ、進捗に大きな影響が出るでしょう。

進捗管理を成功させるコツ

失敗やデメリットを踏まえて進捗管理を成功させるポイントを解説します。

進捗率・進捗管理の定義を決める

進捗管理を成功させるため、進捗率や進捗管理の定義を決めましょう。

進捗率とはタスクの進捗状況を数値化したものです。しかし、この進捗率は各個人に判断基準があり、ズレが生じることがあります。認識がズレたままでは、プロジェクトの終盤になっても作業が完了していない状況になりかねません。そのため、進捗率の明確な判断基準をチーム内で統一しましょう。

基準を明確にするには視覚的に判断できるものがおすすめです。成果物を判断基準と設定すると、進捗率の把握がしやすくなります。たとえば、10ページの企画書を作るとしましょう。３ページ完成した場合の進捗率は30％、５ページでは50％です。このように成果物を判断基準にすると精度の高い進捗管理を行えます。

プロジェクトチームの雰囲気を良くする

ミスや間違いが許されない雰囲気のチームでは作業効率が悪くなる可能性があります。不明点があっても質問ができずに業務がストップしてしまうこともあるでしょう。メンバーがミスをした場合は、なぜミスが発生したのか、PMとメンバーが原因究明のために話し合いましょう。

また、PM自身の失敗例などをメンバーに伝えることも信頼関係の構築の観点で有効です。

進捗確認の会議を定例化する

進捗確認の会議の定例化は、進捗管理の成功につながりやすくなります。各メンバーの進捗状況を確認するため、チームメンバーが参加する会議を定期的に開きましょう。会議ではメンバーの進捗状況を共有する必要があるため、進捗状況を可視化した作業工程表などを活用します。

定例会議を通じて情報の追加や更新を共有し、メンバー間の意思疎通も図ることでチーム力向上も期待できるでしょう。

進捗管理の方法

進捗管理の方法について、無料で行う方法やツールを使って行う方法を解説していきます。

エクセルで行う

進捗管理の方法としてExcelの活用が挙げられます。

• ●無料のテンプレートが数多くあり、進捗管理が手軽
• ●作業工程表と呼ばれるガントチャートを組み込むことも可能

一方で、Excelを利用した進捗管理にはデメリットも存在します。進捗管理ではデータを共有する必要があるため、ファイルをコピーして編集します。しかしコピーのファイルが増えると、最新のものが把握しづらくなったり、データの上書き、テンプレートの崩れなどのトラブルも生じやすくなります。

ツールを活用して行う

進捗管理方法にはツールの活用も挙げられます。

• ●リアルタイムでメンバーの進捗状況が把握できる
• ●Excel操作のようにテンプレートが崩れの心配がない
• ●クラウドで提供されている製品は、外出先でデータ確認やアップロードが可能

ツールの活用によって、進捗状況の見える化が可能になり、効率的な進捗管理が実現するでしょう。また、ツール導入の際は、管理方法が自社に合うのかを十分に検討した上で選ぶことをおすすめします。

おすすめの進捗管理ツールについては以下の記事で解説しています。

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自社に合った方法で、適切な進捗管理を行いましょう

進捗管理は作業計画と実績のズレをリアルタイムに把握し修正していくことことです。しかし、メンバーと認識が違ったり、信頼関係が築けていなかったりすると進捗管理は失敗します。進捗管理の成功のため、定期的な会議の開催や情報共有、信頼関係の構築に努めましょう。また進捗率の定義を決め、チーム内で統一することも大切です。

進捗管理ツールを活用するなど自社に合ったツールを選び、適切な進捗管理を行いましょう。