進捗管理とは？
進捗管理について解説していきます。
タスクの計画に対する実績状況を把握する
進捗管理とは、作業計画と実際の作業状況のズレを把握することです。また問題や課題の把握、解決策を講じることも進捗管理では求められます。適切な進捗管理ができないとスケジュールの遅延が発生し、人件費の増大、利益・機会損失につながる可能性が高くなるでしょう。
また、業種によって進捗管理での管理内容は異なります。たとえば、製造業やIT業界では進捗管理で品質管理を実施。適切な品質管理は、企業に大きな損害を与えるリコールやシステム障害を未然に防ぎます。
進捗管理はビジネスにおいて必要不可欠な営業活動だといえるでしょう。
計画と実績とのズレを修正する
進捗管理では、作業計画と実際の作業のズレを修正することが大切です。作業の完了実績ではなく、残っている作業の内容を把握しなければいけません。プロジェクトの目標と納期を確認しつつ、タスク完了に要する時間やコスト、リソースの予測が進捗管理には求められます。
実績と計画を比較し、予定と実績の乖離があれば解決策を講じる。この一連の行動をプロジェクト終了まで定期的に行うことが大切です。
進捗管理で失敗する要因
進捗管理で失敗する要因を解説していきます。
進捗率の定義に認識のズレがある
メンバー間で進捗率の定義に認識のズレがある場合、進捗管理の失敗につながってしまいます。
進捗率を主観で判断していた場合、報告される進捗率と実際の進捗率にズレが生じている可能性があります。作業途中でトラブルが発生し、進捗率が100％にならないのです。また、工数を基準に進捗率を把握する場合も注意が必要です。本来、工数と進捗率は比例します。
たとえば、10日間でスケジュールを組み、進捗率が90％だとしましょう。本来、あと1日で作業は終了するはずです。しかし、報告される進捗率の裏ではメンバーの体調不良や取引先とのトラブルなどが生じている場合もあります。
作業とは直接関係のない要因で進捗率が進まないケースもあるのです。このような事態を避けるためにも、メンバー間で進捗率のプロセスのルール化を定義することが大切です。
チーム内で信頼関係が築けていない
チーム内で信頼関係が築けていない場合、進捗管理は失敗する可能性が高くなります。スケジュールの遅延はトラブルなどが原因で発生することが多いもの。また、ネガティブな報告をしたがらない人もいます。
しかし、プロジェクトマネージャー（PM）は担当者を叱責しないことが大切。ましてや他のメンバーの前で叱責してはいけません。また、気をつけたいのがPMがメンバーに代わり業務をする行為。
「自分がした方が早い」と業務をすると、進捗管理が疎かになりかねません。また、業務を取り上げられたメンバーは自信の喪失につながる可能性もあります。それが原因で信頼関係に影響を与えることもあるでしょう。
PMは、メンバーの欠点を把握しつつ、具体的なアドバイスをするよう心がけましょう。メンバーが相談をしやすい環境づくりを行い、信頼関係を築くことが大切です。
タスク量を把握できていない
タスク量を把握できていないと進捗管理を行うことは難しいでしょう。
想定していたタスク量と実際のタスク量には大きな乖離があるものです。また、メンバーによって作業工数の把握の仕方は異なります。そのため、PMはメンバーの作業状況の報告を鵜呑みにせず、あらかじめ作業工数の基準を明確にしておきましょう。
正確なタスク量を把握するためにはチームメンバーとの連携を図り、日々の作業状況の確認が大切。また、急なトラブルに対応するためにも確認や報告を徹底しましょう。
進捗管理を成功させるコツ
進捗管理を成功させるポイントを解説していきます。
進捗率・進捗管理の定義を決める
進捗管理を成功させるため、進捗率や進捗管理の定義を決めましょう。
進捗率はタスクの進捗状況を数値化したもの。しかし、この進捗率は各個人に判断基準があり、ズレが生じてしまいます。認識がズレたままでは、プロジェクトの終盤になっても作業が完了していない、といったことになりかねません。そのため、進捗率の明確な判断基準をチーム内で統一しましょう。
基準を明確にするには視覚的に判断できるものがおすすめです。成果物を判断基準を設定すると、進捗率の把握がしやすくなります。たとえば、10ページの企画書を作るとしましょう。３ページ完成した場合の進捗率は30％。５ページでは50％です。このように成果物を判断基準にすると精度の高い進捗管理を行えます。
プロジェクトチームの雰囲気を良くする
プロジェクトチームの雰囲気を良くすると進捗管理の成功につながるでしょう。
ミスや間違いが許されない雰囲気のチームでは作業効率が悪くなる可能性があります。不明点があっても質問ができずに業務がストップしてしまうこともあるでしょう。また、ミスが怖くて確認作業にたくさんの時間を費やしてしまい、作業効率の低下を招いてしまいます。
安心して働ける雰囲気の良いチームにするためには、間違いやミスを容認できる環境づくりが大切。メンバーがミスをした場合は、なぜミスが発生したのか、PMとメンバーが原因究明のために話し合うことが重要です。
また、PM自身の失敗例などをメンバーに伝えることも信頼関係の構築の観点で有効でしょう。メンバーと信頼関係を構築すると、チームの雰囲気も良くなり作業効率アップが期待できます。
進捗確認の会議を定例化する
進捗確認の会議の定例化は、進捗管理の成功につながりやすくなります。各メンバーの進捗状況を確認するため、チームメンバーが参加する会議を定期的に開きましょう。会議ではメンバーの進捗状況を共有する必要があるため、進捗状況を可視化した作業工程表などを活用します。
定例会議を通じて情報の追加や更新を共有し、またメンバー間の意思疎通も図りましょう。お互いの顔を確認しながら進捗状況を確認する方法はチーム力向上も期待できるでしょう。
進捗管理の方法
進捗管理の方法について解説していきます。
エクセルで行う
進捗管理の方法としてExcelの活用が挙げられます。Excelには無料のテンプレートが数多くあり、手軽に進捗管理が行えます。作業工程表と呼ばれるガントチャートをExcelに組み込むことも可能。
一方で、Excelを利用した進捗管理にはデメリットも存在します。捗管理ではデータを共有する必要があるため、ファイルをコピーして編集します。しかしコピーのファイルが増えると、どのファイルが最新のものか把握しづらくなってしまうでしょう。
また、ファイルが増えると管理が大変になります。さらに、他のメンバーが共有ファイルを操作するとデータが上書きされたり、テンプレートが崩れることもあるでしょう。
ツールを活用して行う
進捗管理方法にはツールの活用も挙げられるでしょう。ツールの活用で、リアルタイムでメンバーの進捗状況が把握できます。Excel操作のようにテンプレートが崩れることもありません。ツールの活用で進捗状況の見える化が可能になり、効率的な進捗管理が実現するでしょう。
また、クラウドで提供されている製品もあり、外出先でデータ確認やアップロードが可能。利便性が高いため、時間の有効活用ができるでしょう。ツール導入の際は、管理方法が自社に合うのかを十分に検討した上で選ぶことをおすすめします。
まとめ：自社に合った方法で、適切な進捗管理を行いましょう
進捗管理は作業計画と実績のズレをリアルタイムに把握することです。しかし、メンバーと認識が違ったり、信頼関係が築けていなかったりすると進捗管理は失敗します。進捗管理の成功のため、定期的な会議の開催や情報共有、信頼関係の構築に努めましょう。また進捗率の定義を決め、チーム内で統一することも大切。
そこで、効率化を上げる進捗管理ツールをおすすめします。自社に合ったツールを選び、適切な進捗管理を行いましょう。
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