ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■データの出力・連携方法別
- 購買明細データをダウンロードできる：べんりねっと
- 会計システム・ERPと連携できる：べんりねっと、ビズネットの購買管理プラットフォーム、PROCURESUITE（プロキュアスイート）
- 仕訳データを作成できる：intra-mart Procurement Cloud
- ■購買データの分析機能別
- 仕入先別・品目別などの切り口で購買実績を集計できる：楽々ProcurementII、Guide（ガイド）、Oracle NetSuite
- 購買品目や科目の分類・分析を自動化できる：リーナー購買
- 過去の単価や見積の履歴を参照できる：Guide（ガイド）、PROCURESUITE（プロキュアスイート）、RFQクラウド
- 組織別などの予算消化を確認できる：Guide（ガイド）、PROCURESUITE（プロキュアスイート）、Oracle NetSuite
購買管理システムのデータベースが担う役割
購買管理システムのデータベースとは、購買に関する情報を整理して保存し、検索や集計ができるようにした仕組みです。日々の業務の記録と、購買の判断の根拠という2つの役割を持っています。
購買の取引記録を一か所に集める
購買依頼、見積、承認、発注、納品、検収、請求書との照合といった取引の記録は、購買管理システムのデータベースへ順に積み上がります。紙やメール、Excelに分散していた情報が一か所にまとまり、1件の購買の経過を後から追えます。
例えば、取引先から請求書が届いたときに、どの発注にもとづくものか、検収は済んでいるかをすぐに確認できます。監査で購買の経緯を説明する際にも、記録をたどる手間を減らせます。記録が後から書き換えられた場合に、変更履歴が残るかもあわせて確認しておくと安心です。
単価や取引条件の根拠を残す
データベースには、どの取引先から何社の見積を取り、なぜその取引先に決めたかという判断の記録も残せます。担当者の記憶やメールの中にしかなかった情報を、組織の資産として共有できる点が利点です。
担当者が異動しても、過去の見積額や取引条件を後任者が確認できるため、交渉の経緯を一から調べ直さずに済みます。どこまでの情報を記録できるかは製品によって異なるため、見積の添付ファイルや選定理由を残せるかを確認しましょう。
購買データベースを支える3つのマスタ
購買管理システムが持つデータベースの中心にあるのが、マスタと呼ばれる基本情報です。取引のたびに参照されるため、マスタの作り方が入力のしやすさと集計の精度を左右します。
品目マスタ
品目マスタは、購入する物品やサービスの名称、品目コード、単位、分類を登録する情報です。分類は「事務用品」「IT機器」「原材料」のように階層で持たせると、後で分類ごとの支出を集計できます。
すべての品目を最初から登録する必要はなく、繰り返し購入する品目から登録するのが現実的です。一度きりの購入品は、分類だけを選んで依頼できるようにしておく方法もあります。分類の階層は、会計の勘定科目や予算の区分と対応させておくと、経理部門との数字の照合を進めやすくなります。
取引先マスタ
取引先マスタには、会社名や所在地、担当者、支払条件、振込先口座、インボイス制度の登録番号といった情報を登録します。発注書の宛先や支払処理に使われるため、誤りがあると業務全体に影響します。
支払条件や締め日もマスタに持たせておくと、取引先ごとの支払予定の集計にも使えます。誰が登録・変更したかの履歴を残せるかも確認しておきましょう。
単価・契約マスタ
単価・契約マスタは、取引先ごとに取り決めた品目の単価や有効期間、最低発注数量を登録する情報です。登録しておくと、購買依頼の段階から契約単価が自動で表示され、見積を取り直す手間を省けます。
単価改定の際は、古い単価を上書きせず、有効期間を区切って新しい単価を追加する形で管理すると、過去の発注との比較が可能です。改定のたびに誰が承認したかも記録できると、価格の妥当性を説明しやすくなります。
購買データベースの表記の揺れを防ぐ登録ルール
購買管理システムのデータベースを分析に使うには、同じものが同じ名前で登録されている必要があります。運用開始後に整理し直すのは手間がかかるため、導入時に登録ルールを決めておくことが重要です。
品目名の揺れを防ぐ命名ルール
同じコピー用紙でも「A4用紙」「コピー用紙A4」「PPC用紙」のように依頼者ごとに名前が違うと、集計で別の品目として扱われてしまいます。品目名は「分類＋規格＋サイズ」のように並べ方を決め、全角・半角の使い分けも統一しましょう。
あわせて、品目の新規登録を申請できる人と承認する人を決めておくと、似た品目の重複登録を抑えられます。登録時に既存の品目を検索できる画面があるかも、製品を選ぶ際に確認しておきたい点です。
取引先の重複と名寄せ
取引先は「株式会社」の位置や略称、支店名の有無によって、同じ会社が別々に登録されるおそれがあります。重複があると、取引先ごとの年間の支出額が正しく集計できません。
既存データを移す際は、法人番号やインボイス制度の登録番号といった一意の番号で照合し、同じ会社をひとつにまとめる名寄せを行いましょう。運用開始後も、定期的に重複がないかを点検する担当と手順を決めておくと、データの品質を保てます。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で購買管理システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
たまった購買データを支出分析に生かす
登録ルールが整った購買データベースは、コスト削減の材料を探す分析に使えます。購買部門だけでなく、経営層や予算を管理する部署にとっても役立つ情報です。
品目別・取引先別の支出の集計
支出分析とは、何にいくら使っているかを品目や取引先、部署ごとに集計して把握することです。購買管理システムのデータベースを使えば、Excelで台帳を集め直さなくても、期間を指定して集計できる場合があります。
集計の結果、例えば同じ品目を部署ごとに別の取引先から買っていることがわかれば、発注先をまとめて取引条件を見直すきっかけを得られます。どの単位で集計やグラフ表示ができるかは製品によって異なるため、デモで確かめましょう。
単価の推移による交渉材料づくり
同じ品目の単価が過去にどう変わってきたかを確認できると、取引先との価格交渉に使える材料を用意できます。値上げの申し入れを受けた際に、前回の改定時期や改定幅を示して話し合えるからです。
ただし、単価の比較は数量や納期、品質の条件が揃っているかに左右されます。発注数量や納入条件もあわせて記録しておくと、条件の違いを踏まえた比較が可能です。
部署別の予算消化の確認
購買データを部署や予算科目ごとに集計すると、予算に対してどれだけ使ったかを月の途中でも確認できます。購買依頼の段階で残りの予算額を表示できる製品なら、依頼者や承認者が予算超過に気づきやすくなります。
この集計を正しく行うには、購買依頼に部署や予算科目を必ず入力するルールが必要です。予算は確保した時点で計上するのか、検収した時点で計上するのかを経理部門と決めておくと、会計の数字との差を説明しやすくなります。
購買管理システムと他システムのデータベース連携
購買のデータは、会計や在庫、予算管理など他のシステムでも使われます。購買管理システムのデータベースを孤立させないために、連携の方法と注意点を確認しておきましょう。
会計システム・ERPとの連携
検収済みの購買データを会計システムやERP（統合基幹業務システム）に渡すと、買掛金の計上や支払処理の転記を減らせます。連携方法には、APIでの自動連携や、CSVファイルの出力と取り込みがあります。
連携では、勘定科目や部門コード、取引先コードを両方のシステムで対応させておく必要があります。連携エラーが起きた際に通知されるか、未連携のデータを確認して再送できるかも、運用を始める前に確かめておきましょう。
既存データの移行と取り込み
導入時には、Excelや旧システムにある品目や取引先、単価のデータを、CSVで一括登録する方法が代表的です。取り込む前に、前述の命名ルールにあわせて表記を整え、重複を取り除いておきます。
過去の発注履歴をどこまで移すかも、購買部門と経理部門で相談して決めておきましょう。すべてを移すと作業量が増えるため、単価の比較に必要な期間だけを移し、それ以前は旧データを参照用に保管する方法もあります。
購買データの活用で比べる製品一覧
購買データの集計・分析や会計との連携など、データの活用で役立つ機能を中心として、この記事で紹介する製品の特徴を一覧にまとめました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| 楽々ProcurementII | 発注・検収実績を品目分類別・仕入先別・購買担当者別に集計する管理資料を用意 |
| Guide（ガイド） | 見積～請求の調達データを一元管理し、納期遵守率や単価低減率などを分析できる |
| PROCURESUITE（プロキュアスイート） | 過去の見積履歴の参照や価格マスタの管理が可能。会計連携や予算管理をオプションで追加 |
| intra-mart Procurement Cloud | 見積・発注・請求のデータを一元管理し、仕訳作成や請求書のAI-OCR読取に対応 |
| べんりねっと | 購買明細データのダウンロードに対応。会計システムやERPとの連携実績がある |
| ビズネットの購買管理プラットフォーム | 勘定科目・分類コード機能や購買データレポート機能を搭載。会計連携はオプション |
| リーナー購買 | 購買データをAIで解析し、購買品目や科目の分類・分析を自動化。間接材購買に対応 |
| Oracle NetSuite | 取引先別の実績や仕入予算の消化状況を可視化できるクラウドERP |
| RFQクラウド | サプライヤーの見積データを統一形式で蓄積し、過去実績単価を自動参照できる |
購買データを蓄積・分析できる購買管理システム
取引記録やマスタを一か所に集め、支出の集計や単価の確認、会計との連携につなげやすい製品を選びました。
楽々ProcurementII
- 購入依頼～見積～発注～入荷検収の購買業務全般を網羅
- 日本の商習慣にマッチし豊富な標準機能、実運用に柔軟に対応可能
- 間接材から直接材、サービス系商材まで一元管理。電帳法にも対応
住友電工情報システム株式会社が提供する「楽々ProcurementII」は、購買実績を集計する管理資料を備えた総合購買管理システムです。発注実績・検収実績を品目分類別、仕入先別、購買担当者別に確認でき、調達コスト削減実績や仕入先納期遵守率、サイクルタイム分析も管理資料として用意されています。仕入先調査・仕入先評価の機能があり、取引先の情報を購買データとあわせて管理できます。検収データから支払処理用データを作成する機能もあり、購買と支払のデータをつなげられます。
Guide（ガイド）
- 生産材、一般購入品、工事など様々な品目の調達業務を支援
- BCP、企業調査、単価低減率、納期遵守率分析などの機能も搭載
- 95年から調達領域に特化した専門ベンダーが開発
株式会社横山システム経営研究所が提供する「Guide（ガイド）」は、見積から支払・請求までの調達データを一元管理する調達統合システムです。過去に採用・回答された単価は履歴として蓄積され、発注の際は過去の単価や取引先を参考にできます。バイヤーごとの価格低減率や、取引先別・要求部署別・品目別の納期遵守率を分析でき、プロジェクトや組織別に登録した予算の消化状況もモニターできます。見積や発注の実績から価格や納期のボトルネックを見える化し、次の調達計画の検討に生かせます。
PROCURESUITE（プロキュアスイート）
- 見積～検収までの一連の購買業務プロセスを実現
- 購買情報の一元化と可視化
- 購買業務のコンプライアンス強化
DAIKO XTECH株式会社が提供する「PROCURESUITE（プロキュアスイート）」は、見積から検収までの購買情報を一元化して可視化する調達支援システムです。過去の見積履歴を参照して見積依頼を作成でき、共有された単価情報を取引先との価格交渉に生かせます。価格マスタの登録・管理や改定依頼、履歴照会の機能があり、単価改定の経緯を記録として残せます。会計連携と予算管理はオプションで用意されており、検収データの受け渡しや組織・品目別の予算管理にも広げられます。
intra-mart Procurement Cloud
- 見積・発注・支払をワンストップで！購買業務効率化
- 多品目見積や分納等複雑な購買もこれで解決！
- あらゆる購買情報を一元管理！
株式会社イントラマートが提供する「intra-mart Procurement Cloud」は、見積から請求・決済までの調達・購買データをワンストップで管理するクラウド型のシステムです。見積依頼で取得したデータは自社購買データベースとして保管され、いつでも確認できます。主な機能には仕訳作成やFBデータ作成が含まれ、紙やPDFの請求書をAI-OCRで読み取ってデータ化することも可能です。支出の可視化と統制を目指すBSM（Business Spend Management）の考え方にもとづいた製品です。
べんりねっと
- 購買ルールを徹底！統制と効率を両立する充実の管理機能
- 大手サプライヤから地場の既存取引先まで2,500社以上の連携実績
- ワークフローシステムやERPなど幅広いシステムとの連携実績
株式会社カウネットが提供する「べんりねっと」は、間接材購買の実績データを一元化できる購買プラットフォームです。全サプライヤの購買実績データを自動でまとめ、購買明細データやグリーン調達購買データをダウンロードできます。会計データとの連携により、支払い業務や請求書処理の工数削減にもつなげられます。ERPや独自の基幹システムとの連携実績があり、オプションで会計システム連携やEDI・API連携も用意されています。
ビズネットの購買管理プラットフォーム
- 製造・建設・電力業など14,000社の導入実績！間接材購買を効率化
- 1億1,000万以上の商品を横断検索し、価格順や納期順に比較が可能
- 企業ごとの購買ルールや承認フローに対応し、購買を一元管理
ビズネット株式会社が提供する「ビズネットの購買管理プラットフォーム」は、主要サプライヤーの商品や既存取引先からの間接材購買を一元管理するサービスです。管理者向けサイト「Bizm@nage（ビズマネージ）」で、承認設定や費目管理、会計データとの連携、実績分析を行えます。主な機能に勘定科目・分類コード機能や購買データレポート機能があり、オプションで購買・会計システムとの連携にも対応しています。既存取引先の商品を電子カタログ化する機能もあり、購買データを集約する際に役立つでしょう。
リーナー購買
- 間接材購買における見積から支払まで、あらゆる購買業務に対応
- システム導入、BPO、コンサルティングなど間接材購買を総合支援
- 製造業を中心に、20以上の業界・30,000社で利用中
株式会社Leaner Technologiesが提供する「リーナー購買」は、間接材購買の見積から支払までを一元化するプラットフォームです。購買データを独自のアルゴリズムでAI解析し、購買品目や科目の詳細な分類・分析を自動化できます。分析結果は、サプライヤー集約によるボリュームディスカウントなど、データにもとづくコスト削減の検討に生かせます。システムの提供に加え、購買BPOサービスやコンサルティングサービスも用意されており、データの活用方法を相談しながら進められます。
Oracle NetSuite
- 発注・仕入・支払をリアルタイムに一元管理
- 脱Excelで属人化を排除し業務を自動化
- 購買データを可視化しコスト管理と意思決定を最適化
日本オラクル株式会社が提供する「Oracle NetSuite」は、発注・入荷・仕入・支払までの購買業務を統合するクラウドERPです。仕入状況や発注残、未払債務、取引先別の実績をリアルタイムで集計でき、仕入予算の消化状況や支払スケジュールもまとめて管理できます。取引先ごとの単価管理や価格表、承認ルールを設定でき、グラフやダッシュボードで仕入先別のパフォーマンスも確認できます。購買データを会計と同じ基盤で扱いたい企業の選択肢です。
RFQクラウド （A1A株式会社）
- サプライヤー各社の見積フォーマットを自動で統一して一元管理！
- 交渉履歴・見積依頼の状況を集約しプロセスを可視化！
- 安心の導入支援で業務にフィットし課題をしっかり解決！
まとめ
購買管理システムのデータベースには、購買の取引記録と、品目・取引先・単価のマスタが蓄積されます。命名ルールや名寄せで表記の揺れを防いでおけば、品目別・取引先別の支出分析や単価交渉の材料として活用できます。会計やERPとの連携方法や既存データの取り込み方も、導入前に確認しておきましょう。自社の購買データを生かせる購買管理システムを比較したい方は、資料請求を活用してください。
