ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■引き継ぎたいデータ別
- ■管理機能別
- メッセージ・ログの保管や管理：Slack、ChatLuck、WowTalk、LINE WORKS、CYBERCHAT
- 権限管理・アクセス制御：ChatLuck、キントーン、WowTalk、LINE WORKS、Tocaro
ビジネスチャットの乗り換えでメッセージ履歴を移す方法
メッセージ履歴は、すべてを新しいツールへ移せるとは限りません。旧ツールで書き出せる範囲と、乗り換え先で取り込める範囲の両方を確かめたうえで、履歴の扱い方を選びます。
書き出せる範囲はプランと権限で変わる
過去のメッセージを書き出せるかどうかは、旧ツールの契約プランや管理者権限によって異なります。公開チャンネルだけが対象で、個別のダイレクトメッセージや非公開の会話は含まれないケースもあります。
まずは管理画面やヘルプページで、書き出しの対象範囲とファイル形式を確認しましょう。判断がつかない場合は、提供会社のサポート窓口へ問い合わせると確実です。書き出しには時間がかかる場合もあるため、早めに試しておくと安心です。あわせて、乗り換え先がどの形式の取り込みに対応しているかも確認しておきます。
履歴は移す・残す・書き出すの3つから選ぶ
履歴の扱い方は、大きく3つに分けられます。1つ目は乗り換え先に取り込み、これまでどおり検索できるようにする方法です。2つ目は、可能であれば旧ツールを一定期間、閲覧専用で残す方法です。
3つ目は、ファイルとして書き出して社内の保管場所に置く方法です。取り込みは手間がかかる一方、日々の業務で過去のやり取りを探す機会が多い部署には役立ちます。部署や用途ごとに方法を分けてもよいでしょう。
取り込んだ履歴の表示を確かめる
履歴を取り込む場合は、本番前に、一部のチャンネルを試験用の環境へ移して確認しておくと安心です。投稿者の名前がアカウントと正しく結び付いているか、投稿日時がずれていないかを確認します。
スレッドの返信関係やリアクション、メンション、添付ファイルが元の形で表示されるかも確認項目です。退職者の投稿は投稿者不明として扱われる場合があるため、表示方法やアクセス権限を確認し、利用者への案内に含めておきましょう。
共有ファイルと本文中リンクの切り替え
チャットに添付したファイルや、本文に貼ったリンクは、乗り換え後に開けなくなるおそれがあります。ファイルの保管先を整理し、業務で使い続けるものを優先して移したうえで、リンクを付け替えます。移す範囲を絞ることで、作業量も抑えられます。
チャットに添付したファイルを保管先ごとに分ける
ビジネスチャットのファイルは、チャット内に直接アップロードしたものと、オンラインストレージのリンクを共有したものに分かれます。前者は旧ツールを解約すると見られなくなる可能性があるため、優先して移す対象です。
ただし、すべてを移すと作業量が膨らみます。契約書や手順書など、今後も参照するファイルを部署ごとに選び出してもらい、社内の共有フォルダへまとめて保存する方法が現実的です。
本文に貼ったリンクを新しい保存先へ付け替える
チャンネルの説明文や固定表示したメッセージには、よく使う資料へのリンクが集まっています。保存先を移した場合、こうしたリンクを新しい場所へ付け替えないと、乗り換え直後に「資料が見つからない」という問い合わせが増えるおそれがあります。
付け替えの対象は、固定メッセージやチャンネル説明、ブックマークなど、繰り返し参照される場所に絞りましょう。各チャンネルの管理者に確認を依頼すると、担当者1人に作業が集中するのを避けられます。
乗り換え先でボットと外部連携を作り直す
勤怠の通知や問い合わせ対応のボット、タスク管理ツールからの通知などの連携は、基本的に乗り換え先で設定し直す必要があります。止まると業務に影響する連携から順に準備しましょう。
通知やボットの連携を一覧にする
最初に、旧ツールで動いている連携を一覧にします。管理画面に連携アプリの一覧があれば、それを出発点にできます。管理画面に表示されない、各部署が個別に設定した通知もあるため、部署への聞き取りもあわせて行いましょう。
一覧には、連携の名前と目的、通知元のサービス、設定した部署、止まった場合の影響を記入します。影響の大きいものから優先順位を付けておくと、切り替え当日の作業順も決めやすくなります。
Webhookや連携アプリを新環境で設定し直す
Webhook（特定のイベントをきっかけに外部サービスへ情報を送る仕組み）を使った通知は、乗り換えによって送信先のURLが変わるため、送信元のサービス側でも設定変更が必要です。連携アプリについても、乗り換え先が同じサービスに対応しているかを確認しましょう。
対応していない場合は、別の連携方法や自動化ツールの利用を検討します。設定後はテスト用のチャンネルで通知が届くか、文字化けや重複投稿がないか、認証エラーが出ていないかまで確かめましょう。
連携ごとに管理担当者を決める
旧ツールでは、作った社員が異動や退職をして、誰も設定内容を把握していない連携が残っていることがあります。乗り換えを機に、連携ごとに管理担当者と代わりの担当者を決めておきましょう。
設定内容や利用している認証情報の管理方法、止まったときの連絡先を一覧に記録しておくと、引き継ぎもしやすくなります。通知が止まったことに気付けるよう、エラー時の通知先を設定できるかも確認しておくと安心です。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で社内SNS・ビジネスチャットの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
ビジネスチャットの社外ゲストを新環境へ招待し直す
取引先や業務委託先とのやり取りがある場合、乗り換えは社内だけの話では済みません。相手の準備期間を考えて、社内向けより早めに案内を始めることが大切です。あわせて、ゲストの権限も新しい環境の設定にあわせて整理し直します。
取引先へ案内する時期と内容を決める
社外ゲストへの案内は、切り替え日の数週間前を目安に、相手の社内承認や準備に必要な期間を踏まえて行いましょう。案内には、新しいツールの名前、招待メールの届く時期、旧ツールでのやり取りを終える日を記載します。
相手によっては、利用できるツールが社内規程で決まっている場合もあります。招待を受けられない取引先には、メールなど別の連絡手段を一時的に使うなど、代わりの方法も用意しておきましょう。
ゲストの権限と参加チャンネルを見直す
乗り換えは、社外ゲストの権限を見直すよい機会です。旧ツールでは、取引が終わった相手のアカウントが残っていたり、必要以上のチャンネルに参加していたりすることがあります。
新しい環境では、ゲストが参加できるチャンネルを取引ごとに限定し、利用期限を設定できるかを確認しましょう。招待できる社員の範囲を決めておくと、意図しない相手を招待してしまうリスクも抑えられます。取引が終わったゲストを定期的に確認する担当部署も決めておきましょう。
社内の切り替え日を決めて旧ツールを閉じる
最後に、社内の切り替え日を決め、旧ツールでのやり取りを終えます。並行利用の期間を長く取りすぎると、どちらに連絡すべきか迷う状態が続きます。旧ツールの契約期間も踏まえて、終了日を明確にしましょう。
並行利用期間のルールを決めて周知する
並行利用期間中は、「新しい連絡は乗り換え先で行い、旧ツールは過去の確認だけに使う」といったルールを決めておくと混乱を防げます。期間は業務の繁忙期を避け、全社員が新ツールに慣れる時間を確保できる長さにします。
周知は、メールや全社会議など複数の手段を組み合わせて行いましょう。部署ごとに相談役を置くと、操作の質問が情報システム部門に集中するのを防ぎやすくなります。
旧ツールを閲覧専用にしてから解約する
切り替え日を過ぎたら、可能であれば旧ツールを閲覧専用に設定するなど、新しい投稿が行われない状態にします。いきなり解約せず、移し忘れたデータがないかを確認する期間を設けるとよいでしょう。
解約前には、保管用の書き出しが済んでいるか、連携の停止漏れがないかを確認します。契約の更新日によっては解約手続きの期限があるため、契約書や管理画面であらかじめ確認しておきましょう。
乗り換え先候補のビジネスチャット比較一覧
ここでは、外部サービスとの連携、社外ゲストの招待、ログの保管といった乗り換えで確かめたい点に対応する製品を一覧にしました。移行計画で重視する項目と照らし合わせながら比べてみてください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| Slack | 2,700超のアプリ連携とワークフロー自動化に対応。Slackコネクトで社外とも連携 |
| ChatLuck | クラウド・オンプレミス両対応。ゲストユーザー招待やログ管理の機能を搭載 |
| キントーン | 業務データにひも付けてやり取りできる。取引先など社外メンバーとも情報を共有可能 |
| WowTalk | 40種以上の管理機能を備え、トークログ抽出やIPアドレス制限に対応 |
| LINE WORKS | LINEユーザーとのトークに対応。ログ検索や権限設定などの管理機能を備える |
| TAGS | 勤怠管理や翻訳などのBOTを用意。外部サービスとの連携にも対応 |
| direct | チャットボット開発ツールを公開し、業務システム連携や日報報告の効率化を支援 |
| Chatwork | 外部サービスと連携し、業務に関する通知やコミュニケーションを集約できる |
| CYBERCHAT | メッセージの長期アーカイブに対応し、過去のやり取りの検索や監査に活用できる |
| Tocaro | チャットとタスク管理を一元化。外部連携やユーザーごとの権限設定に対応 |
| Linkit | メールやQRコードで協力会社などの社外ゲストを招待できる国産チャット |
連携の作り直しやゲスト招待に対応するビジネスチャット
乗り換え先として検討しやすい、外部サービスとの連携や社外ゲストの管理、ログの保管機能を備えたビジネスチャットを紹介します。
Slack
- 従業員・データ・アプリ・AIを1か所に集め、業務を完結。
- SlackbotがパーソナルAIエージェントとして進化
- 2,700超アプリ連携とAIワークフローで業務プロセスを自動化
株式会社セールスフォース・ジャパンが提供する「Slack」は、2,700を超えるアプリ連携とノーコードのワークフロービルダーを備えたビジネスチャットです。プロジェクトや部署ごとにチャンネルを作成して情報を整理できます。Google WorkspaceやAsanaなどの主要ツールとの連携にも対応しています。Slackコネクトを使えば、社外のクライアントやパートナーとも同じ環境でやり取りできます。過去のメッセージやファイルを横断的に探せる検索機能も搭載しています。
ChatLuck
- 政令市・金融・大手製造・鉄道など実績多数！
- チャットからファイル共有・ビデオ通話までこれ一つで完結！
- ゲストユーザー機能を使えば取引先や外部スタッフと一緒に使える
株式会社ネオジャパンが提供する「ChatLuck」は、組織外のユーザーをメールアドレスでルームに招待できるビジネスチャットです。クラウドとオンプレミスのいずれでも導入でき、ルーム単位のチャットやファイル共有、音声・ビデオ通話を備えています。招待したゲストユーザーにもパスワードポリシーやアカウントロックなど一般ユーザーと同等のセキュリティを適用できます。アクセス権限やネットワークポリシーの設定、メッセージ・ファイルのログ管理にも対応しており、社内外のユーザーを自社で管理したい場合に役立ちます。
キントーン
- 情報に紐づけてコミュニケーションがとれる
- チームやプロジェクトごとに情報を整理して集約
- 取引先など、社外のメンバーともセキュアにやりとりが可能
サイボウズ株式会社が提供する「キントーン」は、案件などのデータにひも付けてやり取りを残せる業務改善プラットフォームです。プロジェクトや部署ごとのスペースに必要なアプリとスレッドをまとめ、参加メンバーや公開範囲を限定できます。アプリにためたデータ一つひとつにコメントを書き込めるため、やり取りと情報が分散しにくい点が特徴です。取引先など社外のメンバーともセキュアにやり取りできるため、チャットだけでなく業務の記録ごと引き継ぎたい場合の候補です。
WowTalk
- シンプルな操作性でとっても使いやすい！
- クローズド環境でセキュアにコミュニケーションできる！
- 40種を超える充実した管理機能で管理がしやすい！
キングソフト株式会社が提供する「WowTalk」は、トークログ抽出やIPアドレス制限などの管理機能で、利用ルールにそった運用を組み立てられる国産のビジネスチャット・社内SNSです。1対1・グループのトークに加え、掲示板による全社向けの発信や既読・未読確認、トーク検索を利用できます。管理面では、組織ツリーでメンバーを一元管理し、40種以上の管理機能を利用できます。端末制限や特定ワード検知も利用できるため、乗り換えを機に管理ルールを見直したい場合にも検討しやすい製品です。
LINE WORKS
- LINEのような操作性で、誰でもすぐに使えます
- LINEとつながる唯一のビジネスチャット
- ファイル保存制限・紛失時の遠隔データ削除など管理機能も充実
LINE WORKS株式会社が提供する「LINE WORKS」は、トークを中心に掲示板やカレンダー、タスク、Driveなどを利用できるビジネス向けサービスです。LINEユーザーや他社のLINE WORKSユーザーともトークできるため、取引先やアルバイトスタッフとの連絡もまとめられます。Botや他社サービスとの連携に対応するほか、管理者は組織・権限を管理し、条件を指定したログ検索も行えます。データアーカイブ機能も用意されており、社内外との連絡や管理機能をまとめて見直したい企業に適しています。
TAGS （鈴与シンワート株式会社 ）
- 月額180円/人と業界最安値クラスの価格設定
- BOTや他サービスとのシステム連携で仕事を効率化
- 3段階の暗号化（DB、通信、キャッシュ）でセキュリティも万全
direct （株式会社L is B）
- 現場の声を反映する純国産ビジネスチャット
- 連携チャットボットで定型業務を自動化・効率化
- 3,000社以上の幅広い業種に導入
Chatwork （株式会社kubell）
- 導入社数304,000社以上の実績！
- ISO27001などセキュリティ規格を取得！
- さまざまなツールと連携して情報を一元管理！
CYBERCHAT （サイバーソリューションズ株式会社）
- 1アカウント月額150円から利用可能！他社と比べて非常に低コスト
- シンプルな機能で、全社員が誰でも直ぐに使える
- メッセージを長期アーカイブ、監査として利用可能
Tocaro （伊藤忠テクノソリューションズ株式会社）
- セキュリティ機能の組み合わせで安全性と利便性を両立
- チャットと業務管理を一元化して仕事の見える化を促進
- シンプルで使いやすいUI
Linkit （株式会社ACCESS）
- シンプルな機能の国産チャット
- 業界最安値クラスの月額187円（税込）
- 安心のセキュリティで導入企業5,000社
まとめ
ビジネスチャットの乗り換えでは、メッセージ履歴、共有ファイル、ボットや外部サービスとの連携、社外ゲストの4つをどう引き継ぐかを先に決めることが重要です。履歴は移す・残す・書き出すから選び、連携は一覧にして作り直し、取引先には早めに案内しましょう。製品によってデータの取り込みや外部連携、ログ管理の対応範囲は異なるため、資料請求で確認し、移行にかかる手間を比較してみてください。
