ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■電子化したい業務別
- 稟議書や各種申請書の電子承認：X-point Cloud、MAJOR FLOW ワークフロー、AppRemo、バクラク申請、Shachihata Cloud、Streamline
- 経費精算や支払申請とあわせた電子化：バクラク申請、マネーフォワード クラウド経費、皆伝！ワークフロー、Streamline
- 電子帳簿保存法を意識した書類保存（オプションでの対応を含む）：バクラク申請、マネーフォワード クラウド経費、X-point Cloud、Shachihata Cloud
- ■提供形態別
ワークフローシステムはIT導入補助金の対象か
ワークフローシステムは、IT導入補助金の対象になり得るツールです。ただし、製品であれば何でも対象になるわけではなく、事務局への登録状況や申請する業務プロセスによって扱いが変わります。まずは制度の位置づけと、対象になるための前提を確認しましょう。
2026年度はデジタル化・AI導入補助金として実施
IT導入補助金は、2026年度から「デジタル化・AI導入補助金」の名称で公募されています。中小企業や小規模事業者が業務効率化やデジタル化のためにITツールを導入する際、費用の一部を国が補助する制度です。
検索では旧名称のIT導入補助金が使われることもありますが、申請の窓口や公募要領は新名称で公開されています。最新の要件は、事務局の公式サイトで確認することが大切です。
事務局に登録されたITツールであること
補助の対象になるのは、IT導入支援事業者が事務局に登録したITツールに限られます。同じワークフローシステムでも、提供会社や販売代理店が登録していなければ補助は受けられません。
そのため、製品を比較する段階で「補助金の対象ツールとして登録されているか」「どの枠で申請できるか」を提供会社に確認しておくと安心です。事務局の公式サイトでは、登録済みのITツールを検索することもできます。
汎用プロセスのみでは申請できないこと
通常枠では、ITツールが担う業務を「業務プロセス」と「汎用プロセス」に分けて審査します。汎用プロセスは業種や業務を限定しないツールの区分で、単体では申請できず、業務プロセスを1つ以上含める必要があります。
ワークフローシステムがどのプロセスとして登録されているかは、製品や登録内容によって異なります。承認機能だけを導入する計画の場合は、申請の要件を満たすか事前に確認しておきましょう。
ワークフローシステムで使える申請枠と補助額
ワークフローシステムの申請では、通常枠が中心です。経費精算や請求書の処理などインボイス制度に関わる機能を含む場合は、インボイス枠が候補に入ることもあります。枠ごとの補助額と、対象外になる費用を整理します。
通常枠の補助額と補助率
通常枠の補助額は、業務プロセスが1つ以上なら5万円以上150万円未満、4つ以上なら150万円以上450万円以下です。補助率は原則として1/2以内です。
ただし、一定の最低賃金要件を満たす事業者は、補助率が2/3以内に引き上げられます。対象は、令和6年10月から令和7年9月のうち3か月以上、令和7年度改定の地域別最低賃金未満で雇用している従業員が全従業員の30%以上を占めていた事業者です。ワークフロー単体の導入では、1プロセス以上の区分で申請することが想定されます。
インボイス枠が候補になるケース
インボイス枠（インボイス対応類型）は、インボイス制度に対応した「会計」「受発注」「決済」のいずれかの機能をもつソフトウェアが対象です。補助率は通常枠より高く設定されており、50万円以下の部分は中小企業で3/4以内、小規模事業者で4/5以内です。
承認フローの電子化だけを目的とするワークフローシステムは、この機能要件に当てはまらない可能性があります。経費精算や支払処理を含む製品で検討する場合は、インボイス枠の対象として登録されているかを確認しましょう。
通常枠では対象外になる費用
通常枠で補助の対象になるのは、ソフトウェア購入費とクラウド利用料（最大2年分）、導入設定や研修、保守サポートなどの導入関連費です。パソコンやタブレット、サーバ機器などのハードウェアは、通常枠では対象外です。
オンプレミス型のワークフローシステムで自社サーバを新たに用意する場合、その費用は自己負担になる点に注意が必要です。見積もりの段階で、補助対象の費用と対象外の費用を分けて把握しておきましょう。
電子承認や電子帳簿保存法対応を申請計画に生かす
ワークフローシステムで補助金を活用するには、承認を電子化することで、どの業務が効率化されるかを計画で示すことがポイントです。電子承認と、経費精算や書類保存などの業務を結びつけて考えると、申請するプロセスや導入効果を整理できます。
経費精算や支払申請と組み合わせる
ワークフローシステムは、経費精算や支払申請、購買申請など、お金の流れに関わる業務と組み合わせて使われることがあります。申請から承認、会計処理までを一続きで電子化できれば、紙の回覧や転記の手間を減らせます。
このように対象業務を広げると、該当する業務プロセスが増える場合があります。経費精算システムや会計ソフトとの連携を前提とするなら、組み合わせるツールも補助対象として登録されているかを確認しましょう。
電子帳簿保存法への対応は確認項目として扱う
電子帳簿保存法は、帳簿や請求書などの国税関係書類を電子データで保存する際のルールを定めた法律です。電子取引のデータ保存では、改ざん防止の措置や日付・金額・取引先で検索できる状態の確保などが求められます。
ワークフローシステムが保存要件のどこまでに対応しているかは、製品によって異なります。タイムスタンプの付与や訂正・削除履歴の記録ができるかを、選定時の確認項目として整理しておきましょう。
ペーパーレス化の効果を数字で示す
補助金の申請では、ITツールの導入で業務がどう効率化されるかを事業計画として示します。ワークフローシステムの場合は、承認にかかる日数や書類の印刷・郵送の手間、差し戻しの回数などが効果を測る材料です。
導入前に現状の処理件数や作業時間を記録しておくと、計画の根拠として使えます。導入後に効果を確認するときにも、同じ基準で比べられるため、社内への説明にも役立ちます。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でワークフローの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
IT導入補助金を申請するまでの流れ
IT導入補助金の申請は、導入する企業が単独で行うのではなく、IT導入支援事業者と共同で進めます。準備から補助金の受け取りまでには複数の段階があるため、全体の流れを把握してからワークフローシステムの選定を進めましょう。
申請前に必要な準備を済ませる
申請には、電子申請に使う「GビズIDプライム」のアカウントが必要です。発行まで時間がかかる場合があるため、早めに手続きしておくと安心です。
あわせて、情報セキュリティ対策に取り組むことを自己宣言する「SECURITY ACTION」の「一つ星」または「二つ星」の宣言も求められます。また、中小機構の「IT戦略ナビwith」の実施などは審査の加点項目になっているため、公募要領で確認しておきましょう。
IT導入支援事業者と申請内容を固める
次に、ワークフローシステムを提供するIT導入支援事業者と相談し、導入するツールや費用、申請する枠を決めます。支援事業者は、申請書類の作成や手続きをサポートする役割を担います。
事業計画は自社の業務内容をもとに作成するため、支援事業者任せにせず、承認フローの現状や改善したい点を社内で整理して共有しましょう。経理や総務など、関係部門の意見を早い段階で集めておくと計画に反映できます。
交付決定後に契約し、導入後に報告する
審査を経て交付が決定した後に、ITツールの契約や支払いを行います。交付決定前に契約や支払いをした費用は、原則として補助の対象になりません。
導入後は事業実績報告を提出し、内容が確認された後に補助金が支払われます。その後も、一定期間にわたり導入効果の報告が求められます。報告の時期や内容は公募要領で確認しておきましょう。
ワークフローシステムの補助金申請で注意したい点
補助金を使えば導入費用の負担を抑えられますが、すべての費用がまかなえるわけではありません。自己負担の範囲や賃上げに関する要件、補助期間が終わった後の費用まで見通しておくと、導入後に予算が足りなくなる事態を避けられます。
補助されない費用と立て替えの把握
補助金は補助率に応じた一部の支給であり、残りの費用は自社の負担です。また、補助金は導入費用を支払った後に交付されるため、いったん全額を立て替える必要があります。
ワークフローシステムの導入では、申請書のフォーム作成や承認ルートの設定にかかる費用が発生する場合があります。これらが補助対象の導入関連費に含まれるかを、見積もりの段階で支援事業者に確認しておきましょう。
賃上げに関する要件の確認
通常枠で補助額が150万円以上になる申請では、賃上げ目標の設定が原則として必須です。150万円未満の申請では加点項目の扱いですが、過去の交付決定状況によっては要件になる場合があります。
具体的には、IT導入補助金2022から2025までの間に交付決定を受けた事業者は、補助額にかかわらず賃上げ計画の策定と従業員への表明が求められます。過去に補助金を利用したことがある場合は、事前に条件を確認しておくと安心です。
補助期間後のクラウド利用料の見積もり
クラウド型ワークフローシステムの利用料は、最大2年分が補助の対象です。3年目以降の利用料は自社負担になるため、補助期間後も継続して支払えるかを確認しておく必要があります。
ユーザー数の増加やオプション機能の追加で、月額費用が変わる製品もあります。補助金の有無だけで判断せず、数年間の総額で比較したうえで製品を選びましょう。
電子承認に使えるワークフローシステムの比較表
この記事で紹介するワークフローシステムを、特徴と提供形態で一覧にまとめました。申請計画にあう製品を絞り込む際の参考にしてください。
| 製品名 | 特徴 | 提供形態 |
|---|---|---|
| バクラク申請 | AI-OCRで発注書類や支払書類をデータ化し、自社の規程にあわせた稟議やワークフローをペーパーレスで運用できる | クラウド、SaaS |
| X-point Cloud | ノーコードで既存の申請フォームや複雑な承認フローを再現でき、稟議にも対応するクラウド型ワークフロー | クラウド、SaaS |
| 皆伝！ワークフロー | 経費や旅費、勤怠などの申請と承認を扱い、会計や人事などの基幹システムとの連携に対応するワークフロー | オンプレミス、クラウド、パッケージソフト |
| マネーフォワード クラウド経費 | 交通費や出張旅費の立替申請と承認から会計ソフトへの仕訳連携まで扱え、電子帳簿保存法にも対応 | クラウド、SaaS、ASP、サービス |
| MAJOR FLOW ワークフロー | アイテムを選ぶだけで申請フォームを作成でき、人事や総務、経費、稟議など幅広い業務の申請に対応 | オンプレミス、クラウド、SaaS |
| AppRemo | 既存のExcel申請書をそのまま使って申請でき、条件分岐や代理申請で多様な承認フローを自動化できる | オンプレミス、クラウド、パッケージソフト、SaaS |
| Shachihata Cloud | 電子印鑑とワークフローで社内決裁を電子化でき、文書管理オプションで電子帳簿保存法の要件に沿った保管が可能 | クラウド、SaaS、ASP、サービス |
| Streamline | 稟議書や各種経費精算書に対応し、見慣れた紙の書式のまま申請と承認をペーパーレス化できる | クラウド、SaaS |
稟議や各種申請の電子承認を進めるワークフロー
紙の稟議書や申請書を電子化し、承認の流れを整えたい企業に向けた製品です。既存の書式をどこまで生かせるかも比較のポイントになります。
X-point Cloud
- 国内シェアNo.1！直感的操作で使いやすく稟議も運用できる機能性
- ノーコードで簡単にフォーム作成！1000以上のサンプルフォームも
- 多彩な連携機能と便利な検索・集計機能でどんどん業務を効率化
株式会社エイトレッドが提供する「X-point Cloud」は、クラウド型のワークフローシステムです。ノーコードで既存の申請フォームや複雑な承認フローを再現でき、稟議にも対応します。紙のようなフォームをデザインでき、1000以上のサンプルフォームも用意されています。グループウェアやkintoneなどとの外部システム連携、検索や集計の機能も備えた製品です。電帳法対応はオプションとして用意されており、契約前には本番環境で1か月無料のトライアルを利用できます。
MAJOR FLOW ワークフロー
- 多彩なアイテムを選択するだけで簡単にフォームを作成可能
- 人事や総務、経費、稟議など、幅広い業務の効率化を支援
- 1か月無料。標準機能を全て試せるトライアルをご用意
パナソニック デジタル株式会社が提供する「MAJOR FLOW ワークフロー」は、オンプレミスとクラウドから選べるワークフローシステムです。多彩なアイテムを選択するだけで申請フォームを作成でき、業務にあわせた決裁フローを実行できます。人事や総務、経費、稟議など幅広い業務の申請に対応し、代筆や一括承認、並列フロー、合議など多様な承認フローを設定できます。グループウェアや文書管理システムとの連携にも対応し、標準機能をすべて試せる1か月無料のトライアルが用意されています。
AppRemo
- 既存のExcel申請書をそのまま使って申請が可能
- 条件分岐や代理申請で多様な承認フローを自動化
- ノーコードなので専門知識不要、誰でも簡単らくらく操作
株式会社システムエグゼが提供する「AppRemo」は、既存のExcel申請書をそのまま使えるワークフローシステムです。条件分岐や代理申請に対応し、多様な承認フローを自動化できます。申請と承認の進捗を見える化でき、申請データの検索やCSV抽出、外部システムとの連携にも対応しています。ノーコードで設定できるため、専門知識がなくても操作しやすい設計です。提供形態はオンプレミスとクラウドの両方に対応しており、自社の環境にあわせて選べます。
経費精算や書類保存とあわせて電子化できる製品
申請や承認に加えて、経費精算や支払書類の処理、電子帳簿保存法を意識した書類保存までまとめて検討したい企業に向けた製品です。
バクラク申請
- AI-OCRが支払い書類や領収書を数秒でデータ化！
- 自社の規程に合わせた稟議・ワークフローをペーパーレスに！
- 承認はチャットアプリで完結！従業員の負担も軽減できる！
株式会社LayerXが提供する「バクラク申請」は、AI自動読取り機能を備えた稟議システムです。見積書などの発注書類や請求書などの支払書類をAI-OCRでデータ化し、自社の規程にあわせた稟議やワークフローをペーパーレスで運用できます。事前申請に対する金額超過や重複申請をアラートで知らせる機能があり、承認はチャットアプリでも行えます。稟議データはバクラク請求書へ連携でき、電子帳簿保存法やインボイス制度などの法制度にも対応しています。
皆伝！ワークフロー
- ローコード・ノーコードでアイデアを瞬時に画面とレポートに変換
- 豊富な外部サービスや基幹システムとの連携で、業務を一層効率化
- オンプレミスとクラウド、利用環境に応じて自由に選択
スミセイ情報システム株式会社（SLC）が提供する「皆伝！ワークフロー」は、現場と会計や人事などの基幹業務をつなぐ経費精算・勤怠業務のワークフローシステムです。経費や旅費、人事総務、勤怠業務の各種申請と承認を扱えます。ローコード・ノーコードで画面やレポートを作成でき、外部サービスや基幹システムとの連携にも対応しています。オンプレミスとクラウドを利用環境に応じて選べるため、既存システムの構成にあわせて導入方法を検討できます。
マネーフォワード クラウド経費
- 手入力ミスを省けるオートメーション機能＆ペーパーレス運用
- 交通費・出張旅費の申請処理から会計ソフトへの仕訳連携まで対応
- 購買申請・住所変更・出張申請など柔軟な電子ワークフロー機能
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド経費」は、経費精算を中心とした申請業務の電子化に対応するシステムです。交通費や出張旅費の立替申請と承認から、支払データの自動作成、会計ソフトへの仕訳連携までに対応しています。購買申請や出張申請などの電子ワークフロー機能も備え、モバイルからの経費精算にも対応する点が特徴です。電子帳簿保存法にも対応しているため、経費精算とあわせて書類保存の運用を見直したい場合の候補になります。
Shachihata Cloud （シヤチハタ株式会社）
- シリーズ累計導入数95万件！継続率97%！月間利用数430万回突破！
- セキュアな電子印鑑で社内決裁にも、社外間のやり取りにも対応
- 誰でも使いやすいマニュアルレスなシステムで導入も安心
Streamline （株式会社ミトリ）
- 電子承認に強いワークフロー
- 稟議書・各経費精算書など多彩な申請書に対応
- 見慣れた紙の書類の形式のままでペーパーレス化が可能
まとめ
ワークフローシステムは、事務局に登録されたITツールであれば、IT導入補助金（デジタル化・AI導入補助金）を活用して導入できる場合があります。中心となるのは通常枠で、経費精算や電子帳簿保存法対応など関連業務とあわせて計画すると、申請するプロセスや効果を整理できます。補助の対象範囲や3年目以降の費用も見通したうえで、複数の製品を資料請求して比較検討してください。
