ワークフローシステムを使って領収書は処理できる？注意点も解説！

ワークフローシステムを使って領収書は処理できる？

一口にワークフローシステムと言っても、できることは製品によってさまざまです。領収書の処理にワークフローシステムを使いたい場合は、経費精算や領収書保存の機能を備えた製品を選びましょう。

経費精算の機能とは、申請から振込までの一連の流れを管理する機能のことです。これをワークフローシステム上で設定することで、必要な時にスムーズに精算できるようになります。

ワークフローシステムを使ってできることは？

続いて、領収書処理機能のあるワークフローシステムでできることを詳しく見ていきましょう。

申請や決裁・保管業務の一元管理

そもそも、ワークフローとは業務に伴う一連の手続きのことです。従来はこれを紙で行っていましたが、郵送に時間がかかったり担当者の不在による遅延が生じたりと、さまざまな問題がありました。これらを解決するITツールがワークフローシステムです。

領収書の処理においても、ワークフローシステムでできることは基本的に同じです。

経費精算機能では、申請や承認、決裁などの手続きをすべてシステム上で一元管理します。申請者が電子申請フォームに必要事項を入力するだけで、あらかじめ設定したフローに従って領収書が処理されます。紙のように紛失するおそれはありません。

細かい機能は製品によりますが、中にはフローが途中で止まると通知で知らせるなど、便利な機能を備えたものもあります。その結果、紙で手続きをしている場合と比べ、無駄のないワークフローが実現します。

他システムとの連携

ワークフローシステムは、ほかのシステムと連携することでその利便性を向上させられます。

たとえば、データ分析ソフトと連携すれば、無駄な経費が発生していないか分析できるでしょう。また、タスク管理系のシステムと連携すれば、手続きの遅延や失念を防ぐのに役立つかもしれません。

具体的に何が実現するのかは、ワークフローシステムや連携対象のシステムによって異なります。ワークフローシステムの導入を検討する際には、自社がすでに使っている既存のシステムとの連携も視野に入れましょう。

社外からのアクセス

ワークフローシステムを社外から使うことで、業務の効率を高められます。たとえば、社員が自宅からアクセスできるようにすれば、経費精算業務を在宅で行えるようになるでしょう。働き方改革を考えるうえで有益と言えます。

また、経費精算の申請を外出先から行うことも可能です。

たとえば、スマートフォンのカメラで領収書を読み取り、その場で必要事項を入力するだけで申請できるシステムがあります。その場で申請可能なため、紛失や失念のリスクを最小限に抑えられるでしょう。

領収書の提出のためだけにオフィスに戻る必要もなくなるため、営業スタッフは本来の業務に集中できるようになります。

ワークフローシステムで領収書を処理する際の注意点は？

これまで紙で管理していた領収書を、ワークフローシステム上の電子データとして管理する場合、注意すべきことがあります。主な注意点を２つ見ていきましょう。

電子保存に関わる要件の遵守

領収書の電子化は電子帳簿保存法（1998年７月１日施行）に従わなければなりません。これは、国税関係の書類を電子データとして保存することを認める法律です。この法律で示されている要件を満たさなければ、正規の書類として認められません。

電子帳簿保存法で指定されている要件は、主に真実性と可読性の確保に大別されます。真実性を保つには、その書類が改ざんされていないことを証明しなければなりません。

具体的には、タイムスタンプなどの改ざん防止機能を備えたシステムで管理しなければならないということです。一方、可読性の確保とは、判読可能な状態で保存することを指します。具体的には、画像の解像度やサイズについて指定の要件を満たさなければなりません。

また、電子保存に移行するには前もって所轄税務署長に申請し、承認を得る必要があるため気をつけましょう。

社内ルールの整備

領収書を電子管理に移行しても、それを社内で適切に扱えなければ意味がありません。社内で利用ルールを浸透させるために、マニュアルの作成などを行いましょう。

ワークフローシステムに限らず、システムを導入したのに正しく使えないという失敗例は珍しくありません。場合によっては不正利用され、企業に不利益をもたらすこともあります。大きな企業ほど体制の変化は難しくなるため、導入前からシステムを使う流れをよく考えておきましょう。

また、e-文書法（2005年４月１日施行）は書類電子化の不正が行われないように、社内でチェック体制を整備することを定めています。これらの要件も踏まえて、内部統制の体制を整えなければなりません。

ワークフローシステムを活用し、領収書の処理業務を効率化！

ワークフローシステムを活用すれば、領収書の処理をシステム上で一元化できます。具体的には、以下のような機能で業務を効率化します。

• ■申請や決裁・保管業務の一元管理
• ■他システムとの連携
• ■社外からのアクセス

また、領収書を電子化する際には以下の点に注意しましょう。

• ■領収書電子化に関する法令の遵守
• ■社内ルールの整備

以上を踏まえて適切にワークフローシステムを活用し、領収書の処理を効率化しましょう。

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