ワークフローシステムで証憑書類を処理できる？
ワークフローシステムというと、申請書や稟議書を電子化して、申請・承認作業を効率化するというイメージが強いと思いますが、証憑書類も扱えます。証憑書類は、契約書や納品書、見積書、領収書などが該当します。例えばワークフローシステムで経費精算をする際、経費精算書に領収書を添付し、承認者へ回付して決裁、文書管理まで行うことが可能です。
ただし、文書管理においては、文書の電子保存について定めたe-文書法や電子帳簿保存法を遵守しなければなりません。どちらの法律も国税関係書類が対象となっており、先述した証憑書類が含まれます。法改正によって要件が緩和されましたが、証憑書類へのタイムスタンプの付与が必要です。電子保存の要件である真実性を保つには、その書類が改ざんされていないことを証明しなければなりません。そのため、タイムスタンプ機能を搭載したワークフローシステムや、タイムスタンプ対応の電子帳票システムなどとの連携ができるワークフローシステムを利用しましょう。
なお、稟議書は法的に保存が義務付けられておらず、タイムスタンプが必要というわけではありません。しかし、契約・購買にかかわる稟議書もあり、社内の規定通りに処理・保存されることが望ましいです。ワークフローシステムを使えば、承認ルートの設定や申請・承認のログ管理もできるため、改ざん防止や内部統制の強化に役立つでしょう。
参考： 電子帳簿保存法の概要｜国税庁
なお、以下の記事ではさまざまなワークフローシステムを紹介しており、資料請求も行えるので電子帳簿保存法やe-文書法に対応できるかをご確認ください。
ワークフローシステムを使ってできること
続いて、ワークフローシステムでできることを詳しく見ていきましょう。
申請や承認、決裁、文書管理
そもそも、ワークフローとは業務に伴う一連の手続きのことです。具体的には、経費精算や休暇申請のほか、外部企業との契約や物品の購入などに伴う、申請・承認の流れを指します。従来はこれを紙で行っていましたが、郵送に時間がかかったり承認者の不在による遅延が生じたりと、さまざまな問題がありました。これらを解決するITツールがワークフローシステムです。
ワークフローシステムでは申請書や稟議書などを電子化し、申請や承認、決裁の流れをすべてシステム上で一元管理します。申請者が電子申請フォームに必要事項を入力するだけで、あらかじめ設定したフローに従って承認者へ回覧されます。決裁後はシステム上で文書が管理されるので、検索の手間や紛失の心配がありません。
細かい機能は製品によりますが、フローが途中で止まると通知で知らせるなど、便利な機能を備えたものもあります。紙で運用するよりもスムーズなワークフローを実現できるでしょう。
他システムとの連携
ワークフローシステムは、ほかのシステムと連携することでその利便性を向上させられます。例えば人事システムと連携すると、人事異動の稟議書に記載する従業員データをシステムから流用できるので、入力の手間やミスをなくせます。会計システムと連携すれば、ワークフローシステム上の決裁データをそのまま反映して会計処理が可能です。
このように各システムのデータを連携させるメリットは大きいです。ワークフローシステムの導入を検討する際には、既存システムとの連携も視野に入れましょう。
社外からのアクセス
スマホやタブレット端末に対応したワークフローシステムなら、社外からも申請・承認を行えます。例えば営業担当者が経費精算をする際は、スマホのカメラで領収書を読み取り、その場で申請フォームに必要事項を入力し、承認へと進められます。精算のためだけにオフィスに戻る必要はありません。
承認者もスマホやタブレット上から承認を行えるので、長期間出張で不在にしていて決裁までに時間がかかるといった課題も解決できるでしょう。また、システムの利用場所を問わないためリモートワークにも対応可能です。
ワークフローシステムで証憑書類を処理する際の注意点
領収書などの証憑書類を、ワークフローシステム上で処理・保存する場合、注意すべきことがあります。まず、冒頭でもお伝えしたとおり、電子帳簿保存法やe-文書法を遵守し、証憑書類に関してはタイムスタンプを付与するなどの対応が必要です。
それに加えて、社内でワークフローシステムを運用していくために、ルールの整備やマニュアルの作成などを行いましょう。
ワークフローシステムに限らず、システムを導入したのに正しく使えないという失敗例は珍しくありません。場合によっては不正利用され、企業に不利益をもたらすこともあります。大きな企業ほど体制の変化は難しくなるため、導入前からシステムをどう運用するのかをよく考えておきましょう。
ワークフローシステムを活用し、証憑書類の処理を効率化しよう
ワークフローシステムは、申請から承認、決裁、文書管理までを電子化します。製品のなかには、タイムスタンプ機能を搭載していたり、電子帳票システムと連携できたりするものがあるので、証憑書類にタイムスタンプを付与することも可能です。さまざまな製品を比較し、適切に証憑書類の処理が行えるものを導入しましょう。
