建設業で使えるワークフローシステムの選び方とは？人気製品も紹介！

建設業にワークフローシステムを導入するメリット

建設業では、稟議書や提案書などの各種書類申請をはじめ、交通費などの精算を紙ベースで行っているケースも少なくありません。そのため、書類の申請から決裁までに多くの時間と手間がかかります。ワークフローシステムを導入しペーパーレス化することで、申請や決裁にかかる時間の短縮や業務効率化が期待できます。具体的なメリットは以下をご覧ください。

• ●現場や出張先など社外からも申請・承認ができるようになるため、決裁までのスピードが早まり業務の生産性が向上する
• ●システム上で申請処理の状況がわかるため進捗を把握しやすく、決裁遅れによる発注遅延などのトラブルを防止できる
• ●申請フォームに不備があればアラートで通知する機能などによって、申請内容の漏れや計算ミスを防げる
• ●事前に登録した承認フローや決裁ルールに則った運用が可能になるため、規定外のフローで承認が進むなどの内部不正を防げる
• ●ペーパーレスやクラウド化によって書類の印刷や検索の手間がかからず、書類管理が楽になる

以下の記事では、ワークフローシステムの導入によって、どのように業務を効率化したり内部統制を強化したりできるのかを詳しく解説しています。あわせてご覧ください。

建設業向けワークフローシステムの選び方

建設業向けワークフローシステムは、以下の３つのポイントに着目して選定しましょう。

• ●既存の業務システムと連携して利用できるか
• ●申請書類や現場ごとに承認フローを柔軟に変更できるか
• ●ITツールに不慣れな上層部や現場作業員でも使いやすいか

それぞれのポイントを詳しく解説します。

既存の業務システムと連携して利用できるか

建設業では、工事管理システムや原価管理システムなど、さまざまな業務システムが活用されています。例えば、現在使用している基幹システムとワークフローシステムを連携することで、基幹システムのデータをワークフローに直接反映できます。データの二重登録や人的ミスがなくなるため、業務の効率化に有効でしょう。

また、会計システムにワークフローシステムを連携させると、経費精算業務や会計処理が効率化します。さらに、工事管理システムや建設業向けERPパッケージと連携することで工事情報の共有がスムーズに進み、予算申請や原価管理業務に役立つでしょう。

なお、導入の際は以下の機能の有無を確認しましょう。

• ●決裁情報の自動登録やデータ入力からの自動申請機能
• ●組織編成や人事異動にかかわる承認経路のユーザー自動登録機能

申請書類や現場ごとに承認フローを柔軟に変更できるか

建設業界では、工事の承認者・作業員・工事期間・作業に必要なものが、現場ごとに頻繁に変わります。作業途中で工程が追加・削除されることもあるでしょう。承認フローが固定化されていると、その都度、承認経路や承認者を設定し直さなくてはならず、業務が煩雑化します。

そのため建設業においては、作業員自ら現場ごとに承認フローを変えられる柔軟性の高いワークフローシステムが必要です。これにより、情報システム担当者は組織改編にともなうマスタデータの管理のみを行い、日常業務で必要となるフローの変更は現場作業員が行うといった柔軟な運用が可能になります。

ITツールに不慣れな上層部や現場作業員でも使いやすいか

自社にあったワークフローシステムを導入しても、現場の作業員が扱えなければ意味がありません。システム操作に時間がかかれば、申請・承認フローを自動化しても運用するメリットは少なくなります。また、決裁を行う上層部がシステム操作に抵抗があると、システム導入は進みにくいでしょう。

ワークフローシステム導入の際は、ITツールに不慣れな上層部や従業員でも簡単に利用できるような操作性に優れたものを選びましょう。具体的には、直感的な操作ができるか、管理画面の設計がシンプルか、システムの動作が軽いかなどを考慮します。製品の検討段階で無料トライアルやデモ体験などを利用して、システムの操作性を確かめてみましょう。

最新ランキング上位のワークフローシステムを紹介

ここでは、多様なワークフローシステムを取り扱っているITトレンドで、ユーザーから資料請求の多い人気製品を紹介します。各製品の機能や特徴をはじめ、建設業のユーザーによる口コミ評価もぜひ参考にしてください。

	ジョブカンワークフロー	コラボフロー	X-point Cloud
全体評価点	☆☆☆☆☆ ★★★★★ 4.0	☆☆☆☆☆ ★★★★★ 3.8	☆☆☆☆☆ ★★★★★ 3.8
提供形態	クラウド/SaaS	オンプレミス/クラウド/パッケージソフト/SaaS	クラウド/SaaS
従業員規模	全ての規模に対応	全ての規模に対応	50名以上 1,000名未満
3つのポイント	①社内のあらゆる申請に対応！スマホからも申請・承認可能！ ②クラウドサインと連携！社内・社外とのやり取りもペーパーレス化 ③中小から大企業、自治体に至るまで幅広い導入実績多数あり！	①お使いのExcelを申請フォームとしてそのまま電子化、導入が簡単 ②誰にとっても「使いやすく、わかりやすい」操作性。 ③10期連続 顧客満足度No.1獲得!安心の高機能ワークフローシステム	①国内シェアNo.1！直感的操作で使いやすく稟議も運用できる機能性 ②ノーコードで簡単にフォーム作成！1000以上のサンプルフォームも ③多彩な連携機能と便利な検索・集計機能でどんどん業務を効率化
機能	スマホ対応 外部システム連携 フォーム作成機能 コメント追加機能 文書管理機能 タイムスタンプ機能	スマホ対応 外部システム連携 フォーム作成機能 コメント追加機能 文書管理機能 タイムスタンプ機能	スマホ対応 外部システム連携 フォーム作成機能 コメント追加機能 文書管理機能 タイムスタンプ機能
お試し	無料トライアル 無料プラン	無料トライアル 無料プラン	無料トライアル 無料プラン
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ジョブカンワークフロー

株式会社DONUTS

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《ジョブカンワークフロー》のPOINT

1. 社内のあらゆる申請に対応！スマホからも申請・承認可能！
2. クラウドサインと連携！社内・社外とのやり取りもペーパーレス化
3. 中小から大企業、自治体に至るまで幅広い導入実績多数あり！

コラボフロー

株式会社コラボスタイル

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《コラボフロー》のPOINT

1. お使いのExcelを申請フォームとしてそのまま電子化、導入が簡単
2. 誰にとっても「使いやすく、わかりやすい」操作性。
3. 10期連続 顧客満足度No.1獲得!安心の高機能ワークフローシステム

X-point Cloud

株式会社エイトレッド

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《X-point Cloud》のPOINT

1. 国内シェアNo.1！直感的操作で使いやすく稟議も運用できる機能性
2. ノーコードで簡単にフォーム作成！1000以上のサンプルフォームも
3. 多彩な連携機能と便利な検索・集計機能でどんどん業務を効率化

以下の記事では、どの業種でも使いやすく汎用性の高いワークフローシステムを紹介しています。さまざまな製品の情報が知りたい方は、あわせてご覧ください。

建設業向けワークフローシステムを導入し業務を効率化しよう

建設業向けのワークフローシステムは、「使いやすさ」「柔軟性」「連携性」が重要です。ワークフローシステムを導入して、業務の効率化や内部統制の強化、正確性の向上を目指しましょう。

なお、ワークフローシステムは製品によって機能や価格が異なります。自社にあう製品を見つけるためには、ワークフローシステムの資料請求を行い、製品について詳しく把握することが大切です。下のボタンから一括資料請求（無料）が可能なため、複数の製品を手元に取り寄せ、さっそく比較してみましょう。