建設業にワークフローシステムを導入するメリット
建設業では、稟議書や提案書などの各種書類申請をはじめ、交通費などの精算を紙ベースで行っているケースも少なくありません。そのため、書類の申請から決裁までに多くの時間と手間がかかります。ワークフローシステムを導入しペーパーレス化することで、申請や決裁にかかる時間の短縮や業務効率化が期待できます。具体的なメリットは以下をご覧ください。
- ●現場や出張先など社外からも申請・承認ができるようになるため、決裁までのスピードが早まり業務の生産性が向上する
- ●システム上で申請処理の状況がわかるため進捗を把握しやすく、決裁遅れによる発注遅延などのトラブルを防止できる
- ●申請フォームに不備があればアラートで通知する機能などによって、申請内容の漏れや計算ミスを防げる
- ●事前に登録した承認フローや決裁ルールに則った運用が可能になるため、規定外のフローで承認が進むなどの内部不正を防げる
- ●ペーパーレスやクラウド化によって書類の印刷や検索の手間がかからず、書類管理が楽になる
以下の記事では、ワークフローシステムの導入によって、どのように業務を効率化したり内部統制を強化したりできるのかを詳しく解説しています。あわせてご覧ください。
建設業向けワークフローシステムの選び方
建設業向けワークフローシステムは、以下の３つのポイントに着目して選定しましょう。
- ●既存の業務システムと連携して利用できるか
- ●申請書類や現場ごとに承認フローを柔軟に変更できるか
- ●ITツールに不慣れな上層部や現場作業員でも使いやすいか
それぞれのポイントを詳しく解説します。
既存の業務システムと連携して利用できるか
建設業では、工事管理システムや原価管理システムなど、さまざまな業務システムが活用されています。例えば、現在使用している基幹システムとワークフローシステムを連携することで、基幹システムのデータをワークフローに直接反映できます。データの二重登録や人的ミスがなくなるため、業務の効率化に有効でしょう。
また、会計システムにワークフローシステムを連携させると、経費精算業務や会計処理が効率化します。さらに、工事管理システムや建設業向けERPパッケージと連携することで工事情報の共有がスムーズに進み、予算申請や原価管理業務に役立つでしょう。
なお、導入の際は以下の機能の有無を確認しましょう。
- ●決裁情報の自動登録やデータ入力からの自動申請機能
- ●組織編成や人事異動にかかわる承認経路のユーザー自動登録機能
申請書類や現場ごとに承認フローを柔軟に変更できるか
建設業界では、工事の承認者・作業員・工事期間・作業に必要なものが、現場ごとに頻繁に変わります。作業途中で工程が追加・削除されることもあるでしょう。承認フローが固定化されていると、その都度、承認経路や承認者を設定し直さなくてはならず、業務が煩雑化します。
そのため建設業においては、作業員自ら現場ごとに承認フローを変えられる柔軟性の高いワークフローシステムが必要です。これにより、情報システム担当者は組織改編にともなうマスタデータの管理のみを行い、日常業務で必要となるフローの変更は現場作業員が行うといった柔軟な運用が可能になります。
ITツールに不慣れな上層部や現場作業員でも使いやすいか
自社にあったワークフローシステムを導入しても、現場の作業員が扱えなければ意味がありません。システム操作に時間がかかれば、申請・承認フローを自動化しても運用するメリットは少なくなります。また、決裁を行う上層部がシステム操作に抵抗があると、システム導入は進みにくいでしょう。
ワークフローシステム導入の際は、ITツールに不慣れな上層部や従業員でも簡単に利用できるような操作性に優れたものを選びましょう。具体的には、直感的な操作ができるか、管理画面の設計がシンプルか、システムの動作が軽いかなどを考慮します。製品の検討段階で無料トライアルやデモ体験などを利用して、システムの操作性を確かめてみましょう。
最新ランキング上位のワークフローシステムを紹介
ここでは、多様なワークフローシステムを取り扱っているITトレンドで、ユーザーから資料請求の多い人気製品を紹介します。各製品の機能や特徴をはじめ、建設業のユーザーによる口コミ評価もぜひ参考にしてください。
| ジョブカンワークフロー | コラボフロー | X-point Cloud | |
| 全体評価点 |
☆☆☆☆☆
★★★★★
4.0 |
☆☆☆☆☆
★★★★★
3.8 |
☆☆☆☆☆
★★★★★
3.8 |
| 提供形態 | クラウド/SaaS | オンプレミス/クラウド/パッケージソフト/SaaS | クラウド/SaaS |
| 従業員規模 | 全ての規模に対応 | 全ての規模に対応 | 50名以上 1,000名未満 |
| 3つのポイント |
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| 機能 |
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| お試し |
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| 製品詳細ページへ | 製品詳細ページへ | 製品詳細ページへ |
比較表で紹介した製品の詳細を知りたい方は、下のボタンから一括で資料請求ができます。ぜひ活用してください。
ジョブカンワークフロー
- 社内のあらゆる申請に対応！スマホからも申請・承認可能！
- クラウドサインと連携！社内・社外とのやり取りもペーパーレス化
- 中小から大企業、自治体に至るまで幅広い導入実績多数あり！
2023年ITトレンド年間資料請求ランキング ワークフローシステム 第１位
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカンワークフロー」は、導入実績３万社を超える人気の高いワークフローシステムです。自社独自の申請フォーマットを簡単に作成でき、複雑な承認経路・条件分岐にも対応します。
初期費用とサポート費用は無料で、１ユーザーあたり月額300円から利用可能です。ほかのジョブカン製品を使用している場合は、月額費用が250円に割引されます。さらに、人数に応じた割引にも対応しており、業界最安クラスで利用できるのが強みです。
ジョブカンワークフローを利用したユーザーの口コミ
人事異動時に決裁者が大幅に変ったときの変更設定をもう少し簡単にできるようになるとよい。外部システムとの連動も難しい。
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コラボフロー
- お使いのExcelを申請フォームとしてそのまま電子化、導入が簡単
- 誰にとっても「使いやすく、わかりやすい」操作性。
- 10期連続 顧客満足度No.1獲得!安心の高機能ワークフローシステム
2023年ITトレンド年間資料請求ランキング ワークフローシステム 第２位
株式会社コラボスタイルが提供する「コラボフロー」は、既存のExcelファイルをそのまま申請フォームに変換できるのが特徴です。承認経路もパズルのようにパーツを配置するだけで設計可能なため、初心者でも扱いやすいでしょう。議決承認設定や承認ルートの自動判別・分岐にも対応しています。
クラウド版の場合、１ユーザーあたり月額500円、年額では5,880円で利用できます（最低利用ユーザー数は５名）。１ユーザー単位で追加も可能です。
コラボフローを利用したユーザーの口コミ
会社の各種申請に対して、以前はEXCELでのフォームを作成し、申請システムに添付して申請をしていました。 コラボフローによる申請ワークフローに切り替わり、いちいち別途書類を作成せずに、WEB上で申請フォームを作成し申請できるようになり、業務の効率化につながっています。
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申請フォームを作成する際に選択するパーツに自動計算ができるものがあるが、日付や時間の計算はできないので、できるようにしてほしい。
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X-point Cloud
- 国内シェアNo.1！直感的操作で使いやすく稟議も運用できる機能性
- ノーコードで簡単にフォーム作成！1000以上のサンプルフォームも
- 多彩な連携機能と便利な検索・集計機能でどんどん業務を効率化
2023年ITトレンド年間資料請求 ワークフローシステムランキング 第３位
株式会社エイトレッドが提供する「X-point Cloud」は、自社の様式にあわせて自由に申請フォームのレイアウト変更ができます。1,000種類以上のサンプルフォーマットも無料で利用可能です。柔軟なシステム連携機能により、グループウェア画面からの申請・決裁にも対応しています。
スタンダードプランの場合、初期費用は無料で、月額費用は１ユーザーあたり500円です。また、年間前払いのプリペイドプランなら月額475円に割引されます。本番環境での１か月の無料トライアル期間が設定されているのでぜひ活用してください。
X-point Cloudを利用したユーザーの口コミ
今まで紙ベースの支払い申請書を記入していましたが、電子支払いに変えて、申請が格段に楽になりました。過去の申請を分類保管でき、コピーして修正して、新しい申請書を作ることができます。提出のルートも事前にいくつか設定できます。
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交通費などは自動計算できるシステムと連携して欲しい。特に、交通系ICの履歴などと連携できると手間が減ってうれしい。
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以下の記事では、どの業種でも使いやすく汎用性の高いワークフローシステムを紹介しています。さまざまな製品の情報が知りたい方は、あわせてご覧ください。
建設業向けワークフローシステムを導入し業務を効率化しよう
建設業向けのワークフローシステムは、「使いやすさ」「柔軟性」「連携性」が重要です。ワークフローシステムを導入して、業務の効率化や内部統制の強化、正確性の向上を目指しましょう。
なお、ワークフローシステムは製品によって機能や価格が異なります。自社にあう製品を見つけるためには、ワークフローシステムの資料請求を行い、製品について詳しく把握することが大切です。下のボタンから一括資料請求（無料）が可能なため、複数の製品を手元に取り寄せ、さっそく比較してみましょう。
稟議書や業務申請書などがすべてオンライン上で決裁が済むようになり、ペーパーレス化を実現できるのが一番のメリット。決裁者が社外にいた場合でもスマホから承認が可能になり、業務スピードだけでなく、組織としての意思決定が速くなる。法的根拠もあるので、監査の時に稟議書を確認する時でも安心。弊社ではグループウェアにdesknet's neoを導入しているが、ワークフロー機能は使わず、こちらを使っている。使い勝手が抜群によいからだ。
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