ペーパーレス化に伴う課題やワークフローシステムの重要性は？

申請書などのペーパーレス化に伴う課題

ペーパーレス化は印刷代の節約、保管スペースの一掃、検索性の向上など、メリットがある反面、課題が２つあります。

１つめの課題は「コスト」です。ペーパーレス化にはシステムが必要であり、導入コストがかかります。大企業なら申請書の数は膨大で、高い費用対効果が期待できますが、中小企業では大企業ほど多くの申請書を発行しません。

費用対効果を感じないまま、導入コストの回収に時間がかかり、システムが陳腐化するかもしれません。

２つめの課題として「電子化の手間」が挙げられます。これから発行する書類は最初から電子データで作れば良いですが、既存の紙文書はスキャナで電子化する必要があります。

しかし、これらの課題によってペーパーレス化を諦めてしまうと、今よりも業務は非効率になるでしょう。このまま紙文書が増えれば保管に手間がかかり、ワークフローが停滞するおそれがあります。多少コストがかかってもペーパーレス化しましょう。

ペーパーレス化に伴うワークフローシステムの重要性

ペーパーレス化が進まない現状がありますが、申請業務は典型的な例でしょう。申請書類だけは紙文書のまま、という企業は少なくありません。しかし、このまま紙文書で申請業務を行っていると、さまざまな不都合が生じます。

たとえば、どの申請書類を使うか・どこに書類を提出するかわからない場合や、上司不在により承認が得られない場合は、ワークフローが停滞します。業務の遅れはビジネスチャンスを逃し、企業にとって大きな痛手になるかもしれません。

ワークフローシステムなら、ワークフローをスムーズにできます。

申請者は紙の申請書を使わず、システム上に必要事項を打ち込みます。申請内容に応じて提出先は自動的に判別されます。承認者はスマートフォンで承認ができ、出先でも問題ありません。最終的に文書はシステム上に保存されます。

ワークフローシステムの導入にコストはかかるものの、これ以上紙文書が増えることはなく、ペーパーレス化のメリットを最大限に享受できます。

ワークフローシステムを導入するメリット

ワークフローシステムを導入することでペーパーレス化を進めることができます。

では、システム導入により、どんなメリットがあるのでしょうか。ここでは、４つのメリットを見ていきます。

業務を効率化できる

ワークフローシステムであればシステム上で申請内容を入力し、承認ボタンを押すだけなので、余計な作業がなく効率的です。外出先でも申請・承認が可能で、差し戻しがあってもすぐに修正して再申請できます。

さらに、進捗状況の可視化によりワークフローの停滞を防止します。どこで申請業務が停まっているのか明確になり、ピンポイントで指摘できるでしょう。

柔軟な働き方に対応できる

ペーパーレス化が進まないと、サテライトオフィス勤務やテレワークの働き方を推進することは難しいです。紙文書でのやり取りが発生する場合、社員は出社する必要があるからです。

ワークフローシステムならWeb上で申請・承認ができるため、出社しなくても手続きが進められます。申請書類を郵送する手間も省けます。社員が個々の机を持たないフリーアドレスを導入を検討している企業においても、ワークフローシステムは最適なツールだといえるでしょう。

管理・コスト負担を削減できる

紙文書のままだと、ファイリングする必要があり、保管期限を過ぎたものは破棄しなければいけません。各部署で異なる書式で運用している場合は、文書管理がより面倒になります。

また、印刷代や郵送代、FAXの通信代などのコストも発生します。企業規模が大きくなるにつれ、コストも大きくなります。

ワークフローシステムは、管理・コスト負担の削減につながります。文書は電子化され、ファイリングは不要です。保管期間に応じて文書は自動的に破棄されます。書式変更もリアルタイムで反映され、全社で書式を統一できます。

先述したように中小企業にとって、既存文書のペーパーレス化は費用対効果が悪い可能性があります。新規文書については、安価なワークフローシステムのクラウドサービスもあり、今後は中小企業でもペーパーレス化が進むでしょう。

セキュリティを強化できる

紙文書の保管は、紛失・盗難のリスクが高いです。紙文書は、決裁までの間に複数人の手に渡るため、紛失・盗難リスクが高く、第三者に情報が漏れてしまうおそれがあります。また、紙だと簡単に改ざんされてしまうでしょう。

ワークフローシステムでは文書はすべて電子化され、申請から決裁までのフローを一元管理します。フローや証跡の可視化により、情報漏洩や文書の改ざんを防止でき、コンプライアンス強化につながるでしょう。

さらに、文書にパスワードを設定して閲覧者を制限すれば、より強度なセキュリティを担保できます。

ペーパーレス化の課題をワークフローシステムで解決しよう！

ペーパーレス化はコストと既存文書の電子化が課題になりますが、申請書類が紙のままだとワークフローが停滞することがあります。

ワークフローシステムを導入すれば申請書類をペーパーレスにできるだけでなく、以下のようなメリットがあります。

• ■業務効率化
• ■柔軟な働き方への対応
• ■管理、コスト負担の軽減
• ■セキュリティ強化

以上を踏まえ、ワークフローシステムの導入を検討しましょう。