ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■料金体系別
- ユーザー数に応じた月額課金：ジョブカンワークフロー、Styleflow、コラボフロー、サイボウズ Office、Create!Webフロー、Jugaad-ジュガール
- 一定人数まで定額の料金：HotBiz8
- ライセンス購入型：Create!Webフロー、楽々WorkflowII
- ■導入規模別
- 部門単位で小さく始めたい：コラボフロー、楽々WorkflowII
- 全社やグループ会社での利用まで広げたい：楽々WorkflowII
ワークフローシステムの価格を構成する費用
ワークフローシステムの価格は、導入時にかかる初期費用、毎月や毎年支払う利用料、運用中に発生する費用の3つに分けて考えると整理できます。見積書の金額を比べる前に、それぞれに何が含まれるかを確認しましょう。
初期費用
初期費用は、契約時やシステムの立ち上げ時に一度だけ支払う費用です。アカウントの開設費用のほか、申請書フォームの作成や承認ルートの設定、既存データの登録などを提供会社に依頼する場合の作業費が含まれます。
クラウド型では初期費用を設けていない製品もありますが、設定作業を自社で行う前提になっている場合があります。初期費用の有無だけでなく、どこまでの作業が含まれるかを確認することが大切です。
月額・年額の利用料
利用料は、システムを使い続けるために定期的に支払う費用です。クラウド型では月額または年額のサービス利用料、オンプレミス型ではライセンスの年間保守料などが該当します。
年額契約にすると月額契約より割安になる製品や、最低契約期間が決まっている製品もあります。支払いサイクルと契約期間をそろえたうえで比べないと、実際の負担を正しく比較できません。
運用や保守にかかる費用
運用中は、利用料のほかに追加費用が発生することがあります。例えば、組織変更にあわせた承認ルートの修正を依頼する費用や、保存容量の追加、操作研修の費用などです。
社内で設定を変更できる製品なら、外部への依頼費用は抑えられる一方、担当者の作業時間がかかります。運用を誰がどこまで担うかを決めておくと、必要な費用を見積もりに反映できます。
ワークフローシステムの料金体系の種類
ワークフローシステムの料金体系は、利用するユーザーの数で決まる方式、人数によらない定額制、ライセンスを購入する方式に大きく分かれます。自社の利用人数や増減の見込みによって、割安になる体系は変わります。
ユーザー数に応じた月額課金
ユーザー数課金は、1ユーザーあたりの単価に利用人数を掛けて月額料金が決まる方式です。部門単位など少人数から始めやすく、利用部門を広げる際に契約数を追加できる点がメリットです。
一方で、従業員数が多いと総額が大きくなります。最低契約人数が設定されている製品や、申請者と承認者で単価が異なる製品もあるため、自社の人数を当てはめて試算しましょう。
利用人数によらない定額制
定額制は、利用人数にかかわらず月額料金が一定の方式です。全社の承認業務をまとめて電子化する企業や、今後人数が増える見込みがある企業では、1人あたりの負担を抑えられる場合があります。
ただし、定額制でも利用人数の上限が決まっていたり、人数帯ごとに料金が段階的に変わったりする製品があります。上限を超えたときの料金や、少人数で使う場合に割高にならないかを確認しておきましょう。
ライセンス購入型と保守費用
ライセンス購入型は、ソフトウェアの使用権を購入して自社の環境で使う方式で、主にオンプレミス型で採用されています。購入時にまとまった費用がかかる一方、毎月の利用料は発生しない形が基本です。
多くの場合、バージョンアップや問い合わせ対応を受けるには年間保守契約が必要です。保守費用の算出方法や、保守契約を更新しない場合の扱いも確認しておきましょう。
提供形態で変わるワークフローシステムの価格
ワークフローシステムは、クラウド型とオンプレミス型、グループウェアに含まれる機能として提供される形に分けられます。提供形態によって、費用がかかる時期や自社で負担する範囲が異なります。
クラウド型の費用の特徴
クラウド型は、提供会社のサーバ上のシステムをインターネット経由で利用する形態です。サーバを用意する必要がないため、導入時の費用を抑えやすく、利用料を払い続ける形で費用が発生します。
サーバの保守やバージョンアップは提供会社が行うため、自社の運用負担は比較的小さくなります。ただし、利用期間が長くなるほど支払総額は増えるため、長期で使う前提なら数年分で試算することが大切です。
オンプレミス型の費用の特徴
オンプレミス型は、自社で用意したサーバにシステムを構築して使う形態です。ライセンス費用に加えて、サーバ機器の購入費や構築作業費、自社の運用体制にかかる費用が発生します。
導入時の負担は大きくなりがちですが、社内システムとの細かな連携や独自の承認ルールに対応させたい場合に選ばれることがあります。サーバの更新時期にも費用が発生するため、更新サイクルを含めて検討しましょう。
グループウェア付属や無料プランの範囲
グループウェアのなかには、ワークフロー機能を標準で含む製品があります。すでにグループウェアを使っていれば、追加費用なしで申請と承認を電子化できる場合もあります。
また、無料プランを用意する製品もありますが、利用人数や作成できる申請書の数、保存容量などに制限が設けられていることがあります。必要な機能が有料プランにしかないケースもあるため、利用条件を確認したうえで判断しましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でワークフローの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
見積もりで価格の差が出るポイント
同じ提供形態や料金体系でも、自社の利用条件によって見積もり金額は変わります。事前に条件を整理して複数の提供会社に同じ内容を伝えると、価格を公平に比べられます。差が出やすい3つの項目を確認しましょう。
利用人数と承認者の数え方
見積もりの前提として、システムを使う人数を正確に把握することが重要です。申請する人だけでなく、承認者や閲覧のみの利用者を課金対象に含めるかは、製品によって異なります。
例えば、アルバイトや派遣社員も申請を行う場合、課金対象の人数が想定より増えることがあります。人数の数え方を提供会社に確認し、1年後や3年後の見込み人数でも試算しておきましょう。
申請書の数と承認ルートの複雑さ
電子化したい申請書の種類が多いほど、フォームの作成や設定の作業が増えます。金額に応じて承認者が変わる分岐や、複数部門による合議など、承認ルートが複雑な場合も同様です。
こうした設定を提供会社に依頼すると、初期費用が上がる場合があります。電子化する申請書の一覧と現在の承認ルートを事前にまとめておくと、見積もりの精度が上がり、追加費用の発生も防ぎやすくなります。
外部連携や電子保存などのオプション
会計ソフトや人事システムとのデータ連携、シングルサインオン（1回のログインで複数のシステムを使える仕組み）などは、オプション扱いになっている製品があります。
電子帳簿保存法に沿った書類保存のために、タイムスタンプの付与や保存容量の追加が別料金になる場合もあります。必要な機能が基本料金に含まれるか、オプションならいくらかかるかを、項目ごとに確認しましょう。
ワークフローシステムの価格を比較する進め方
価格を比べるときは、導入時の費用と毎月の利用料を足し合わせ、一定期間の総額で比較することが大切です。あわせて、試用や補助金の活用によって、導入後の想定外の出費や負担を抑える方法も検討しましょう。
3年から5年の総額で比べる
ワークフローシステムは長く使うシステムのため、初期費用と利用料、保守費用を合計した数年分の総額で比べると、提供形態や料金体系の違いを公平に評価できます。
初期費用が安くても月額料金が高い製品は、利用期間が長くなるほど総額が膨らみます。反対に、導入時の費用が大きくても、長期では負担が抑えられる場合があります。利用人数の増減も織り込んで試算しましょう。
無料トライアルで必要な機能を確かめる
無料トライアルを用意している製品では、実際の申請書を使って操作を試すと、追加費用が必要な機能を事前に把握できます。基本プランで足りると思っていた機能が、上位プランにしかないこともあるためです。
試用には、申請者や承認者、管理者といった立場の異なる担当者が参加すると、確認漏れを防げます。設定にかかる手間も体験できるため、導入支援を依頼するかどうかの判断材料になります。
補助金の活用を検討する
中小企業や小規模事業者であれば、デジタル化・AI導入補助金（旧IT導入補助金）を活用できる場合があります。事務局に登録されたITツールが対象で、通常枠ではソフトウェア購入費やクラウド利用料（最大2年分）、導入関連費の一部が補助されます。
補助の対象になるかどうかや申請できる枠は、製品の登録内容によって異なります。補助期間後の利用料は自社負担になるため、補助金を前提にする場合も総額で比較しましょう。
料金体系で比べるワークフローシステム一覧
この記事で紹介するワークフローシステムを、製品ページに表示されている料金とあわせて一覧にしました。料金の条件は製品ごとに異なるため、最新の内容は資料請求や見積もりで確認してください。
| 製品名 | 特徴 | 製品ページに表示されている料金 |
|---|---|---|
| ジョブカンワークフロー | スマートフォンから申請と承認ができ、クラウドサインとの連携で社内外のやり取りもペーパーレス化できる | 初期費用0円、月額費用300円/ユーザ（他のジョブカンと一緒に利用する場合は250円/ユーザ） |
| コラボフロー | 使い慣れたExcelを申請フォームとして電子化でき、1部門から運用を始めて他部門へ広げられる | スタンダードプラン月額500円/1ユーザー、プレミアムプラン月額800円/1ユーザー（税別、最低5ユーザー） |
| Styleflow | 既存のExcelやWordを申請フォームに変換でき、ノーコードで設定できるワークフローに特化したシステム | 初期費用0円、月額350円（1ユーザー/税抜） |
| Create!Webフロー | 紙の申請や決裁の流れをシステム上に再現でき、クラウド版とパッケージ版から選べるワークフロー | クラウド版は月額500円（税抜）／ユーザー、パッケージ版は50ユーザーの場合60万円（税抜） |
| 楽々WorkflowII | 複雑な承認フローをマウス操作で設定でき、部門単位の運用から全社やグループ会社での利用まで展開できる | クラウド版は基本料金10,000円＋1ユーザ500円/月、オンプレ版は3,000,000円～（税別） |
| サイボウズ Office | スケジュールや掲示板などの情報共有機能とワークフローを1つにまとめた中小企業向けグループウェア | 月額600円（税別）／ユーザー～（スタンダードコース、5ユーザーから） |
| HotBiz8 | 申請フォームの作成から承認経路の設定、進行状況の確認までを一元管理できるクラウド型グループウェア | 初期費用15,840円、200名まで定額税込14,256円（年払いを月換算）、月払いは月15,840円 |
| 承認TIME | 社内文書の申請から決裁、保管までを電子化するクラウド型ワークフローで、最短1週間で運用を始められる | 月額3,000円/10ID、初期費用無料 |
| Jugaad-ジュガール | ノーコードで柔軟な承認経路を設定でき、同社の経費精算システムとの連携にも対応するワークフロー | 1ユーザー300円/月（経費精算との併用は1ユーザー500円/月） |
料金プランを確認しやすいワークフローシステム
製品ページで料金の目安を公開しているワークフローシステムを紹介します。料金体系や最低契約人数を確かめながら、自社の利用人数で試算してみてください。
ジョブカンワークフロー
- 社内のあらゆる申請に対応！スマホからも申請・承認可能！
- クラウドサインと連携！社内・社外とのやり取りもペーパーレス化
- 中小から大企業、自治体に至るまで幅広い導入実績多数あり！
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカンワークフロー」は、社内のさまざまな申請をクラウドで管理できるワークフローシステムです。製品ページでは、初期費用とサポート費用が0円、月額費用が300円/ユーザーと表示されています。他のジョブカンと一緒に利用する場合は250円/ユーザで、利用人数に応じたボリュームディスカウントにも対応しています。スマートフォンから申請と承認ができ、クラウドサインとの連携で社外とのやり取りもペーパーレス化できます。設定代行の有料オプションも用意されています。
コラボフロー
- お使いのExcelを申請フォームとしてそのまま電子化、導入が簡単
- 誰にとっても「使いやすく、わかりやすい」操作性。
- 4年連続 顧客満足度No.1獲得!安心の高機能ワークフローシステム
株式会社コラボスタイルが提供する「コラボフロー」は、WebとExcelでワークフローを作成・運用できるシステムです。製品ページでは、スタンダードプランが月額500円/1ユーザー、プレミアムプランが月額800円/1ユーザー（いずれも税別）と表示されています。プレミアムプランでは、コラボフローコネクトや英語表示、帳票出力の機能を使えます。最低5ユーザー、最低2か月からの利用が条件です。1つの申請書を1部門で運用し始め、必要に応じて他部門へ広げる進め方にも対応しています。
Styleflow
- オプション費用一切なし！充実の高機能のすべてを月額350円で
- 進化するワークフロー！お客様に寄り添って成長するサービスです
- 見た目そのまま！既存のExcel/Wordを申請フォームにカンタン変換
TDCソフト株式会社が提供するStyleflowは、ワークフローに特化したクラウド型のシステムです。製品ページでは、初期費用0円、月額350円（1ユーザー/税抜）と表示されており、オプション費用なしで機能を利用できるとしています。既存のExcelやWordの書式を申請フォームに変換でき、ノーコードで設定できるため、短期間で導入したい企業も検討しやすい製品です。導入支援や運用支援も依頼でき、無料トライアルも用意されています。
Create!Webフロー
- 紙イメージの申請フォーム、迷わず操作できる画面デザイン
- 構築・メンテナンスも簡単で、複雑な承認フローにも対応
- 各種システムと連携して業務全体を効率化
インフォテック株式会社が提供する「Create!Webフロー」は、紙の申請や決裁の流れをシステム上に再現するワークフローシステムです。クラウド版とパッケージ版から選べ、製品ページではクラウド版が初期費用無料、月額500円（税抜）／ユーザー（最少10ユーザー、サポート費用込み）と表示されています。パッケージ版は50ユーザーの場合の製品標準価格が60万円（税抜）で、サポート費用は製品標準価格の15％／年です。複雑な承認フローや各種システムとの連携にも対応しています。
楽々WorkflowII
- 複雑な承認フローにも対応し、部門～全社・グループ 利用も可能
- 他システムとの連携・データ活用ができる汎用ワークフロー基盤
- AI活用で、申請・承認プロセスやアドオン開発をサポート
住友電工情報システム株式会社が提供する「楽々WorkflowII」は、複雑な承認フローをマウス操作で設定できるワークフローシステムです。製品ページでは、オンプレ版が3,000,000円～、クラウド版が基本料金10,000円＋1ユーザ500円/月＝10,500円～（税別）と表示されています。部門単位の運用から全社やグループ会社での利用まで展開でき、他システムとの連携やデータ活用にも対応する製品です。AIを活用して申請・承認プロセスやアドオン開発を支援する機能も備えています。
サイボウズ Office
- 「ワークフロー」をはじめ、誰でもかんたんに使える機能が満載
- パソコン、タブレット、スマートフォンなど様々なデバイスに対応
- ユーザーのニーズに合わせて進化しつづけ、累計導入80,000社突破
サイボウズ株式会社が提供する「サイボウズ Office」は、ワークフロー機能を備えた中小企業向けのグループウェアです。製品ページでは、スタンダードコースの価格として月額600円（税別）／ユーザー～と表示されており、5ユーザーから契約できます。ユーザー数×5GB分のディスク容量を利用でき、契約期間は1か月からです。スケジュールや掲示板など社内の情報共有機能とあわせて、申請や決裁を電子化できます。30日間無料ですべての機能を試せます。
HotBiz8
- 一人71.3円～利用できるワークフロー付クラウド型グループウェア
- 申請フォームを作成してペーパーレス化 申請・承認をスムーズに
- 60日間無料でお試し PC・スマートフォンから利用可能
株式会社ASJが提供する「HotBiz8」は、ワークフロー機能を備えたクラウド型グループウェアです。製品ページでは、人数が増えても200名まで定額税込14,256円（年払いを月換算した金額）、月払いの場合は月15,840円と表示されています。初期費用は15,840円です。申請フォームの作成から承認経路の設定、進行状況の確認までを一元管理でき、PCやスマートフォンから利用できます。60日間無料の試用版があり、期間終了後は自動解約となります。
承認TIME （SBIビジネス・ソリューションズ株式会社）
- スマホ利用で片手で完結する申請・承認業務を実現
- マウス操作のみで文書フォームをかんたん作成
- 月額3,000円のワークフローを最短1週間で運用スタート
Jugaad-ジュガール （VeBuIn株式会社）
- 中小企業から大企業まで3,000社以上の導入実績！
- 圧倒的多機能で紙ベースのように柔軟な承認フローを構築可能！
- 1ユーザー300円の低コスト！無料トライアルでの事前チェックもOK
まとめ
ワークフローシステムの価格は、提供形態と料金体系に加え、利用人数や申請書の数、外部連携などのオプションによって変わります。月額料金だけで判断せず、初期費用や保守費用を含めた数年分の総額で比べることが大切です。自社の利用条件を整理したうえで複数の製品を資料請求し、見積もりを比較して検討を進めてください。
