オンプレミス型とクラウド型のワークフローシステムを比較！選び方解説も！

オンプレミス型とクラウド型ワークフローシステムの違い

オンプレミス型とクラウド型は何が異なるのでしょうか？それぞれのメリットから導入方法の違いなど見ていきます。

オンプレミス型のメリット

オンプレミス型は社内に専用サーバーを設置し、社内の設備で運用していく方式を指します。クラウド型の普及に伴い徐々に移行する企業も増加していますが、オンプレミス型ならではのメリットもあるため利用する企業も多数あります。

独自のセキュリティ対策が可能

外部のサーバーを利用するクラウド型に比べ、システムが社内で完結するオンプレミス型は、セキュリティ面でメリットがあります。セキュリティ強度に関してコントロールが可能なため、顧客情報や金銭に関する重要な情報を取り扱うワークフローシステムにおいてはオンプレミス型の方がより安心して利用できます。

カスタマイズの自由度が高い

自社サーバーで運用するため、社内でシステムに手を入れやすいことも特徴です。クラウド型では、特性上決まったシステムのテンプレートを利用する必要があること、ベンダーが提供するもの以上は基本的に使用することができません。

しかし、オンプレミス型では自社の運用に合わせたカスタマイズをすることが可能なので、各社異なる処理方法を採用しているワークフローでは、より利便性が高まります。

既存システムとの連携が可能

すでに導入済みのシステムとの連携が取れることもオンプレミス型の強みです。クラウド型では、基本的に既存システムとの連携を取ることができないので、既存の運用を変えたくない場合はオンプレミス型に分があります。

クラウド型のメリット

クラウド型のメリットを見ていきましょう。

導入が早い

自社でサーバーや環境を用意しなければならないオンプレミス型に比べ、既存のクラウドサーバーを利用するクラウド型は、すぐに利用し始められます。期限など決まっている場合はクラウド型を採用することで、スムーズに運用を開始できます。

初期費用を抑えられる

初期費用、月額費用だけで済むクラウド型は、サーバー設置から行うオンプレミス型よりも初期費用を抑えることができます。

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オンプレミス型ワークフローシステムの選び方

ここでは、何を基準にしてオンプレミス型のワークフローシステムを選べばよいのかを説明します。

自社に合った機能を備えているか

オンプレミス型のワークフローシステムは、多機能であればよいというわけではありません。業務フローや承認ルートの設定方法、対応フォーマットなどが自社のニーズを満たしているかが重要です。多機能でもオーバースペックにあれば、無駄なコストを支払うことになります。

使いやすさは優れているか

ワークフローシステムは、誰でも使える操作性がないと、かえって業務を停滞させてしまいます。導入の際は、デザイン性・UIなどを考慮しましょう。またカスタマイズ性が高いシステムであれば、急激な市場の変化にも柔軟に対応できます。

他システムと連携できるか

グループウェアやSFAなどの他システムと連携できると、手入力による人的ミスが削減され業務を効率化できます。

複数のシステムをそれぞれ運用する場合、データの多重入力などの無駄な作業が発生してしまいます。ワークフローシステムと連携させれば、一つの管理画面からデータを入力・反映できるようになるなど、その差は歴然です。

オンプレミス型のワークフローを導入し、業務を迅速化！

オンプレミス型のワークフローシステムは、数多くリリースされており、多機能な製品も目立ちます。

しかし大事なのは、自社のニーズを満たし、使いやすいUIやデザインを保持しているかどうかです。機能が十分でも使いにくければ、かえって業務を停滞させてしまいます。複数のシステムを運用している場合は、他システムとの連携機能も重視しましょう。

オンプレミス型のワークフローを導入して、業務を効率化させてください。