経理が行う「伝票処理」とは
経理部門では、日々の企業間の取引で発行される伝票の処理を行います。この伝票とは、実際に取引があった証拠であり、法律に則って適切に管理しなければなりません。主に見積書・発注書・納品書・請求書などが該当するでしょう。
伝票処理の代表的な業務が「起票」です。起票業務では取引内容を伝票に記入し、やり取りがあった事実を記録します。 このような伝票処理の必要がある取引は、社内のさまざまな部署で行われています。もし帳簿が１つしかなければ、１人の担当者しか一度に伝票処理できないでしょう。そのため、複数の担当者が同時に伝票処理できるように、システムを使って運用することが多いです。
なぜ伝票を発行する必要があるのか
経理がつける必要のある帳簿は、次のうちどれかになります。取引を時系列順で並べた「仕訳帳」と勘定科目ごとの「総勘定元帳」の2種類があります。
しかし、この２つ両方共を用意するのではなく、実際に記帳をおこなっていく仕訳帳は１つしかありません。したがって、取引ごとに分けることや記帳を分担するなどといった事が不可能なのです。
この問題を解消するために用いられるのが、「伝票制」となります。伝票を使用することで、日付順にすることで仕訳帳とすることが出来、勘定科目ごとに並べれば、総勘定元帳とすることができます。
３伝票制による伝票記入
経理が行う伝票は大きく分けて「入金伝票」「出金伝票」「振替伝票」の３種類です。伝票はこの3種類を使うことから「３伝票制」と呼ばれています。具体的にどのような内容か見ていきましょう。
入金伝票：現金が入金された時に使用
入金伝票とは、現金が入金されたときに使用する伝票のことです。この場合の起票の方法は、必ず借方に現金勘定が固定され、貸方には伝票に記載されている内容を記入します。この入金伝票には勘定科目・日付・入金先などが記載されており、入金の事実があったことの確認が可能です。
出金伝票：現金が出金された時に使用
出金伝票は、現金が出金されたときに使用する伝票のことです。貸方に現金勘定が固定され、借方には伝票に記載されている内容を記入するため、入金伝票とは真逆です。出金伝票にも勘定科目や日付、支払先を記入します。
振替伝票：現金を通さない取引で使用
振替伝票は入金取引・出金取引以外で利用されるので、現金を通さない取引に使用します。特徴は2つの伝票と違って勘定科目が決まっていないことです。しかし、起票の仕方は通常の仕訳方法と同じであり、貸方・借方ともに伝票に記載された内容を記入します。
５伝票制
３伝票制の他、5伝票制もあります。上記３種類の伝票に加え「仕入れ伝票」「売上伝票」を加えたものを５伝票制といいます。５伝票制では、掛けを使用した取引が多い、小売業や店舗経営などで使用されることが多い方式です。
- 仕入れ伝票
- 仕入れ取引使用する伝票、原則掛取引のみの起票となる。勘定科目は借方を買掛金で処理する
- 売上伝票
- 売上取引に用いる伝票、仕入れ伝票と同じく掛取引のみの起票。貸方は売り抱え金で処理する
伝票の作成方法
最後に、伝票の作成方法を見ていきましょう。
1．手書きで伝票作成
伝票は手書きで作成することも多いため、どのような書き方をするか覚えておいて損はありません。手書きの作成方法も、システムを使った方法も基本は同じです。
まず、手書きで伝票を作成するときは必ずボールペンを使ってください。伝票は確実に内容を記録し、改ざんを防止する必要があるため、消えないボールペンを使用します。内容を修正する場合は修正テープなどは使用せず、二重線で消して訂正印を押してください。
伝票は「伝票番号」が割り振られているため、作成に失敗した場合でも破棄せずに保存します。もし破棄してしまえば、監査時に粉飾決算を疑われるので注意してください。
2．エクセルで伝票作成
エクセルで伝票を作成する場合は、テンプレートを利用するのがおすすめです。複数種類の伝票に対応しているものを選ぶと良いでしょう。 また、エクセルで作成した伝票も改ざん防止のため印刷する必要があります。印刷用とデータ管理のシートを作るのがおすすめです。互いのシートに関数を入れれば、伝票作成に必要なデータを管理しながらスムーズに印刷できます。
ただし、取引件数が増えると管理や入力の負担が大きくなり、ミスのリスクも高まります。
3．電子化で伝票作成
エクセルや伝票作成ソフトを利用すれば、電子化した伝票を作成することも可能です。伝票を電子化すれば、書類を保管するスペースやコストを削減できるでしょう。また、検索性が向上し必要なタイミングで取り出すことも可能。適切な方法で管理していれば、火災などの災害が発生しても紛失を防ぐことができます。
しかし、全ての伝票を電子化できるわけではなく、国税関係書類のみに対応しているので注意してください。また、電子化するためには条件を満たす必要があるので、要項をよく確認する必要があります。ツールを導入しても、データ入力やチェック作業は依然として担当者の負担になるケースが多い点には注意が必要です。
4．アウトソーシングで伝票作成（負担軽減・ミス防止に有効）
伝票作成は、取引件数が多いほど入力や確認作業が増え、経理担当者の負担が大きくなりやすい業務です。ミスやチェック漏れを防ぎながら効率的に処理するには、外部委託を検討するのも有効です。
経理業務をアウトソーシングすれば、伝票作成や記帳作業などを専門業者に任せられるため、自社の業務負担を軽減できます。人手不足や繁忙期の対応に悩んでいる場合にも、安定した運用につながるでしょう。
伝票処理は自社対応とアウトソーシングどちらがよい？
伝票処理を自社で行うかアウトソーシングするかは、取引件数や社内の経理体制によって異なります。件数が少なく、担当者に余裕がある場合は自社対応でも運用しやすいでしょう。一方で、処理件数が多い場合やミス防止を重視したい場合は、アウトソーシングの活用が適しています。
| 比較項目 | 自社対応 | アウトソーシング |
|---|---|---|
| 業務負担 | 担当者に作業が集中しやすい | 社内の作業負担を軽減しやすい |
| 正確性 | 担当者の経験や確認体制に左右されやすい | 専門業者に依頼でき、ミス防止につながりやすい |
| コスト | 外注費はかからないが、人件費や教育コストが発生する | 外注費は発生するが、採用・教育の負担を抑えやすい |
| 向いている企業 | 取引件数が少なく、社内で対応できる体制がある企業 | 取引件数が多い企業や、経理担当者の負担を減らしたい企業 |
以下のような課題がある場合は、アウトソーシングの検討がおすすめです。
- ●伝票処理の件数が多く、担当者の負担が大きい
- ●入力ミスやチェック漏れが発生している
- ●経理業務に割くリソースが不足している
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以下の記事では、記帳代行や経理業務アウトソーシングについて詳しく解説しています。あわせて参考にしてください。
伝票作成をアウトソーシングして経理業務を効率化しよう
経理における伝票処理は、企業間の取引内容を記録する重要な業務であり、正確性が求められます。一方で、伝票の種類や作成方法が多く、取引件数が増えるほど業務は複雑になりやすい点にも注意が必要です。
こうした負担を軽減し、ミスを防ぐためには、アウトソーシングの活用も有効な選択肢といえるでしょう。自社の業務量や体制に応じて、効率的な運用方法を検討することが重要です。
