ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■課金方式別
- ユーザー数課金：Fleekdrive、楽々Document Plus
- 容量・ユーザー数に応じた課金：WAN-RECORD Plus、Fleekdrive
- ユーザー数無制限のライセンス：MyQuick、OPTiM 文書管理 with AI-OCR、DocValue Contents
- 同時利用者数に応じたライセンス：DigitalWork Accelerator 電子取引管理サービス
- 永続ライセンスと年間保守料：FileBlog RA／CM
- ■提供形態別
文書管理システムの価格を構成する費用
文書管理システムの価格は、導入時にかかる初期費用と、利用中に継続して発生するランニングコスト、移行作業などの付帯費用に分けて考えると整理しやすくなります。どの費用が料金表に含まれているかは製品によって異なるため、内訳を一つずつ確認しましょう。
初期費用
初期費用は、アカウントの発行や初期設定、ソフトウェアのライセンス購入にかかる費用です。クラウド型では無料の製品もあれば、設定作業を含めて数万円から数十万円程度かかる製品もあります。
オンプレミス型の場合は、ソフトウェアのライセンスに加えて、サーバ機器の購入や構築作業の費用が必要です。構成によっては初期費用が数百万円規模となる場合もあるため、ハードウェアを含めた見積もりを依頼しましょう。
月額利用料と保守費用
クラウド型では、毎月または毎年の利用料が主なランニングコストです。利用料には、サーバの運用やバージョンアップ、問い合わせ対応が含まれている場合があります。
オンプレミス型では、ソフトウェアの年間保守費用に加え、サーバの電気代や監視、障害対応にかかる社内の人件費も発生します。社内の工数は見積書に表れないため、担当者が運用に使う時間もあわせて試算しておくと、クラウド型と比べやすくなります。
移行や電子化にかかる付帯費用
見落としやすいのが、既存文書の移行や紙書類の電子化にかかる費用です。ファイルサーバや旧システムからのデータ移行をベンダーに依頼する場合は、作業費が別途かかる場合があります。
紙の書類をスキャンして登録する作業を外部に委託すると、枚数に応じた費用が発生します。また、操作研修やマニュアル作成の支援が有料のケースもあります。導入時にどこまで社内で対応するかを決めてから、必要な作業の見積もりを依頼しましょう。
課金方式で変わる文書管理システムの価格
文書管理システムの課金方式には、主にユーザー数課金とデータ容量課金、利用人数にかかわらず一定の料金を支払う定額制があります。同じ製品でも、利用人数や文書量によってどの方式が割安かは変わるため、それぞれの特徴を押さえておきましょう。
ユーザー数課金の特徴
ユーザー数課金は、システムを利用するアカウント数に応じて料金が決まる方式です。公開されている料金を見ると、1ユーザーあたり月数百円から数千円程度に設定されている製品がみられます。
利用人数が少ない部署から小さく始めたい場合に向いた方式です。一方で、全社に展開すると人数に比例して費用が増えます。閲覧だけの利用者も課金対象となるのか、閲覧専用の安いライセンスがあるのかを確認しておくと、全社展開時の費用を見通しやすくなります。
データ容量課金の特徴
データ容量課金は、保存できるデータの容量に応じて料金が決まる方式です。利用人数が増えても料金が変わらない製品もあるため、閲覧する社員の数が多い用途で割安となる場合があります。
ただし、図面や画像、動画などサイズの大きいファイルを扱うと、想定より早く容量の上限に達する可能性があります。容量を追加する際の単価と、上限を超えた場合に保存が止まるのか自動で追加されるのかを、契約前に確認しておきましょう。
定額制の特徴
定額制は、利用人数を問わず月額や年額の料金が一定となる方式です。毎月の費用が変動しないため、予算を組みやすい点がメリットです。
一方で、利用人数が少ない段階ではユーザー数課金より割高となる場合があります。また、定額制でも保存容量や利用できる機能に上限が設けられているケースがあります。料金に含まれる範囲を確認し、数年後の利用人数と文書量を想定して他の方式と比べることが大切です。
クラウド型とオンプレミス型の費用の違い
文書管理システムの価格は、クラウド型とオンプレミス型で費用の発生のしかたが異なります。クラウド型は毎月の支払いが中心で、オンプレミス型は導入時の支出が大きくなる傾向です。比較する際は、複数年の総額で考えましょう。
クラウド型の費用の考え方
クラウド型は、ベンダーが用意したサーバを利用する形態です。自社でサーバを用意する必要がないため、初期費用を抑えて導入できる製品があります。
月額費用は利用人数や容量に応じて増えるため、利用規模が大きくなるほど年間の支払額も増えます。利用料にバックアップやセキュリティ対策が含まれているかによって、実質的な負担は変わります。料金表の金額だけでなく、サービスに含まれる運用の範囲もあわせて確認しましょう。
オンプレミス型の費用の考え方
オンプレミス型は、自社のサーバにシステムを構築する形態です。ソフトウェアのライセンスとサーバ機器の費用が導入時にまとめて発生します。
その後は年間保守費用が中心となりますが、サーバの保守期限を迎えると機器の入れ替えが必要です。社内ネットワークで運用したい、既存の基幹システムと密に連携させたいといった要件がある場合に選択肢となります。運用を担える人員が社内にいるかも判断材料です。
5年程度の総額での比較
クラウド型とオンプレミス型を比べる際は、5年程度の期間で総額を試算する方法が有効です。初期費用だけで比べると、オンプレミス型が高く見えやすいためです。
総額には、利用料や保守費用に加えて、サーバの入れ替え費用や運用にかかる社内工数も含めます。利用人数や文書量が増えた場合の費用も、複数のパターンで試算しておきましょう。前提条件をそろえて比べることで、自社にとって負担の少ない形態を判断しやすくなります。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で文書管理の一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
自社の文書量から価格を見積もる手順
文書管理システムの価格を正しく見積もるには、利用人数と文書量、保存年数の3つを数字で押さえることが重要です。これらの前提がそろえば、課金方式の異なる製品も同じ条件で比べられます。手順を順に紹介します。
1. 利用人数と権限の区分を決める
最初に、文書を登録・編集する人と、閲覧だけする人の人数を分けて数えます。製品によっては、閲覧専用ユーザーの料金が安く設定されている場合があるためです。
部署ごとの利用予定人数を一覧にし、導入初年度と全社展開時の人数を分けて想定しておきましょう。取引先や外部委託先など社外の人に文書を共有する予定がある場合は、社外ユーザーの扱いと料金も確認が必要です。
2. 現在の文書量と増加ペースを調べる
次に、ファイルサーバなどに保存されている文書の容量と件数を調べます。あわせて、1年間にどれくらい文書が増えているかを把握しておくと、数年後に必要な容量を予測できます。
紙の書類を電子化する予定がある場合は、スキャン後のファイル容量も加えて計算しましょう。図面や写真のように容量の大きいファイルが多い部署は、別に集計しておくと容量課金の製品を比べる際に役立ちます。
3. 保存年数から必要な容量を見込む
文書の保存年数も、容量と費用に影響します。例えば、法人税法では帳簿や取引関係の書類の保存期間を原則7年と定めており、その間は文書を削除できません。
社内規程で定めた保存期限も含めて、文書の種類ごとに保存年数を整理します。保存期限を過ぎた文書を削除するルールを決めておけば、容量の増加を抑えられます。現在の文書量と年間の増加量、保存年数をかけあわせて、必要な容量を見込みましょう。
文書管理システムの価格を比較するときの注意点
文書管理システムの価格を比較する際は、表示されている月額料金だけで判断しないことが大切です。必要な機能がオプションになっていないか、各社の見積もり条件がそろっているかを確認すると、導入後の想定外の出費を防ぎやすくなります。
必要な機能がオプションかどうか
同じ価格帯の製品でも、標準で使える機能の範囲は異なります。全文検索やOCR、電子帳簿保存法への対応、承認ワークフローなどが、上位プランやオプションでのみ提供される場合があります。
棚卸しで決めた必須の要件を一覧にし、各製品のどのプランで満たせるかを確認しましょう。必要な機能をすべて含めたうえで価格を比べないと、安く見えた製品が導入時には割高となる可能性があります。
見積もり条件のそろえ方
複数の製品で見積もりを取る際は、利用人数や容量、契約期間、必要な機能といった前提条件を同じにして依頼します。条件が異なると、金額を正しく比べられないためです。
年額一括払いの割引や最低契約期間、解約時のデータ出力の可否も確認しておきましょう。将来ほかの製品へ移る際に、文書を一括で出力できるかどうかは、長期的な費用にも関わります。
料金の決まり方で比べる文書管理システム一覧
この記事で紹介する文書管理システムを、課金の単位や提供形態がわかるように一覧にしました。自社の利用人数や文書量に照らして、見積もりを依頼する製品を選ぶ際に役立ててください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| Fleekdrive | 1ユーザ単位の月額プランと、容量単位で契約するプランを用意した企業向けクラウドストレージ |
| 楽々Document Plus | クラウド版は100ユーザからのユーザ数課金。オンプレミス版も選べ、契約書やISO文書の管理に対応 |
| WAN-RECORD Plus | 容量100GBのライトプランから始められ、容量やアクティブユーザー数の追加に応じて料金が加算される |
| OPTiM 文書管理 with AI-OCR | ユーザー数無制限で全社の文書を集約できるAI文書管理。容量追加やAI解析はオプションで用意 |
| MyQuick | ユーザー数の制限がないライセンス体系。1契約あたりの月額で利用でき、1か月の無料トライアルもある |
| DigitalWork Accelerator 電子取引管理サービス | 同時利用者数に応じたライセンス体系を採用した、電子帳簿保存法対応のクラウド型文書管理サービス |
| FileBlog RA／CM | ファイルサーバーを活かすオンプレミス型。永続ライセンスで導入し、次年度からは年間保守料がかかる |
| DocValue Contents | 登録・検索・差分表示に機能を絞ったクラウド型の文書管理。ライセンスフリーで利用人数の制限がない |
課金方式と提供形態で選ぶ文書管理システム
ユーザー数課金、容量に応じた料金、利用人数に制限のないライセンスなど、価格の決まり方が異なる文書管理システムを紹介します。見積もり条件をそろえる際の参考にしてください。
Fleekdrive
- 簡単＆分かりやすい操作で社内や取引先とのファイル共有を効率化
- より速く、より簡単に必要なファイルをわかりやすく文書管理
- 徹底したセキュリティ環境で安心安全にファイル共有
株式会社Fleekdriveが提供する「Fleekdrive」は、ファイル共有と文書管理をクラウドで行える企業向けオンラインストレージです。Teamプランは1ユーザ月額600円からで、最低10ユーザから利用できます。上位のBusinessやBusiness plusのほか、容量単位の月額で契約するuser scaleプランも用意されています。ユーザー数課金と容量単位の料金を比べられます。無料トライアルもあるため、利用人数と保存容量の見込みから費用を試算したい企業に向いた製品です。
楽々Document Plus
- 契約書やISO、電帳法など幅広いドキュメントの管理に対応
- AI-OCR対応でデータ入力不要。手書きOCR検索にも対応。
- AI-Chatで生成AI検索。ほしい社内情報を対話形式で簡単に探せる
住友電工情報システム株式会社が提供する「楽々Document Plus」は、数十～数万人規模まで対応する文書管理システムです。クラウド版は100ユーザから選べるユーザ数課金で、100ユーザの場合は月額90,000円から、別途初期費用がかかります。オンプレミス版は1,800,000円からで、ライセンス費用のほかに保守費用が必要です。契約書管理やISO文書管理、電子帳簿保存法への対応を1つの製品でまかなえるため、提供形態ごとの総額を同じ条件で比べたい企業の候補として検討できます。
WAN-RECORD Plus
- 生成AIが文書を理解 抽出・判断・仕分けを自動化
- 紙文書・電子文書も動画も一元管理。検索してすぐ見つかる
- ナレッジを記録・共有。データを整備・継承
株式会社ＮＸワンビシアーカイブズが提供する「WAN-RECORD Plus」は、紙文書と電子文書を一元管理できるコンテンツ管理ストレージです。容量100GBのライトプランは、初期費用0円、月額5,000円から利用できます。容量が100GBを超えると100GB増量ごとに月額10,000円が加算されるため、保存年数にあわせて文書量の増え方を見込んでおくと費用を試算できます。オプションのAPI連携やシングルサインオンには初期設定費用がかかり、無料トライアルも用意されています。
OPTiM 文書管理 with AI-OCR
- 口語での簡単指示で、非定型文書から指定の情報をAIが自動読取！
- 手書きに強いOCRでスキャンファイルもデータ化・全文検索可能！
- AIで申請書などの期限情報を自動読取・通知！管理をサポート！
株式会社オプティムが提供する「OPTiM 文書管理 with AI-OCR」は、ユーザー数無制限・大容量で全社の文書を集約できるAI文書管理システムです。料金プランは管理したい文書の枚数にあわせて提案される形で、無料プランと無料トライアルもあります。ユーザー数による制限がないため、利用部署を広げる計画がある企業が見積もりを比べる際の候補になる製品です。
MyQuick
- GPT連携が可能で、AIを活用して入力の手間を大幅減
- 文書保存時に独自ルール設定可能。高度な情報管理を実現
- 他システムのCSVファイル(台帳)とPDFデータを一括登録可能
インフォコム株式会社が提供する「MyQuick」は、ユーザー数の制限がないライセンス体系を採用した文書管理システムです。スタータープランは初期費用0円、1契約あたり月額20,000円からで、スタンダード以上のプランでは初期費用300,000円がかかります。1か月の無料トライアルも用意されています。台帳の自動入力や期限アラート、バージョン管理などを備えており、利用人数の多い企業が人数に左右されない形で費用を見積もりたい場合に検討したい製品です。
DigitalWork Accelerator 電子取引管理サービス
- 安心・安全な企業内情報資産管理を実現
- 様々なシステム間連携により、デジタル化による業務削減を実現
- ISMSクラウドセキュリティ認証・JIIMA認証で安心のデータ保存
キヤノンマーケティングジャパン株式会社が提供する「DigitalWork Accelerator 電子取引管理サービス」は、電子帳簿保存法に対応したクラウド型の文書管理サービスです。取引関係書類や社内の各種書類を一元管理でき、インデックス管理による横断検索、ワークフロー、期限アラート通知などを備えています。同時利用者数に応じたライセンス体系のため、登録する社員数ではなく同時に使う人数をもとに費用を考えられます。価格は利用状況に応じた提案となるため、見積もり時に同時利用者数を伝えるとよいでしょう。
FileBlog RA／CM
- ファイルサーバーをそのまま文書管理システム化
- 高性能検索エンジン搭載！属性・全文・OCR・AI検索
- ポータル画面やスマートデバイス対応など柔軟な文書共有を実現
株式会社鉄飛テクノロジーが提供する「FileBlog RA／CM」は、既存のファイルサーバーを活かして文書管理を始められるオンプレミス型の製品です。RAエディションの永続ライセンスは保守込みで1,029,000円からで、100ユーザ／100万文書の構成を基準としています。次年度からは年間保守料がかかるため、導入時の費用と保守料をあわせて複数年の総額で比べることが大切です。ユーザ数や文書数は、小規模から大規模まで多くのバリエーションが用意されています。
DocValue Contents （TOPPANエッジ株式会社）
- 登録・検索・差分表示機能に絞ったシンプル構成。
- クラウド接続とDB暗号化で高堅牢性。
- ライセンスフリーで利用人数制限なしの全社展開
まとめ
文書管理システムの価格は、ユーザー数課金や容量課金といった課金方式と、クラウド型かオンプレミス型かという提供形態によって変わります。初期費用や月額料金に加えて、移行や電子化の付帯費用、運用の工数も含めた総額で比べることが重要です。利用人数と文書量、保存年数を数字で押さえたうえで、同じ条件で複数の製品の見積もりを取り、自社にあう製品を比較してみてください。
