ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■利用する構成別
- サーバに入れて部署や全社で共有：FileBlog RA／CM、楽々Document Plus、DocuWare、RM-Expert Light、文書デザイナー
- パソコンに入れて文書を整理・保存：DocuWorks、電子取引Save、FenrirFS
- サーバでPDF変換・自動振り分け：HGPscanServPlus
- 端末へのインストールが不要なブラウザ利用：FileBlog RA／CM、楽々Document Plus、DocuWare、RM-Expert Light
- ■主に取り込む文書別
- 紙文書をスキャンして電子化・管理：楽々Document Plus、DocuWare、DocuWorks、HGPscanServPlus
- Office文書やPDFを登録・共有：FileBlog RA／CM、楽々Document Plus、DocuWare、RM-Expert Light、文書デザイナー
- 電子文書を編集・分類して整理：DocuWorks、FenrirFS
- 電子取引データを保存・管理：電子取引Save
インストール型の文書管理システムの構成とクラウド型との違い
インストール型の文書管理システムには、サーバに入れて複数人で共有する構成と、1台のパソコンに入れて使う構成があります。どちらの構成かによって、準備する機器や導入の手順が変わるため、クラウド型との違いとあわせて押さえておきましょう。
サーバに入れて部署で共有する構成
社内に設置したサーバに文書管理システムをインストールし、社員はパソコンから社内ネットワーク経由で利用する構成です。文書の本体と、文書名や作成日などの管理情報はサーバに保存され、権限に応じて部署をまたいで共有できます。
利用者のパソコンには、専用のソフトを入れる製品と、Webブラウザから使える製品があります。専用ソフトが必要な場合は全端末への配布作業が発生するため、利用人数が多い企業ほど、どちらの方式かを早めに確認しておきましょう。
1台のパソコンで使う構成
1台のパソコンにソフトを入れ、そのパソコンの中にある文書やスキャンした書類を整理する構成です。サーバを用意する必要がなく、個人や少人数の事務所で紙の書類を電子化して探しやすくしたい場合に検討されます。
一方で、文書がそのパソコンにしか保存されないため、故障や紛失に備えて外付けの記録装置などへ定期的にバックアップを取る運用が欠かせません。将来、複数人で共有したくなった場合に、サーバ型へ移行できるかもあわせて確認しておくと安心です。
クラウド型との違い
クラウド型は、ベンダーが管理するサーバの文書管理システムをインターネット経由で使う形態で、自社でのインストールや更新作業はほとんど発生しません。インストール型は、ソフトの購入や機器の準備が必要な代わりに、文書を社内の機器に保存し、更新の時期も自社で決められます。
社外から文書を見る機会が多い場合はクラウド型、文書を社内の機器に置く方針がある場合はインストール型というように、利用場面と社内規程から判断するとよいでしょう。
文書管理システムのインストール前に決めること
インストール作業そのものより、事前の準備に時間がかかる場合があります。動作環境とライセンスの確認に加えて、どの文書をどのような分類で登録するかを決めておくと、導入後の整理が進めやすくなります。
動作環境とライセンス数の確認
まず、ベンダーが公開している動作環境を確認します。サーバとパソコンの基本ソフト（OS）の種類とバージョン、必要なメモリやディスク容量、連携するデータベースの有無が主な確認項目です。
ライセンスは、利用者の人数で数える方式、同時に接続する人数で数える方式、サーバの台数で数える方式などがあり、製品によって異なります。今後の人員増や他部署への展開も見込んで必要数を見積もり、追加購入の条件も確認しておきましょう。
フォルダ構成と登録項目の設計
文書管理システムでは、フォルダに加えて、文書の種類や取引先、作成部署、保存期限といった登録項目で文書を探せる製品があります。どの項目を必須にするかを決めておくと、登録する人による入力のばらつきを抑えられます。
既存のファイルサーバにある文書は、すべてを移すのではなく、現在使っている文書と保存期限が残っている文書を優先して選ぶと、取り込みの作業量を減らせます。社内の文書管理規程がある場合は、分類や保存期間をその内容とそろえておきましょう。
インストール型の文書管理システムの導入手順
準備が整ったら、サーバへのインストール、利用者の端末の準備、文書の取り込みの順に進めます。本番利用の前に一部の部署で試し、問題がないことを確かめてから全体へ広げると、手戻りを抑えられます。
サーバへのインストールと初期設定
サーバにソフトをインストールしたら、管理者アカウントの作成、利用者とグループの登録、文書を保存する場所の指定を行います。社内で利用者を一元管理する仕組みを使っている場合は、その情報と連携できるかも設定時に確認します。
インストール作業をベンダーや販売代理店に依頼できる製品もありますが、作業の範囲は契約によって異なります。自社で行う場合は、手順書をもとに情報システム担当者が作業し、設定内容を記録に残しておくと、後の再設定や担当者の交代に役立ちます。
利用者の端末の準備
専用ソフトを使う製品では、利用者のパソコンへのインストールが必要です。台数が多い場合は、社内の配布の仕組みを使って一括で配る方法や、管理者権限のある担当者が順に設定する方法があります。
ブラウザから使う製品であれば、端末への作業は少なく済みますが、推奨されるブラウザの種類やバージョンを確認しておく必要があります。いずれの場合も、操作に慣れてもらうための説明の場を設け、よく使う操作を簡単な手順書にまとめておくと定着しやすくなります。
既存文書の取り込みと動作確認
既存の文書は、フォルダごとまとめて取り込める製品もあれば、1件ずつ登録が必要な製品もあります。取り込む件数が多い場合は、一括登録の方法と、登録項目をあわせて取り込めるかをベンダーに確認しましょう。
取り込み後は、件数が元のフォルダと一致しているか、文書を開けるか、検索で見つかるか、権限のない人から見えないかを確認します。問題が見つかった場合に備えて、取り込み前のファイルはしばらく残しておくと安心です。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で文書管理システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
スキャナや業務ソフトとの接続設定
文書管理システムを日常業務で使うには、紙の書類を取り込む機器や、文書を作るソフトとの接続を整えておくことが重要です。接続の方法は製品ごとに異なるため、設定の流れを把握しておきましょう。
スキャナや複合機からの取り込み
紙の書類を電子化する場合、スキャナや複合機で読み取ったファイルを、文書管理システムの決められた場所へ保存する設定を行います。複合機から直接登録できる製品や、共有フォルダに保存されたファイルを自動で取り込む製品があります。
文字を読み取って検索できるようにするOCR（画像から文字を認識する技術）を使う場合は、読み取りの解像度や、手書きの文字をどこまで認識できるかを試しておきましょう。読み取りの結果は書類の状態にも左右されるため、重要な項目は目で確認する手順を残すと安心です。
Officeソフトやメールとの連携
文書を作成するWordやExcelから、そのまま文書管理システムへ保存できる追加機能を用意している製品もあります。この場合も、利用者の端末に追加のソフトを入れる作業が必要かどうかを確認します。
メールで受け取った契約書や見積書を登録する運用が多い部署では、メールソフトからの登録方法も確認しておくと便利です。連携の対象となるソフトのバージョンが限られている場合もあるため、社内で使っているバージョンが対応しているかを事前に照らし合わせましょう。
インストール型を使い続けるための保守作業
インストール型の文書管理システムは、導入後もソフトの更新や機器の入れ替えを自社で計画する必要があります。運用開始後に慌てないよう、主な保守作業を把握しておきましょう。
更新プログラムの適用
ベンダーから機能改善や不具合修正の更新プログラムが提供された場合、適用するかどうかと、適用する時期を自社で決めます。更新プログラムの提供を受けるには、保守契約の締結が条件となる製品もあります。
適用前には、サーバのバックアップを取得し、業務への影響が小さい時間帯に作業を行う進め方が基本です。可能であれば検証用の環境で先に試し、更新後に文書の閲覧や検索、スキャナからの取り込みが問題なく動くかを確認してから本番に適用しましょう。
パソコンやサーバの入れ替えへの対応
パソコンを入れ替える際は、古い端末のライセンスを解除し、新しい端末に移す手続きが必要な製品があります。手続きを忘れるとライセンス数が不足する場合があるため、入れ替えの手順書に含めておきましょう。
サーバの入れ替えでは、文書の本体と管理情報の両方を新しいサーバへ移します。基本ソフトのサポート終了の時期を確認し、移行の手順や費用をベンダーと早めに相談しておくと、計画的に進められます。
インストールして使える文書管理システムの一覧
サーバやパソコンに入れて使える文書管理システムを中心に、提供形態と特徴をまとめました。利用する構成や取り込む文書の種類を考える際の参考にしてください。
| 製品名 | 提供形態 | 特徴 |
|---|---|---|
| FileBlog RA／CM | オンプレミス／パッケージソフト | 既存のファイルサーバをそのまま文書管理に活用。ブラウザから検索・閲覧でき、版管理にも対応 |
| 楽々Document Plus | オンプレミス／クラウド／パッケージソフト／SaaS／サービス | オンプレミス版とクラウド版を用意。AI-OCRによる文字認識や属性の自動抽出、全文検索に対応 |
| DocuWare | オンプレミス／クラウド／SaaS | スキャナや複合機、メールから文書を取り込め、OCRや業務ワークフロー、Outlook連携にも対応 |
| RM-Expert Light | オンプレミス／クラウド／SaaS／サービス | 紙文書と電子ファイルを一元管理。全文検索や自然語検索、アクセス権限・保存期間の管理に対応 |
| 文書デザイナー | オンプレミス／クラウド／パッケージソフト／SaaS／ASP | 社内文書の最新版共有や改訂履歴の管理、承認フロー、文書の自動PDF化に対応 |
| DocuWorks | クラウド／パッケージソフト／SaaS | 異なるアプリケーションで作成した電子文書やスキャン文書をまとめて整理・編集できる |
| 電子取引Save | オンプレミス／パッケージソフト | パソコンにインストールして利用できる、電子取引データの保存・管理向けソフト |
| HGPscanServPlus | パッケージソフト | 監視フォルダに保存されたファイルを自動でPDF変換し、振り分けやリネームも自動化 |
| FenrirFS | パッケージソフト | ラベルでファイルを分類・整理でき、画像やPDFなどをSpaceキーですぐにプレビュー可能 |
自社の機器に入れて運用できる文書管理製品
サーバへのインストールや利用者の端末の準備を見据えて、動作環境や文書の取り込み方法を確認しやすい製品を紹介します。パソコン1台から使えるソフトもあわせて比べてみてください。
FileBlog RA／CM
- ファイルサーバーをそのまま文書管理システム化
- 高性能検索エンジン搭載！属性・全文・OCR・AI検索
- ポータル画面やスマートデバイス対応など柔軟な文書共有を実現
株式会社鉄飛テクノロジーが提供する「FileBlog RA／CM」は、用意されたインストーラーでサーバに導入するオンプレミス型の文書管理ソフトです。既存のファイルサーバに文書を置いたまま管理できるため、データの移行やアップロードは不要です。利用者はブラウザからPDFやOffice文書、CAD図面などを閲覧でき、属性検索・全文検索・OCR検索にも対応。CMエディションでは版管理も行えます。Windows Server環境で利用でき、既存のファイルサーバを活かして文書管理を効率化したい企業に適しています。
楽々Document Plus
- 契約書やISO、電帳法など幅広いドキュメントの管理に対応
- AI-OCR対応でデータ入力不要。手書きOCR検索にも対応。
- AI-Chatで生成AI検索。ほしい社内情報を対話形式で簡単に探せる
住友電工情報システム株式会社が提供する「楽々Document Plus」は、数十～数万人規模に対応する文書管理システムで、クラウドとオンプレミスから導入形態を選べます。利用者はEdgeやChromeなどのブラウザから操作でき、契約書やISO文書、スキャンした紙書類などを一元管理できます。AI-OCRによる文字認識や属性情報の自動抽出、全文検索に対応しており、手書き文字の検索も可能です。さらに、生成AIと連携したAI-Chat機能を備え、社内文書の検索・活用を支援します。
DocuWare
- ドキュメントに関わる業務を効率化する機能を標準搭載
- 文書データの利活用と業務自動化を促進する様々なシステム連携
- 各種テンプレートによりすぐ業務で使える環境を提供
株式会社PFUが提供する「DocuWare」は、ドキュメントと業務プロセスを統合管理する文書管理システムで、クラウドとオンプレミスの両方で提供されています。スキャナや複合機、メール、モバイルなど多様な手段で文書を取り込め、OCR機能によるインデックス情報の自動抽出にも対応。Outlookとの連携や文書の承認ワークフローなど、業務を効率化する機能も備えています。導入から運用・活用までは、PFUの専門スタッフによる伴走支援を受けられます。
RM-Expert Light
- 紙の文書と電子ファイルを一元管理し、文書の散在を防止
- AIを活用した全文/自然語検索で探す時間を削減
- 厳格な権限設定と保存年限管理によりセキュリティを強化
日本レコードマネジメント株式会社が提供する「RM-Expert Light」は、紙文書と電子ファイルを一元管理する統合文書管理システムです。オンプレミスとクラウドの両方に対応し、文書の分類や作成者などのインデックス管理に加え、全文検索機能を標準搭載。AIを活用した自然語検索にも対応しており、PDFやOffice文書に含まれる情報を効率よく探せます。アクセス権限や保存期間の管理、変更履歴の記録にも対応し、文書の適切な保管とガバナンス強化を支援します。
文書デザイナー （株式会社ユニオンシンク）
- 導入から運用までのサポートを完備
- リンク設定による効率的な文書管理
- 改ざん防止・発行管理によるセキュリティ性向上（オプション）
DocuWorks （富士フイルムビジネスイノベーション株式会社）
- システム上で電子文書を快適に編集可能
- ワークフロー管理機能で確認や承認の作業も効率化
- クラウドサービスとの連携でさらに便利に
電子取引Save （アンテナハウス株式会社）
- インストールだけでセットアップ完了し1台から運用可能
- PDF解析と自動入力で保存作業の手間を大幅軽減。
- 柔軟な構成と低コスト導入の買い切りライセンス。
HGPscanServPlus （株式会社ハイパーギア）
- 中小企業から官公庁まで8000ライセンスの導入実績。
- ユーザーライセンスフリーで、利用者数・拠点数が多くても安心。
- 買い切りソフトなので、長く使うほどお得。
FenrirFS （フェンリル株式会社）
- カラフルなラベルでフォルダ分け不要、複数ファイルへ一括付与
- Spaceキーで画像・PDF・音楽・テキストを即プレビュー
- 自動同期で状態を反映し、フォルダ名が自動でラベルに変換
まとめ
インストール型の文書管理システムは、サーバに入れて共有する構成と、1台のパソコンで使う構成があり、どちらを選ぶかで準備や手順が変わります。導入前に動作環境とライセンス数、文書の分類を決め、インストール後は文書の取り込みやスキャナ連携、更新プログラムの適用を計画的に進めましょう。自社の利用人数や取り込む文書の種類を整理したうえで、資料請求で複数の文書管理システムの動作環境や導入支援の内容を比較してみてください。
