ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■守りたいリスク別
- 社外への持ち出しや流出：Fleekdrive、OPTiM 文書管理 with AI-OCR、楽々Document Plus、MyQuick、SmartDB、ONLYOFFICEDocSpace、PROCENTER/C、eValue V Air/V2 ドキュメント管理
- 誤った上書きや改ざん：Fleekdrive、OPTiM 文書管理 with AI-OCR、楽々Document Plus、MyQuick、SmartDB、COGENT AI Cabinet、NotePM、文書管理機能/LIC、eValue V Air/V2 ドキュメント管理
- 操作ログ・監査ログの記録：Fleekdrive、MyQuick、SmartDB、NotePM、ONLYOFFICEDocSpace、文書管理機能/LIC
- ■ログインの保護方法別
- 多要素認証・2段階認証：OPTiM 文書管理 with AI-OCR、COGENT AI Cabinet
- シングルサインオン（SSO）：OPTiM 文書管理 with AI-OCR、MyQuick、SmartDB、COGENT AI Cabinet、NotePM
- IPアドレスによる接続制限：Fleekdrive、OPTiM 文書管理 with AI-OCR、MyQuick、NotePM
- ■文書の管理・保護機能別
文書管理システムのセキュリティで防げること
文書管理システムのセキュリティ機能は、文書を見る人と操作の範囲を制御し、その記録を残すことが中心です。導入すれば情報漏えいがなくなるわけではないため、システムで防げる範囲と運用で補う範囲を分けて考えましょう。
権限のない人による閲覧
文書管理システムでは、文書やフォルダごとに、閲覧できる人や部署を設定できます。共有フォルダに置いた人事資料や契約書が、関係のない社員から見えてしまうといった事態を防ぐ仕組みです。
ただし、権限は設定した内容どおりにしか働きません。部署の異動や兼務で設定が実態とずれると、見えてはいけない人に見える状態が生じる可能性があります。権限の設定と見直しを、運用のなかで続けることが前提です。
意図しない変更や削除
文書の上書きや削除を特定の人だけに許可し、変更のたびに版を残す設定にしておくと、誤って内容を書き換えた場合でも以前の版に戻せます。操作の記録が残る製品であれば、いつ誰が変更したかも確認できます。
規程や手順書、契約書のように、内容が変わると業務や取引に影響する文書では、編集できる人を絞り、改訂に承認の手順を設けると安心です。誤操作への備えと改ざんへの備えを、同じ仕組みで兼ねられる点が特徴です。
システムだけでは防ぎにくいこと
閲覧を許可された人が画面を撮影したり、内容を書き写したりする行為は、システムの設定だけで防ぐことは困難です。パスワードの使い回しや、共有リンクの宛先の誤りといった人の操作に起因する事故も、機能だけでは抑えきれない場合があります。
こうしたリスクには、情報の取り扱いに関する社内規程の整備や、定期的な教育、操作ログの確認といった運用面の対策を組み合わせます。システムの機能と社内ルールの両方で守る考え方が大切です。
機密度にあわせた文書管理システムの権限設計
文書管理システムのセキュリティは、権限の設計で大きく左右されます。すべての文書に同じ設定をするのではなく、文書の機密度に応じて、誰がどの操作をできるかを決めておきましょう。
機密区分を決めて権限に結び付ける
まず、文書を「社外秘」「部外秘」「関係者限り」などの区分に分け、区分ごとに閲覧できる範囲を決めます。区分の決め方を社内の文書管理規程に定めておくと、登録する人によって判断がぶれにくくなります。
そのうえで、区分ごとにフォルダや登録項目を分け、権限をまとめて設定すると、管理の手間を抑えられます。個人単位で細かく設定すると例外が増え、見直しが難しくなるため、部署や役職、プロジェクトといったグループ単位の設定を基本にするとよいでしょう。
閲覧やダウンロード、印刷を分けて制御する
同じ文書でも、画面で見るだけの人と、手元に保存したり印刷したりする必要がある人がいます。閲覧、編集、ダウンロード、印刷といった操作ごとに権限を分けられるかは、製品によって異なります。
例えば、設計図面は閲覧のみ全社に許可し、ダウンロードは担当部署に限るといった設定ができれば、利便性を保ちながら持ち出しを抑えられます。自社で必要な操作の区分を洗い出し、それに対応できるかを資料や画面で確認しましょう。
社外への持ち出しや流出を抑えるセキュリティ機能
文書管理システムのセキュリティで特に関心が高いのが、社外への持ち出し対策です。システム内の閲覧制限に加えて、ファイルが外に出た後の扱いまで考えると、製品ごとの違いが見えてきます。
透かしの表示と閲覧期限付きの共有
文書を開いたり印刷したりする際に、閲覧者の名前や日時を透かしとして表示できる製品があります。誰が出力したものか分かるため、撮影や印刷物の持ち出しへの心理的な抑止として役立ちます。
取引先と文書をやり取りする場合は、共有リンクに閲覧期限やパスワードを設定できるか、ダウンロードを禁止して閲覧だけを許可できるかを確認しましょう。共有の終了後、リンクを無効にできるかも流出を抑えるうえで重要な確認項目です。
社外共有の申請と記録
社外へ文書を共有する際に、上長の承認を必要とする設定ができる製品もあります。共有の目的と相手を記録として残しておくと、後から共有の経緯を確認できます。
共有した文書と相手、期限を一覧で確認できるかもポイントです。共有が増えると、期限切れのまま残ったリンクや、プロジェクト終了後も開いたままの共有が把握しにくくなります。定期的に一覧を見直す担当を決め、不要な共有を終了する運用を組み込みましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で文書管理システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
改ざんやランサムウェアに備える記録と復元
文書の改ざんや、データを暗号化して身代金を要求するランサムウェアへの備えでは、異常に気づくための記録と、元の状態に戻すための仕組みの両方が必要です。
版の履歴と操作ログ
版の履歴が残っていれば、文書が書き換えられた場合でも、変更前の内容を確認して戻せます。あわせて、閲覧や変更、削除、ダウンロードの操作ログを残せるかを確認しましょう。短時間に大量の文書が変更・削除されるといった普段と異なる操作に気づく手がかりにもなります。
ログは残すだけでなく、保存期間や検索のしやすさ、管理者への通知の有無も確認が必要です。ログの保存期間が短いと、問題に気づいた時点で記録が消えている場合があるため、社内規程で求める期間と照らし合わせておきます。
世代バックアップと復元の手順
ランサムウェアの被害では、バックアップまで暗号化されてしまうケースがあります。複数の時点のデータを残す世代バックアップや、通常の業務ネットワークから切り離した場所への保管を組み合わせると、被害前の状態に戻せる可能性が高まります。
クラウド型ではバックアップの取得をベンダーが担う製品もありますが、取得の頻度や保持期間、利用者の依頼で復元できるかは契約によって異なります。オンプレミス型では自社で計画し、実際に戻せるかを定期的に試しておきましょう。
クラウド型の文書管理システムで確認したい点
クラウド型の文書管理システムでは、データの保管と設備の管理をベンダーに任せます。そのため、自社の対策に加えて、ベンダー側の管理体制とログインの保護方法を確認することが重要です。
第三者認証とデータの保管場所
ベンダーの管理体制は、第三者認証の取得状況で確認できます。代表的なものに、情報セキュリティマネジメントの国際規格であるISO/IEC 27001や、クラウドサービス向けのISO/IEC 27017があります。政府機関向けの評価制度であるISMAPのクラウドサービスリストに登録されているかも、判断材料の一つです。
あわせて、データを保管するデータセンターの国や地域、保存時と通信時の暗号化の有無、解約時のデータの扱いを確認しましょう。これらは公開資料やセキュリティに関するチェックシートで回答している製品もあります。
多要素認証やシングルサインオンによるログイン保護
クラウド型は社外からも接続できる分、ログインの保護が欠かせません。パスワードに加えて別の確認手段を求める多要素認証に対応しているかを確認します。社内の認証の仕組みと連携し、一度のログインで複数のサービスを使えるシングルサインオン（SSO）の対応状況もあわせて見ておきましょう。
接続元のIPアドレスを社内のネットワークなどに限定できる機能があれば、社外の端末からの接続を制御できます。ただし、在宅勤務や出張先での利用とのバランスも考え、どの範囲まで制限するかを社内で決めておきましょう。
文書管理システムのセキュリティを保つ運用
機能をそろえても、設定が古いままでは効果が薄れます。人の出入りや組織の変化にあわせて、アカウントと権限、ログを定期的に見直す運用を続けましょう。
異動・退職時のアカウントと権限の見直し
退職した社員のアカウントが残っていたり、異動前の部署の文書が見えるままになっていたりすると、不正な利用や誤った閲覧につながるおそれがあります。人事の異動情報と連動して、アカウントの停止や権限の変更を行う手順を決めておきましょう。
社内の利用者情報と連携して、アカウントの追加や停止を自動で反映できる製品もあります。手作業で行う場合は、異動の時期ごとに一覧を確認し、担当者と確認者の2人で見直すと漏れを防ぎやすくなります。
操作ログの定期確認と社内教育
操作ログは、問題が起きた後の調査だけでなく、普段から確認することで異常に早く気づく手がかりとして役立ちます。月に1回など確認の頻度を決め、大量のダウンロードや時間外の操作がないかを複数人で確認する体制にしておきましょう。
あわせて、機密区分の付け方や共有リンクの使い方、不審なメールへの対応を社員に周知する教育も欠かせません。ルールを文書にまとめ、新しく入った社員にも同じ内容が伝わるようにしておくことが大切です。
セキュリティ機能で比べる文書管理システム一覧
持ち出し対策や版の履歴、ログインの保護など、この記事で取り上げたセキュリティの観点から製品の特徴を整理しました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| Fleekdrive | 社外共有時のアクセス権限や有効期限、IP制限、ファイルのバージョン管理に対応 |
| OPTiM 文書管理 with AI-OCR | ユーザーごとの操作権限管理や2段階認証、IP制限に対応。SSOはオプション |
| 楽々Document Plus | ファイルのダウンロード・印刷の禁止やPDFへの透かし挿入、版管理に対応 |
| MyQuick | 文書の閲覧・操作権限やアクセスログ、更新履歴の管理に対応 |
| SmartDB | 組織や役職に応じた細かな権限設定やダウンロード制限に対応。監査ログを5年間保存 |
| COGENT AI Cabinet | 役割に応じたアクセス権限の管理や、SSO・2段階認証に対応 |
| NotePM | 公開範囲の設定や変更履歴・閲覧履歴の確認に対応。ISMS認証を取得 |
| ONLYOFFICEDocSpace | 文書へのアクセス権限や共同編集時の操作範囲を管理し、監査ログにも対応 |
| 文書管理機能/LIC | 閲覧権限と操作ログ、改訂履歴の管理により文書の漏えい対策と内部統制を支援 |
| PROCENTER/C | NIST SP800-171への対応を支援するセキュリティ基盤で、社内外の機密情報を安全に共有 |
| DocValue Contents | クラウド接続とデータベースの暗号化により、文書の保管環境のセキュリティを強化 |
| eValue V Air/V2 ドキュメント管理 | アクセス権限や印刷・コピーの禁止、版管理、有効期限管理に対応 |
持ち出し対策とログイン保護を備えた文書管理製品
権限設定やダウンロードの制限、版の履歴と操作ログ、多要素認証など、守りたいリスクに応じて確認したい機能を備えた製品を紹介します。
Fleekdrive
- 簡単＆分かりやすい操作で社内や取引先とのファイル共有を効率化
- より速く、より簡単に必要なファイルをわかりやすく文書管理
- 徹底したセキュリティ環境で安心安全にファイル共有
株式会社Fleekdriveが提供する「Fleekdrive」は、社内外との安全なファイル共有に対応する企業向けオンラインストレージサービスです。暗号化通信やアクセス権限の設定、IPアドレスによる接続制限などのセキュリティ機能を備えています。取引先と文書を共有する際は、アクセス権限や有効期限を設定でき、意図しない情報公開を防ぎます。ファイルのバージョン管理や自動バックアップにも対応。監査や電子帳簿保存法への対応はオプションとして用意されており、必要な機能を追加して運用できます。
OPTiM 文書管理 with AI-OCR
- 口語での簡単指示で、非定型文書から指定の情報をAIが自動読取！
- 手書きに強いOCRでスキャンファイルもデータ化・全文検索可能！
- AIで申請書などの期限情報を自動読取・通知！管理をサポート！
株式会社オプティムが提供する「OPTiM 文書管理 with AI-OCR」は、AI解析による文書の自動台帳化とアクセス権限管理を備えたクラウド型の文書管理システムです。ユーザーやグループごとに閲覧・操作権限を設定でき、管理者以外のユーザーによる文書操作を制限することで、不正な持ち出しや意図しないデータの修正・削除を防ぎます。ログインの保護では2段階認証やIP制限に対応し、シングルサインオンはオプションで利用可能。通信の暗号化やシステムの冗長化などの対策も講じられています。
楽々Document Plus
- 契約書やISO、電帳法など幅広いドキュメントの管理に対応
- AI-OCR対応でデータ入力不要。手書きOCR検索にも対応。
- AI-Chatで生成AI検索。ほしい社内情報を対話形式で簡単に探せる
住友電工情報システム株式会社が提供する「楽々Document Plus」は、閲覧範囲の制限から改訂履歴の管理まで、文書の保護に必要な機能を備えた文書管理システムです。作成者や関係者に限定した閲覧設定に加え、ファイルのダウンロード・印刷の禁止やPDFへの透かし挿入に対応しています。版管理によって改訂履歴を残せるほか、文書の登録や改訂には承認・回覧のワークフローを組み込めます。電子帳簿保存法の電子取引・スキャナ保存にも対応。クラウドとオンプレミスから導入形態を選べます。
MyQuick
- GPT連携が可能で、AIを活用して入力の手間を大幅減
- 文書保存時に独自ルール設定可能。高度な情報管理を実現
- 他システムのCSVファイル(台帳)とPDFデータを一括登録可能
インフォコム株式会社が提供する「MyQuick」は、文書の閲覧範囲や操作権限を細かく設定できる文書管理システムです。ディレクトリ単位で閲覧・登録・削除などの権限を分けられ、機密度に応じた文書管理を支援します。アクセスログや文書の更新履歴を管理できるほか、バージョン管理によって改訂の経緯も確認可能です。文書の登録時には独自の管理ルールを設定でき、社内の情報統制にも活用できます。アクセス元の制限や認証システムとの連携については、利用環境にあわせた確認が必要です。
SmartDB
- ノーコードで業務部門でも開発できます
- 豊富な標準機能で幅広い業務をデジタル化できます
- 大企業ならではの複雑なワークフロー/権限制御に対応できます
株式会社ドリーム・アーツが提供する「SmartDB」は、大企業向けの業務デジタル化クラウドで、複雑な組織構造に対応した権限管理機能を備えています。所属組織や役職、ロールに応じて閲覧・編集の範囲を制御でき、文書内の項目ごとにアクセス権限を設定することも可能です。ファイルのダウンロード制限や更新履歴の管理に対応し、契約者の操作ログ（監査ログ）は5年間保存されます。シングルサインオン製品との連携にも対応しており、文書管理と申請・承認業務の統制を支援します。
COGENT AI Cabinet
- 書類をAIナレッジベース化！プロンプトで欲しい情報を即座に抽出
- ペーパーレス化によって、省スペース化を実現
- 電子帳簿保存法に対応しているため、書類の保存は不要
株式会社Cogent Labsが提供する「COGENT AI Cabinet」は、電子帳簿保存法に対応した文書の保存と、AIによる情報活用を支援するクラウドサービスです。ロールベースのアクセス制御を備えており、経理や営業などの役割に応じて、利用できるフォルダやデータを制限できます。文書の作成・更新・削除の記録を管理する仕組みにより、操作の追跡や改ざんリスクへの備えにも役立ちます。ログインの保護ではシングルサインオンと2段階認証に対応し、社内文書の安全な保管と活用を支援します。
NotePM
- 社内のナレッジ情報を蓄積・共有するツール
- 豊富なAI機能が追加費用なしで利用可能（AIチャットボット等)
- 大手・金融機関も導入。実績と安心のセキュリティ
株式会社プロジェクト・モードが提供する「NotePM」は、社内のマニュアルや業務ナレッジを蓄積・共有できるナレッジマネジメントツールです。フォルダやページごとに公開範囲を設定でき、必要なメンバーだけに情報を共有する運用に適しています。ページの変更履歴や閲覧履歴も確認できるため、情報の更新状況や利用状況を把握しやすい点が特徴です。情報セキュリティマネジメントの国際規格であるISO/IEC 27001の認証を取得しています。IPアドレス制限やSSOなどの利用条件は、契約前に確認するとよいでしょう。
ONLYOFFICEDocSpace （Ascensio System SIA）
- リアルタイム共同編集、チャット・音声・ビデオ通話などの多機能
- アクセス権管理・監査ログなど充実したセキュリティ設計
- 無制限ユーザー招待やルーム数拡張などスケーラブルな利用が可能
文書管理機能/LIC （株式会社LIC）
- 文書を3種類に分類して管理し、スムーズに検索できます。
- ワークフローなどで文書管理の運用プロセスを効率化。
- 閲覧権限と操作ログ管理で漏えい対策と柔軟な公開を両立。
PROCENTER/C （NECソリューションイノベータ株式会社）
- 誤送信・漏えいリスクから社内外の情報共有を防止。
- 豊富なAPI連携で業務にフィットした拡張性を実現。
- オンプレミス/クラウド選択可、230社以上の実績と成熟した機能。
DocValue Contents （TOPPANエッジ株式会社）
- 登録・検索・差分表示機能に絞ったシンプル構成。
- クラウド接続とDB暗号化で高堅牢性。
- ライセンスフリーで利用人数制限なしの全社展開
eValue V Air/V2 ドキュメント管理 （株式会社OSK）
- 属性・全文検索で必要な文書を素早く発見。
- アクセス権や印刷・コピー禁止で情報漏洩リスクを抑制。
- 版管理と有効期限管理で文書の更新漏れや誤使用を防ぎます。
まとめ
文書管理システムのセキュリティは、機密度に応じた権限設計と、ダウンロードや共有の制限による持ち出し対策が基本です。そのうえで、版の履歴と操作ログ、世代バックアップによる復元を組み合わせて考えることが大切です。
クラウド型では第三者認証やログインの保護方法も確認しましょう。守りたい文書と想定するリスクを整理したうえで、資料請求で複数の文書管理システムのセキュリティ機能や運用支援の内容を比較してみてください。
