ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■提供形態別
- クラウド型のみ：サイボウズ Office、J-MOTTOグループウェア、HotBiz8、キントーン、rakumo for Google Workspace、E-グルPro、BeWorks
- クラウド型とパッケージ型（自社サーバーで運用）から選べる：desknet's NEO、GroupSession、NI Collabo 360
- ■あわせて使える業務機能別
- 勤怠管理機能つき：desknet's NEO、サイボウズ Office、J-MOTTOグループウェア、GroupSession、HotBiz8、NI Collabo 360、rakumo for Google Workspace、E-グルPro、BeWorks
- ワークフロー機能つき：desknet's NEO、サイボウズ Office、J-MOTTOグループウェア、GroupSession、HotBiz8、キントーン、NI Collabo 360、rakumo for Google Workspace、E-グルPro、BeWorks
- 経費精算機能つき（オプションを含む）：desknet's NEO、J-MOTTOグループウェア、NI Collabo 360、rakumo for Google Workspace、E-グルPro
IT導入補助金で補助されるグループウェアの費用
グループウェアの費用のうち補助対象になるのは、ソフトウェアの購入費やクラウド利用料と、導入時の設定・研修などの導入関連費です。一方で、補助の範囲外になりやすい費用もあるため、見積書を費用ごとに分けて確認しましょう。
ライセンスとクラウド利用料は最大2年分
グループウェアの本体費用は、パッケージ型ならソフトウェア購入費、クラウド型ならクラウド利用料として補助対象に含まれます。クラウド利用料は最大2年分が対象と示されているため、月額制のグループウェアでは24か月分までが補助の上限と考えられます。
1ユーザーあたりの月額で料金が決まるグループウェアでは、利用人数が多いほど費用に占める利用料の比重が大きくなります。そのため、クラウド型とパッケージ型のどちらを選ぶかで、補助対象になる金額の大きさが変わります。
導入設定や研修などの導入関連費
本体の費用とあわせて申請できる役務の経費として、導入コンサルティングや導入設定、マニュアル作成、導入研修、保守サポートが示されています。グループウェアでは、組織図やユーザーの登録、権限設定、掲示板の初期設計といった作業が導入設定に当たります。
社員向けの操作説明会を販売店に依頼する場合も、導入研修として計上できるか確認しましょう。どの作業が対象になるかは、IT導入支援事業者が登録したサービス内容によって異なります。
補助の範囲外になりやすい費用
通常枠の対象経費として示されているのはソフトウェアと導入関連費で、パソコンやタブレットなどのハードウェアは含まれていません。グループウェアを使うために端末を買い替える場合は、別の予算で準備する必要があります。
また、クラウド利用料の3年目以降や、自社の担当者が行うデータ移行作業の人件費も対象外です。補助を見込んだ予算を組む際は、補助期間が終わった後の利用料まで含めて計画しましょう。
グループウェアの申請で確認したい業務プロセス
IT導入補助金では、ITツールが持つ「業務プロセス」の種類によって、申請できるかどうかや補助額の区分が決まります。グループウェアは情報共有を幅広く支えるツールのため、どのプロセスで登録されているかを事前に確認することが重要です。
汎用プロセスのみでは申請できない仕組み
通常枠では、1種類以上の業務プロセスを持つソフトウェアの導入が必須とされ、汎用プロセスのみでの申請はできません。汎用プロセスとは、業種や業務が限定されない自動化・分析ツールなどを指す区分です。
グループウェアは製品の機能構成によって、登録されている業務プロセスが異なります。スケジュール共有や掲示板を中心とする製品が汎用プロセスとして登録されている場合は、それだけでは申請できない点に注意しましょう。
勤怠管理やワークフローとの組み合わせ
汎用プロセスのツールを申請に含めたい場合は、共通プロセスを持つツールと組み合わせる方法があります。共通プロセスには、「総務・人事・給与・労務・教育訓練・法務・情シス・統合業務」や「会計・財務・経営」などの区分があります。
グループウェアのなかには、勤怠管理やワークフロー、経費精算の機能を備える製品や、オプションで追加できる製品もあります。これらの業務機能を含めて登録されていれば、申請の条件を満たせる場合があるため、検討中の製品の登録内容を確かめましょう。
ITツール検索で登録内容を確かめる方法
補助対象になるのは、事務局に登録されたITツールだけです。補助金の公式サイトにはITツールを検索できるページがあり、製品名やIT導入支援事業者名から登録の有無を調べられます。
同じグループウェアでも、販売する事業者ごとに登録内容やオプションの範囲が異なる場合があります。検索結果だけで判断せず、見積もりを依頼する事業者に、どの業務プロセスで登録しているか、どの費用が補助対象になるかを確認しておくと、申請後の認識の食い違いを防げます。
利用人数からグループウェアの補助額を見積もる
グループウェアの補助額は、利用人数と契約期間、補助率の3つで大まかに試算できます。補助額の区分によって求められる要件が変わるため、申請前に金額の目安をつかんでおきましょう。
ユーザー数と24か月分の利用料による試算
クラウド型の場合は、1ユーザーあたりの月額料金にユーザー数と24か月を掛けた金額が、利用料の補助対象額の目安です。これに導入設定や研修の費用を加えた合計が補助対象経費です。
通常枠の補助額は、1プロセス以上で5万円以上150万円未満、4プロセス以上で150万円以上450万円以下です。補助額が5万円に届かない少人数の導入では申請できないため、試算の段階で下限を下回らないか確認しましょう。
補助率が1/2と2/3に分かれる条件
通常枠の補助率は原則1/2以内で、条件を満たすと2/3以内に引き上げられます。第7次公募以降の公募要領で判定の対象になるのは、令和7年10月から令和8年9月の期間です。この間に、令和8年度改定の地域別最低賃金未満で雇用している従業員が全従業員の30％以上を占める月が3か月以上あることが条件です。
補助率が変わると、自己負担額も大きく変わります。自社が条件に当てはまるかは、給与台帳をもとに確認する必要があるため、総務や経理の担当者と早めに共有しておきましょう。
150万円以上の申請で求められる賃上げ目標
補助額が150万円以上になる申請では、1人当たり給与支給総額や事業場内最低賃金の引き上げを含む賃上げ計画を策定し、従業員に表明することが求められます。第7次公募以降は、IT導入補助金2022～2025で交付決定を受けた事業者であれば、150万円未満の申請でも1人当たり給与支給総額の引き上げ計画が必要です。目標を達成できなかった場合は、補助金の返還を求められることがあります。
全社規模でグループウェアを導入し、ほかの業務ツールとあわせて4プロセス以上で申請する場合は、この要件の対象になる可能性があります。目標の水準や返還の条件は公募回によって見直されることがあるため、公募要領で最新の内容を確認したうえで申請額を決めましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でグループウェアの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
交付決定までにグループウェア導入の準備を進める
IT導入補助金は、販売事業者と共同で申請し、交付決定を受けてから契約する流れです。グループウェアの選定と並行して、申請に必要なアカウントの取得や社内の準備を進めておくと、申請の締切を逃しにくくなります。
gBizIDプライムとSECURITY ACTIONを準備する
申請には、法人や個人事業主向けの共通認証サービスであるgBizIDプライムのアカウントが必要です。発行までに時間がかかる場合があるため、グループウェアの選定を始めた段階で手続きを進めておくと安心です。
あわせて、情報セキュリティ対策に取り組むことを自己宣言する「SECURITY ACTION」の宣言も求められます。グループウェアは社内の情報を集約するツールなので、パスワード管理やアクセス権限のルールをこの機会に見直すとよいでしょう。
IT導入支援事業者と共同で申請する
申請は、自社だけでなく、ITツールを登録したIT導入支援事業者と共同で行います。事業者は、申請内容の確認や手続きの案内、導入後の報告の支援を担います。
そのため、グループウェアを選ぶ際は、製品の機能だけでなく、補助金の申請に慣れた販売事業者かどうかも判断材料の一つです。複数の事業者から見積もりを取り、補助対象になる費用の範囲や、申請時に自社で用意する書類を比べておくと、手続きの抜け漏れを防げます。
交付決定前に契約や支払いをしない
補助の対象になるのは、交付決定を受けた後に契約や支払いを行った費用です。交付決定より前にグループウェアを契約すると、補助を受けられなくなる恐れがあります。
現在のグループウェアの契約更新日が近い場合は、交付決定の予定日と更新日を照らし合わせて計画を立てましょう。締切日や交付決定日は申請回ごとに異なり、公式サイトで随時更新されるため、最新のスケジュールを確認してから導入時期を決めることが大切です。
補助期間の後も続くグループウェアの運用設計
補助金で導入費を抑えられても、グループウェアの利用料は使い続ける限り発生します。補助の対象期間が終わった後の費用や、導入後の報告まで見据えて運用を設計しておきましょう。
3年目以降の利用料を予算に組み込む
クラウド利用料の補助は最大2年分のため、3年目からは全額が自社負担です。補助があるからと上位プランを選んだりユーザー数を多めに契約したりすると、3年目以降の負担が想定より大きくなる可能性があります。
導入前に、3年目以降の年間利用料を試算し、継続して払える金額かを確認しておきましょう。利用状況を見てプランやユーザー数を見直せる契約かどうかも、販売事業者に確認しておくと安心です。
効果報告に備えて利用状況を記録する
補助金を受けた後は、決められた期間に事業実施後の効果を報告する必要があります。グループウェアの場合、紙の回覧や会議日程の調整にかかっていた時間がどれだけ減ったかを示せると、効果を説明しやすくなります。
導入前に、申請書類の回覧日数や社内連絡の手段など、現状の業務を記録しておきましょう。社員にグループウェアが定着しないと効果を示しにくくなるため、操作研修や利用ルールの周知もあわせて計画することが大切です。
業務機能の組み合わせで比べるグループウェア一覧
この記事で紹介するグループウェアを、提供形態とあわせて使える業務機能の観点で一覧にまとめました。補助金の対象になるかは製品や販売事業者の登録内容で異なるため、ITツール検索や見積もりの段階で確認してください。
| 製品名 | 提供形態 | 特徴 |
|---|---|---|
| desknet's NEO | オンプレミス / クラウド / パッケージソフト / SaaS / ASP | ワークフローやタイムカードを備え、交通費経費精算はオプション。ノーコードで業務アプリも追加できる |
| サイボウズ Office | クラウド / SaaS | スケジュールや掲示板に加え、ワークフローとタイムカードを備えた中小企業向け製品 |
| J-MOTTOグループウェア | クラウド / SaaS / ASP | ワークフローやタイムカード、仮払精算を含む26機能を標準で利用できる |
| GroupSession | オンプレミス / クラウド / パッケージソフト / SaaS | 稟議やタイムカードを搭載し、無料版・クラウド型・大規模版から導入形態を選べる |
| HotBiz8 | クラウド | 200名まで定額の料金で、ワークフローやタイムカード、設備予約を利用できる |
| キントーン | クラウド / SaaS | 申請・承認などの業務アプリをノーコードで作成し、部門ごとの業務に広げられる |
| NI Collabo 360 | オンプレミス / クラウド / パッケージソフト / SaaS / ASP | ワークフローや経費精算、タイムカードを標準搭載した経営改善型グループウェア |
| rakumo for Google Workspace | クラウド / SaaS / ASP | Google Workspaceに勤怠管理や経費精算、ワークフローのアプリを追加できる |
| E-グルPro | クラウド / SaaS | 勤怠管理や経費精算、ワークフロー、電子契約をまとめた統合型のクラウドシステム |
| BeWorks | クラウド / SaaS / サービス | 業務日報や案件管理に加え、勤怠やワークフローをスマホからも管理できる |
勤怠や申請業務とあわせて使えるグループウェア
ここでは、勤怠管理やワークフロー、経費精算などの業務を支援するグループウェアを紹介します。標準機能として利用できるものから、アプリの追加・作成で対応するものまであるため、必要な機能の提供条件を確認しましょう。補助金を利用する場合は、対象となる業務プロセスや登録状況を販売事業者に確認してください。
desknet's NEO
- 情報の集約と、業務改善を 完全ノーコードで実現できる
- ユーザーの活用が進みやすく、 高い効果を生むことができる
- クラウド・オンプレミス両対応で、多様な環境へ対応可能
株式会社ネオジャパンが提供する「desknet's NEO」は、クラウド版とパッケージ版から導入形態を選べるグループウェアです。スケジュールや設備予約、ワークフロー、タイムカードの機能を搭載し、交通費経費精算もオプションで追加できます。ノーコードツール「AppSuite」を使えば、日報や勤怠管理などの業務アプリを自社で作成し、グループウェアの1機能として追加できます。情報共有と業務の電子化をまとめて進めたい企業に向いています。
サイボウズ Office
- チームのコミュニケーションを助ける誰でもかんたんに使える機能
- パソコン、タブレット、スマートフォンなど様々なデバイスに対応
- ユーザーのニーズに合わせて進化しつづけ、累計導入80,000社突破
サイボウズ株式会社が提供する「サイボウズ Office」は、中小企業向けのクラウド型グループウェアです。スケジュールや掲示板、ファイル管理といった情報共有の機能に加え、申請・決裁を電子化するワークフローや、出退勤を記録するタイムカードを備えています。月額料金は1ユーザー単位で、5ユーザーから契約できます。30日間無料ですべての機能を試せるため、補助金の申請前に操作性を確かめておきたい場合にも活用できます。
J-MOTTOグループウェア
- 1人当たり200円～の低コスト！
- 直感的にわかる画面と使いやすい26機能
- 専門知識がなくても安心。充実のサポート
リスモン・ビジネス・ポータル株式会社が提供する「J-MOTTOグループウェア」は、クラウド型のグループウェアです。スケジュールや設備予約、文書管理のほか、経路や分岐条件を設定できるワークフロー、打刻データを集計するタイムカード、交通費などの仮払精算を含む26機能を標準で利用できます。自社サーバーを用意する必要がなく、スマートフォンアプリにも対応しています。少人数から複数の業務機能をまとめて使い始めたい企業に適しています。
GroupSession
- 日本企業の商習慣に沿う承認経路や座席表を用意
- テーマ変更やメニュー追加など画面を自由にカスタマイズ
- 無料版・クラウド版・大規模版から導入形態を選択
日本トータルシステム株式会社が提供する「GroupSession」は、国産のグループウェアです。掲示板やスケジュール、施設予約に加え、代理承認や並行承認に対応した稟議（ワークフロー）や、タイムカード、日報の機能を備えています。自社サーバーで運用する無料版、クラウド型のbyCloud、大規模環境向けのエンタープライズZIONから導入形態を選べるため、運用体制や予算にあわせて検討できます。
HotBiz8
- 一人あたり71.3円～ 圧倒的コストパフォーマンス
- 社内業務を支える豊富な機能
- まずは60日間たっぷり無料でお試しいただけます
株式会社ASJが提供する「HotBiz8」は、クラウド型のグループウェアです。予定表や設備予約、掲示板、キャビネット（ファイル共有）に加え、申請・承認を行うワークフローや勤怠を記録するタイムカードを搭載しています。ワークフローで承認された有給休暇を予定表に自動で登録するなど、機能どうしの連携も特徴です。料金は200名まで定額のため、利用人数から費用を見積もりやすく、60日間の無料試用版も用意されています。
キントーン
- 表計算ソフトや専門システムよりも快適・柔軟に
- 自社よりもスピーディー＆低コストな開発
- 思いついた業務改善をすぐに実行できる
サイボウズ株式会社が提供する「キントーン」は、プログラミングの知識がなくても業務アプリを作成できるクラウドサービスです。全社で使う申請・承認から、社員名簿や採用管理、顧客管理、問い合わせ管理まで、部門ごとの業務にあわせたアプリをつくれます。部署別のサンプルアプリも用意されています。蓄積したデータの分析や要約を支援するkintone AIは、お試し中またはスタンダードコース以上で利用できます。
NI Collabo 360 （株式会社NIコンサルティング）
- 30を超える機能が月額360円！生産性向上を360°アシスト
- ワークフローや経費精算、安否確認も標準搭載で専用ソフト不要
- スマホアプリが無料で使えてモバイル利用も快適
rakumo for Google Workspace （rakumo 株式会社）
- セットプランで複数のアプリをお得に利用
- 初期設定やトレーニングなど導入支援が充実
- 外部システムとの連携でさらに便利に
E-グルPro （メディアテック株式会社）
- 法改正に自動対応、常に最新の法制度で運用可能。
- 紙の申請書や承認フローをデジタル化し、テレワークにも対応。
- 電子契約と電子帳簿保存法に対応し、ペーパーレス化を推進。
BeWorks （株式会社BELLSOFT）
- 日報入力だけで労務時間・損益・進捗を自動集計し案件分析。
- スマホ対応で外出先からも入力・承認でき、テレワークに最適。
- 初期費用無料で、基本料金＋ユーザー制のシンプル料金体系。
まとめ
グループウェアの導入にIT導入補助金を使う場合、クラウド利用料は最大2年分、導入設定や研修も補助対象経費です。ただし、汎用プロセスのみのツールは単独で申請できないため、勤怠管理やワークフローなどの業務機能を含めて登録されているかを確かめましょう。利用人数から補助額を試算し、3年目以降の利用料まで見込んで計画することが大切です。自社にあうグループウェアを比較するには、資料請求を活用してください。
