ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■課金単位別
- ユーザー数に応じた月額課金のクラウド型：LINE WORKS、サイボウズ Office、J-MOTTOグループウェア
- 一定人数まで定額のタイプ：HotBiz8
- 自社サーバーに導入するオンプレミス型：desknet's NEO、GroupSession
- ■導入範囲別
- 全社で利用するタイプ：Garoon
- 少人数から契約を始められるタイプ：サイボウズ Office、J-MOTTOグループウェア
- 250名以上の規模を対象にしたタイプ：Coo Kai 3選
- 社外の関係者も参加できるタイプ：LINE WORKS
グループウェアの価格が人数で決まる仕組み
クラウド型では、利用者1人あたりの月額に人数をかけて費用を算出する方式が広く使われています。人数の数え方や契約の条件で総額が変わるため、単価以外も確認が必要です。
ユーザー課金とサーバー課金の違い
ユーザー課金は、利用する人数に単価をかけて費用が決まる方式です。人数が増えるほど費用も増えます。サーバー課金は、導入する環境ごとに費用が決まり、人数が増えても費用が大きく変わらない製品もあります。
利用者が少ない間はユーザー課金のほうが抑えやすく、人数が増えると別の方式のほうが有利になる場合があります。
課金対象になる人数の数え方
契約するのは在籍者全員か、実際にログインする人だけかで、費用は変わります。現場のパートや派遣社員、兼務者を含めるか、あらかじめ整理しておきましょう。
全員分を契約すると費用がかさむため、使う頻度の低い人向けの安いプランや、閲覧のみの権限があるかも確認すると、無駄を減らせます。
最低契約人数と増減の扱い
製品によっては、契約できる最低人数が決まっています。少人数で試したくても、最低人数分の費用がかかるケースがあります。
人数を途中で増減できる時期や、減らした場合の返金の有無も、提供会社によって異なります。入社や退職の多い会社や、繁忙期だけ人数が増える会社ほど、契約条件の確認が大切です。
プランの違いで変わるグループウェアの機能と費用
同じ製品でも、プランによって使える機能や容量が異なり、価格も変わります。必要な機能が上位のプランにしか含まれない場合もあるため、機能の範囲をあわせて見ましょう。
プランごとの機能の差
下位のプランでは、スケジュールや掲示板などの基本機能が中心で、ワークフローや高度な権限設定は上位のプランに含まれる、といった区分けが見られます。
見積もりを見る際は、金額だけでなく、自社が使いたい機能がそのプランに含まれているかを確認します。
ファイル容量の上限と追加費用
グループウェアでは、共有するファイルの保存容量に上限が設けられている場合があります。上限を超えると、容量の追加購入や上位プランへの切り替えが必要になることもあります。
資料や画像を多く扱う部署では、利用開始から1年後の容量も見込んでおくと、追加費用を見通しやすくなります。
モバイル利用や外部連携の扱い
スマートフォンからの利用や他システムとの連携は、プランによって使える範囲が異なる場合があります。外出の多い営業部門などでは、この点が実際の使い勝手に影響します。
連携先との接続が標準で含まれるのか、追加料金が必要なのかも、あわせて確認しましょう。
クラウド型とオンプレミス型で異なる費用の出方
クラウド型は月額が積み上がる形、オンプレミス型は初期にまとまった費用がかかる形が基本です。同じ期間の総額で比べないと、判断を誤りやすくなります。
クラウド型は月額が毎月積み上がる
クラウド型は、サーバーを自社で用意する必要がなく、初期費用を抑えて始められる傾向があります。一方で、人数と利用年数に応じて月額が積み上がります。
製品によっては、年間契約を前提に月額が割り引かれる場合があります。契約期間の縛りも確認しておきましょう。
オンプレミス型は初期費用と保守費がかかる
オンプレミス型は、ライセンス費用に加えて、サーバー機器の購入や設置、保守、運用担当者の人件費が必要です。バージョンアップの際に追加費用が発生する場合もあります。
自社内にデータを置きたい、細かなカスタマイズをしたいという要件がある場合は、この費用を織り込んで検討します。
数年間の総額で比べる
クラウド型とオンプレミス型は、費用の出るタイミングが違います。短期間の比較では片方が安く見えても、年数が延びると差が縮まる場合があります。利用する年数を決めて、初期費用、月額、保守費、担当者の工数を足した総額で比べましょう。
利用人数が増える予定があるか、機器の更新時期が来るかによっても、有利な型は入れ替わります。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でグループウェアの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
利用料のほかにかかるグループウェアの導入費用
月額や初期費用の見積もりに表れない作業にも、費用や工数がかかります。導入前に、社内の負担も含めて洗い出しておきましょう。
初期設定とデータ移行の費用
組織図やユーザー、権限の登録といった初期設定は、提供会社に依頼すると有料になる場合があります。自社で行う場合も、担当者の作業時間がかかります。
以前のシステムから予定表やアドレス帳を移す場合は、移行の作業費が別途必要になる場合があります。
操作説明と定着のための工数
全社に新しいツールを広げるには、操作説明会やマニュアル作成の時間が必要です。提供会社が研修や説明資料を用意しているか、有料かを確認しておきましょう。
使い方が広まらないと、費用をかけても活用されません。定着の工数は、費用の一部として見込みます。部門ごとに推進役を決めると、質問への対応も分担できます。
カスタマイズや追加機能の費用
自社の申請フローにあわせた画面の調整や、他のシステムとの連携には、開発費が発生する場合があります。標準機能で足りるか、追加の設定や開発が必要かで、費用が大きく変わります。
要件が固まっていない段階で依頼すると、費用が膨らむことがあります。優先する機能から絞りましょう。標準機能で運用できる範囲を先に確認し、足りない部分だけを追加で検討する進め方が現実的です。
グループウェアの費用を抑えて導入範囲を決める
導入範囲を絞ることで、費用を抑えながら始められます。ただし、範囲を狭めすぎると連絡が分断されるため、バランスが大切です。
全社導入か部門単位かを選ぶ
最初は特定の部門で試し、効果を確かめてから広げる方法があります。人数が少ない間は費用を抑えられ、運用上の課題も早く見つけられます。
部門ごとに別の製品を契約すると、情報が分かれてしまいます。全社へ広げる計画があるかを前提に決めましょう。
無料プランや試用期間の活用
一部の製品には、無料で使えるプランや試用期間があります。操作感や必要な機能を、費用をかけずに確かめるのに役立ちます。
ただし、無料プランは利用人数や容量、サポートに制限がある場合があります。本格運用で必要な条件を満たすか、確認が必要です。試用中に実際の予定登録や申請を行い、現場の使い勝手を確かめておくと、契約後の想定外を減らせます。
グループウェアの費用に見合う効果の測り方
グループウェアの費用は、月額の大きさだけでなく、業務の時間や既存ツールの費用がどれだけ変わるかとあわせて判断します。導入前に、効果を測る基準を決めておきましょう。
削減できる業務時間を見積もる
スケジュール調整や会議室の予約、申請書の回覧など、現在の作業に毎月どれだけの時間がかかっているかを洗い出します。ツールで置き換えられる作業の時間を、人数分で合計します。
見積もりは大まかで構いません。導入後に実際の時間と見比べると、費用に見合ったかを確認できます。数字で振り返ることで、更新時の継続判断もしやすくなります。
既存ツールとの重複を整理する
すでにチャットツールや共有ストレージ、勤怠システムなどを別々に契約している場合、グループウェアの機能で置き換えられる部分があります。置き換えにより、解約できるツールの費用も試算に入れます。
ただし、機能の範囲が同じとは限りません。現場が使い慣れたツールをやめる場合は、移行の手間も考慮しましょう。
導入後に費用を見直す時期を決める
利用状況を確認せず契約を続けると、使われないアカウントの費用を払い続けることがあります。半年や1年など、見直す時期をあらかじめ決めておくと、人数やプランの無駄を調整できます。
ログインの頻度や機能ごとの利用状況を確認できる管理画面があるかも、製品選びの材料です。
課金の単位がわかるグループウェア一覧
グループウェアは、ユーザー数に応じた課金や一定人数までの定額など、製品によって料金の考え方が異なります。この記事で紹介する製品の特徴を一覧にまとめました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| LINE WORKS | チャットを中心に、カレンダー・掲示板・Driveを一つに集約。月450円/人から |
| サイボウズ Office | 5ユーザーから契約でき、月額600円から。30日間無料で試用可能 |
| desknet's NEO | クラウドとオンプレミスの両方に対応。ノーコードの業務アプリ作成機能を搭載 |
| J-MOTTOグループウェア | desknet's NEOをベースにしたクラウド型。20ユーザー月額4,000円から |
| HotBiz8 | 200名まで定額で使えるクラウド型。スケジュールやワークフローを搭載 |
| GroupSession | 無料版・クラウド版・大規模版から導入形態を選べる国産グループウェア |
| Garoon | 中堅・大規模組織向け。部署ごとのグループウェアの全社統合にも対応 |
| Coo Kai 3選 | Microsoft 365・Teamsに連動する、カレンダー・アドレス帳・ワークフロー |
人数と導入形態から比べるグループウェア
ここでは、ユーザー課金や定額制といった料金の考え方、クラウドとオンプレミスの違い、契約できる人数の条件に着目して、グループウェア製品を紹介します。自社の利用人数と使う年数を当てはめながら、総額の見立てにお役立てください。
LINE WORKS
- LINEのような操作性で、誰でもすぐに使えます
- カレンダー・掲示板などの機能も充実
- 外部サービスとの連携で、もっと便利に活用いただけます
LINE WORKS株式会社が提供する「LINE WORKS」は、チャットを中心に、カレンダーや掲示板、メール、Driveなどを一つのアプリで使えるグループウェアです。参考価格は0円からで、月450円/人から利用できます。LINEユーザーともトークできるため、お客様や内定者、アルバイトスタッフとの連絡にも使えます。人数の数え方や社外との連絡も含めて、費用を考えたい場合の候補です。
サイボウズ Office
- チームのコミュニケーションを助ける誰でもかんたんに使える機能
- パソコン、タブレット、スマートフォンなど様々なデバイスに対応
- ユーザーのニーズに合わせて進化しつづけ、累計導入80,000社突破
サイボウズ株式会社が提供する「サイボウズ Office」は、5ユーザーから契約できる中小企業向けのグループウェアです。1ユーザー月額600円からの料金設定で、30日間は無料で全機能を試せます。スケジュールや掲示板、メッセージなどの機能を備え、社外からもアクセスできます。人数の少ない部門から使い始め、人数の増減にあわせて費用を見通したい場合の候補です。
desknet's NEO
- 情報の集約と、業務改善を 完全ノーコードで実現できる
- ユーザーの活用が進みやすく、 高い効果を生むことができる
- クラウド・オンプレミス両対応で、多様な環境へ対応可能
株式会社ネオジャパンが提供する「desknet's NEO」は、クラウドとオンプレミス（パッケージ版）の両方から選べるグループウェアです。参考価格は4,000円からで、提供形態によって費用の出方が異なります。ノーコードで業務アプリを作れる「AppSuite」を搭載しており、スケジュールやワークフロー、ウェブメールなどが使える点も特徴です。クラウド型とオンプレミス型を同じ製品で比べたい場合に向いています。
J-MOTTOグループウェア
- 1人当たり200円～の低コスト！
- 直感的にわかる画面と使いやすい26機能
- 専門知識がなくても安心。充実のサポート
リスモン・ビジネス・ポータル株式会社が提供する「J-MOTTOグループウェア」は、「desknet's NEO」をベースにしたクラウド型のグループウェアです。参考価格は4,000円からで、20ユーザー・300MBまでの月額料金とされています。10ユーザー以下の場合はライトプラン（年額20,000円から）の申し込みとなり、年払いにすると2か月分が割引されます。超過ユーザーや超過容量は別に加算されるため、人数と容量の両方を見ておきたい製品です。
HotBiz8
- 一人あたり71.3円～ 圧倒的コストパフォーマンス
- 社内業務を支える豊富な機能
- まずは60日間たっぷり無料でお試しいただけます
株式会社ASJが提供する「HotBiz8」は、200名まで人数が増えても定額で使えるクラウド型のグループウェアです。年払いなら月換算14,256円（税込）、月払いは月15,840円で、1ユーザーあたり71.3円からとされています。初期費用は15,840円で、60日間無料の試用版があります。スケジュール管理やワークフロー、掲示板、設備予約などを備え、利用者が多い会社ほど人数あたりの負担を見やすい料金体系です。
GroupSession
- 日本企業の商習慣に沿う承認経路や座席表を用意
- テーマ変更やメニュー追加など画面を自由にカスタマイズ
- 無料版・クラウド版・大規模版から導入形態を選択
日本トータルシステム株式会社が提供する「GroupSession」は、国産のグループウェアで、自社サーバーで運用する無料版、クラウド型のbyCloud、大規模向けのエンタープライズZIONから導入形態を選べます。参考価格は0円からで、無料版は300ユーザーまでが快適に使える目安とされています。byCloudのスマートプランはWEBメール・RSS・ファイル管理の全文検索に対応していないなど、プランによって機能が異なります。エンタープライズZIONは次年度以降にサポート契約が必要です。
Garoon
- 使いやすくベテランから若手社員まで社員全員に浸透する
- 管理者の負担を軽減できるシステム管理
- プラグインやAPIによる高い拡張性や豊富な連携製品
サイボウズ株式会社が提供する「Garoon」は、中堅・大規模組織向けのグループウェアです。参考価格は9,000円からで、ディスクの増設（10GB単位）などのオプションは有償です。スケジュールや施設予約、ワークフロー、掲示板などを備え、プラグインやAPIによる拡張もできます。利用料に加えて、容量や拡張にかかる費用も見積もりで確認したい製品です。なお、パッケージ版Garoonは2027年10月から順次ライセンスの販売を終了し、2033年1月末にサポートが終了すると案内されています。
Coo Kai 3選
- AI機能、続々追加！カレンダー/アドレス帳/ワークフロー
- 日本初のTeams認定などMicrosoft Teams連動のAzure Nativeアプリ
- Microsoftゴールドパートナー※MCPP最上位「Specialization」認定
株式会社ピーエスシーが提供する「Coo Kai 3選」は、Microsoft 365・Teamsに連動する3つのアプリで、組織階層型カレンダーとアドレス帳、ワークフローがあります。参考価格は200円からで、各アプリは1IDあたり200円です。初期費用は不要で、250ID以上から利用できます。対象は従業員250名以上の規模で、Microsoft 365を使う会社が機能を足す際の費用を試算するときの候補です。
まとめ
グループウェアの価格は、課金単位、数える人数、プランの範囲、クラウド型かオンプレミス型かで変わり、利用料のほかに初期設定や移行、定着の費用もかかります。単価だけでなく、利用年数でみた総額で比べることが大切です。導入範囲を決め、条件をそろえて複数の製品から見積もりを取りましょう。
