ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■使い方の目的別
- 入退社・異動の手続きを効率化したい：ジョブカン労務HR、SmartHR、ジンジャー人事労務、マネーフォワード クラウド人事管理、SMART LINK人事管理システム
- 従業員自身に情報を入力・申請してもらいたい：ジョブカン労務HR、カオナビ、SmartHR、ジンジャー人事労務、マネーフォワード クラウド人事管理、サイレコ
- 人事評価の運用をシステムで回したい：タレントパレット、カオナビ、HRMOSタレントマネジメント、HRBrain
- 人材データを配置の検討に活かしたい：タレントパレット、カオナビ、HRMOSタレントマネジメント、HRBrain、サイレコ
- ■入力・登録の方法別
- スマートフォンから情報を入力・確認したい：ジョブカン労務HR、タレントパレット、カオナビ、SMART LINK人事管理システム
- CSVなどのファイルで従業員データを一括登録したい：タレントパレット、カオナビ、マネーフォワード クラウド人事管理、サイレコ
人事システムの使い方は3つの段階で考える
人事システムは、導入してすぐに分析へ使えるものではありません。まず情報を正しく登録し、変化があるたびに更新し、そのうえで活用するという順序があります。ここでは各段階で何をするのかを確認します。
段階1：組織と従業員の情報を登録する
最初の段階は、システムの土台となる情報の登録です。部署や役職、等級といった組織の情報を設定し、そこに従業員の基本情報をひもづけます。
この段階での入力が不正確だと、後の検索や集計の結果もずれてしまいます。表計算ソフトで管理していた名簿をそのまま取り込むのではなく、表記のゆれや退職者の扱いを整えてから登録することが大切です。
段階2：変化のたびに情報を更新する
2つ目の段階は、入社や退職、異動、昇格、住所変更といった変化をそのつど反映することです。人事システムの価値は、最新の情報が1か所にそろっていることです。
更新が遅れると、組織図や連絡先が実態と合わなくなり、結局は別の名簿が作られる原因にもなります。誰がいつ更新するのかを決め、人事担当者と従業員で入力を分担する運用を考えておきましょう。
段階3：蓄積したデータを判断に活かす
3つ目の段階は、登録・更新してきたデータを人事の判断に使うことです。例えば、資格や経験で人材を検索して異動候補を探したり、部署ごとの年齢構成を確認したりできます。
活用の幅は、どの項目をどれだけ正確に蓄積してきたかに左右されます。そのため、導入時に「将来どんな分析をしたいか」を考え、必要な項目を初期設定の段階から用意しておくと、後から項目を追加する手間を減らせます。
人事システムを使い始める前の初期設定
人事システムの初期設定では、組織構造、従業員データ、利用者の権限の3つを整えます。ここを丁寧に行うと、日常の操作が迷いにくくなります。設定作業は人事部門と情報システム部門で分担して進めるとよいでしょう。
組織・役職・等級のマスタ登録
マスタとは、部署名や役職名、等級のように、繰り返し参照される基準データのことです。人事システムでは、まずこのマスタを登録し、従業員の所属や役職を選択式で入力できるようにします。
部署の統廃合が予定されている場合は、変更日を指定して新しい組織を登録できるかを確認しましょう。過去の組織も履歴として残せると、異動前後の比較や過去時点の組織図の確認に役立ちます。
従業員データの取り込み
従業員データは、CSVファイルなどを使って一括で取り込む方法があります。氏名や社員番号、入社日、所属、連絡先といった基本項目から始め、資格や研修履歴は後から追加する方法もあります。
取り込み前には、社員番号の重複や日付の書式、全角と半角の混在を確認しておきましょう。取り込み後は件数だけでなく、数名分のデータを画面で開き、項目が正しい欄に入っているかまで確かめることが大切です。
利用者ごとの閲覧・編集権限の設定
人事情報には給与や評価、家族構成など、限られた人だけが見るべき項目が含まれます。そのため、人事担当者、管理職、一般従業員といった役割ごとに、閲覧できる項目と編集できる項目を設定します。
権限設定は、初めに細かくしすぎると、運用の手間が増える場合があります。役割のパターンを少数に整理し、例外は個別に追加する考え方が扱いやすいでしょう。異動のたびに権限を見直す手順も決めておく必要があります。
人事担当者の日常業務での使い方
人事担当者は、人事システムを使って入退社の処理や異動の発令、各種申請の確認を行います。ここでは、日常的に発生する代表的な業務を例に、システム上での操作の流れを紹介します。
入社・退社に伴う情報登録
入社時は、内定者から受け取った情報をもとに従業員情報を新規登録します。システムによっては、入社予定者が自分で情報を入力するフォームを使える場合もあり、紙の書類を転記する手間を減らせます。
退社時は、退職日や退職理由を登録し、在籍者の一覧から外れるよう処理します。退職者の情報は再雇用の検討や問い合わせ対応にも役立ちますが、保存期間は法令上の保存義務や利用目的、社内規程を踏まえて決めましょう。
異動・昇格の発令と組織図の更新
異動や昇格は、発令日を指定して所属や役職を変更します。一括で多くの人の異動を登録する場合は、ファイルで取り込む方法が使えるかを確認しておくと、定期異動の時期の負担を軽くできます。
登録した情報は、組織図や従業員名簿に反映されます。発令前に内容を確認できる仮登録の状態があると、内示前の情報が誤って公開されることを防ぎやすくなります。反映のタイミングは事前に確認しておきましょう。
従業員からの申請の確認と承認
住所変更や扶養家族の追加、資格取得の報告など、従業員からの申請もシステム上で受け付けられます。人事担当者は申請内容を確認し、問題がなければ承認して従業員情報に反映させます。
申請の種類ごとに承認者や確認の順番を設定しておくと、対応の抜けを減らせます。未処理の申請を一覧で確認できるか、差し戻しの理由を申請者に伝えられるかも、運用のしやすさに関わるポイントです。
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従業員と管理職による人事システムの使い方
人事システムは、人事担当者だけが使う道具ではありません。従業員が自分の情報を更新したり、管理職が部下の情報を確認したりすることで、人事部門の作業を分散できます。それぞれの立場での使い方を見ていきます。
従業員が自分の情報を更新する
従業員は、自分の連絡先や住所、緊急連絡先、保有資格などを画面から更新します。このような仕組みはセルフサービスと呼ばれ、人事担当者が変更届を転記する手間を減らせます。
スマートフォンから入力できると、PCを使わない現場の従業員も利用しやすくなります。一方で、入力内容の確認は人事担当者が行う必要があります。更新された項目を通知で受け取れるかを確かめておきましょう。
管理職が部下の情報を確認する
管理職は、自分の部署に所属するメンバーの経歴やスキル、過去の評価などを確認できます。面談の準備や業務の割り振りを考える際に、必要な情報をすぐに参照できる点が利点です。
ただし、管理職がどこまでの項目を見られるかは、社内のルールと権限設定で決まります。給与や健康に関する情報など、閲覧範囲を慎重に扱うべき項目は、人事部門と管理職で認識をそろえてから公開しましょう。
人事評価を入力しフィードバックする
人事評価の機能を使う場合、従業員は目標や自己評価を入力し、管理職がそれに対して評価やコメントを登録します。評価シートの配布や回収をシステム上で行えるため、紙や表計算ソフトの受け渡しが不要です。
評価の進み具合を人事担当者が一覧で確認できると、提出が遅れている部署への声かけもしやすくなります。評価制度の段階数や項目は企業ごとに異なるため、自社の制度を設定で再現できるかを事前に確認しましょう。
蓄積した人事データの活用方法
情報の登録と更新が定着したら、蓄積したデータを人事施策に活かします。人事システムでは、条件を指定した検索や集計、グラフでの可視化を使って、配置や育成の検討材料を得られます。代表的な活用方法を紹介します。
条件検索による人材の抽出
条件検索は、保有資格や経験した業務、語学力などを指定して、該当する従業員を一覧で表示する使い方です。新しいプロジェクトのメンバー選びや、欠員が出た部署への異動候補の検討に役立ちます。
検索の精度は、項目の入力ルールに左右されます。例えば資格名を自由入力にすると表記がばらつき、検索から漏れる人が出るおそれがあります。選択式の項目を中心に設計し、定期的に入力状況を見直しましょう。
組織の構成や推移の可視化
人事システムの集計機能を使うと、部署ごとの人数や年齢構成、男女比、勤続年数の分布などをグラフで確認できます。退職者の推移を見て、離職が続いている部署を把握するといった使い方もあります。
経営層への報告資料を作る際も、システムから最新の数値を取り出せば、手作業での集計を減らせます。集計できる項目や出力形式は製品によって異なるため、よく使う帳票を事前に洗い出しておきましょう。
給与・勤怠システムとのデータ連携
人事システムの情報は、給与計算や勤怠管理のシステムでも使われます。異動や等級の変更を連携させれば、同じ情報を複数のシステムに入力する手間を減らせます。
連携には、ファイルの出力と取り込みで行う方法と、システム同士を自動でつなぐ方法があります。自動連携の場合も、連携が止まったときに通知が届くか、反映結果を確認できるかを把握しておくと、給与計算前の確認作業を落ち着いて進められます。
操作の流れで比べる人事システム一覧
この記事で紹介する人事システムを、登録・更新・活用のどの場面で使いやすいかという観点で一覧にしました。担当者や従業員がどの画面を使うかをイメージしながら比較してみてください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| ジョブカン労務HR | 従業員への情報入力依頼から入退社書類の作成・電子申請まで対応。人事異動の履歴管理や人材検索にも活用できる |
| タレントパレット | 人材情報を一元管理し、人事評価や組織シミュレーション、データ分析を通じて配置や育成を支援する |
| カオナビ | 基本情報やスキル、評価を一元管理。身上申請による情報更新や人材検索、組織の可視化に対応する |
| SmartHR | 入社手続きや身上変更を通じて従業員データを蓄積し、最新情報から名簿や組織図を自動作成できる |
| HRMOSタレントマネジメント | 人材・組織情報を一元管理し、目標設定や人事評価の運用を効率化。データの活用も支援する |
| HRBrain | 評価情報やスキルなどの人材データを集約。人材検索や分析を通じて配置・育成の検討を支援する |
| ジンジャー人事労務 | 従業員情報を一つのデータベースに集約。入社手続きや身上変更、勤怠・給与との連携に対応する |
| マネーフォワード クラウド人事管理 | 従業員情報の収集・変更をオンライン化。人事異動情報の事前登録や他システムへの情報連携に対応する |
| サイレコ | 従業員情報や履歴を一元管理し、スキル・経験の可視化を通じて人材配置や育成を支援する |
| SMART LINK人事管理システム | 人事情報の一括管理や組織図作成、変更申請に加え、勤怠管理や給与明細のWeb配布にも対応する |
| PCAクラウド人事管理 | 従業員の人事・履歴情報や公的帳票をクラウドで管理。通知機能や外部システムとのデータ連携にも対応する |
登録から評価・配置まで使い方を支える人事システム
初期設定でのデータ取り込み、入退社や異動の更新、従業員のセルフサービス、評価や配置への活用といった、この記事で紹介した操作の流れに沿って使える製品を紹介します。
ジョブカン労務HR
- 人材管理機能では全社的な人材情報の活用や、汎用性◎の通知機能
- 入退社・年末調整・ストレスチェック等幅広い業務を自動・効率化
- シリーズ導入25万社以上！電話・メール・チャットで無料サポート
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカン労務HR」は、入退社の手続きと従業員情報の管理をあわせて効率化できるクラウドサービスです。従業員に必要な情報の入力を依頼でき、担当者は登録内容を確認して手続きを進められます。入退社などに必要な帳票の自動作成や電子申請にも対応。人事異動や在留資格の履歴を管理できるほか、人材管理機能では特定のスキルや経歴をもつ従業員も検索できます。無料プランと有料プランが用意されており、参考価格は0円～です。
タレントパレット
- 最新シェアNo.1の「タレントマネジメントシステム」
- 人事と従業員にとって使いやすいデザインと操作性
- 人事評価や研修管理をはじめ、幅広い領域の「人事DX」を実現
株式会社プラスアルファ・コンサルティングが提供する「タレントパレット」は、蓄積した人材データを分析し、評価や配置、育成に活用できるタレントマネジメントシステムです。従業員の基本情報に加え、異動歴や研修履歴、評価などの情報を一元管理できます。人事評価や組織シミュレーション、組織図管理などの機能を備え、さまざまな条件を組み合わせた人材分析にも対応。既存のExcelデータの取り込みやスマートフォンからの利用にも対応し、人事担当者と現場の情報共有を支援します。
カオナビ
- 従業員のあらゆる情報を集約！ペーパレス化を楽々実現
- 身上申請からそのままデータベースへ登録！ 人材管理を効率化
- 使いやすさで集まる人材データをAIが分析・提案
株式会社カオナビが提供する「カオナビ」は、人事担当者だけでなく管理職や現場のメンバーも人材情報を活用できるタレントマネジメントシステムです。基本情報や職務経歴、スキル、評価などの人材情報を一元管理し、身上申請による情報収集・更新にも対応。登録した情報をもとに従業員を検索できるほか、人材構成やスキルの分布を可視化し、配置や育成の検討に役立てられます。人事情報の管理から評価、分析までを一つのシステムで進めたい企業に向いています。
SmartHR
- 入社手続きや身上変更で、最新の「従業員データ」が自然と蓄積
- 最新データから「名簿」「組織図」を自動作成、組織改善を後押し
- 蓄積データを給与計算に直結。120以上の外部サービスとも連携可
株式会社SmartHRが提供する「SmartHR」は、入社手続きや身上変更などの日常業務を通じて、従業員情報を蓄積・更新できるクラウド人事労務ソフトです。雇用契約や入社手続き、年末調整などの業務をオンライン化し、手続きで収集した情報を人事データベースに集約します。最新のデータから従業員名簿や組織図を自動作成できるほか、人事評価や従業員サーベイなどにも活用できます。入退社の手続きから人材情報の活用まで、段階的に運用を広げたい企業に適しています。
HRMOSタレントマネジメント
- シリーズ累計100,000社導入！
- 入社手続き、評価などをペーパーレス化
- 専任サポートが初期設定から活用方法まで手厚くサポート
株式会社ビズリーチが提供する「HRMOSタレントマネジメント」は、従業員の情報を一元管理し、評価や人材活用を支援するクラウドサービスです。人材・組織データを集約し、目標設定や人事評価の運用を効率化します。従業員の情報を管理するだけでなく、蓄積したデータを人材配置や組織の課題把握にも活用できます。初期設定から運用・活用まで専任担当者によるサポートが用意されているため、人事情報の管理方法や評価業務の進め方を見直したい企業にも向いています。
HRBrain
- 人材情報を一元管理、パッと並べてサクサク探せる
- スキルや特徴を可視化・分析、データに基づく抜擢・配置を実現
- 組織診断サーベイで離職防止やエンゲージメント向上
株式会社HRBrainが提供する「HRBrain」は、人事評価の効率化と人材データの活用を支援するクラウドサービスです。従業員の基本情報やスキル、評価などを一元管理し、必要な人材を条件に応じて検索できます。評価業務のシステム化に加え、人材情報の可視化・分析にも対応しており、従業員の特徴や能力を把握して配置や育成を検討する際に役立ちます。組織診断サーベイなどの機能も展開しており、人事評価だけでなく組織改善にも取り組みたい企業に適しています。
ジンジャー人事労務
- 従業員情報を1つのデータベースに集約
- 雇用契約・社保手続き・年末調整をペーパーレス化
- 勤怠や給与などと連携でき、あらゆる人事業務を効率化
jinjer株式会社が提供する「ジンジャー人事労務」は、従業員情報や組織データを一つのデータベースに集約するクラウド人事労務システムです。入社手続きや雇用契約、社会保険手続き、年末調整などの業務をペーパーレス化できます。従業員情報を一元管理することで、登録内容の確認や変更にかかる負担を軽減。勤怠管理や給与計算などのジンジャーシリーズとも連携できるため、人事労務から勤怠・給与まで共通の従業員データを活用したい企業に向いています。
マネーフォワード クラウド人事管理
- 従業員情報の収集・変更をオンライン化！
- 従業員情報を利用する各種ソフトと連携し自動で反映
- 人事異動情報の事前登録可能！異動・組織変更時の対応スムーズ
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド人事管理」は、従業員情報の収集・更新と人事異動の管理を効率化するクラウドサービスです。従業員情報や組織情報を一元管理し、入退社や住所変更に伴う情報の収集・変更をオンライン化できます。人事異動情報の事前登録に対応しているため、組織変更や異動の準備も進めやすくなります。従業員情報を利用する他のシステムとの連携にも対応しており、複数のシステムへの入力や更新の手間を減らしたい企業に適しています。
サイレコ
- 人事業務の効率化と、従業員情報の一元管理を実現
- 従業員のスキルや経験を可視化し、適切な人員配置や育成を支援
- 評価制度構築や教育研修、給与代行などの人事課題解決もサポート
株式会社アクティブアンドカンパニーが提供する「サイレコ」は、従業員情報の一元管理と人事業務の効率化を支援するクラウド人事管理システムです。従業員の基本情報に加え、スキルや経験、異動履歴などを蓄積・管理できます。人材情報を可視化することで、適切な人員配置や育成の検討にも活用可能です。人事業務の効率化だけでなく、評価制度の構築や教育研修、給与計算のアウトソーシングなど、人事領域の幅広い課題に対する支援も提供しています。
SMART LINK人事管理システム （芙蓉アウトソーシング＆コンサルティング株式会社）
- 勤怠実績の登録・承認・締め処理をリアルタイムで管理可能。
- 給与・賞与明細や各種通知書をWebで配布できる。
- 人事情報の一括管理や組織図作成、変更申請も簡単に対応。
PCAクラウド人事管理 （ピー・シー・エー株式会社）
- 柔軟に項目設定可能なユーザー定義マスターで自社にフィット。
- API連携による他システムとのシームレスなデータ交換対応。
- 通知機能・年譜表示・クラウド基盤による安心運用。
まとめ
人事システムの使い方は、組織と従業員の情報を登録し、変化のたびに更新し、蓄積したデータを判断に活かすという流れで考えると整理できます。人事担当者だけでなく、従業員のセルフサービスや管理職による評価入力を組み合わせると、運用の負担を分散できます。自社でよく使う業務や画面を洗い出したうえで、操作のイメージにあう人事システムを比較してみてください。資料請求で各製品の画面例を確認するのもおすすめです。
