ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■解決したい課題別
- 散らばった人事情報を一元管理したい：サイレコ、ジョブカン労務HR、SmartHR、ジンジャー人事労務、HRMOSタレントマネジメント、kintone、COMPANYシリーズ
- 人事評価の運用を効率化したい：HRMOSタレントマネジメント、kintone、COMPANYシリーズ、OBIC7人事・総務向け統合ソリューション
- 人材配置や育成の判断材料を整えたい：サイレコ、SmartHR、COMPANYシリーズ、OBIC7人事・総務向け統合ソリューション、POSITIVE
- 法改正や行政手続きに対応したい：人事労務freee、ジョブカン労務HR、ジンジャー人事労務、COMPANYシリーズ
- ■企業規模別
- 小規模な組織から使い始めたい：人事労務freee、ジンジャー人事労務、サイレコ、ジョブカン労務HR
- 従業員数の多い企業・グループ企業：COMPANYシリーズ、OBIC7人事・総務向け統合ソリューション、POSITIVE
人事システムが必要とされる3つの理由
人事システムは、従業員の情報を管理し、人事業務を効率化するためのシステムです。なぜ必要とされるのかは、情報の一元化、作業の正確さ、人材活用の3つの観点から整理できます。
人事情報が部署やファイルに分散する
1つ目の理由は、人事情報が分散しやすいことです。入社時の書類は総務、評価シートは各部署、資格や研修の記録は別のファイルというように、情報の置き場所がばらばらになっているケースがあります。
情報が分散していると、ある従業員の経歴を確認するだけでも複数の担当者に問い合わせる必要があります。人事システムで情報を1か所にまとめると、権限を持つ人はすぐに必要な情報を確認できます。問い合わせの手間や、情報を探す時間も減らせるでしょう。
手作業の転記でミスが起こる
2つ目の理由は、手作業による転記ミスを減らせることです。紙の届出をExcelに入力し、さらに給与計算ソフトにも入力し直すといった運用では、入力のたびに誤りが入り込む可能性があります。
住所や扶養家族の情報に誤りがあると、給与や社会保険の手続きにも影響します。人事システムで従業員本人が変更を申請し、承認後に反映される仕組みを使えば、転記の回数自体を減らせます。作業時間の短縮だけでなく、確認の手間を減らせる点もメリットです。
人材活用の判断材料が見えにくい
3つ目の理由は、人材の配置や育成の判断に使える情報を整えられることです。誰がどのような経験や資格を持っているかがわからないと、新しいプロジェクトの担当者を選ぶ際に、身近な人の記憶に頼ることになりがちです。
人事システムに経歴や評価、研修の受講履歴を蓄積しておけば、条件で絞り込んで候補者を探せます。人事データを経営判断に活かす取り組みは、タレントマネジメントとも呼ばれ、人事システムを導入する目的の一つです。
Excelや紙の人事管理で起こりやすい課題
Excelや紙での人事管理は、手軽に始められる一方で、規模が大きくなるにつれて課題が出てくる場合があります。人事システムの必要性を判断するために、自社にあてはまる課題がないか確認しましょう。
どれが最新のファイルかわからない
Excelで人事情報を管理していると、担当者ごとにファイルをコピーして作業し、どれが最新版かわからなくなることがあります。古いファイルをもとに集計してしまうと、人数や所属の数字が実際の状況とずれてしまいます。
また、過去の異動や役職の変遷を残すために、年度ごとにファイルを分けると、経歴をさかのぼる作業に手間がかかります。人事システムでは、変更の履歴が日付つきで残るため、ある時点の組織や所属を確認しやすくなります。
個人情報の管理が難しい
人事情報には、住所や家族構成、給与、健康状態など、慎重に扱うべき個人情報が含まれます。ファイルを共有フォルダに置いたり、メールで送ったりする運用では、閲覧できる人を細かく制限することが難しくなります。
マイナンバーを扱う場合は、個人情報保護委員会の「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」に沿った安全管理措置も求められます。人事システムでは、項目ごとの閲覧権限や操作ログを設定できる製品があり、管理の仕組みを整えやすくなります。
特定の担当者に作業が集中する
複雑な関数やマクロを組んだExcelファイルは、作った本人しか仕組みがわからない状態になりがちです。担当者が異動や退職をすると、ファイルの修正や集計ができなくなるおそれがあります。
人事システムを使えば、決まった画面と手順で作業できるため、複数の担当者で業務を分担しやすくなります。導入にあわせて操作手順を文書にまとめておくと、引き継ぎの際も業務を止めずに済みます。
法令対応から見た人事システムの必要性
人事に関わる法令では、記録の作成や保存、情報の開示が求められる場面があります。必要なデータを正確に集計できるかどうかも、人事システムの必要性を考える材料です。代表的な例を紹介します。
有給休暇の取得義務と管理簿の作成
2019年4月から、年10日以上の年次有給休暇が付与される労働者に対し、年5日の取得が使用者に義務付けられました。あわせて、取得の時季や日数、基準日を記録した年次有給休暇管理簿を作成し、保存する必要があります。
入社日によって付与の基準日が異なると、手作業での管理は複雑です。人事システムや連携する勤怠管理システムで、入社日や雇用形態と休暇の取得状況を結びつけて管理すると、取得が進んでいない従業員を早めに把握できます。取得予定日を本人や上長に知らせる仕組みがあるかも確認しておくと安心です。保存期間などの詳細は厚生労働省の情報で確認しましょう。
人的資本の情報開示への対応
金融庁による内閣府令の改正で、2023年3月31日以後に終了する事業年度の有価証券報告書から、人的資本や多様性に関する記載が求められるようになりました。女性管理職比率や男性の育児休業取得率、男女間賃金格差の3指標が対象で、女性活躍推進法などにもとづく公表義務がある企業が記載します。
これらの指標を集計するには、性別や役職、休業の取得状況、賃金のデータを正確にそろえる必要があります。上場企業や開示の準備を進める企業にとって、人事データを一元管理できる仕組みは集計の負担を抑える手段の一つです。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で人事システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品の比較検討を進めましょう。
企業の成長段階で変わる人事システムの必要性
人事システムがどの程度必要かは、従業員数や拠点の数、人事施策の内容によって変わります。自社がどの段階にあるかを確認すると、導入の時期や必要な機能の範囲を考えやすくなります。
従業員数が増えてきた中小企業
中小企業でも、従業員数が増えると入退社や異動の手続きが増え、表計算ソフトでの管理に時間がかかり始めます。人事を専任で担う人が少ない場合、手続きの遅れや入力ミスが起こりやすい点にも注意が必要です。
この段階では、従業員情報の一元管理や、入社手続き、各種届出の電子化など、基本的な機能から導入する方法があります。必要な機能に絞ったプランを選べるか、利用人数に応じて料金が変わるかを確認すると、費用を抑えながら始められます。
拠点や雇用形態が増えた企業
複数の拠点を持つ企業や、正社員のほかに契約社員やパート、派遣社員など多様な雇用形態がある企業では、管理する項目やルールが増えます。拠点ごとに別々の方法で管理していると、全社の人数や人件費を正確に把握することが難しくなります。
こうした企業では、拠点をまたいで情報を集約できるか、雇用形態ごとに管理項目を変えられるか、拠点の担当者に一部の権限を任せられるかが重要です。人事評価や配置の検討まで含めて、どこまでを人事システムで扱うかを決めておくとよいでしょう。
人事システムの必要性を社内で説明する方法
人事システムの導入には費用がかかるため、経営層や関係部署の理解を得る必要があります。必要性を説明する際は、現状の課題を具体的に示し、導入の範囲と期待する効果を整理しておくことが大切です。
現状の作業時間とリスクを数字で示す
まず、人事業務にかかっている作業時間を洗い出します。例えば、入社手続き1件あたりの時間、月ごとの異動登録や集計にかかる時間、各部署からの問い合わせ対応の件数などです。
数字で示すと、人事システムで減らせる作業の大きさが伝わりやすくなります。あわせて、転記ミスが起きた場合の影響や、担当者が不在になった場合に止まる業務も整理しておくと、費用だけでなくリスクの面からも必要性を説明できます。
導入の範囲と段階を決める
次に、どの業務から人事システムに移すかを決めます。すべての人事業務を一度に切り替えると、設定や社内への説明の負担が大きくなるため、従業員情報の一元管理から始め、評価や育成の機能は次の段階で追加する方法もあります。
段階ごとに期待する効果と確認の時期を決めておけば、導入後に効果を振り返りやすくなります。複数の製品の資料を比べ、自社の段階にあった機能の範囲と料金体系を確認したうえで、社内に提案しましょう。
課題別に確認する人事システムの特徴
Excel管理の限界や法令対応、組織の成長といった課題ごとに、各製品の特徴を比べられるよう一覧にまとめました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| サイレコ | 紙やExcelの従業員情報を一元管理。資格更新のアラートに対応 |
| 人事労務freee | 給与計算と労務手続きをクラウドで一括。法定三帳簿の作成に対応 |
| ジョブカン労務HR | 入退社の帳票を自動作成し電子申請へ。年末調整にも対応 |
| SmartHR | 労務手続きをペーパーレス化し、従業員データを蓄積・活用 |
| ジンジャー人事労務 | 入社手続きから年末調整までWebで完結。法改正はアップデートで対応 |
| HRMOSタレントマネジメント | 人材・組織データを一元管理。目標設定・評価・1on1に対応 |
| kintone | ノーコードで社員名簿や人事評価のアプリを作成 |
| COMPANYシリーズ | 人事・給与・勤怠・タレント管理を網羅。1,000名以上向け |
| OBIC7人事・総務向け統合ソリューション | 人事・給与情報を項目豊富に管理。グループ人事にも対応 |
| POSITIVE | 複数企業を一つで管理する統合HCM。M&Aや統廃合に対応 |
人事課題の解決に使える人事システム
散らばった人事情報の整理や手続きの効率化、法改正への対応など、人事システムが必要になる場面に役立つ製品を紹介します。自社の課題に近い製品を資料で確認してください。
サイレコ
- 人事業務の効率化と、従業員情報の一元管理を実現
- 従業員のスキルや経験を可視化し、適切な人員配置や育成を支援
- 評価制度構築や教育研修、給与代行などの人事課題解決もサポート
株式会社アクティブアンドカンパニーが提供する「サイレコ」は、紙やExcelでばらばらに管理している従業員情報を一元管理するクラウド型の人事システムです。人事コンサルティング会社が提供しており、導入時の業務整理から運用までの支援を受けられます。資格の更新日を知らせるアラートや、過去の異動・出向の履歴を確認できる組織図のシミュレーション、グループ会社の一括管理にも対応します。
人事労務freee
- 人事情報を勤怠・給与とも一元化。検索・分析がしやすい
- 人事も経営層も使いやすいUI。会議中の共有もスピーディーに
- 定型業務を軽くして人事設計にリソースを使える環境へ
フリー株式会社が提供する「人事労務freee」は、給与計算と人事労務管理をクラウド上でまとめて行えるサービスです。勤怠データと従業員情報から給与や税金を自動で計算し、年末調整や算定基礎届、労働保険の年度更新といった年1回の業務も効率化できます。入退社手続きやマイナンバーの収集・管理、法定三帳簿の作成にも対応します。対象は10名以上の規模です。
ジョブカン労務HR
- 人材管理機能では全社的な人材情報の活用や、汎用性◎の通知機能
- 入退社・年末調整・ストレスチェック等幅広い業務を自動・効率化
- シリーズ導入25万社以上！電話・メール・チャットで無料サポート
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカン労務HR」は、従業員情報の一元管理と労務手続きの自動化に対応したクラウド型のシステムです。入退社の手続きで必要な帳票を自動作成し、e-Govなどへの電子申請につなげられるため、ExcelやWordで書類をつくる手間を減らせます。年末調整では、従業員がアンケートに答えるだけで必要な書類を作成できます。手続きの進捗はToDoリストで確認できます。
SmartHR
- 入社手続きや身上変更で、最新の「従業員データ」が自然と蓄積
- 最新データから「名簿」「組織図」を自動作成、組織改善を後押し
- 蓄積データを給与計算に直結。120以上の外部サービスとも連携可
株式会社SmartHRが提供する「SmartHR」は、雇用契約、入社手続き、年末調整などの労務手続きをペーパーレス化し、手続きの過程で従業員データを蓄積できる人事・労務システムです。蓄積したデータは、人事評価や従業員サーベイ、人員配置といった人事施策に活用できます。ITシステムに慣れない担当者に向けて、導入前から導入後まで幅広いサポートコンテンツも用意されています。
ジンジャー人事労務
- 従業員情報を1つのデータベースに集約
- 雇用契約・社保手続き・年末調整をペーパーレス化
- 勤怠や給与などと連携でき、あらゆる人事業務を効率化
jinjer株式会社が提供する「ジンジャー人事労務」は、入社手続きから年末調整までをWeb上で完結できる人事労務システムです。ISO/IEC 27001とプライバシーマークを取得しており、SSOや権限設定、IPアドレス制限、パスワード強度設定にも対応します。法改正に伴う仕様変更はアップデートで対応し、追加料金は不要とされています。対象は10名以上の規模です。
HRMOSタレントマネジメント
- シリーズ累計100,000社導入！
- 入社手続き、評価などをペーパーレス化
- 専任サポートが初期設定から活用方法まで手厚くサポート
株式会社ビズリーチが提供する「HRMOSタレントマネジメント」は、人材・組織データを一元管理し、レポートやダッシュボードで見える化するタレントマネジメントシステムです。目標設定や評価プロセスの効率化、サーベイによる従業員のコンディション把握、1on1の機能にも対応します。権限管理を変更することで、部署・部門間で閲覧できる情報を細かくコントロールできます。対象は50名以上の規模です。
kintone
- 作業状況をリアルタイムに可視化し様々な関係者と共有
- 社内ディスカッションやコミュニケーションを行える機能を搭載
- ワークスペースに参加してチームでの業務⽣産性を向上させる
サイボウズ株式会社が提供する「kintone」は、ノーコードで業務アプリを作成できるクラウドサービスで、人事業務の脱Excelにも使えます。社員名簿のアプリで社員情報を一元管理でき、人事評価のアプリでは等級評価や昇給額、過去の評価の変遷も確認できます。採用管理のアプリでは、基本情報や履歴書、面接結果をまとめて管理できます。API連携にも対応します。
COMPANYシリーズ
- 日本企業の人事業務に必要な機能はすべて搭載
- 定額保守料金以外にかかる費用は０！
- 日本の大手企業の約3社に1社が採用
株式会社Works Human Intelligenceが提供する「COMPANYシリーズ」は、人事管理から給与計算、勤怠管理、タレントマネジメントまでをカバーする、大手法人向けの統合人事システムです。法改正やインフラ変更、製品バージョンアップに関する追加費用が不要な定額保守サポートが付属し、制度変更への対応にも備えられます。企業統合やシェアードサービスにも対応します。対象は1,000名以上の規模です。
OBIC7人事・総務向け統合ソリューション
- 煩雑な規定や制度改正にも柔軟かつタイムリーに対応
- 人材・組織・勤怠・給与情報をクラウドで一元サポート。
- システム習得から活用まで自社一貫サポートで安心運用
株式会社オービックが提供する「OBIC7人事・総務向け統合ソリューション」は、人事情報と給与情報を一元的に管理する人事・給与情報システムです。人事情報は750項目以上、給与の支給・控除はそれぞれ700項目以上を備え、異動履歴の世代管理にも対応します。グループ内の複数会社を一つのシステムで管理でき、人事考課や異動シミュレーションなどのオプションも選べます。対象は100名以上の規模です。
POSITIVE
- 大企業で必要とされる機能を標準搭載（高い業務適合率）
- グローバル＆グループ経営にも対応可能
- 将来の拡張や変更を考慮した自由度の高いシステム基本性能
スミセイ情報システム株式会社（SLC）が提供する「POSITIVE」は、人事・給与・就業管理を基幹に、タレントマネジメントまで備えた統合型のHCM（人的資本管理）ソリューションです。複数企業を一つのシステムで管理でき、M&Aや分割・統廃合で会社数や管理人数が増減する場合にも柔軟に対応するとされています。グループ内の人材データを統一基準で可視化し、人材配置の検討にも使えます。
まとめ
人事システムの必要性は、分散した人事情報を一元化して転記ミスや更新漏れを減らし、人材配置や育成の判断材料を整えられる点にあります。有給休暇の管理や人的資本の情報開示など、法令対応に使うデータを正確に集計するうえでも役立ちます。必要な機能の範囲は企業の規模や段階によって異なるため、資料請求をして自社にあう人事システムを比較してみてください。
