ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■料金体系別
- ユーザー数課金：サイボウズ Office、mebaL(メバエル)、キントーン、Confluence
- 定額制：NotePM、RimoナレッジAI、saguroot、GROWI.cloud
- データ量に応じた料金：QuickSolution
- 無料プランから始められる：Confluence
- 無料トライアルで試せる：NotePM、mebaL(メバエル)、サイボウズ Office
- ■利用規模別
- 部署単位での少人数利用：RimoナレッジAI、サイボウズ Office、Confluence
- 全社での利用：QuickSolution、saguroot、RimoナレッジAI
ナレッジマネジメントツールの価格の目安
ナレッジマネジメントツールの価格は、導入時の初期費用と毎月の利用料で構成されます。ナレッジマネジメントとは、社員が持つ知識やノウハウを組織で共有し、業務に活かす取り組みです。まずは費用の種類ごとに目安を押さえておきましょう。
初期費用の目安
クラウド型のナレッジマネジメントツールでは、初期費用が無料の製品もあれば、初期設定や導入支援を含めて数万円から数十万円程度かかる製品もあります。初期費用に何が含まれるかは製品によって異なります。
既存の文書やFAQを取り込む作業、操作研修などを依頼する場合は、別途費用がかかるケースがあります。自社のサーバで運用する形態を選ぶ場合は、サーバ機器や構築の費用も必要です。見積もりの際は、作業の範囲を明確にして依頼しましょう。
月額費用の目安
月額費用は、1ユーザーあたりの料金で決まる製品が中心です。公開されている料金を見ると、1ユーザーあたり月数百円から2,000円程度に設定されている製品がみられます。
ただし、同じ製品でもプランによって使える機能や保存容量が異なり、上位プランほど料金は上がります。最低利用人数が設けられている場合もあるため、少人数で使う場合は実際に支払う月額を計算して確認しましょう。価格は改定されることもあるため、最新の料金は各社の公式情報で確認が必要です。
無料プランの位置付けと制限
ナレッジマネジメントツールの中には、無料プランや無料トライアルを用意している製品があります。操作のしやすさや検索の使い勝手を、費用をかけずに確かめられる点がメリットです。
一方で、無料プランには利用人数や保存容量、作成できる記事の数に上限があるケースがあります。権限設定やサポートが有料プランでのみ提供される場合もあります。本格的に運用する前提で、有料プランに移った場合の費用もあわせて確認しておきましょう。
料金体系ごとの特徴と向いている企業
ナレッジマネジメントツールの料金体系には、ユーザー数に応じて課金する方式、人数にかかわらず一定の料金を支払う定額制、容量や機能に応じた従量課金などがあります。利用人数や使い方によって割安な方式が変わるため、特徴を押さえておきましょう。
ユーザー数課金
ユーザー数課金は、ツールを利用するアカウントの数に応じて料金が決まる方式です。利用人数が少ないうちは費用を抑えられるため、部署単位で試験的に始めたい企業に向いています。
一方で、利用人数が増えるほど費用も比例して増えます。全社に広げる計画がある場合は、展開後の人数で費用を試算しておくことが大切です。閲覧だけの利用者向けに安い料金を設定している製品もあるため、権限の種類ごとの料金も確認しましょう。
定額制
定額制は、利用人数にかかわらず月額や年額の料金が一定となる方式です。利用人数が多い企業や、全社員がナレッジを閲覧できる状態にしたい企業では、ユーザー数課金より割安となる場合があります。
毎月の費用が変わらないため、予算を立てやすい点もメリットです。ただし、利用人数が少ない段階では割高となる可能性があります。定額制でも保存容量や機能に上限がある場合があるため、料金に含まれる範囲を確認しましょう。
容量や機能に応じた課金
保存容量や追加する機能に応じて料金が変わる方式を採用している製品もあります。動画や画像を多く使ったマニュアルを登録する場合は、容量の追加費用が発生する可能性があります。
また、AIを使った検索や回答の作成、外部ツールとの連携などが、オプションとして別料金で提供される場合もあります。基本料金だけで比べるのではなく、自社に必要な機能をすべて含めた金額で比較することが重要です。
ナレッジマネジメントツールの価格を左右する機能
ナレッジマネジメントツールの価格は、搭載されている機能の範囲によって変わります。特に、検索機能や権限設定、外部ツールとの連携は、上位プランやオプションで提供されることがあります。価格の差がどの機能から生まれているのかを把握して比べましょう。
検索機能の範囲
ナレッジを活用するうえで、検索機能は重要な要素です。記事のタイトルや本文だけでなく、添付ファイルの中身まで検索できるか、表記ゆれに対応しているかは製品やプランによって異なります。
AIを使って質問文から関連する記事を探す機能を提供している製品もありますが、上位プランに限られる場合があります。無料トライアルで自社の記事を使って検索を試し、価格に見合った使い勝手かを確かめると判断しやすくなります。
権限設定とセキュリティ
部署や役職ごとに閲覧や編集の範囲を設定する機能は、機密性の高い情報を扱う場合に欠かせません。権限を細かく設定できる機能や、操作ログの保存、IPアドレスによるアクセス制限が、上位プランで提供される場合があります。
シングルサインオンと呼ばれる、一度のログインで複数のサービスを利用できる仕組みへの対応も、プランによって異なります。社内のセキュリティ規程で求められる要件を一覧にし、どのプランで満たせるかを確認しましょう。
外部ツールとの連携
チャットツールやグループウェアと連携できると、普段使っている画面からナレッジを検索したり、更新の通知を受け取ったりできます。情報が複数のツールに分散するのを防ぎやすくなる点がメリットです。
連携機能が標準で使えるか、オプションとして別料金となるかは製品によって異なります。APIを使った独自の連携を行う場合は、開発の費用も発生します。必要な連携先を事前に整理し、費用に含めて比較しましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でナレッジマネジメントの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
利用人数別に費用を試算する方法
ナレッジマネジメントツールの費用は、利用人数によって適した料金体系が変わります。部署単位で始めるのか、全社で使うのかを決めたうえで、閲覧だけの利用者の扱いも含めて試算すると、製品ごとの費用を同じ条件で比べられます。
部署単位で始める場合
特定の部署で少人数から始める場合は、ユーザー数課金の製品を選ぶと初期の費用を抑えやすくなります。最低利用人数や最低契約期間がある場合は、その条件で月額を計算しましょう。
部署単位で運用の効果を確かめてから、他の部署へ広げる進め方も有効です。その場合は、利用人数が増えた後の費用も試算し、料金体系の変更やプランの切り替えができるかを確認しておきましょう。
全社で展開する場合
全社でナレッジを共有する場合は、ユーザー数課金と定額制の両方で年間の費用を試算して比べます。利用人数が多いほど、定額制のほうが割安となる可能性があります。
全社で使う場合は、部署ごとの閲覧範囲を分ける権限設定や、シングルサインオンへの対応が必要となる場合があります。これらの機能が含まれるプランの料金で比較することが大切です。導入時の研修や問い合わせ対応の範囲も確認しておきましょう。
閲覧だけの利用者の扱い
ナレッジを投稿する社員は一部に限られ、閲覧が中心の社員が大半を占めるケースもあります。製品によっては、閲覧専用のアカウントを安い料金や無料で提供している場合があります。
投稿する人と閲覧する人の人数を分けて数え、それぞれの料金で試算すると、実際の費用に近い金額を見込めます。閲覧専用アカウントでコメントや評価ができるかなど、利用できる機能の範囲もあわせて確認しましょう。
ナレッジマネジメントツールの費用対効果を判断するポイント
ナレッジマネジメントツールの価格が妥当かどうかは、費用の金額だけでなく、導入によって得られる効果と比べて判断します。効果を数字で示せれば、社内での承認も得やすいでしょう。費用対効果を考える際のポイントを紹介します。
情報を探す時間の削減で考える
ナレッジマネジメントツールの効果を測る方法の一つが、情報を探す時間の削減です。社員が1日に資料や手順を探している時間を調べ、ツールの導入でどれだけ短くできるかを見込みます。
同じ質問への回答に使っている時間や、新人の教育にかかる時間も効果の候補です。削減できる時間を人件費に換算し、ツールの年間費用と比べると、投資の妥当性を説明しやすくなります。
定着しないことによる費用も考慮する
価格の安いツールを選んでも、使われなければ費用は無駄となります。操作が複雑で投稿が続かない場合や、検索で情報が見つからない場合は、効果が出にくくなる可能性があります。
無料トライアルで実際の利用者に試してもらい、操作のしやすさを確かめてから選ぶことが大切です。導入後の定着を支援するサービスの有無も、費用対効果に影響する要素として比較しましょう。
料金体系と利用規模で比べるナレッジマネジメントツール
この記事で紹介するナレッジマネジメントツールを、料金体系や利用人数、主な特徴で比較できるよう一覧にしました。ユーザー数による課金や月額定額制など、費用の決まり方を確認し、自社の利用規模に適した製品を選ぶ際に役立ててください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| NotePM | 料金は1ユーザーあたりではなくチーム全体の月額。編集ユーザーと参照専用ゲストの人数でプランを選ぶ |
| Confluence | 最大10ユーザーまで無料のFreeプランを用意。有料プランはユーザー数に応じた月額で利用できる |
| RimoナレッジAI | 1名から契約できるチームプランと、利用可能人数・検索回数が無制限の法人プランを用意したナレッジ活用AI |
| サイボウズ Office | 1ユーザー単位の月額で、5ユーザーから契約できる中小企業向けグループウェア。掲示板などで情報を共有できる |
| mebaL(メバエル) | 1ユーザー単位の月額で3つのプランから選べるナレッジ共有サービス。初期導入費用0円で従量課金なし |
| キントーン | 1ユーザー単位の月額で3つのコースを用意。FAQや文書管理など情報共有用のアプリを自由に作成できる |
| QuickSolution | 検索対象のデータ量に応じた5つのモデルを用意した企業内検索。RAGで生成AIと連携して社内情報に回答 |
| saguroot | データ・ユーザー数の制限がないナレッジ探索サービス。本格運用の前にPoC・テスト運用を実施する |
| GROWI.cloud | 業務ノウハウや議事録の共有に使える社内wiki。月額固定制で、階層構造とタグの両方で情報を整理できる |
人数と料金体系で選ぶナレッジマネジメントツール
ユーザー数課金、チーム単位の定額、データ量に応じた料金など、費用の決まり方が異なる製品を紹介します。部署単位で始める場合と全社に広げる場合の両方を想定して比較してください。
NotePM
- 社内のナレッジ情報を蓄積・共有するツール
- 豊富なAI機能が追加費用なしで利用可能（AIチャットボット等)
- 大手・金融機関も導入。実績と安心のセキュリティ
株式会社プロジェクト・モードが提供する「NotePM」は、マニュアルや業務ナレッジを蓄積・共有できるナレッジマネジメントツールです。料金は1ユーザーあたりではなくチーム全体の月額で、プラン10は編集ユーザー10名と参照専用ゲスト30名の計40名、ストレージ100GBで月額5,400円です。初期費用とサポート費用は0円で、AI機能も追加費用なしで利用できます。参照専用ゲストの枠を含めて人数を見積もれるほか、30日間の無料お試しも用意されています。
Confluence
- 10万社以上が活用するナレッジ管理とコラボレーションの基盤
- Jira、Slack、Googleなど業務ツールと連携し情報を一元管理
- AIアシスタントRovoで検索・要約・コンテンツ作成を効率化
アトラシアン株式会社が提供する「Confluence」は、ページやホワイトボード、データベースで知識を一元管理できるナレッジ管理プラットフォームです。最大10ユーザーまで無料で使えるFreeプランがあり、少人数のチームで運用を試してから有料プランに移行できます。有料のStandardプランは、チーム規模300ユーザーの場合で1ユーザーあたり月額744円です。請求サイクルは月間と年間から選べ、無料トライアルも用意されています。
RimoナレッジAI
- 自社ナレッジを横断検索し根拠付きで回答
- 過去の提案書を踏襲した資料を作成
- AIインタビューで暗黙知を形式知化
Rimo合同会社が提供する「RimoナレッジAI」は、社内資料やチャット、メールなどの自社ナレッジをもとに、参照元を示しながら回答するAIです。料金プランは、1名から契約できる小規模チーム向けのチームプランと、原則10名から利用する法人プランの2種類です。法人プランは月額50,000円で利用可能人数・検索回数が無制限となり、ファイル登録数やAIエージェントの実行回数によっては上位プランが案内されます。部署での検証から複数部門への展開まで、段階的に費用を見積もりたい企業に向いています。
サイボウズ Office
- チームのコミュニケーションを助ける誰でもかんたんに使える機能
- パソコン、タブレット、スマートフォンなど様々なデバイスに対応
- ユーザーのニーズに合わせて進化しつづけ、累計導入80,000社突破
サイボウズ株式会社が提供する「サイボウズ Office」は、スケジュールや掲示板、メッセージなど社内の情報共有に必要な機能をそろえた中小企業向けグループウェアです。スタンダードコースは1ユーザー月額600円、カスタムアプリを含むプレミアムコースは1ユーザー月額1,000円で、5ユーザーから契約できます。ディスク容量はユーザー数×5GBで、契約期間は1ヶ月から選べます。30日間はすべての機能を無料で試せるため、部署単位で費用感を確かめたい企業の候補として検討できます。
mebaL(メバエル)
- 「探す」も「共有する」も簡単に！
- 「AI検索」や「AI要約」など、生成AIを搭載した最新機能
- ITの知識に関わらず、だれもが使いやすい画面デザイン
株式会社K-BITが提供する「mebaL(メバエル)」は、個人の業務ノウハウやアイデアを組織内に蓄積・共有するナレッジ共有クラウドサービスです。ライトプランは1ユーザー月額500円、AI検索などを使えるスタンダードプランは980円、エンタープライズプランは1,800円です。初期導入費用は0円で、従量課金はありません。3ヶ月間の無料トライアルでは、人数や容量の制限なく全機能を利用できます。
キントーン
- クラウド上に社内の知識・データやノウハウを集約
- 全文検索機能で添付資料の中身まで検索
- 話題やプロジェクトごとに整理できるコミュニケーションスペース
サイボウズ株式会社が提供する「キントーン」は、ファイル管理や文書管理、FAQなど、社内の情報共有に使うアプリをノーコードで作成できるクラウドサービスです。全文検索で添付資料の中身まで探せ、話題やプロジェクトごとにコミュニケーションスペースを分けて情報を整理できます。料金は1ユーザー単位で、ライトコース・スタンダードコース・ワイドコースから選べ、ライトコースの最低利用価格は10,000円です。無料トライアルもあり、ナレッジ共有以外の業務アプリとあわせて費用を考えたい企業が比較したい製品です。
QuickSolution
- [9年連続シェアNo.1] 発売から25年 5600サーバの導入実績
- 企業内に埋もれる情報の活用/共有の第一歩は検索から
- RAG、生成AI連携、AIエージェント(Copilot等)で社内情報に回答
住友電工情報システム株式会社が提供する「QuickSolution」は、社内に点在する情報をファイルの中身まで横断検索できるエンタープライズサーチです。料金は検索対象のデータ量に応じた5つのモデルから選ぶ形です。200万件のデータを検索できるモデルでは、年額費用を月割りにした参考価格が96,000円からとなっています。初期費用は0円で、無料トライアルも用意されています。利用人数ではなく扱うデータ量で費用が決まるため、全社の文書を検索対象にしたい企業が見積もりを比べる際の候補として検討できます。
saguroot
- ファイル形式問わず画像や図面内の文字まで探せる「検索網羅性」
- 10秒で資料の『勝ち筋』を見極める「サムネイル＆AI要約」
- キーワードが分からなくても知見へ導く「思考ガイドタグ」
株式会社丹青社が提供する「saguroot」は、社内の膨大な資料から知見を探し出す知の探索プラットフォームです。図面や画像内の文字までOCRで検索対象にでき、検索結果にはサムネイルとAI要約が表示されます。料金は環境構築費用100,000円から、システム利用料月額300,000円からで、最低利用期間は1年間です。データ・ユーザー数の制限はなく、本格運用の前にPoC・テスト運用を実施するため、全社展開を見据え、効果を確かめながら導入したい企業に適しています。
GROWI.cloud （株式会社WESEEK）
- 図形や表の挿入、文章の装飾など多彩な表現で情報が伝わりやすい
- 階層構造とタグの両方で管理できるから柔軟な情報整理が可能
- 月額固定制で利用人数が増えるほど、ドンドンお得な料金体系
まとめ
ナレッジマネジメントツールの価格は、ユーザー数課金や定額制といった料金体系と、検索機能や権限設定、外部連携などの機能の範囲によって変わります。部署単位で始めるか全社で使うか、閲覧だけの利用者が何人いるかを整理して試算すると、製品ごとの費用を同じ条件で比べられます。情報を探す時間の削減といった効果とあわせて判断し、複数の製品を比較して検討してみてください。
