ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■AIの活用目的別
- 社内の問い合わせへの回答支援：mebaL(メバエル)、SolutionDesk、Helpfeel（ヘルプフィール）、OPTiM Collaboration Portal、NotePM、RimoナレッジAI、匠KIBIT
- 散在する情報の横断検索：saguroot、SolutionDesk、QuickSolution、RimoナレッジAI
- 記事作成・要約の支援：Confluence、mebaL(メバエル)、OPTiM Collaboration Portal、NotePM、ナレッジインサイト
- ■ツールのタイプ別
- 社内Wiki・ポータル型：Confluence、OPTiM Collaboration Portal、NotePM
- FAQ型：SolutionDesk、Helpfeel（ヘルプフィール）、匠KIBIT
- エンタープライズサーチ型：saguroot、QuickSolution
ナレッジマネジメントツールのAIの活用方法
ナレッジマネジメントツールのAIは、主に「探す」「答える」「書く」の3つの作業を支援します。社内に蓄積した情報を活用しきれない、投稿や整理に手間がかかるといった課題に対し、それぞれどのように役立つのかを見ていきましょう。
意味を理解して探すAI検索
AI検索は、入力した言葉と文書の言葉が完全に一致しなくても、意味の近い情報を探し出す機能です。例えば「経費の申請方法」と検索して、「立替金精算の手順」というタイトルのマニュアルを見つけられる場合があります。
従来のキーワード検索では、正しい用語を知らないと目的の情報にたどり着けないことがありました。AI検索は、新入社員や異動直後の社員など、社内用語に慣れていない人が情報を探す場面で役立ちます。ただし、検索結果の並び順や精度は製品やデータの量によって異なります。
社内文書をもとにした回答生成
生成AIを搭載したツールでは、質問を入力すると、社内の規程やマニュアルを参照して文章で回答を返す機能があります。社員は複数の文書を読み比べなくても、必要な答えの要点を把握できます。
人事や総務、情報システム部門に寄せられる定型的な質問をAIが一次回答すれば、担当者の対応件数を減らせる可能性があります。回答とあわせて参照元の文書が表示されれば、社員は原文で内容を確かめられるため、誤解を防ぎやすくなります。
記事作成・要約・タグ付けの支援
AIは、ナレッジを「書く」「整理する」作業も支援します。箇条書きのメモから手順書の下書きを作成したり、長い議事録や報告書を要約したりする機能があります。投稿にかかる手間が減れば、ナレッジの共有が習慣化するきっかけにもなります。
また、記事の内容に応じてタグやカテゴリーを提案する機能を持つ製品もあります。分類のばらつきを抑えられれば、後から探しやすい状態を保てます。ただし、提案されたタグが自社の分類ルールにあうかは、投稿者や管理者が確認しましょう。
生成AIが社内ナレッジを参照する仕組み
生成AIによる回答の正確さは、AIがどの情報を参照して答えているかに大きく左右されます。社内ナレッジを参照する代表的な仕組みと、アクセス権限との関係、回答の品質を支えるナレッジの鮮度について理解しておきましょう。
RAGで社内文書を根拠にする仕組み
社内ナレッジを使った回答生成の代表的な仕組みに、RAG（検索拡張生成）があります。RAGは、質問に関連する社内文書をまず検索し、その内容を生成AIに渡して回答を作らせる方法です。
AIが学習済みの知識だけで答えるのではなく、社内文書を根拠にするため、自社のルールにあった回答を得やすくなります。一方、検索で適切な文書が見つからなければ、回答の精度も下がります。文書のタイトルや見出しを分かりやすく整えておくことは、回答品質を高めるうえでも重要です。
アクセス権限と回答範囲の関係
社内には、役員向けの資料や人事評価に関する文書など、閲覧できる人を限定すべき情報があります。AIが回答を作る際に、質問者が本来見られない文書まで参照してしまうと、情報が意図せず伝わるおそれがあります。
そのため、AIの回答範囲が既存のアクセス権限と連動しているかは重要な確認事項です。部署や役職ごとに参照できる文書を制御できるか、権限の変更がAIの回答にいつ反映されるかを、導入前にベンダーへ確認しておきましょう。
回答品質を左右するナレッジの鮮度
AIは参照した文書の内容をもとに回答するため、古いマニュアルや改訂前の規程が残っていると、古い情報で回答する可能性があります。AIの性能だけでなく、ナレッジ自体の管理が品質を決めるといえます。
対策として、文書ごとに更新日や管理者を設定し、一定期間更新されていない文書を見直す運用が有効です。製品によっては、閲覧数の少ない記事や内容が重複する記事を把握できるものもあり、整理を進める際の手がかりとして活用できます。
ナレッジマネジメントのAI活用で起こりうる課題
ナレッジマネジメントにAIを取り入れると便利になる一方で、運用上の課題も生じる場合があります。誤った回答、機密情報の扱い、ナレッジ投稿の減少という3つの課題を想定し、導入前から対策を考えておきましょう。
誤った回答や根拠のない回答
生成AIは、参照した文書に書かれていない内容をもっともらしく補って回答する場合があります。この現象はハルシネーションと呼ばれ、社内ルールや手続きに関する誤った案内につながるおそれがあります。
対策としては、回答に参照元の文書を表示し、社員が原文で確認できるようにすることが挙げられます。また、AIが誤った回答をした場合に利用者が報告できる仕組みや、管理者が回答を修正できる機能があると、運用しながら品質を高められます。
機密情報の扱いと入力データの利用範囲
社内のナレッジには、顧客情報や技術情報、経営に関する情報などの機密情報が含まれる場合があります。AI機能を使う際は、入力した質問や参照した文書がどこで処理され、どの程度の期間保存されるかを確認する必要があります。
特に外部の生成AIサービスと連携する製品では、データがAIの学習に利用されないかを契約や利用規約で確かめましょう。個人情報の取り扱いについては、情報システム部門や法務担当とも相談し、社内のセキュリティポリシーとの整合を確認しておくと安心です。
AI任せでナレッジの投稿が減る懸念
AIに質問すれば答えが得られる環境になると、社員がナレッジを書いて共有する意識が薄れる可能性があります。投稿が減れば、AIが参照できる情報も古くなり、回答の品質が下がるという悪循環に陥りかねません。
これを防ぐには、AIで答えられなかった質問を担当者に通知し、新たなナレッジとして記事化する仕組みが有効です。投稿や更新を評価する社内ルールを設けるなど、ナレッジを書く文化を維持する工夫もあわせて検討しましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でナレッジマネジメントの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
AI搭載のナレッジマネジメントツールを比較するポイント
AI搭載のナレッジマネジメントツールを選ぶ際は、AIの回答が信頼できるか、既存の情報資産を活かせるかを確認することが重要です。回答の根拠表示、連携できる範囲、管理者による確認と修正の3点を比較しましょう。
回答に出典リンクが付くか
AIの回答に、参照した文書へのリンクや該当箇所が表示されるかは、最初に確認したいポイントです。出典が分かれば、社員は回答の正しさを自分で確かめられ、誤った情報が広がるのを防ぎやすくなります。
あわせて、回答の根拠となる文書が見つからない場合に「分からない」と返す設定ができるかも確認しましょう。無理に回答を生成しない設定があれば、根拠のない回答による混乱を抑えられます。デモやトライアルで、実際の社内文書を使って試すと違いが分かります。
既存のストレージや他ツールとの連携範囲
社内の情報は、ファイルサーバやクラウドストレージ、チャットツール、グループウェアなどに分散している場合があります。AI検索や回答生成の対象に、これらの情報を含められるかは、製品によって異なります。
連携できるサービスの種類に加え、PDFや表計算ファイル、画像内の文字など、どの形式のファイルを読み込めるかも確認しましょう。データの同期がどの頻度で行われるかによって、最新の情報が回答に反映されるまでの時間も変わります。
管理者が回答を確認・修正できるか
AIを継続して活用するには、管理者が回答の内容を確認し、必要に応じて修正できる仕組みが欠かせません。よく聞かれる質問や、AIが回答できなかった質問を一覧で確認できる機能があると、ナレッジの不足を把握できます。
また、利用状況のレポートや回答への評価を集計できれば、AIの効果を社内で説明する材料にもなります。AI機能の利用量に応じて料金が変わる製品もあるため、想定する利用人数や質問件数をもとに、運用にかかる費用もあわせて比較しましょう。
AI搭載のナレッジマネジメントツールのAIを運用するコツ
AIの回答は、参照するナレッジの状態に左右されます。導入後も更新、評価、公開範囲の3点を見直し続けると、探す手間の削減につなげやすくなります。
ナレッジの更新担当と見直しの周期を決める
AIの回答は、古い手順書や廃止した規程を参照すると誤りの原因となります。部署やテーマごとに更新の担当者を決め、四半期ごとなど見直しの周期を設けましょう。
更新日や有効期限を記事に表示できる製品では、その機能を活用します。期限切れの記事を管理者へ通知する設定があるかも確かめておくと、古い情報が回答に使われるリスクを下げられます。
回答への評価を集めて不足ナレッジを補う
AIの回答に対して、役に立ったか、誤りがあったかを利用者が報告できる仕組みを用意します。報告は管理者が集計し、回答が外れた質問に対応するナレッジを追加しましょう。
検索しても見つからなかった言葉の一覧を確認できる製品では、社内で使われる略語や別名の登録にも使えます。月に一度、評価の低い質問を見直す場を設けると、改善を続けられます。
公開範囲を段階的に広げ投稿の習慣を守る
最初から全社に公開せず、情報システム部門など特定の部署で試して、回答の傾向を確かめます。アクセス権限の設定や機密情報の扱いのルールも、その段階で見直しておきましょう。
全社へ広げた後も、AIが作った記事案を投稿者が確認して公開する運用にすると、ナレッジを書く習慣が薄れにくくなります。検索回数や回答の評価を社内で共有し、利用の定着を確かめましょう。
AI機能搭載のナレッジ管理ツール一覧
この記事で紹介するナレッジ管理ツールのうち、製品ページでAI機能を確認できる製品を一覧にまとめました。AIが担う範囲や機能の違いを比較してください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| saguroot | 画像や図面内の文字まで検索でき、検索結果にサムネイルとAI要約を同時に表示して資料の中身を見極めやすい |
| Confluence | ページやデータベースで知識を一元管理し、AIアシスタントRovoとの連携で検索・要約・コンテンツ生成を効率化 |
| mebaL(メバエル) | 対話型のAI検索で参照した関連データを一覧表示し、文字起こしやファイルのAI要約で投稿も作成できる |
| SolutionDesk | 社内ナレッジを一元管理し、条件で参照元を絞るドリルダウンRAGで生成AIの回答に活用できるナレッジベース |
| Helpfeel（ヘルプフィール） | 言い換えや誤字にも対応する検索と生成AI・RAGを組み合わせ、PDFやメールからのFAQ自動生成にも対応する |
| OPTiM Collaboration Portal | 資料のアップロードやAIへの指示で社内ポータルを自動生成し、ポータルの内容をもとにAIチャットボットが回答する |
| QuickSolution | ファイルサーバや社内システムの情報をファイルの中身まで横断検索し、RAGや生成AI連携で社内情報に回答する |
| NotePM | 社内Wikiにドキュメントを蓄積し、AIチャットボットやAIマニュアル作成、要約などのAI機能を基本料金内で使える |
| RimoナレッジAI | 社内資料やチャット、メール、CRMの情報を取り込み、AIが参照元付きで横断検索・回答するナレッジAI |
| ナレッジインサイト | 音声や文書から文字起こしと要約を行い、指定した報告書式へ出力できるAIサービス。専門用語の辞書登録にも対応 |
| 匠KIBIT | AIが過去の回答データを学習し、質問の特徴から適した過去回答を提示するナレッジシェアシステム |
| COGMA | ファイルやデータベースから専門知識を推論してQ&Aナレッジを生成する、AIエージェント型のナレッジ管理ツール |
AI機能搭載のナレッジ管理ツールの紹介
ここでは、AI機能を備えたナレッジ管理ツールを紹介します。AIが担う範囲と、対応する業務や機能を確認し、自社の課題にあう製品を選びましょう。
saguroot
- ファイル形式問わず画像や図面内の文字まで探せる「検索網羅性」
- 10秒で資料の『勝ち筋』を見極める「サムネイル＆AI要約」
- キーワードが分からなくても知見へ導く「思考ガイドタグ」
株式会社丹青社が提供する「saguroot」は、社内に眠る資料からナレッジを効率的に探し出せるクラウドサービスです。ファイル形式を問わず、画像や図面内の文字まで検索対象にできます。検索結果にはサムネイルとAI要約が同時に表示されるため、大容量ファイルをダウンロードしなくても必要な資料かを見極められます。キーワードが分からなくても知見へ導く「思考ガイドタグ」や、ドキュメントの閲覧分析機能も備えています。
Confluence
- 10万社以上が活用するナレッジ管理とコラボレーションの基盤
- Jira、Slack、Googleなど業務ツールと連携し情報を一元管理
- AIアシスタントRovoで検索・要約・コンテンツ作成を効率化
アトラシアン株式会社が提供する「Confluence」は、ページやホワイトボード、データベースで知識を一元管理し、共同編集できるナレッジ管理プラットフォームです。AIアシスタントRovoとの連携により、長いページの要約やアクションアイテムの抽出、社内ナレッジにもとづく回答を生成するAIチャットを利用できます。ページ単位の権限設定や、JiraやSlack、Google Driveなど外部ツールとの連携にも対応しています。
mebaL(メバエル)
- 「探す」も「共有する」も簡単に！
- 「AI検索」や「AI要約」など、生成AIを搭載した最新機能
- ITの知識に関わらず、だれもが使いやすい画面デザイン
株式会社K-BITが提供する「mebaL(メバエル)」は、個人が持つ知識や情報を組織内で共有できるクラウドサービスです。AIに質問すると対話形式で回答する「AI検索」では、回答生成時に参照した関連データを一覧で提示します。音声を文字起こしして要約する機能や、PDF・Wordファイルの内容をAIが要約して投稿を作成する機能も搭載。スペースやグループごとに閲覧できるユーザーを設定できます。
SolutionDesk
- 社内ナレッジを一元管理！さらに生成AIでナレッジ活用を最大化
- 誰でもナレッジが簡単に「見つかる・使える」仕組みを実現
- 機能とコンサルティングでナレッジ活用の業務への組込みを支援
アクセラテクノロジ株式会社が提供する「SolutionDesk」は、FAQやマニュアル、仕様書などの社内情報をナレッジとして一元管理するナレッジベースです。登録した業務規程や社内手続きFAQをもとに、生成AIが自社のルールに沿った回答を返します。参照元のナレッジを製品名や型番などの条件で絞り込んでからAIを使う「ドリルダウンRAG」により、似た情報の混在による誤回答を抑える工夫がある点も特徴です。
Helpfeel（ヘルプフィール）
- 様々な言い回しやスペルミスにも対応ー新感覚なAI-検索システム
- AI×特許技術で、数千ページのマニュアルから欲しい回答をPick up
- 継続率99％！充実のレポート＆サポート体制で効果的な運用が続く
株式会社Helpfeelが提供する「Helpfeel（ヘルプフィール）」は、社内の問い合わせ対応の自己解決を支援するAI検索システムです。「経費／費用」のような言い換えや誤字脱字にも対応した検索で、知りたい情報にたどり着きやすくします。生成AIとRAGを組み合わせて数千ページの文書から回答を探せるほか、PDFやメールからのFAQ自動生成にも対応。検索キーワードや解決率などのレポートを確認でき、FAQの改善にも役立てられます。
OPTiM Collaboration Portal
- ドキュメントをアップロードするだけ！ポータルを自動作成・更新
- 情報追加や修正時も、AIが影響する既存の箇所を特定し自動修正
- ポータルの中身を理解したAIチャットボットが社員の質問に回答
株式会社オプティムが提供する「OPTiM Collaboration Portal」は、既存のドキュメントをアップロードするか、AIに指示するだけで社内ポータルサイトを構築・運用できるツールです。生成AIが記事を分割・整理してポータル化し、情報の追加や修正時には影響する既存の箇所をAIが特定して修正します。ポータルの内容と自動連携したAIチャットボットが社員の質問に回答するため、別途FAQやシナリオを登録しなくても問い合わせ対応に活用できます。
QuickSolution
- [9年連続シェアNo.1] 発売から25年 5600サーバの導入実績
- 企業内に埋もれる情報の活用/共有の第一歩は検索から
- RAG、生成AI連携、AIエージェント(Copilot等)で社内情報に回答
住友電工情報システム株式会社が提供する「QuickSolution」は、ファイルサーバや各種社内システム、クラウドに点在する情報を横断的に検索できる企業内検索システムです。ファイルの中身まで検索でき、画像のOCR検索にも対応しています。RAGや生成AIとの連携、企業内検索AIエージェントにより社内情報をもとに回答でき、MCP対応でMicrosoft 365 Copilotなどからの参照も可能。文書単位の権限継承にも対応しています。
NotePM
- 社内のナレッジ情報を蓄積・共有するツール
- 豊富なAI機能が追加費用なしで利用可能（AIチャットボット等)
- 大手・金融機関も導入。実績と安心のセキュリティ
株式会社プロジェクト・モードが提供する「NotePM」は、社内のマニュアルや手順書を蓄積・共有できる社内Wiki型のナレッジマネジメントツールです。社内ドキュメントをもとに回答するAIチャットボット、マニュアルを自動作成するAIマニュアル作成、要約・翻訳・校正などのAI機能を基本料金内で利用できます。Word・Excel・PDFなど添付ファイル内のテキストまで検索でき、アクセス権限の設定にも対応しています。
RimoナレッジAI
- 自社ナレッジを横断検索し根拠付きで回答
- 過去の提案書を踏襲した資料を作成
- AIインタビューで暗黙知を形式知化
Rimo合同会社が提供する「RimoナレッジAI」は、社内に蓄積されたナレッジを取り込み、業務に必要な情報をAIが探して回答するツールです。社内資料はフォルダ階層ごと取り込めるほか、SharePointやGoogle Drive、Slack、Teams、Salesforceなどとも連携できます。回答には参照元が示されるため、根拠を確かめながら業務を進められます。組織・部署・個人単位の共有範囲設定や、入力データをAI学習に利用しない設定にも対応しています。
ナレッジインサイト
- 既存の報告書式へ要約を出力
- 専門用語を辞書登録して文字起こし
- チームで情報を共有し権限管理
株式会社CMC Solutionsが提供する「ナレッジインサイト」は、AIを活用して音声や文書から情報を抽出・整理し、報告業務や記録作成を支援するサービスです。音声録音やファイルのアップロード、話者分離、文字起こしに対応し、内容を日常的に使う報告書のフォーマットへ要約して出力できます。専門用語や社内用語の辞書登録、ワークスペース単位のアクセス権設定に対応し、入力データをAIモデルの学習に使用しない環境で利用できます。
匠KIBIT （株式会社FRONTEO）
- AIが質問の特徴を学習し、過去回答から最適内容を提示。
- 微妙なニュアンスを捉え適切な回答を提示。
- ナレッジ分析から新たな傾向や技術関連性を発見。
COGMA （クラウドエース株式会社）
- ファイル/DBから専門知識を推論し、Q&Aナレッジを生成。
- Starterプランで主要ファイル形式に対応。
- 大規模企業向け、各種チャット連携可能。
AI機能以外の目的で選ぶナレッジ管理ツール
AI機能以外の観点でナレッジ管理ツールを選びたい場合に検討できる製品を紹介します。製品ページにAI機能の記載がないため、AIの有無は資料で確認してください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| KenjaRooms | 独自のコンテンツ管理とアクセスコントロールで参照文書データベースを構築し、社内情報にもとづくテキストを生成 |
KenjaRooms （Kenja株式会社）
- ISO 27001取得、NIST準拠
- 独自技術KFR、CARGにより90%以上の回答精度を実現
- ブロックチェーン認証アクセスログ
まとめ
ナレッジマネジメントツールのAIは、意味を理解する検索や社内文書をもとにした回答生成、記事作成の支援によって、情報を探す手間や共有の負担を減らす手段です。ただし、回答の品質はナレッジの鮮度とアクセス権限の設計に左右されるため、AIに任せきりにせず運用を整えることが大切です。出典表示や連携範囲、管理機能を比較し、自社にあうナレッジマネジメントツールを資料請求で見比べてみてください。
