人事評価シートとは
人事評価（考課）の実際の運用場面では、多くの場合「人事評価（考課）シート」と呼ばれる帳票を利用します。人事評価シートには評価される本人の目標や自己評価、評価者の評価決定までのプロセスや評価者のコメント、最終評価を記入し管理します。
人事評価シートの目的
人事評価シートを活用する目的は、以下の３つが挙げられます。
- ・公平な人事評価を行うため
- ・適切な人材育成のため
- ・企業価値を高めるため
人事評価シートを用いて明確な評価基準のもとに人事評価を行うことで、人事評価の公平性と透明性を保てます。社員の自身の評価に対する不満が解消し、納得感のある人事評価の運用を行うことが目的です。
また、人事評価シートで社員が自らの目標を設定することで、自主的に目標達成のために行動するようになります。社員の問題解決能力やセルフマネジメント能力を向上させ、自律型人材の育成にもつながるでしょう。
最後に、人事評価シートで組織の目標や理念、ビジョンを共有することで、社員が組織のミッションやパーパスなどコンプライアンスへの理解を深められます。これにより、社員がコンプライアンスを重視して行動するようになり、企業価値の向上が期待できます。
人事評価シートの書き方と注意点
人事評価シートの書き方には、以下の４つのポイントがあります。
- ・成果の達成度
- ・来期の目標設定
- ・組織の活性化のために行ったこと
- ・自己啓発のために行ったこと
成果の達成度は具体的な数字で記入し、目標を達成したのであれば達成までのプロセスも記入するとよいでしょう。また、それを踏まえて来期の目標を設定します。
組織の活性化のために行ったことは未記入の場合も多いようですが、重要なポイントとなるので必ず記入しましょう。具体的には後輩指導やチームワークへの貢献、職場や業務上での改善点を上司に相談したなど、職場が明るく働きやすい環境になるための行動を記入します。
自己啓発は仕事のために必要なスキルの取得や参考書籍を読んでいるなど、自分を高めるために自主的に行っていることを記入する項目です。比較的書きやすい項目のため、会社に貢献するために努力していることがあれば積極的に記入しましょう。
エクセルで人事評価（考課）を行うメリット
エクセルで人事評価（考課）を行うメリットは、以下の２つが挙げられます。
- ・あまりコストがかからない
- ・自社で使いやすいようにアレンジしやすい
具体的にどのようなメリットが得られるのか、一つずつ詳しく解説します。
あまりコストがかからない
エクセルは多くのビジネスパーソンが利用しているソフトで、多くの組織で使用されています。そのため、新たにソフトを導入する必要がなくコストを抑えられることがメリットとして挙げられます。
自社で使いやすいようにアレンジしやすい
エクセルは非常に自由度が高いソフトです。人事評価シートのテンプレートを自社で使いやすいようにアレンジしたり、自社で人事評価シートのテンプレートを作成したりできます。
エクセルで人事評価（考課）を行うデメリット
エクセルで人事評価（考課）を行うデメリットは、以下の３つが挙げられます。
- ・データ管理の煩雑さと限界
- ・手間と時間がかかり、公平性も懸念
- ・データ紛失や情報漏えいのリスクが高い
データ管理の煩雑さと限界
表計算ツールのエクセルを使って人事評価（考課）のデータをまとめると、従業員の数だけファイルが生まれ、データの容量も膨大になってしまいます。エクセルの特性上、複数の責任者による同時編集もできません。さらに社員の評価データの分析も転記作業が必要になり、担当者の業務が煩雑化します。
手間と時間がかかり、公平性も懸念
エクセルで人事評価（考課）の評価データを管理する場合、共有や確認に手間がかかり、一つのファイルにまとめる手間が生じます。また、各評価者が別々のやり方で評価を行うため、公平な評価ができない可能性もあります。
データ紛失や情報漏えいのリスクが高い
エクセルで作成したデータは、基本的に個人のパソコンに保存されるため、誤操作による削除や情報漏えいのリスクがあります。データを配布している人数が多いほどリスクは高まるでしょう。
厳重なセキュリティを課しての管理が難しいため、ファイルの社外流出や担当外の社員が閲覧してしまう恐れもあります。
人事評価シートのエクセルテンプレート
人事評価シートのエクセルテンプレートを紹介します。ここで紹介するものはインターネット上で公開されており、無料で使用できるテンプレートです。実際に使用して使いやすさなどを検討するのもよいでしょう。
判定目安表（評価ガイドライン）
判定目安表（評価ガイドライン）は、厚生労働省が配布している人事評価シートのエクセルテンプレートです。A・B・C評価の判定ガイドラインが設定され、細かい職種ごとにテンプレートが用意されています
職業能力評価シート
職業能力評価シートは、厚生労働省が配布する人事評価シートです。「職業能力評価基準」で、職種・職務・レベル別に定められている「職務遂行のための基準」を簡略化したチェックシートになっています。〇・△・×の評価を上司と部下がそれぞれ記入でき、職種・業種ごとにテンプレートが用意されています。
One人事[タレントマネジメント]人事評価シート
人事評価システム「One人事[タレントマネジメント]」が作成したオリジナルの人事評価シートです。目標を自由に設定可能で、目標への評価が記入できます。
人事評価シートの選び方
人事評価シートはエクセルで作成し紙に印刷して使用するものと、専用のシステム内で入力・管理されるものがあります。エクセルは企業にとって身近な表計算ソフトのため、既存のテンプレートを活用できそうであればコストをかけずにすぐに導入可能です。ただし、前述したように管理の煩雑さやセキュリティなどの課題があるため、エクセルで対応しきれなくなった際にはシステム導入を検討するとよいでしょう。
なお、人事評価システムのおすすめ製品は以下の記事で比較できます。脱エクセルを検討している方は参考にしてください。
人事評価システムで人事評価をするメリット
エクセルによる人事評価の課題点を解決するのが人事評価（考課）システムです。人事評価システムを活用すれば、紙の評価シートに比べ、配布・回収にかかる工数や印刷コストを削減できます。さらにエクセルファイルへ評価データを転記せずに済み、管理も容易です。人事担当者の業務負担を減らせるほか、評価データの確認や分析もスムーズに行えるでしょう。
エクセル管理に限界を感じたら
エクセル管理では、人数増加や評価基準変更などの変化があった際、変更内容の反映をすべて手作業で行う必要があるため、膨大な工数がかかる可能性もあります。そんなときは「人事評価システム」を利用することで、作業負担を大幅に減らせます。
エクセル運用からシステムへ移行するには、以下の手順で進めましょう。
- ●移行に必要なデータ項目を抽出し、移行しやすいよう整理しておく
- ●閲覧・編集権限のある従業員の条件を明確にする
- ●無料トライアルやデモを活用し、担当者に操作のしやすさなどを確認してもらう
ITトレンドでは、人事評価システムをランキングで紹介しています。どのようなシステムが自社にあっているかわからないという方は、最新の月間資料請求ランキングも参考にしてみてください。
人事評価（考課）システムで評価を効率的に
社員のモチベーションアップ、効果的なタレントマネジメント、業績の向上などさまざまな効果を期待できる人事評価（考課）制度ですが、運用方法次第では人事担当者に大きな負担がかかってしまいます。
人事評価（考課）制度効果を最大限に発揮させるためにも、人事評価（考課）システムの導入を検討してはいかがでしょうか。
