人事考課のエクセル運用は非効率！システム導入で管理者の負担軽減へ

人事考課の概要

企業では決まった期間ごとに社員の能力や実績を評価する機会があります。これは「人事考課」と呼ばれ、適切な評価を基に、昇給や昇進、異動を決定する大きな材料になります。企業にとって人事考課は重要な意味を持ち、目的や方法を深く知る必要もあります。

人事考課とは

人事考課とは、社員の能力や実績を適切に評価するとともに、課題の確認、将来のビジョンなど「企業でどのように活躍していくか」を考える場でもあります。この評価は社員のモチベーションに大きく関係しているため、適切かつ公平な決定が必要です。

人事考課の目的

人事考課の目的は複数あります。主な目的は社員を評価し、昇進や賞与、人事異動の参考に活用します。企業はチームで動いているため、何よりも最適なチーム編成を行う必要があります。社員の能力や実績に応じた最適な人員配置で、企業のパフォーマンスを最大化させることも可能となります。

人事考課の概要を更に詳しく知りたい方は、下記の記事で詳細に解説しておりますので、そちらも合わせて御覧ください。

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エクセルで人事考課を行うデメリット

人事評価を適切に行うことは企業にとって大きなメリットになります。人事考課で使用する一般的なツールは「エクセルシート」ですが、このエクセルシートの使用で業務が煩雑になってしまい、デメリットが発生します。ここからは、なぜエクセルシートを用いた人事考課は非効率なのか見ていきましょう。

データ管理の煩雑さと限界

表計算ツールのエクセルを使って人事考課のデータをまとめることが一般的ですが、エクセルでデータ管理を行うと従業員の人数の分だけファイルが生まれ、データの容量も膨大になってしまいます。エクセルの特性上、複数の責任者による同時編集もできません。さらに社員の評価データの分析も転記作業が必要になり、担当者の業務が煩雑化します。

ファイルをまとめる手間と時間

エクセルで人事考課の評価データを管理すると共有や確認に手間がかかり、１つのファイルにまとめる手間も生じます。エクセルだと各担当者が別々のやり方で評価を行うため、適切な評価ができないこともあります。社員の評価は重要ですが、エクセルを使うと時間が膨張しやすく業務効率も悪くなります。

デメリットを解消する人事評価（考課）システム

従来のエクセルを使った人事考課は非効率なため、人事考課を円滑に進める「人事評価システム」の活用がおすすめです。エクセルのデメリットを解消する人事評価システムについて紹介していきます。

人事評価（考課）システムとは

人事評価システムとは、公平な人事評価を実現しつつ、担当者の業務負担を軽減するツールです。従来の人事評価であれば、評価項目が曖昧になり、能力や実績以外の要素で総合的な評価をつけられていました。人事評価システムでは詳細かつ明確な評価項目を設定できるため、公平な評価を実現できます。

人事担当者の負担を軽減する人事評価（考課）システム

人事評価システムを活用すれば、紙やエクセルの評価データを転記せず一元管理が可能となります。人事担当者の業務を削減でき、一元管理によって評価の確認や分析、また応用もスムーズに実施できます。

ペーパレス化にも貢献

紙の資料で人事考課を行うと、回収して転記する業務負担以外に紙やインクのコストも発生します。人事評価システムの導入でデータは全て電子化できるため、ペーパーレス化にも貢献します。

エクセル管理に限界を感じたら

エクセルだと人数増加や評価基準変更などの変化があった際にすべて手作業で行う必要があるため膨大な工数が掛かる可能性があります。そんなときは人事評価システムを利用することで、作業負担を大幅に減らすことができます。

当サイトでは、人事評価システムをランキングでご紹介しております。どのようなシステムが自社にあっているかわからないという方は、ランキングから一括で資料請求が行えますので、そちらから比較をしてみてください。

人事考課システムで評価を効率的に

社員のモチベーションアップ、効果的なタレントマネジメント、業績の向上など様々な効果を期待できる人事考課制度ですが、運用方法次第では人事担当者に大きな負担が掛かってしまいます。

人事考課制度効果を最大限に発揮させるためにも、人事評価（考課）システムの導入を検討してしてみてはいかがでしょうか。