人事評価シートのテンプレート紹介！エクセルのデメリットも解説

人事評価(考課)の概要

企業では決まった期間ごとに社員の能力や実績を評価する機会があります。これは「人事評価(考課)」と呼ばれ、適切な評価を基に、昇給や昇進、異動を決定する大きな材料になります。企業にとって人事評価(考課)は重要な意味を持ち、目的や方法を深く知る必要もあります。

人事評価(考課)とは

人事評価(考課)とは、社員の能力や実績を適切に評価するとともに、課題の確認、将来のビジョンなど「企業でどのように活躍していくか」を考える場でもあります。この評価は社員のモチベーションに大きく関係しているため、適切かつ公平な決定が必要です。

人事評価(考課)の目的

人事評価(考課)の目的は複数あります。主な目的は社員を評価し、昇進や昇給・賞与、人事異動の参考に活用します。企業はチームで動いているため、何よりも最適なチーム編成を行う必要があります。社員の能力や実績に応じた最適な人員配置で、企業のパフォーマンスを最大化させることも可能となります。

人事評価(考課)の概要を更に詳しく知りたい方は、下記の記事で詳細に解説しておりますので、そちらも合わせて御覧ください。

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人事評価シートとは

人事評価シートの目的

人事評価シートを活用する目的は、以下の３つが挙げられます。

• ・公平な人事評価を行うため
• ・適切な人材育成のため
• ・企業価値を高めるため

人事評価シートを用いて明確な評価基準のもとに人事評価を行うことで、人事評価の公平性と透明性を保つことができます。従業員の自身の評価に対する不満が解消し、納得感のある人事評価の運用を行うことが目的です。

また、人事評価シートで従業員が自らの目標を設定することで、自主的に目標達成のために行動するようになります。従業員の問題解決能力やセルフマネジメント能力を向上させ、自律型人材の育成を行うことが目的です。

最後に、人事評価シートで組織の目標や理念、ビジョンを共有することで、従業員が組織のミッションやパーパスなどコンプライアンスへの理解を深めることができます。これにより、従業員がコンプライアンスを重視して行動するようになり、企業価値を高まることが期待できます。

人事評価シートの書き方と注意点

人事評価シートの書き方には、以下の４つのポイントがあります。

• ・成果の達成度
• ・来期の目標設定
• ・組織の活性化のために行ったこと
• ・自己啓発のために行ったこと

成果の達成度は具体的な数字で記入し、目標を達成したのであれば達成までのプロセスも記入するとよいでしょう。また、それを踏まえて来期の目標を設定します。

また、組織の活性化のために行ったことは書いていない人が多いようですが、重要なポイントとなるので必ず記入しましょう。具体的には後輩指導やチームワークへの貢献、職場や仕事上で改善してほしいことを上司に相談したなど、職場が明るく働きやすい環境になるために行ったことを記入します。

自己啓発は仕事のために必要なスキルの取得や参考書籍を読んでいるなど、自分を高めるために自主的に行っていることを記入する項目です。比較的書きやすい項目のため、会社に貢献するために努力していることがあれば積極的に記入しましょう。

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人事評価シートのエクセルテンプレート

人事評価シートのエクセルテンプレートを紹介します。ここで紹介するものはインターネット上で公開されている無料で使用できるテンプレートです。実際に使用してみて使いやすさなど検討してみるとよいでしょう。

判定目安表(評価ガイドライン)

判定目安表(評価ガイドライン)は、厚生労働省が配布している人事評価シートのエクセルテンプレートです。A・B・C評価の判定ガイドラインが設定され、細かい職種ごとにテンプレートが用意されています

職業能力評価シート

職業能力評価シートは、厚生労働省が配布する人事評価シートです。「職業能力評価基準」で、職種・職務・レベル別に定められている「職務遂行のための基準」を簡略化したチェックシートになっています。〇・△・×の評価を上司と部下がそれぞれ記入でき、職種・業種ごとにテンプレートが用意されています。

スマカンオリジナルシート

人事評価システム「スマカン」が作成したオリジナルの人事評価シートです。目標を自由に設定でき、目標への評価が記入できます。

エクセルで人事評価(考課)を行うメリット

エクセルで人事評価(考課)を行うメリットは、以下の２つが挙げられます。

• ・あまりコストがかからない
• ・自社で使いやすいようにアレンジしやすい

具体的にどのようなメリットが得られるのか、一つずつ詳しく解説していきます。

あまりコストがかからない

エクセルは多くのビジネスパーソンが利用しているソフトで、多くの組織でエクセルを使用しています。そのため、新たにソフト導入するコストがかからないことでコストを抑えられることがメリットとして挙げられます。

自社で使いやすいようにアレンジしやすい

エクセルは非常に自由度が高いソフトです。人事評価シートのテンプレートを自社で使いやすいようにアレンジしたり、可能であれば自社で人事評価シートのテンプレートを作成して使用することもできます。

エクセルで人事評価(考課)を行うデメリット

エクセルで人事評価(考課)を行うデメリットは、以下の３つが挙げられます。

• ・データ管理の煩雑さと限界
• ・ファイルをまとめる手間と時間がかかる
• ・データ紛失や情報漏洩のリスクが高い

具体的にどのようなメリットが得られるのか、一つずつ詳しく解説していきます。

データ管理の煩雑さと限界

表計算ツールのエクセルを使って人事評価(考課)のデータをまとめることが一般的ですが、エクセルでデータ管理を行うと従業員の人数の分だけファイルが生まれ、データの容量も膨大になってしまいます。エクセルの特性上、複数の責任者による同時編集もできません。さらに社員の評価データの分析も転記作業が必要になり、担当者の業務が煩雑化します。

ファイルをまとめる手間と時間がかかる

エクセルで人事評価(考課)の評価データを管理すると共有や確認に手間がかかり、１つのファイルにまとめる手間も生じます。エクセルだと各担当者が別々のやり方で評価を行うため、適切な評価ができないこともあります。社員の評価は重要ですが、エクセルを使うと時間が膨張しやすく業務効率も悪くなります。

データ紛失や情報漏洩のリスクが高い

エクセルで作成したデータは基本的に個人のパソコンに保存されるため、間違えて削除してしまったり情報を漏洩させてしまうリスクがあります。データを配布している人数が多いほどそのリスクは高まるでしょう。

厳重なセキュリティを課して管理することが難しいため、ファイルの社外流出や本来閲覧するべきではない従業員が閲覧してしまう恐れもあります。

エクセルのデメリットを解消する人事評価（考課）システム

従来のエクセルを使った人事評価(考課)は非効率なため、人事評価(考課)を円滑に進める「人事評価システム」の活用がおすすめです。エクセルのデメリットを解消する人事評価システムについて紹介していきます。

人事評価（考課）システムとは

人事評価システムとは、公平な人事評価を実現しつつ、担当者の業務負担を軽減するツールです。従来の人事評価であれば、評価項目が曖昧になり、能力や実績以外の要素で総合的な評価をつけられていました。人事評価システムでは詳細かつ明確な評価項目を設定できるため、公平な評価を実現できます。

人事担当者の負担を軽減する人事評価（考課）システム

人事評価システムを活用すれば、紙やエクセルの評価データを転記せず一元管理が可能となります。人事担当者の業務を削減でき、一元管理によって評価の確認や分析、また応用もスムーズに実施できます。

ペーパレス化にも貢献

紙の資料で人事評価(考課)を行うと、回収して転記する業務負担以外に紙やインクのコストも発生します。人事評価システムの導入でデータは全て電子化できるため、ペーパーレス化にも貢献します。

下記の記事では、実際の製品を様々な視点で徹底比較しております。少しでも気になる製品があれば無料資料請求してみてください

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エクセル管理に限界を感じたら

エクセルだと人数増加や評価基準変更などの変化があった際にすべて手作業で行う必要があるため膨大な工数が掛かる可能性があります。そんなときは人事評価システムを利用することで、作業負担を大幅に減らすことができます。

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人事評価(考課)システムで評価を効率的に

社員のモチベーションアップ、効果的なタレントマネジメント、業績の向上など様々な効果を期待できる人事評価(考課)制度ですが、運用方法次第では人事担当者に大きな負担が掛かってしまいます。

人事評価(考課)制度効果を最大限に発揮させるためにも、人事評価（考課）システムの導入を検討してしてみてはいかがでしょうか。