Google Workspace と rakumoで承認日数半減、ワークフロー発行件数は3年で5倍超
ウレタン・高機能素材の専業メーカーである株式会社アーケムは、2022年8月にブリヂストンの化成品ソリューション事業からカーブアウトして設立されました。ほぼゼロの状態から情報システム環境を短期間で整える必要があり、Google Workspace の導入とあわせて rakumo ワークフローを含む rakumo Basic パックを採用。スマートフォンからの承認や並列承認が可能になったことで、承認までの日数は半分以下に短縮されたと実感しています。申請書のひな型も徐々に増え、ワークフローの年間発行件数は3年で5倍以上となり、業務への定着が進んでいます。
この事例のポイント
01
スマホで申請の確認から承認まで完結
会社支給のスマートフォンから申請の確認・承認まで行えるようになり、運用効率が向上。
02
並列承認で承認までの日数が半分以下に
直列だった承認フローを複数人へ同時に回せるようになり、承認作業が柔軟かつ迅速に。
03
ワークフロー発行件数が3年で5倍以上に
ひな型の種類が徐々に増え、年間約3,400件から1万8,600件へ。業務への定着が進んだ。
導入企業プロフィール
社名株式会社アーケム
業種メーカー/製造
部署区分情報システム
従業員規模100名以上 250名未満
事業内容シートパッド事業・産業用化成品事業・OA電材事業を展開するウレタン・高機能素材メーカー
導入前の課題
•ブリヂストンからのカーブアウトで新会社を設立するにあたり、ほぼゼロの状態からグループウェア環境を短期間で整える必要があった。
•従来のワークフローシステムは、会社支給のスマートフォンからはアクセスできない仕様だった。
•承認フローが直列にしか流れない仕様のため、回覧者が多い場合に決裁や稟議が滞ることがあった。
•以前の組織では各部署がさまざまなワークフローを使っていたため、新会社では申請書の統合と優先付けが必要だった。
導入を決めた理由
•会社設立時、親会社からIT導入に関する助言を受けており、その一環で Google Workspace と rakumo Basic パックの併用を提案された。
•IT の専門家が不在だったため、情報システム部門出身でない管理者でも扱えるよう、ワークフローなどの機能をパッケージで導入できる点を評価した。
導入後の効果
※導入から6ヶ月の成果承認日数を半分以下に短縮し、ワークフローが全社に定着
✓会社支給のスマートフォンから申請の確認・承認まで完結できるようになり、申請書や決裁書の運用効率が大きく向上した。
✓複数人へ同時に承認を回せるようになり、承認作業が柔軟かつスピーディーに。承認までの日数は半分以下に削減されたと実感している。
✓ひな型の種類が徐々に増え、ワークフローの年間発行件数は2022年の約3,400件から2025年には1万8,600件と5倍以上になった。
✓回議者のうち対応済み・未対応の人が一目でわかり、回議のスピードアップにつながっているとの声が社内で上がっている。
✓過去の承認フローのデータをCSV形式で出力できるようになり、監査への対応が容易になった。
✓人事・法務・総務などの共通部門が自らひな型を作成し、休日出勤許可や輸出入関連のチェック、通勤費などの申請に活用している。
活用している主な機能・工夫点
スマホ承認・並列承認・ひな型作成で申請業務を効率化
✓スマートフォンからの承認：会社支給のスマートフォンで、申請書の確認から承認までを完結できる。
✓並列承認：起案者から複数の承認者へ同時に承認フローを回し、承認作業を柔軟かつスピーディーに進められる。
✓申請書ひな型作成機能：一般決裁書やPC手配申請書、業務依頼書など、用途に応じたひな型を作成して運用している。
✓CSV出力：過去の承認フローのデータをCSV形式で出力し、監査対応に活用している。
アンケートと権限委譲で、部門ごとに使えるひな型を整備
✓各部署にアンケート調査を行い、旧組織で部署ごとに異なっていたワークフローを統合・優先付けしながら必要なひな型を整備した。
✓人事・総務・労務・法務などの共通部門が独自にひな型を活用できるよう、各部門に運用管理者の権限を委譲した。
✓rakumo コンタクトの階層組織の情報を参照し、rakumo ワークフローの承認フロー作成に活用している。
✓rakumo コンタクトへの組織情報の設定・登録では、Excel をデータベースとして活用し、約800 ID分の作業を容易にした。
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株式会社UNICONホールディングスは、南東北の複数の地場ゼネコンが資本的に結び付いた「地域連合型ゼネコン」の持株会社です。グループ各社が異なるグループウェアを使い、稟議の進め方も紙回付や証跡が不十分なケースなど各社でばらばらだったため、IPOに向けた内部統制の強化が課題でした。そこで Google Workspace とあわせて rakumo ワークフローを含む rakumo Basic パックを導入し、紙の書面を電子化して承認ルールやフォームをグループで統一。スマートフォンからの申請・承認も可能になり、導入前は約半数あった事後申請がほぼゼロになるなど、事前申請の徹底と意思決定の迅速化につながっています。
建設/不動産経営者・役員250名以上 500名未満
