申請フォーム作成・条件分岐・スマホ承認の主要機能
ワークフローシステムの中核機能は「フォームを作る・ルートを設定する・どこでも承認できる」の3つです。それぞれの機能レベルが製品によって大きく異なるため、デモや無料トライアルで実際に操作して確認しましょう。
ドラッグ&ドロップで申請フォームを簡単に作成する機能
申請フォームの作成機能は、ワークフローシステムの使いやすさを大きく左右します。ノーコードでフォームを作れる製品は、IT担当者不在でも業務部門が自力でフォームを追加・変更できます。確認すべきポイントは「テキスト・数値・日付・添付ファイルなど入力項目の種類の豊富さ」「既存の紙の申請書を再現できるレイアウトの柔軟性」「テンプレートとして保存・流用できるか」の3点です。申請フォームの作成のしやすさがシステム定着率を左右します。
金額・役職による条件分岐承認ルートの設定方法
条件分岐承認とは、申請内容（金額・部署・種別など）に応じて承認ルートが自動的に変わる機能です。例えば「10万円未満は課長承認のみ・10万円以上は部長・役員の順に承認が必要」といったルールをシステムに登録すると、申請者が金額を入力するだけで適切なルートが自動設定されます。分岐条件の細かさ・AND/OR条件の組み合わせ・複数ルートの並列承認対応は製品によって差があるため、自社の承認フローと照らして確認しましょう。
外出先でもスマホから承認・差し戻しができるか確認する
在宅勤務・出張・外回り中の承認遅延を防ぐには、スマートフォンやタブレットから承認操作ができるモバイル対応が重要です。スマホ専用アプリの有無・プッシュ通知で承認依頼を受け取れるか・添付ファイルをスマホで確認できるかを確認しましょう。スマホ対応が不十分な製品は、承認者が外出中に承認ボトルネックが発生し、申請した社員の業務が止まるリスクがあります。
代理承認・組織連携・ペーパーレス化の機能
長期休暇や人事異動時の承認業務を止めないための代理承認設定や、組織改編に柔軟に対応できる機能も、ワークフローシステム選定の重要ポイントです。
承認者不在時の代理承認・引き上げ承認機能を確認する
承認者が長期出張・休暇・急病の場合に、別の担当者が代わりに承認する「代理承認機能」と、一定期間承認されない場合に上位者に自動転送する「引き上げ承認機能」は、業務の停滞を防ぐ重要な機能です。代理承認の設定方法（事前設定か申請都度かなど）・代理権限の範囲・承認履歴への記録方法を確認しましょう。代理承認の設定が複雑な製品は、担当者変更の都度管理者の手間が増えます。
人事異動時の組織図・承認ルートの一括更新機能
人事異動のたびに承認ルートを手動で変更する作業は、管理者にとって大きな負担です。Active Directory・人事システムとの組織データ連携を備えた製品では、人事異動情報が反映されると承認ルートも自動更新されます。異動が多い組織・大人数の組織ほど、この機能の有無が管理コストを大きく左右します。年度切り替え時の一括インポート機能の使いやすさも確認ポイントです。
紙の申請書をペーパーレス化して電子帳簿保存法に対応する
稟議書・経費申請・休暇届などの紙の申請書をワークフローシステムに移行すると、紙の保存・印刷・郵送にかかるコストと時間を削減できます。さらに電子帳簿保存法の要件を満たした電子データとして保存・検索できる製品を選ぶと、税務調査時にも書類を即座に提示できます。ワークフローシステムが電子帳簿保存法に「完全対応」しているか「一部対応」かを詳細に確認してから導入を決定しましょう。
機能選定のポイントと費用相場
ワークフローシステムの機能は多様ですが、自社の承認業務の複雑さと規模に合わせて必要な機能を絞り込むことが選定の基本です。
シンプルなワークフローか高機能なシステムかを判断する基準
申請書の種類が少なく承認ルートがシンプルな企業には、操作がわかりやすく価格が低めのクラウド型製品が適しています。一方、複数事業所・複雑な条件分岐・既存基幹システムとの連携が必要な大組織には、カスタマイズ性の高い製品が必要です。自社の「現在のフローの複雑さ」「今後の拡張予定」を整理した上で製品を選ぶと、オーバースペックとアンダースペックの両方を避けられます。
クラウド型の月額費用の目安とユーザー数による変動
クラウド型ワークフローシステムの費用は、ユーザー数（社員数）・申請書の種類数・ストレージ容量によって変わります。中小企業向けは月額数千円〜数万円、中堅〜大企業向けは月額数万円〜数十万円が一般的な目安です。無料トライアルで申請フォームの作成・承認ルートの設定・スマホ承認の3点を試し、自社の業務フローに沿った操作ができるかを確認しましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でワークフローシステムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
機能が充実したおすすめワークフローシステムを比較
申請フォーム作成・条件分岐承認・スマホ対応・代理承認機能が充実した製品を紹介します。
X-point Cloud
- 国内シェアNo.1！直感的操作で使いやすく稟議も運用できる機能性
- ノーコードで簡単にフォーム作成！1000以上のサンプルフォームも
- 多彩な連携機能と便利な検索・集計機能でどんどん業務を効率化
X-point Cloud（株式会社エイトレッド）は、豊富な申請書テンプレートと柔軟な承認ルート設定が特徴のクラウド型ワークフローシステムです。ノーコードでフォームを作成でき、金額・部署・役職による複雑な条件分岐にも対応しています。スマートフォンからの承認・代理承認機能も充実しており、在宅勤務・外出中の承認遅延を防ぎます。
kickflow
- 直感的で誰もが迷わず操作できるUI・UX
- 中堅・大企業に対応できる多機能性
- 豊富なAPI・Webhook
kickflow（株式会社kickflow）は、シンプルな操作画面と素早い導入が特徴のクラウド型ワークフローシステムです。ノーコードで申請フォームを作成し、承認ルートの設定も直感的に行えます。スマホアプリでのプッシュ通知・承認操作に対応しており、外出中の承認者でもすぐに対応できます。
kintone
- 申請状況と作業者を見える化できるため、処理漏れを防げる
- ワンクリックで承認できるため、過去の履歴も簡単に検索できる
- ドラッグ＆ドロップで自由に設計でき様々な申請業務に活用できる
kintone（サイボウズ株式会社）は、ノーコードで業務アプリとワークフローを自由に構築できるクラウドプラットフォームです。申請フォームの設計・承認ルートの設定・外部システムとの連携を標準機能で実現でき、中小〜大企業まで幅広い規模で導入されています。豊富なプラグインで機能を柔軟に拡張できます。
コラボフロー
- お使いのExcelを申請フォームとしてそのまま電子化、導入が簡単
- 誰にとっても「使いやすく、わかりやすい」操作性。
- 4年連続 顧客満足度No.1獲得!安心の高機能ワークフローシステム
コラボフロー（株式会社コラボスタイル）は、Google Workspace・Microsoft 365との高い親和性が特徴のクラウド型ワークフローシステムです。Googleフォームのような使い慣れた操作感で申請フォームを作成でき、既存のグループウェア環境に自然に統合できます。条件分岐承認・代理承認・スマホ対応も充実しています。
バクラク申請
- AI-OCRが支払い書類や領収書を数秒でデータ化！
- 自社の規程に合わせた稟議・ワークフローをペーパーレスに！
- 承認はチャットアプリで完結！従業員の負担も軽減できる！
バクラク申請（株式会社LayerX）は、AI-OCRと電子帳簿保存法対応を組み合わせたクラウド型ワークフロー・経費精算システムです。領収書・請求書の自動読み取り・申請・承認・会計連携まで一気通貫で処理でき、ペーパーレス化と法令対応を同時に実現します。
その他にも以下の製品を比較検討の参考にしてください。
QuestetraBPMSuite （株式会社クエステトラ）
- 現場担当者による業務システム改善の仕組み
- AI工程をドラッグ＆ドロップで業務フローに組み込み可能
- BPMN国際標準準拠の正確なワークフロー図を作成
Shachihata Cloud （シヤチハタ株式会社）
- シリーズ累計導入数95万件！継続率97%！月間利用数430万回突破！
- セキュアな電子印鑑で社内決裁にも、社外間のやり取りにも対応
- 誰でも使いやすいマニュアルレスなシステムで導入も安心
承認TIME （SBIビジネス・ソリューションズ株式会社）
- スマホ利用で片手で完結する申請・承認業務を実現
- マウス操作のみで文書フォームをかんたん作成
- 月額3,000円のワークフローを最短1週間で運用スタート
rakumoワークフロー （rakumo 株式会社）
- シリーズ全体で86万ライセンス・2,000社以上への豊富な導入実績
- GmailやSlackとの連携でさらに便利に
- パック商品でシリーズ製品をお得に導入可能
ワークフローEX （株式会社Knowlbo）
- 申請フォームがExcel
- インストールが不要でWebブラウザー上で動作可能
- ドラッグ＆ドロップで申請が可能で操作が簡単
まとめ
ワークフローシステムの機能選定は、自社の承認フローの複雑さに合った製品を選ぶことが基本です。申請フォーム作成のしやすさ・条件分岐承認の柔軟性・スマホ対応・代理承認・人事データとの組織連携が主要な確認ポイントです。無料トライアルで自社の代表的な申請フローを実際に設定し、担当者全員が迷わず操作できるかを確認してから導入を決定しましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でワークフローシステムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
