個人事業主向け顧客管理システム（CRM）を比較！個人事業主ならではの選び方も解説

ITトレンドがおすすめする製品・サービス

■業態別

• 店舗・サロン型（来店・予約の記録）：リピクル、リカルテット、ABACUS カイロ・整体院
• 訪問・出張型（地図表示や外出先での顧客確認）：FlexCRM
• 受託型（取引先と案件の記録）：PASELLY、HubSpotCRM

■あわせて使いたい機能別

• 予約管理と一体で使える：リピクル、リカルテット、ABACUS カイロ・整体院
• LINEと連携した会員管理：QQURU
• 名刺の読み取り：Sansan

個人事業主の顧客管理で起きやすい困りごと

個人事業主の顧客管理では、情報量の多さよりも、情報がいろいろな場所に分かれていることが困りごとの原因になりがちです。顧客管理システムを検討する前に、自分の管理方法で起きている問題を整理しておきましょう。

連絡手段ごとに顧客情報が分かれる

個人事業主は、顧客によって電話、メール、LINE、SNSのメッセージなど連絡手段が異なることがあります。その結果、ある顧客とのやり取りがスマートフォンのアプリごとに分かれて残り、過去の内容を探すのに時間がかかる場合があります。

顧客管理システムを使えば、連絡手段にかかわらず顧客ごとに対応内容を記録できます。メッセージをすべて転記する必要はなく、要点を残しておくだけでも、探す手間を減らせます。

前回の対応内容を思い出せない

顧客から久しぶりに連絡が来たとき、前回の依頼内容や話した内容を思い出せないことがあります。手帳や紙のカルテに書いていても、すぐに取り出せない場所にあると確認が遅れます。

顧客管理システムで対応履歴を時系列に残しておけば、電話を受けながら画面で前回の内容を確認できます。顧客にとっても、同じ説明を繰り返さずに済むため、やり取りがスムーズに進みやすくなります。

顧客リストが最新の状態に保てない

紙の名簿やExcelの顧客リストは、住所や電話番号が変わっても更新されないまま残ることがあります。年賀状やDMを送るときに古い住所へ送ってしまい、届かないこともあります。

顧客管理システムでは、顧客の情報を1件ずつ1か所で管理するため、変更があったときにその場で直せば、以降はどの画面からも新しい情報を参照できます。複数のファイルに同じ顧客が登録されている状態を解消できる点も利点です。

業態別に見る個人事業主のCRMの使い方

個人事業主の顧客管理システムは、業態によって使い方が大きく異なります。来店客を管理する店舗型、訪問先を管理する訪問型、取引先企業を管理する受託型の3つに分けて、記録の中心と使う場面を紹介します。

サロンや教室などの店舗型

美容室やエステサロン、習い事の教室などの店舗型では、来店日と施術・受講の内容を記録する使い方が中心です。前回のメニューや使った薬剤、好みを残しておけば、次の来店時の提案や会話に役立てられます。

予約の受付と顧客情報を一緒に管理したい場合は、予約管理の機能を持つ製品や、予約システムと連携できる製品を検討しましょう。来店の間隔から再来店の案内を送れるかも確認したい点です。

出張修理や訪問サービスなどの訪問型

出張修理やハウスクリーニング、出張撮影などの訪問型では、訪問先の住所と作業履歴を記録する使い方が中心です。設置した機器の型番や前回の作業内容を残しておけば、次の訪問時に必要な部品や道具を準備できます。

移動中や現場でスマートフォンから確認する場面が多いため、地図アプリと連携して訪問先を表示できるか、写真を添付できるかを確認しましょう。点検の時期を通知する機能があると、定期訪問の案内にも使えます。

デザインや士業などの受託型

デザイナーやエンジニア、士業などの受託型では、取引先企業と担当者、依頼された案件を記録する使い方が中心です。同じ会社から複数の担当者が依頼してくる場合もあるため、会社と担当者を分けて登録できると管理しやすくなります。

見積もりや納期、契約の更新日もあわせて管理したい場合は、案件管理の機能を持つ製品が適しています。受け取った名刺から取引先を登録することが多い人は、名刺の読み取りに対応しているかも確認しましょう。

顧客台帳に登録する項目の決め方

顧客管理システムを使い始めるときは、登録する項目を先に決めておくと入力が続きやすくなります。項目が多すぎると入力の負担が増え、少なすぎると後から探せません。基本項目と業態ごとの項目、入力ルールの3段階で考えましょう。

最低限そろえる基本項目

どの業態でも共通してそろえたいのは、氏名または会社名、連絡先、最初に取引した日、最後に連絡した日の4つです。最後に連絡した日があれば、しばらく連絡していない顧客を抽出できます。

あわせて、顧客を知ったきっかけを記録しておくと、紹介やWebサイトなど、どこから顧客が来ているかを後で振り返れます。最初はこれらの項目だけで始め、必要を感じたときに項目を追加する進め方でも問題ありません。

業態ごとに足したい項目

基本項目に加えて、業態に応じた項目を足します。店舗型なら来店回数や好みのメニュー、訪問型なら設置機器や建物の情報、受託型なら担当者の部署や契約の更新日などです。

顧客管理システムには、項目を自分で追加できる製品があります。追加できる項目の数や形式は製品によって異なるため、残したい情報が登録できるかを無料トライアルなどで確かめておきましょう。

表記ゆれを防ぐ入力ルール

入力の仕方がばらばらだと、検索や抽出が思いどおりにできません。例えば、会社名の「株式会社」を前に付けるか後に付けるか、電話番号にハイフンを入れるかといった点を最初に決めておきます。

選択肢から選ぶ形式の項目を使うと、表記のばらつきを抑えられます。一人で入力する場合でも、時間がたつと書き方が変わることがあるため、簡単なルールをメモに残しておくと安心です。

ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でCRMの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。

外出先でCRMを使うときの確認点

外出先で仕事をすることが多い個人事業主は、顧客管理システムをスマートフォンから使う場面もあります。外出先で使う前提で、操作のしやすさや連携、通信環境について確認したい点を紹介します。

スマートフォンでの閲覧と入力

スマートフォンで使う場合は、専用アプリがあるか、ブラウザから使う形式かを確認しましょう。どちらの場合も、顧客の検索や対応履歴の入力が少ない操作で行えるかが、日々使い続けられるかに影響します。

音声入力や定型文を使えると、移動の合間にも記録を残しやすくなります。画面の見やすさや操作の感覚は人によって異なるため、無料トライアルで実際の業務と同じ流れを試してから判断するとよいでしょう。

予約やLINEとの連携

顧客とのやり取りに予約システムやLINE公式アカウントを使っている場合は、顧客管理システムと連携できるかを確認します。連携できれば、予約やメッセージの内容を顧客情報に自動で結びつけられる場合があります。

連携の範囲は製品によって異なり、顧客情報を取り込むだけの製品もあれば、メッセージの送信まで行える製品もあります。どのデータがどちらの方向に同期されるかを、導入前に資料や問い合わせで確かめましょう。

通信環境が不安定な場所での使い方

地下や山間部など電波が届きにくい場所で使う場合、通信が切れると入力中の内容が保存されないことがあります。オフラインでも閲覧や入力ができ、通信が戻ったときに同期される機能があるかを確認しておきましょう。

オフラインに対応していない製品を使う場合は、現場ではメモを取り、通信できる場所で入力するといった手順を決めておくと、記録の抜けを防げます。

紙やExcelの顧客リストを顧客管理システムへ移す手順

個人事業主がすでに紙の名簿やExcelで顧客を管理している場合は、そのデータを顧客管理システムへ移してから使い始めます。いきなりすべてを移すのではなく、3つの手順で進めると手戻りを減らせます。

散らばった顧客情報を1つのリストにまとめる

最初に、名刺、手帳、Excel、スマートフォンの連絡先など、顧客情報が残っている場所を書き出します。そのうえで、顧客管理システムへ移す情報を1つの表計算ファイルにまとめます。

すべての顧客を移す必要はありません。例えば、直近数年に取引のあった顧客を優先し、それ以外は必要になったときに追加する方法もあります。移す範囲を絞ると、最初の作業負担を抑えられます。

重複と表記ゆれを整える

1つにまとめたリストには、同じ顧客が別々の表記で何度も登録されていることがあります。氏名や電話番号で並べ替え、重複している行を1つにまとめておきましょう。

あわせて、前の章で決めた入力ルールに沿って会社名や電話番号の書き方をそろえます。取り込み前に整えておけば、システム上で1件ずつ直すよりも作業時間を短くできます。

CSVで取り込んで少しずつ使い始める

整えたリストをCSV形式で保存し、顧客管理システムの取り込み機能で登録します。項目の対応づけを誤ると、住所が電話番号の欄に入るといったずれが起きるため、まず数件だけ取り込んで結果を確認しましょう。

取り込みが終わったら、新しい問い合わせや来店の記録から顧客管理システムに入力していきます。紙やExcelとの二重管理が長く続くと手間が増えるため、切り替える日を決めておくことが大切です。

個人事業主向け顧客管理システムを比較するポイント

業態別の使い方のほかに、個人事業主が顧客管理システムを比べる際の観点を整理します。項目の変更、記録できる範囲、選ぶ際の考え方を確認しましょう。

業態にあう項目を自分で追加できるか

サロンなら施術の内容や肌質、出張修理なら訪問先の住所や機器の型番、受託業務なら契約の状況など、業態によって残したい項目が変わります。標準の項目だけで足りるか、自分で項目を追加できるかを比べてください。項目の入力方法が選択式か自由記入かで、後から集計できるかが変わる点にも注意しましょう。

追加できる項目の数や種類に上限がある製品もあるため、無料プランで試す際に確認しておきます。

履歴や写真、書類を残せる範囲

前回の対応を思い出すために、やり取りの履歴のほか、写真や見積書などの書類を顧客ごとに保存できるかを確認します。保存できる容量や件数に上限があると、使い続けるうちに足りなくなる場合があります。スマートフォンで撮影した写真をその場で登録できると、出張先や訪問先での記録が負担になりません。

古い履歴を検索して探せるか、一覧から絞り込めるかも、日々の使い勝手を左右します。

個人事業主ならではの顧客管理の選び方

個人事業主は、顧客管理に割ける時間が限られるため、入力の手間が少なく、自分の業態にあう項目を最初から備えた製品を選ぶと続けやすくなります。

顧客数が少ないうちは無料プランで試し、登録件数の上限に近づいた時点で有料プランを検討する流れが考えられます。顧客情報は個人情報にあたるため、データを書き出せるかも確認しておきましょう。

業態にあわせて選べる個人事業主向けCRM一覧

この記事で紹介する顧客管理システムを、店舗型・訪問型・受託型のどの使い方に向くかがわかるように一覧にしました。自分の仕事で記録したい内容と照らし合わせて確認してください。

個人事業主の業態別に検討したい顧客管理システム

訪問先の確認、取引先と案件の記録、名刺からの登録など、個人事業主の業態ごとに必要になりやすい機能を備えた製品を紹介します。

FlexCRM

株式会社G.FLEX

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《FlexCRM》のPOINT

1. 見やすい画面と直感的な操作性で簡単に使える
2. 外部システムと連携できる各種インターフェイスを用意
3. ノンプログラミングで利用でき独自システムの構築も可能

Sansan

Sansan株式会社

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《Sansan》のPOINT

1. 名刺をスキャンするだけ。精度99.9%で正確な顧客DBを構築
2. SFAやMAなど、多種多様な外部サービスと連携できる拡張性の高さ
3. 数名規模の中小企業から大手企業まで幅広く1万社の利用実績

まとめ

個人事業主の顧客管理システム（CRM）は、散らばった顧客情報を1つの台帳にまとめ、前回の対応をすぐに確認できるようにするための道具です。店舗型、訪問型、受託型といった業態によって記録の中心が異なるため、自分の仕事で必要な項目と使う場面を先に整理しましょう。スマートフォンでの使いやすさや予約・LINEとの連携もあわせて確認し、自分の業態にあうCRMを比べたい方は資料請求を活用してください。