文書管理とナレッジマネジメントの違い・関係性
文書管理とナレッジマネジメントは、書類管理に関連する言葉ですがどのような違いや関係性があるのか解説します。
文書管理は「管理」、ナレッジマネジメントは「知識の共有」と性質は異なりますが、知識を共有するうえで、文書は必要であるため切り離せない関係性と言えるでしょう。
文書管理とは
文書管理とは、記録情報の発生後、活用・保管から廃棄もしくはアーカイブまでを適切に管理することです。文書管理の目的は、「業務効率化」と「秘密保持」です。
必要な書類がどのように保管されているのか把握しなければ、業務に大きな支障をきたすでしょう。文書管理を適切に実施して、目的の書類をすぐに使用できるようにする必要があります。
さらに、機密情報を外部に漏らさないように、活用中・保存中の文書を正しく管理しなければなりません。また、使用後の文書は適切に処分する必要があります。万が一、契約書などの個人情報を漏えいした場合は、損害賠償責任を負うリスクもあるため細心の注意が必要です。
ナレッジマネジメントとは
ナレッジマネジメントとは、企業が所有する知識を社内で共有し、ビジネスに活かすための手法です。「Knowledge Management」を略してKMと呼ばれることもあります。
企業にとって有益な知識は、一部の社員だけがもっていても効果を発揮しません。適切に効果を発揮するためには、社内で知識を共有し全社的に活用できるナレッジマネジメントが必要です。
例えば、ベテラン営業スタッフのトーク術をマニュアル化して、ほかのスタッフに共有するケースが該当します。知識の共有が難しい大企業ほど、ナレッジマネジメントの重要性が高いといえるでしょう。
ナレッジマネジメントは知識の共有・活用を目的とした活動です。書類の適正な保管・廃棄を目的とした文書管理とは根本的に異なります。ただし、知識を共有するうえで書類は重要なため、ナレッジマネジメントにとっても文書管理は有効といえるでしょう。
ナレッジマネジメントを目的とした文書管理の重要性
どのような業種でも、ナレッジマネジメントを目的とした文書管理は有効ですが、特に重要なのは製造やインフラに携わる業種です。製造業などでは、さまざまな知識を得ても短期的な成果が実感できないため、文書として管理されていないケースが少なくありません。
しかし中長期的に考えると、文書管理は企業に大きなメリットをもたらします。例えば、顧客へのヒアリング記録や最新の営業記録には、業界の動向や最先端のニーズが詰まっています。新たな製品を作る際の意思決定において有益なため、文書としての管理がが重要です。
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ナレッジマネジメントを目的とした文書管理のポイント
ナレッジマネジメントを目的として文書管理を実施する場合、情報の整理が重要です。ナレッジマネジメントを目的とする文書管理のポイントを解説します。
１．情報の選別
不要な情報は業務の効率を低下させるため、必要な情報を選別し、スムーズにアクセスできるようにしましょう。例えば、業務マニュアルを保存する場合は最新版を残し、古いマニュアルを削除する必要があります。
一方、商談記録は最新版だけではなく、過去のデータにさかのぼって確認したい場合も出てくるでしょう。情報の性質を踏まえて要・不要をわけることで利便性が向上します。
２．グループ化・関連付け
続いて、必要なファイルをグループ化しましょう。例えば商談記録は、「取引先別」「年度別」「担当者別」といった分類方法があるでしょう。統計的な記録をとりたい場合は年度別、担当者ごとの業績などを判断したい場合は担当者別などがおすすめです。分類方法は、データを利用する形態に応じて決めます。
さらに、グループが大きすぎると目的のデータ検索に難航するため、気をつける必要があります。年度別であれば月ごとのグループにも細分化するなど、段階的に小グループを作成しましょう。なお、機密情報保護の観点からもグループ分けは重要です。「極秘」「秘」「社外秘」など、機密度に応じて分類することで、不注意による情報漏えいを防止できます。
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効果的な文書管理の方法
ナレッジマネジメントを目的とした文書管理を効果的に実施する方法を紹介します。
ナレッジマネジメントツールの活用
ナレッジマネジメントツールとは、ナレッジマネジメントを円滑化するITツールです。文書管理機能が備わっており、ナレッジマネジメントを目的とした文書管理に利用できます。閲覧権限設定による内部統制や、タグ検索機能などによる高い活用性が実現するでしょう。
また、ナレッジマネジメントツールでは、社員同士のコミュニケーション促進や文書以外のデータ保管など、さまざまな情報共有機能が備わっている製品もあります。
文書管理システムの活用
文書管理システムは、文書管理機能が充実しており、業務を円滑化するITツールです。しかし文書管理を目的としたシステムのため、コミュニケーション促進機能などはありません。さらに、紙の書類を電子化できるため、大幅なペーパーレス化が実現されるでしょう。用紙代・インク代といったコストや、紙特有の劣化・紛失といったリスクを排除できます。
電子データは紙よりも検索しやすいため、業務効率化や人件費削減にもつながります。電子帳簿保存法に対応した製品も多くあるため、法律に沿った管理も可能です。また、契約書の期限が近づくと通知されたり、データの改変履歴が閲覧できたりと、書類管理が円滑化される機能が豊富です。
文書管理システムを活用してナレッジマネジメントを促進しよう
文書管理とは、書類の保存から廃棄までの管理を指します。一方、ナレッジマネジメントは社内における知識の共有です。ナレッジマネジメントを目的とした文書管理のポイントは、情報の選別と適切なグループ分けが効果的といえるでしょう。
ナレッジマネジメントツールや文書管理システムの導入で、知識やノウハウを共有しながら適切な書類の管理が実現します。自社にあうシステムを導入して、ナレッジマネジメントを促進しましょう。
