文書管理システムを中小企業が導入するメリット
中小企業が文書管理システムを導入するメリットは以下３点です。
- ●ドキュメント管理を効率化できる
- ●情報漏えい・紛失リスクを軽減できる
- ●リモートワークを促進できる
ドキュメント管理を効率化できる
中小企業が直面する業務課題の一つとして挙げられるのが、限られたリソースのなかでは、効率的な文書管理が困難な点です。文書の作成や保管・検索・更新など、管理作業には膨大な時間とコストが必要です。特に成長段階にある企業においては、このような非生産的な作業が事業展開や新規プロジェクトの推進の阻害要因となります。
中小企業における文書管理システムの導入は、ドキュメント管理作業の効率化につながります。具体的には文書のデジタル化による瞬時の検索能力の向上、バージョン管理の自動化、アクセス権限の簡単な設定変更などが可能です。これらの機能によって、従業員が文書を探したり、最新版を確認したりするために費やす時間が大幅に削減されるでしょう。
情報漏えい・紛失リスクを軽減できる
中小企業が直面する可能性のあるリスクの一つは、情報漏えいやデータの紛失です。これらのインシデントは、企業の信頼性を損なうだけでなく、重大な財務的損失につながります。事業の継続性に対する脅威となり、最悪の場合倒産に至るリスクも否定できません。このような背景から、中小企業における文書管理システムの導入は、セキュリティリスクへの対策として重要です。
文書管理システムを導入することで、重要な文書やデータを効率的に管理し、情報漏えいやデータの紛失を防止できます。さらに、文書管理システムは、文書のバージョン管理や履歴の追跡機能を提供するため、誤って重要な情報が上書きされるなどのヒューマンエラーも防止します。
リモートワークを促進できる
文書管理システムの導入は、中小企業のリモートワークを促進させる効果が期待できます。
リモートワークを促進するためには、従業員がいつでもどこからでもアクセスできる環境の整備が不可欠です。クラウドベースの文書管理システムは、この要件を満たす最適なソリューションの一つといえます。従業員は自宅や移動中、あるいは出張先からでも、文書をアップロードしたり必要な文書に簡単にアクセスしたりして、作業を進められます。これにより、業務の効率化はもちろん、従業員のワークライフバランスの向上にも寄与するでしょう。
中小企業向け文書管理システムの選び方
ここからは、以下の５つの中小企業向け文書管理システムの選び方について、詳しく解説します。
- ●誰にでも扱いやすいか
- ●リアルタイムでの共有が可能か
- ●現状のワークフローに影響がないか
- ●セキュリティは強固か
- ●法制度を遵守できるか
誰にでも扱いやすいか
中小企業向け文書管理システムの選び方において、重視すべき点の一つは、誰にでも扱いやすいかどうかです。中小企業では、一人ひとりの業務量が多く、従業員が新たなシステムを学ぶためにかける時間が限られます。そのため、ITリテラシーのレベルが異なる従業員がいても、問題なく使いこなせるシステム選びが肝心です。
操作が直感的で、簡単に文書を管理・検索・共有できるシステムを選ぶことで、時間の節約はもちろん、業務の効率化を図れます。システムの使いやすさは、中小企業が直面する時間とリソースの制約を克服するうえで、非常に重要なポイントです。
リアルタイムでの共有が可能か
中小企業が文書管理システムを選ぶ際、リアルタイムでの共有が可能かどうかは、重要な判断基準の一つです。現代のビジネス環境では、情報の速やかな共有とアクセスが重要です。特に中小企業においては、リソースが限られているため、最新の情報にスムーズにアクセスできることが、業務の効率化と競争力の向上につながります。
文書管理システムを選択する際には、システムがリアルタイムでの文書共有をサポートしているかの確認が重要です。これにより、どの地域にいる従業員も最新の情報にアクセスでき、時差や場所の制約を超えた協働が可能になります。また、通知機能を備えていると、文書の更新や重要な変更があった場合、すぐに関係者に通知できます。
さらに、文書の編集履歴を確認できる機能も重要です。これにより、文書がいつ、誰によって編集されたかを追跡でき、文書の整合性と透明性を保てます。
現状のワークフローに影響がないか
中小企業向け文書管理システムを選択する際は、現状のワークフローに与える影響を最小限に抑えることが重要です。日常的に行っている業務プロセスに対して、新しいシステムの導入が原因となり生産性が低下してしまうのを避ける必要があります。
そのため、中小企業向け文書管理システムを選ぶときは、既存のワークフローを損なわず、現在使用しているほかのツールやソフトウェアとの互換性があるかどうかも選定のポイントにしましょう。
セキュリティは強固か
中小企業向け文書管理システムを選ぶ際、セキュリティは重要な検討事項です。現代のビジネス環境では、情報漏えいのリスクが常に存在します。中小企業では人的リソースも限られるなかで最大限のセキュリティ対策を施さなくてはいけません。
そのため、文書管理システムを選ぶ際には、そのシステムがどのようなセキュリティ機能を備えているか、またそれが業界の標準に準拠しているかどうかを把握しましょう。
セキュリティ面で確認すべきポイントは、SSL暗号化の有無や、二段階認証の導入の有無です。SSL暗号化とは、インターネット上でデータが送受信される際の暗号化技術であり、第三者によるデータの傍受を防ぐものです。二段階認証は、パスワードや一時的なアクセスコードなど、二つの認証手段を用いることで、不正アクセスのリスクを大幅に低減させます。
法制度を遵守できるか
中小企業向け文書管理システムの選び方において重要なのが、法制度の遵守です。電子帳簿保存法の改正により、請求書などの重要文書の電子形式での保存が企業に求められるようになりました。この法改正は、文書管理のデジタル化を推進し、企業の効率化を促すものです。
中小企業が文書管理システムを選定する際には、この電子帳簿保存法に適合しているかどうかが一つの大きな判断基準です。システムが法的要件を満たしているかどうかの確認は、将来的に発生する可能性のある法的リスクを避け、安心してシステムを導入するために不可欠といえます。
電子帳簿保存法について、詳しくはこちらの記事で紹介しています。
中小企業におすすめの文書管理システム
ここからは中小企業におすすめの文書管理システムを厳選して紹介します。自社にあった文書管理システムはどれか、よく読んで選んでみてください。
楽々Document Plus
- 契約書やISO、電帳法など幅広いドキュメントの管理に対応
- スピーディーな全文検索＆承認ワークフロー機能も標準搭載
- 生成AIとの連携で、文書登録も検索も手間なく効率アップ
invoiceAgent
- 電子帳簿保存法・インボイス制度に対応
- 文書管理と記録管理による内部統制・セキュリティ担保を実現
- 5つのAI OCRを活用し、書類のデータ化を効率化
Fleekdrive
- 簡単＆分かりやすい操作で社内や取引先とのファイル共有を効率化
- より速く、より簡単に必要なファイルをわかりやすく文書管理
- 徹底したセキュリティ環境で安心安全にファイル共有
MyQuick
- GPT連携が可能で、AIを活用して入力の手間を大幅減
- 文書保存時に独自ルール設定可能。高度な情報管理を実現
- 他システムのCSVファイル(台帳)とPDFデータを一括登録可能
NotePM
- 社内版ウィキペディア「社内wiki」を手軽に構築
- 変更履歴管理・閲覧履歴・柔軟なアクセス制限・検索に強い
- ナレッジ蓄積しやすく、見つけやすいを意識した機能の数々
Evernote （Evernote Corporation.）
- テキストだけでなく画像、音声など様々な形式で保存可能
- グループウェアと連携でさらに便利に
- オフラインでも作業でき、オンラインになった際に同期
WisebookONE （株式会社ビーガル）
- 社内文書を簡単な操作でデジタルブック化して共有！
- １つのアカウント内で一般・限定の公開設定の使い分けが可能！
- 中小から大手企業まで多くの導入実績！
Quickbinder Beginning
有恒産業株式会社が提供する「Quickbinder Beginning」は、文書の作成から保管、共有、検索に至るまでの一連の流れをスムーズに行えるクラウドベースの文書管理システムです。利用者はインターネット環境があれば、いつでもどこでも文書へのアクセスが可能となり、テレワークや出張中でも業務の連続性を保てます。
ASTRUX2.0
株式会社デジタルマトリックスが提供する「ASTRUX2.0」は、中小企業向けに特化した文書管理システムです。企業内の文書管理を効率化するための高度な機能と、ユーザーフレンドリーなインターフェースを搭載しているため、導入により、文書の作成・保管・共有・検索が容易になるでしょう。加えて、企業の情報管理の効率化も可能です。
デジタルドルフィンズ
枚岡合金工具株式会社が提供する「デジタルドルフィンズ」は、企業の文書管理プロセスを効率化するための文書管理システムです。クラウドベースのサービスだから、リモートワークにおいても、柔軟な文書管理が可能になります。
LegalForceキャビネ
株式会社 LegalOn Technologiesが提供する「LegalForceキャビネ」は、文書管理のプロセスの簡素化と効率化を目的として開発された文書管理システムです。AI技術を活用した高度な検索機能と、文書の自動分類システムを搭載しているため、必要な文書の迅速な検索と、適切な管理が可能になります。
box
Box社が提供する「box」は、クラウドベースのプラットフォームで、企業が文書を安全に保存・共有・管理するための機能を備えた文書管理システムです。ユーザーは、インターネットがあればどこからでもアクセスが可能で、文書のバージョン管理やアクセス権限の設定など、細かな管理も行えます。
中小企業向け文書管理システムを比較し、資料請求をしよう
中小企業向けの文書管理システムを選ぶ際には、誰にでも扱いやすく、現在のワークフローに影響しないといったポイントを踏まえることが大切です。業務効率化やセキュリティリスクの軽減など、文書管理システムを通じて課題解決を目指しましょう。
この記事で紹介した文書管理システムについてさらに詳しく知りたい方は、ぜひ資料を請求し、中小企業向けのシステムを比較してみてください。
