【教材編】eラーニング運用を成功させるコツ
eラーニングの運用を成功させるためには、どのようにして教材を作成すればよいのでしょうか。
学習の方向性を明確にする
学習の方向性を明確にすることで、eラーニングの運用目的が定まり学習効率が向上します。学習の方向が不明確だと、eラーニングの運用目的が曖昧になり、研修後に必要なスキルも身につきません。後から大幅な修正が必要となるため、かえってコストがかさみます。
eラーニングを運用する際は受講者の役職や適性に応じて、学習目的に沿った教材を作りましょう。
例えばマネージャー候補生を対象とする場合、マネジメントに必要なスキルを明確にし、それに適した学習メニューを組みます。営業担当者には、成約を勝ち取るためのプロセスを効率的に伝えられる教材を作りましょう。
学習内容にあわせて提供方法を選択する
eラーニングコンテンツの提供方法は、以下の３種類です。
- 【自主制作】
- 受講者の興味関心を引くオリジナル教材を作れます。ただしコストがかかるため、資金に余裕のある企業におすすめです。
- 【既存教材】
- 自主制作より低コストで提供できるeラーニング教材です。弁護士などの監修を受けているため、品質的にも問題ありません。ただしオリジナリティがなく、講義内容が自社にマッチしない場合もあります。
- 【複合教材】
- 自主制作と既存教材をあわせたコンテンツです。質の高い既存教材を用いつつ、必要に応じてオリジナリティも出せます。受講者の興味関心を引くコンテンツを低コストで作成できるため、コスパ的にも優秀です。
- ただしカスタマイズ性が高く、作成者によって品質に差が出ます。
社員の反応に合わせて継続的に改善する
eラーニングを運用する際は、社員の反応に合わせて教材を改善しましょう。「物事を長期間かけてコツコツ学ぶ人」と「短期集中型で一気に学ぶ人」の受講割合をみて、受講期間・教材ボリューム・講義数などを最適化します。
たとえば隙間時間に学習する人が多い場合は、短くまとめられているコンテンツを多くするのがよいでしょう。
ただし教材が多すぎると、目的の講義を見つけにくくなるので注意してください。スキルをプロセスごとに分け、受講者が見つけやすい構成にすることが大切です。講義を見つけるのに時間がかかりすぎると、学習以外のところでストレスが増大します。
また、スキルの習得度を把握するために、明確な合格基準を設定しましょう。合格基準は、難しすぎず易しすぎないラインにするのがおすすめです。一定の基準に到達しないと、次の講義に進めないようにするのもよいでしょう。
集中して学習してもらいたい場合は、テスト回数に制限をつけると効果的です。
【システム・設計編】eラーニング運用を成功させるコツ
eラーニングの運用を成功させるには、どのようなシステムや体制を構築すればよいのでしょうか。システム・設計では3つのコツがあります。
アクセス環境を整備する
eラーニングを運用するときは、社内PCと私物端末の利便性を最大限活用できるようにアクセス環境を整備します。社内PCと私物端末の長所と短所を把握することが大切です。
たとえば社内PCは自由にアクセス制限を行えるため高いセキュリティを維持できますが、持ち運びができないため利便性に欠けます。
一方私物端末は持ち運びが自由で好きな時に学習できますが、アクセス制限ができないのでセキュリティ面で不安です。アクセス環境を整備するときは、上記のような利便性とセキュリティのバランスを考えましょう。
eラーニングをマルチデバイス対応にすることで、講義を受けられる場所が増え、アルバイトやパートなどにも学習機会を与えられます。受講者をいくつかのグループに分けたとしても、すべての人が同時並行で学習を進められるでしょう。
外出先からでも使えるため、受講者の負担も大幅に減ります。
コミュニケーション体制を構築する
コミュニケーション体制を構築することで、受講者が学習しやすい環境を整えます。コミュニケーション機能の具体例は、以下のとおりです。
- ■システムやコンテンツの内容について質問、回答できる
- ■学習頻度が低い受講者に催促メッセージを送れる
- ■受講者の解答に対してフィードバックできる
コミュニケーション体制を構築して、受講側・提供側双方のアプローチを増やすことは、受講者のモチベーションアップにつながります。結果的に学習効率を上げるため、eラーニングの運用成功には欠かせません。
ユーザー情報を適切に管理する
ユーザー情報とは、受講者名・属性・役職・アクセス数・受講数・受講時間・完了数・アクセス元などのことです。特にアクセス数や受講数などは、コンテンツが適正かどうか判断するために重要なファクターとなります。
受講者数が少ないコンテンツがあれば、内容や提供方法を変えるなどの対策を行いましょう。検証・改善を繰り返して、コンテンツを最適化していきます。
このように、得たデータは統合・分析を行うことで、コンテンツの改善に役立ちます。既存の問題点を解消するのはもちろんのこと、次回のコンテンツ作成にも活かせるでしょう。情報をうまく統合できれば、学習開始前に受講者が知りたい情報を伝えられます。
氏名とIDをシステム上で置換できるようにしておくと、作業スピードも向上するでしょう。
eラーニングの運用に成功した事例
ある飲食店では、新人研修にOJTを採用していました。しかし何もわからない新人にとって、マニュアルの知識だけで実際に行動するのは、容易ではありません。そのため新人研修を行っても、満足のいく成果が得られませんでした。
そこでVR機器による仮想現実システムを導入したところ、現場に近い環境で訓練を行えるようになりました。仮想現実空間は 声の大きさやお辞儀の角度などを厳しく指定できます。そのため従業員達は、ゲーム感覚で仕事を覚えられようになりました。
これはVR機器をeラーニングに応用した好例です。
またある通信会社では、「入社年月日」を登録するだけで、必要な受講科目や期間が分かるシステムを作りました。これにより入社日が異なる非正規社員であっても、平等に必要なスキルを習得できるようになりました。
研修開始後はシステム上で進行状況を確認できるため、担当者の負担も軽減しています。
eラーニング運用が上手くいかない問題点と対策
eラーニングの運用が上手くいかない問題点は、どのようなものが挙げられるでしょうか。5つの問題点と対策を紹介します。
部署ごとに異なる教育ツールを使用している
比較的規模が大きい組織だと、教育施策の運営が部門任せになっていることが多いようです。部門ごとに教育ツールを調達するため、多くの教育ツールが社内に散在することになります。
部門ごとに必要な教育が行えるのは効率的でスピード感も出ますが、同時に以下のデメリットも生じます。
- ■全社的な教育施策の実施状況を即時把握できない
- ■全社規模で人材のスキル保有状況が把握できない
- ■人材育成の履歴を一気通貫で追えない
- ■無駄なコストが生じる
企業の財産となる人材がどのようなスキルを保有しているのかをリアルタイムで把握できない状況は、育成や人材配置の面で非効率と言えます。また、部門をまたいで異動した際に、従業員の育成履歴や保有スキルを効率的に引き継ぐことができません。
このような問題を解決するためには、教育ツールを一本化することが有効です。全社で同じeラーニングで教育を行うことで、学習管理システム(LMS)で全従業員の教育実施状況、保有スキルを把握できます。
複数の会社からコンテンツ提供を受けている
自社の教育施策を「教材コンテンツ」単位で組み立てた場合、複数の会社からeラーニングのコンテンツ提供を受けている場合があります。この場合、一つひとつのコンテンツの質が高くなりますが、コンテンツごとに学習履歴が記録されます。そのため、個人の学習履歴や保有スキルを一元管理することが難しくなることが問題です。
この問題を解決するには、教育ツールを一本化することで提供会社も一本化することが有効です。
本当に必要な人に教育を届けられていない
続いてはeラーニングの使い方の問題です。
eラーニングで社員教育を実施する際、全社員に同じ教育コンテンツを配信している場合が多く見られます。全社員に共通の教育を行うことで全体的なスキルアップが見込まれて効果が得られるように感じますよね。
しかし、若手の社員とベテランの社員では必ずしも同じ内容の教育が必要でしょうか。逆に、若手社員にベテラン社員と同じ内容の教育が有効でしょうか。本当に必要な人に必要な教育が届いていなければ、教育施策の実施で得たかった効果は得られません。
この問題を解決するには、社員のレベル・所属部署・勤続年数・年齢・性別など、受講者の属性にあわせて配信コンテンツを変えることが有効です。eラーニングの学習管理システム(LMS)では学習コースの作成もできるので、受講者の属性に合わせた学習コースを作成・配信することで効果的な教育を届けられます。
LMSの運用サポートを十分に使えていない
eラーニングの学習管理システム(LMS)には、受講者の教育促進のためのさまざまなサポート機能が付いています。
この問題は、eラーニングの運用側が、管理者向けの学習管理システム(LMS)の機能についてよく知らないことが原因として挙げられます。漠然と「運用が大変」「手間がかかりそう」と思い活用できていない場合も多いようです。
学習管理システム(LMS)には以下のような機能があります。
- ■講座管理機能
- 講座の登録や編集、教材の作成・編集、講座と教材を紐づけ
- ■受講者管理
- 受講者登録、講座の割り当て、受講可能期間の設定
- ■履修管理
- 受講者の学習状況や成績の確認・レポートの採点や評価
- ■受講者サポート機能
- 受講者からの問い合わせに回答、受講者への学習催促
eラーニングの運用側が学習管理システム(LMS)の機能を使いこなすことで、より効率的で効果的な学習の提供が可能になります。
学習管理システム(LMS)の機能や活用メリットについては以下の記事で詳しく解説しているので、気になる方はぜひ読んでみてください。
教育施策が組織の課題とずれている
現在導入しているeラーニングの内容が、今求められている教育施策と合致していないために運用が上手くいかない場合もあります。
この問題を解決するには、組織の課題を明確にする、教育対象を絞るなどの工夫をすることが必要です。前述したeラーニングの学習管理システム(LMS)を利用し、従業員の属性に合わせたコンテンツ配信などを行うとより効果的な教育施策の実施が可能になります。
また、組織の課題を教育施策に反映しやすくするために、課題を抽出しやすい体制を整えることも重要です。
eラーニングの運用を成功させ、教育の質を向上させよう！
eラーニングの運用を成功させるには、学習の方向性を明確にしましょう。方向性が決まったら最適な方法で教材を提供し、社員の反応をフィードバックします。
アクセス環境やコミュニケーション体制を整え、学びやすい環境を作ることも重要です。ユーザー情報を適切に管理し検証・改善を繰り返すことで、教材の内容を最適化していきましょう。
eラーニングの運用を成功させて、社内研修の質を向上させてください。
