エクセルで採用管理を行う方法
まずは、エクセルで採用管理を行う方法があるのか見ていきましょう。
採用管理シートを自作する
最も一般的な方法はエクセルで採用管理シートを作り、部署内で共有して進捗状況などを管理する方法です。エクセルを使って採用管理表を作成すれば、自社に合ったフォーマットで管理できます。主に応募者の情報と選考の進捗状況や、面接などの日程を入力して管理します。営業の現場で使われる「顧客管理表」と同じような様式になるでしょう。
注意点は、1人の応募者の情報が多くなりやすいため、シートをスクロールしないと全体の内容を把握できないことです。そのため、応募者の重要な情報・進捗状況を簡潔にまとめて管理するシートと、詳細な情報が記入されたシートで分けるのがおすすめです。このようにシートを分けていれば、応募者から問い合わせがあった際にもスムーズに対応できるでしょう。
テンプレートを利用する
エクセルで採用管理シートを管理する場合、自作する以外にテンプレートを利用するのも有効です。
テンプレートを利用すれば、自社で採用管理シートを一から作成する業務工数を削減できます。インターネット上で無料で配布されているテンプレートから、自社に合った様式のものをダウンロードしてください。
しかし、無料テンプレートの種類は無数にあるため、本当に必要なシートを選ぶのは非常に難しいです。そんなときは、採用管理シートのテンプレートにこだわらずに、ガントチャートや計画書、分析シートなど好みに合ったシートを組み合わせて使うのがおすすめです。
エクセルで採用管理を行うデメリット
エクセルで採用管理を行うことは可能ですが、欠点もあります。どのようなデメリットがあるのか見ていきましょう。
同時編集や異なるバージョンでの使用が難しい
エクセルの場合、１つのファイルを複数人で同時に閲覧はできますが、同時編集はできません。誰かが操作しているときに編集すると、別名で保存されてしまい、どのファイルが最新版か分からなくなることもよくあります。ほかにもエクセルのバージョンが異なると使用できないため扱いには注意しなければなりません。
エクセルはカスタマイズすることで使いやすくなりますが、人によっては使いにくいと感じることもあります。スムーズに作業できるようなフォーマットを作っても、かえって作業効率が悪くなる場合もあるため注意してください。
進捗状況の更新が難しい
エクセルで採用管理を行っていると、進捗状況の更新などの効率が悪くなることがあります。例えば、求職者から応募があったり、面接を終えたりした後は情報を更新する必要がありますが、誰かが編集していれば操作できないでしょう。
結果として入力作業を後回しにすることで、入力漏れなどのミスが発生しやすくなり、採用活動の工数も増えやすいです。
採用人数が増えたら採用管理システム導入も検討を
求人の媒体を増やしたり、応募者が増えてきたらエクセルでは管理が難しくなることがあります。その際には、「採用管理システム」の導入も検討してみましょう。近年ではクラウド型で安価で導入できるシステも増えているので、導入のハードルも下がっています。
採用活動がスピーディーになる
採用管理システムでは、リアルタイムで応募者の情報や進捗状況を共有できます。
部署の全員が同じシステムを操作できれば、担当外の応募者からの対応もシステムの画面を見ながら操作可能です。このように応募者からの問い合わせに迅速に応えることで、他社への流出を予防できるでしょう。
手入力によるミスが減少する
従来はメールの内容をすべて手作業でエクセルに転記していました。そのため、注意していても人為的なミスは発生してしまいました。
しかし、採用管理システムを利用すれば、Web上で求職者が応募すればその情報を転用できるため、エクセル管理のように転記する必要はありません。また、同じシステム上で応募者側もアクションを行えるので、メールでのやりとりなどの転記も不要です。
エントリーを自動で振り分ける
エクセルを利用した管理方法では、同時に複数の職種、雇用形態の求人を出す場合に、応募者の管理、面接、進捗管理が煩雑になり手間と労力がかかります。
採用管理システムを活用することで、エントリーフォームを「正社員」「契約社員」「派遣社員」といったように雇用形態ごとで管理することができます。また、応募者ごとに「どの職種、雇用形態」で応募してきたかの管理が簡単にできるようになります。
採用コストの削減
多くの場合、採用コストとして求人広告やエージェントへの依頼料などがコストの大部分を占めます。採用管理システムを活用することで、自社サイトからの応募者数を増やし求人広告費を削減することができます。
採用管理システムを使用することで、採用率や辞退率を自社で管理することができます。辞退率が高い場合は、選考のどこに問題があったのかを検証し次回の選考に活かすこともできます。
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エクセルのメリット・デメリットを理解し採用管理の効率化を
エクセルを使えばコストをかけずに採用管理を行えます。一般的には採用管理シートを自作するか無料のテンプレートを活用することが多いです。
しかしエクセルには限界があり、部署内で同時編集が行えなかったり、手入力による業務負荷が大きくなるデメリットもあります。そこで採用管理システムを利用すればエクセルの課題を解決できるでしょう。応募者の情報は共有しやすく、手入力を省きミスも減ります。
システムの導入も選択肢の一つとして採用管理を効率化しましょう。
