応募者が選考辞退してしまうのはなぜ？要因から防止策まで徹底解説！

応募者が選考を辞退する理由

応募者は就職活動を行っているにも関わらず、なぜ選考を辞退するのでしょうか。まずはその理由を分析してみましょう。

返信対応が遅い

書類選考・面接の結果の連絡に1週間以上かかったり、質問メールの返信が2、3日以上かかったりすると応募者は「放置されている」と感じ、その企業への志望度は低下してしまいます。

複数社並行して就職活動を行っている場合、応募者は対応が早い企業の選考を優先するでしょう。就職売り手市場において、企業にはスピーディーな対応が求められます。

返信が遅い原因に、現場責任者の確認がとれない、面接官の日程調整ができない、採用担当者が忙しい、といった事情が挙げられます。これらが原因で優秀な人材を逃すことのないよう企業は努めるべきです。

選考日程の不一致

応募者の予定と選考日程が一致しないと、選考辞退につながる可能性が高くなります。

複数社を並行して就職活動を行っている場合、効率的な活動を心がける応募者は多いものです。候補日が少ないと他社の選考日との兼ね合いから選考辞退につながります。

特に、地方在住の応募者は就職活動に時間やお金がかかります。面接は首都圏で行われることが多く、上京に費用や時間がかかるため、本命企業の選考日に他の企業の選考も合わせようとするでしょう。本命企業の選考日と一致しなければ、選考を辞退する可能性もあるのです。

また、働きながら転職活動をする応募者の場合、仕事の合間を縫って面接を受けています。選考フローが長引くと仕事の調整が難しくなり、選考辞退につながるケースもあるようです。

他社からの内定

複数社の選考を受ける応募者は、さまざまな企業からアプローチされています。自社から内定が出ているタイミングで他社の内定を受け辞退する応募者もいます。なぜ辞退者が他社の内定を受けたのか、自社の強みは伝えられたのか、面接時に不安を与えなかったか、今一度選考過程を振り返ってください。

また、選考の過程で他社の選考の進捗についても確認しておくことで、辞退のリスクを把握しておきましょう。

面接官やその他社員の対応が悪い

面接官からタブーとされる質問を受けたり、面接会場で社員の対応や言動に不信感を抱いたりすると、選考辞退を招くことがあります。

将来上司になり得る面接官や社員に不安や不信感を抱くと、入社意欲は低下してしまうでしょう。また、質問やリマインドメールが不誠実な内容だった場合も志望度低下につながりかねません。

採用活動に従事する社員それぞれが企業の顔である自覚をもち、不誠実な対応による選考辞退の撲滅に努めるべきです。

以下の記事を読むと、面接のポイントやNG対応が詳しく分かります。

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選考辞退を防ぐための対策

では、選考辞退を防ぐため具体的にどんな対策を行えばよいのでしょうか。選考辞退を防ぐ3つの対策を見ていきます。

選考をスピーディーに行う

書類選考から面接案内までの時間をあけず、応募者への面接日時の連絡をスピーディーに行ってください。

その際、具体的な選考フローをあらかじめ伝えておくと応募者もスケジュールを立てやすくなります。連絡が遅くなりそうな場合も、「〇日までに連絡します」と伝えるだけで応募者に不安を感じさせません。

返信対応の早さ・遅さを通じて、企業体質や人材に対する考え方を応募者へ伝えましょう。

面接可能な日程を増やす

面接日時を固定せず、候補日を増やすことで選考辞退を防げます。

「〇月〇日〇時から」と日時を固定すると、応募者の都合と日程が合わないことがあるでしょう。日程調整のため応募者と連絡を何度もとることになり、最悪の場合、音信不通になりかねません。

人材獲得の機会を逃がさないためにも、面接日時への柔軟な対応を心がけてください。応募者のヒアリングを基に日時を設定するなどの工夫を行いましょう。

幅を持たせた日時設定は、遠方からの応募者にも対応しやすいです。早朝や夕方遅くに面接時間を設けるなど、応募者へ配慮した面接日時の設定は企業イメージの向上につながります。

なお、面接予定日の前日までにリマインドメールを応募者へ送るようにしましょう。リマインドメールには緊急連絡先を必ず記載してください。応募者が体調不良や急な業務で面接に来られなくなってもリスケジ ュールの連絡をしやすくなります。

自社の魅力をしっかりと伝える

説明会や面接など、応募者と接する機会を通じて自社の魅力を伝えましょう。

応募者は自身の「志望度」を軸に就職・転職活動を行っています。自社の志望度を上げてもらうため、説明会では社員を通じて自社の魅力を発信し、働く姿を想像できるように工夫しましょう。

面接では給与や福利厚生、自社の強みなど、より細かな魅力や情報を応募者へ伝えてください。

面接前日に連絡する

応募から面接まで日が空いてしまうと面接の予定を忘れてしまう応募者もいます。面接前日に予定確認の連絡を入れることで辞退を防止できます。

面接場所を柔軟にする

地方からの応募者には、東京や大阪等の都市に何度も足を運ぶことは、大きな負担になります。最寄りの支店やビデオ通話による面接に対応するなど、柔軟に対応できるようにすると辞退の可能性が減ります。

スカウトメールを活用する

スカウトメールを送る際に熱意を伝えると辞退を減らすことができます。コピーした内容を送るのではなく、求職者が公開している経歴などを盛り込んだ内容にすることで、「あなたに入社してほしい」という気持ちを伝えることができます。

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選考プロセスを効率化する方法

選考辞退を防ぐには、選考プロセスを効率化しなければなりません。

しかし募集から入社に至るまで、さまざまな工程があり、人力で業務をこなすのは非常に大変です。業務に追われ、注力すべき採用活動がおろそかになってしまっては優秀な人材を獲得できません。

採用管理システムは採用におけるすべての情報を一元管理し、選考プロセスの効率化を実現します。応募者情報や選考進捗状況がすぐに確認でき、情報共有がしやすくなります。これにより選考スピードを向上でき、選考辞退の減少につながります。

以下の記事では、採用管理システムについて詳しく解説しています。

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選考フローを見直し選考辞退の対策を！

応募者の選考辞退の要因は以下のとおりです。

• 対応の遅さ
• 選考日程の不一致
• 社員の不適切な対応
• 他社の内定

選考辞退を防ぐため応募者への連絡は迅速に行い、面接日時は柔軟に対応してください。そして自社の魅力を明確に伝えましょう。

採用管理システムは選考プロセスを効率化し、選考辞退を防ぎます。ぜひ採用管理システムを導入を検討してみてください。