採用面接官が果たす役割
採用面接官に求められる役割は大きく分けて３つあると言われています。
- 求職者の本質を見極める
- 採用面接官は応募してきた求職者の中から最適な人材を選ばなければなりません。しかし、多くの求職者は少しでも自分をよく見せようと、本質を隠すことがあります。採用面接官には、その奥に隠された応募者の本質を見極める技量が求められます。
- 優れた人材を自社に招く
- 面接は求職者が企業に対して一方的にアピールする場所ではありません。採用面接官から見て、ぜひ入社してほしい人材でも、応募者の方が辞退したのでは無意味です。自社に入りたいと思ってもらえるよう企業の魅力を伝える必要があります。
- 会社の顔
- 採用面接官は企業の顔として求職者たちと対面することになります。そこで悪い印象を与えれば、瞬く間に悪評が世間に広がりかねません。企業のイメージを決定する立場であることを心得て誠実に立ち振る舞う必要があります。
基本的な面接の流れ
では、採用面接官が上記の役割を果たすために、どのような流れで面接を行うべきなのでしょうか。一般的な流れと、各プロセスで採用面接官が心得るべきことを紹介します。
１．アイスブレイク
面接では、可能な限り応募者の本質を見極める必要があります。しかし、多くの求職者は面接に際して酷く緊張し、一切欠点のない姿を見せようとします。これでは、どれほど採用面接官の鑑識眼が優れていても、本質を見抜くのは難しいでしょう。
したがって、まずは求職者が自分の本質を面接で出せるように、柔らかい雰囲気を作る必要があります。このプロセスをアイスブレイクと呼び、ちょっとした雑談などでお互いの緊張をほぐすことを目的とします。その日の来社方法や天気の話など、面接とはあまり関係のない話を交えながら話しやすい雰囲気を目指しましょう。
もちろん、このとき採用面接官が居丈高な態度をとってはいけません。和やかな空気作りの大切さを心得てこそ、一流の採用面接官と言えます。
２．面接官や会社についての紹介
アイスブレイクが終わったら、採用面接官が自己紹介を行い、次いで会社について説明します。
「応募するくらいだから求職者はある程度把握しているのではないか」と考える人もいるかもしれませんが、一次面接でそれを期待するのは不適切です。ほとんどの求職者は一度に多くの企業に応募するため、そのすべての基本情報を把握するのは困難と言えます。したがって、自社の事業内容や今後の展望という基本的な情報から紹介しましょう。
こうすることで自社に対する理解を促すと同時に「求職者に優しい企業」という印象を与えられます。ただし、あまり込み入ったところまで説明すると長くなるため、10分～15分程度に収まるようにまとめましょう。
３．履歴書を確認しながら質問
面接では、採用面接官は応募者の本質を見極めるために質問をします。しかし、闇雲に問うだけでは本質を見極められません。その求職者の性格や能力を掘り下げられるよう、適切な質問を考える必要があります。
そして、そのためのツールが履歴書です。求職者の経歴やスキルを確認し、履歴書からだけでは分からないことを補う形で質問を行いましょう。
たとえば、履歴書から事実は分かりますが、理由までは読み取れません。「なぜその資格を取ったのか」「どうしてこの学校に進学したのか」といったことを掘り下げると良いでしょう。また、このときは欠点ではなく長所に目を向けると、本当に自社に有益な人材を見つけやすくなります。
ちなみに、質問をする際の言葉選びは慎重に行うよう心得なければなりません。曖昧な聞き方をすると何を答えて良いのかわからず、応募者を混乱させます。平易な言葉でシンプルな質問を心がけましょう。
４．応募者からの質問受付
採用面接官からの質問が終わったら、次は求職者側からの質問を受け付けましょう。この目的は大きく分けて２つあります。
- 求職者の疑問を解消するため
- 疑問を残したまま選考が進むと、求職者は入社後に不安を抱き、辞退するリスクが高くなります。優秀な人材に確実に入社してもらえるよう、入社前にすべての不安や疑問点を取り除かなければなりません。
- 応募者の本質を見抜くため
- 採用面接官から質問をする場合、求職者は問われたことに回答します。しかし、これは裏を返せば質問されたことにしか答えないという意味でもあります。これでは、隠れた本質が現れないかもしれません。その点、求職者側からの質問は自発的なものであるため、本音や価値観が垣間見える可能性が高くなります。
５．事務的な事項の確認
すべての質問が終わったら、最後は事務的なことを確認します。具体的には、合否連絡までの日数やその後の流れ、最短での入社日などです。この時点でも、応募者から質問があれば回答しておきましょう。
あくまで確認作業ではありますが、まだ気を抜いてはいけません。このような時に応募者の本音が出ることもあれば、採用面接官の態度の変化が応募者に悪印象を残すこともあります。まだ面接は終わっていないと心得て、最後まで気を引き締めて行いましょう。
採用面接官が聞くべき質問事項
次は、採用面接官が面接で問いかけるべき質問事項について詳しく解説します。
１．アイスブレイクのための質問
先ほど述べたとおり、面接の序盤ではアイスブレイクの質問が応募者の緊張をほぐすために効果的です。
アイスブレイクの質問は、基本的に直接評価に繋がらず「緊張をほぐすために質問している」ということが応募者にも分かるようにしなければなりません。もし、重要な質問をされていると応募者が受け取ってしまえば、より緊張感が増してしまうでしょう。例えば、当日の天気の話や出身地の話題は緊張感を解くのに有効です。
アイスブレイクの質問例
アイスブレイクでは、当たり障りのない質問がよく使われているようです。
- ■ここまでどうやって来ましたか
- ■来るまでにどのくらいかかりましたか
- ■雨（天候や気候）は大丈夫でしたか
２．コミュニケーション能力を判断する質問
ビジネスは人と人のコミュニケーションで成り立っています。仕事を円滑に進める能力があるかどうかを判断するために、コミュニケーションスキルを確認する質問を投げかけましょう。
例えば、自己紹介のような基本的な質問でも、２分間など時間制限を設けることで、要点をまとめて話す能力の有無を判断できます。また、面接の回答全般が分かりやすくまとまっているかどうかも大きな判断ポイントになるでしょう。
コミュケーション能力を測る質問例
基本的には、要点を抑えて話すことができるかを確認する質問が中心となります。
- ■２分程度で自己紹介をお願いします
- ■好きなこと・ものはなんですか
- ■職場でのコミュニケーションを円滑にするために大事にしていることはなんですか
３．自社への適性を判断する質問
面接では自社への志望度を確かめる質問も重要です。志望度が高い応募者であれば、入社後も積極的に仕事に取り組み、早期離職することも少ないでしょう。
志望度が高い応募者は、企業研究や業界研究を入念に行っていることが多いです。そのため、自社についてどのようなイメージを持っているか聞いてみましょう。事実を的確に捉えているようであれば、自社への志望度が高いと判断できます。
また、入社後に実現したい内容を聞くことで、具体的なビジョンが分かり、自社とマッチしているかを判断できます。
自社適正を図る質問例
自社が大事にしていること（目標、理念）にマッチしているかを確認する質問です。
- ■どのような環境で働きたいですか
- ■組織で活躍する上で重要視することはなんですか
４．スキルやノウハウを確認する質問
中途採用の場合は、即戦力となる人員の補充が目的となることが多いでしょう。そのため、応募者の能力を確認する質問も重要です。
具体的な質問内容は、今までの成功体験や実績、採用した際に企業側が得られるメリットなどです。将来性を判断するために今後身につけたいスキルや資格を質問するのも有効でしょう。
また、同時に長所と短所を質問し、客観的に自己評価できているか、短所をどのようにカバーするのかも把握してください。
スキルやノウハウを確認する質問例
その時獲得したいスキルを持った人材は、募集ポジション、業界、業種によって様々かと思います。今回は汎用的に使える質問例を用意しました。
- ■業務上どのようなツールやシステムを使用していましたか、またどのような場面で使用していましたか
- ■当社では～のような場面で〇〇を行う必要がありますが、その程度の〇〇を行うことはできますか
- ■社内や顧客とのコミュニケーションはどのように行っていましたか
５．ストレス耐性を確認する質問
近年、多くの企業が求職者に対してストレス耐性を求めています。ストレスに自力で上手く対処できるかどうかで、職務上のパフォーマンスも大きく左右されるからです。
また、早期離職防止の観点からもストレス耐性は重要な要素です。入社後のストレスに耐え、定着してもらうためには耐性のある求職者を選ぶ必要があります。
しかし、ストレス耐性の程度を言葉で表現するのは困難です。したがって、適切な質問をし、求職者の回答を分析してストレス耐性を推し量らなければなりません。
ストレス耐性を確認する質問例
ストレスを感じる対象や、対処法を問う質問です。
- ■ストレスを感じるのはどんなときですか
- ■ストレスを感じた際はどうやって対処していますか
- ■モチベーションを下げる要因は何ですか
- ■前職を辞めたきっかけは何ですか
採用面接官のNG行動
最後に、企業の評価・信頼性を守るために採用面接官が控えるべき行動を見ていきましょう。
タブーとされる質問をする
面接では応募者の人権や男女雇用機会均等法を侵害する質問を行ってはなりません。その内容は大きく分けて「本人に責任のない事項」と「本来的に本人の自由であるべき事項」の２種類があります。
「本人に責任のない事項」とは、本籍や出生地、人種や民族、家族に関する質問です。ほかにも住宅や生活環境に関する質問も該当します。「本来的に本人の自由であるべき事項」とは、宗教や人生観、社会観などの内容です。このような内容で採用可否を決めないように心がけ、質問を控えなければなりません。
応募者を圧迫する態度をとる
現在でも応募者を圧迫する「圧迫面接」は多いと言われています。圧迫面接を実施する目的は、応募者のストレス耐性を判断することですが、中には人格を否定するような内容が含まれることもあるようです。
圧迫面接を行うと企業のイメージが悪くなったり、内定辞退に繋がったりするため効果的な面接とはいえません。心理的なダメージを与えるような面接は、訴訟リスクもあるため注意してください。
ポイントを押さえ、好印象を持たれる採用面接官を目指そう
採用面接官は自身の役割を果たすため、以下の流れで面接を遂行する必要があります。
- １．アイスブレイク
- ２．自身と会社の説明
- ３．採用面接官からの質問
- ４．応募者からの質問
- ５．事務的な確認
質問時には以下のようなことを目的として問いかけましょう。
- ■アイスブレイク
- ■コミュニケーション能力の測定
- ■自社への適性判断
- ■スキルなどの確認
- ■ストレス耐性の確認
適切な質問で好印象を与えるとともに、優れた人材を選出しましょう。
