退職時の給与計算の方法
まずは基本となる給与の算出方法を振り返りましょう。給与は以下の計算式で算出できます。
差引支給額（給与）＝総支給額-控除額（社会保険料）－税額
上記の計算式は退職時の給与計算でも基本的に変わりません。しかし、普通の給与計算と異なる点もあるため注意が必要です。では、具体的にその方法を見ていきましょう。
総支給額の計算
退職時の給与計算においては、月初から退職日までの給与計算方法を定めなければなりません。一般的には、暦日あるいは出勤日数をベースに計算します。
たとえば、月末締め日の会社で月給30万円の社員が、６月10日付で退社する場合を考えてみましょう。暦日ベースの計算であれば、30日のうち10日まで勤務したことになるため、給与は10万円となります。
一方、出勤日数をベースにする場合は、出勤予定日数と実際の出勤日数を基に計算します。その月に20日勤務する予定で、６月10日までに６日勤務しているとすれば、給与は9万円となります。
どちらの計算方法でも問題ないものの、統一することが大切です。就業規則で定めておきましょう。通勤手当や残業手当の扱いも、就業規則に従ってください。
社会保険料の計算
健康保険料などの社会保険料は月ごとにかかるため、日割り計算できません。また、毎月の給与から控除される社会保険料は、前月分です。たとえば、６月の給与から控除される社会保険料は、５月分です。
そのため、月末日に退職した場合は、一度に２か月分の社会保険料を控除することになります。本来であれば翌月の給与から控除する分も、退職月の給与から控除するためです。もちろん、月末日以外に退職した場合はその月の社会保険料は発生せず、１か月分（前月分）のみの控除となります。
なお、退職者本人は国民健康保険や国民年金などの社会保険に間断なく入る必要があります。このため、月末日以外に退職した場合は退職月分の社会保険料を自身で納める必要があります。
住民税の計算
住民税は前年1年間の所得に対して課税され、翌年６月から翌々年５月までに納めるものです。
住民税の納税方法は、普通徴収と特別徴収に分けられます。普通徴収は役所から送られてくる納税通知書に従って自分で納税、特別徴収は会社が従業員の代理で納税する方法です。企業の給与計算における住民税の算出は、特別徴収のためです。
この際の計算方法には、以下の2種類があります。
【１月１日～５月31日の間に退職】
５月までに納めるべき税金の残額を給与から一括納税します。納税額が給与や退職金を上回ってしまった場合、納税しきれなかった分は退職者が普通徴収で納めることになります。
【６月１日～12月31の間に退職】
従業員から申し出がある場合は、翌年5月までに納める税金の残額を退職金などから一括納税します。申し出がない場合は、退職月の前月分までを納税し、残りは退職者本人が普通徴収で納めます。
退職時の給与計算の仕組み
退職時の給与計算は、退職日が月末かそれ以前かどうかで変動します。特に、社会保険の観点で変動があることを理解しておかなければなりません。社会保険の資格は、退職日の翌日に喪失するのが基本です。退職日が月末になると、翌日がすでに新しい月になっているため、翌月分の社会保険もかかることになってしまいます。つまり、退職したにもかかわらず一か月分余分に社会保険料を払うことになるでしょう。そのため、できるだけ月末よりも最低１日前に退職する方が、従業員にとってはメリットといえます。ただし、退職後に国民保険や国民年金に加入する必要があるため、退職日に合わせて加入するスケジュールを立てましょう。
また社会保険と同様、住民税の仕組みも理解しておく必要があります。基本的に、１月月初から５月末までの税金は5月までに収めることになります。そのため、例えば３月に退職してしまうと、４月・５月の住民税は普通徴収で収めなければなりません。退職する際は、住民税の支払いを自分でしなければならなくなるリスクも想定しておくことが大切です。
退職時の給与計算に必要な情報
給与計算の際には、以下の情報を整理しておきましょう。
- 事業所の情報
- 給与形態(月給・週給・日給・時給)の情報が必要です。また、休日や締日の情報は月給の場合に、退職月の出勤日数の給与計算に影響します。
- 就業規則
- 就業規則で定められている、給与形態や通勤手当の支給規則、退職に関わる事項（退職金の有無や申し出から退職までの日数）が必要です。これらの情報も退職時の給与計算に関わります。
- 従業員情報
- 給与や各種手当、交通費や扶養家族の情報が必要です。具体的には、通勤手当を事前支給しているかなどを確認します。年次有給休暇の残日数も確認し、日数がマイナスの場合は欠勤扱いで給与計算をします。また、健保や厚生年金加入者の場合は標準報酬月額、特別徴収の対象者の場合は住民税額を計算します。
- 保険加入情報
- 健康保険や雇用保険、厚生年金などの加入情報が必要です。各保険料を給与から控除するためです。
退職時の給与計算における注意点
退職時の給与計算において注意すべき点には、どのようなことが挙げられるのでしょうか。
従業員に給与を返金させるケースがある
以下のようなケースでは、従業員に給与の返金を求める必要があります。
- ・前払いしている
- 当月払いをしていた場合、支払日から月末までの給与は前払いしていることになります。したがって、当月払い分を支払ってから月末までに退職されると、余分に支払うことになります。通勤手当は前払いの例が多いので注意しましょう。
- ・退職予定が共有できなかった
- 従業員本人が退職の意思を示してから、給与計算者に伝わるまでのタイムラグにより、支給額が変わります。本来なら日割り計算すべきところを丸々１か月分支払った場合、差額の返金を求めなければなりません。
給与や通勤手当が前払いか否かよく確認し、退職予定の情報を適切に共有することでトラブルを防止しましょう。
社会保険の資格喪失手続きを忘れずに
健康保険・厚生年金保険と、雇用保険の資格喪失手続きを実施してください。また、住民税の異動届も忘れずに提出しましょう。
- ・健康保険・厚生年金保険
- 退職日の翌日から５日以内に手続きします。「健康保険・厚生年金保険 被保険者資格喪失届」と「健康保険被保険者証」を健康保険組合などに提出しましょう。退職者に扶養家族がいる場合は、その「健康保険被保険者証」も忘れないようにしましょう。
- ・雇用保険
- 退職日の翌日から10日以内に手続きします。「雇用保険被保険者資格喪失届」を事業所管轄のハローワークに提出しましょう。この際「労働者名簿」「賃金台帳」「出勤簿」「離職理由を確認できる書類」のほか、退職者が「離職票」を求める場合は「離職証明書」も添付します。
- ・住民税
- 退職日の翌月10日までに手続きを行います。「特別徴収にかかわる給与所得者異動届書」を住民税の納付先の役所に提出しましょう。なお、既に転職先が決まっており、特別徴収の対象になる場合は転職先に提出します。
退職金がある場合は源泉徴収が必要
源泉徴収は退職金においても必要です。退職金には、功労金など退職に伴って支払われるすべての給与が含まれます。退職から１か月以内に本人宛に「給与所得の源泉徴収票」を交付してください。
退職金における源泉徴収額の計算方法は、以下の２種類があります。
【退職者から「退職所得の受給に関する申告書」が提出された場合】
勤続年数を基に、控除額を計算します。
- 勤続年数20年以下：40万円×勤続年数 ※下限80万円
- 勤続年数20年超：800万円＋70万円×（勤続年数－20年）
退職金額から上記の控除額を引き、そこに所得税率を掛けて２分の１にしたものが源泉徴収額です。
【退職者から「退職所得の受給に関する申告書」が提出されていない場合】
退職金額に税率20.42％をかけて算出します。前述の方法より多く徴収することになりますが、受給者本人は確定申告によって差額の還付が可能です。
退職時の給与計算方法を理解して、適切な対応をしよう！
退職時の給与計算は、通常の計算方法と以下の点で異なります。
- ・日割り計算が必要
- ・社会保険料は日割りできない
- ・住民税の計算は退職時期により異なる
事業所や従業員の情報をよく整理して計算しましょう。
また、計算時には以下の点に要注意です。
- ・返金させるケースがある
- ・社会保険の資格喪失手続きが必要
- ・退職金の源泉徴収が必要
