内製化している企業が抱える、給与計算の課題

給与計算内製化の課題

給与計算は、決められた期日までに必ず作業を済ませなくてはならないため、時間と正確性が必要になります。コア業務に経営資源を集中させるため、アウトソーシングを考えている企業も少なくないでしょう。 今回は、給与計算をインソース（内製化）している企業が抱える問題点と、給与計算をアウトソースすべき企業、しない方がよい企業の違いなどを見ていきます。

給与計算を内製化するメリットは？

給与計算に限らず、さまざまな業務を内製化する最大のメリットは、技術の継承にあります。給与計算についてアウトソーシングした場合、これまで社内で培われたテクニックのほか、法律や税務などの知識もアップデートされなくなってしまいます。内製化した場合、これらの各種知識は会社のアセットとして蓄積されていきます。

矢野経済研究所が2015年に発表した調査結果によると、国内企業で給与計算をアウトソースしている企業は2割程度にとどまっています。日本企業は情報漏えいリスクに対する警戒心が強く、高レベルの個人情報となる給与や人事の情報を外部に提供することを避けてきたためでしょう。給与計算を内製化することで、情報漏えいのリスクが低下すると考えられます。

また、社内での意思疎通も問題です。社内ならば、気になることがあれば「あの件だけど、どうなっている？」と担当者に直接確認することができますが、外部企業にアウトソーシングするとなるとそうはいきません。情報伝達のスピードという点も、内製化のメリットだといえます。

知っておきたい内製化の作業内容とその課題

給与計算を内製化するためには、どのような作業が必要か、課題はなにかを知る必要があります。

給与計算を内製化した場合の作業

給与計算を内製化した場合、具体的にはどんな作業が必要になるのでしょうか。 まず、社員全員分の勤怠情報を集計します。紙のタイムカードや勤怠簿を使用している企業なら、集計のためにデータを打ち込むところから始まります。複数の営業所や店舗がある場合では、タイムカードを期日までに回収するだけでも大変です。 さらに、「時間外勤務手当」、「休日勤務手当」、「深夜勤務手当」の支給のためには、残業時間や有給休暇の取得状況なども調べる必要があります。

次に給与から「健康保険料」、「厚生年金保険料」、「介護保険料（40歳以上65歳未満の従業員のみ）」、及び「雇用保険料」の従業員負担分を計算して控除します。

これら労務関連法規や制度は毎年のように改定されるため、最新情報にアップデートするだけでも大変です。そのたびに、給与計算ソフトを変更する必要も発生し、システムの運用・保守の費用もかさみます。 こうして給与額が決定したら給与明細を作成し、紙で支給している場合は印刷します。

給与計算を内製化する課題

このように、給与計算は煩雑な作業が重なる一方で、誰がやっても同じ結果が出る定型業務です。一方で、賃金の正確な支払いは労働契約の根本をなすものであり、給与計算を間違えて給与が支給される場合や、期限までに給与が支払われなければ社員や社会からの信頼を大きく損ないます。

そのため給与計算を担当していた総務・経理の社員が不意の病気療養や産休・育休・介護休暇などで不在になっても決して穴をあけるわけにはいきません。給与計算が属人的な業務となっていると、いざというときのリスクに対応できなくなります。

給与計算業務は年末などに繁忙期が発生するため、パート社員や派遣社員で雇用の調整をしている企業もあるでしょう。 しかし昨今の情報漏えい事故を見ると、非正規社員が社内の重要情報にアクセスしていたことで機密情報を漏えいしたケースもあります。情報漏えいを恐れて内製化をするなら、そうしたリスクも念頭に置くべきです。

給与計算のアウトソースに向く企業と向かない企業

給与計算をアウトソーシングしたほうがよい企業は、中小企業や立ち上げたばかりのベンチャー企業など、人事制度が未成熟でそれほど規模も大きくない企業です。

総務・経理担当の社員がほかの業務を担当しながら給与計算も担当しているような場合、アウトソーシングを利用することで、担当者の能力をほかの重要な業務に振り分けることができます。

また、そうした企業では総務・経理担当の社員の数も少ないので、突然の休職リスクにも備えることができます。 一方、数千人規模の大企業であれば、経理部門専門の社員を雇う余裕が生まれるので、内製化も可能になります。規模が大きい企業になると、アウトソースする場合でもそれなりの費用がかかるので、社員を1人雇うのとそれほどコストが変わらない可能性もあります。

自社内で給与計算業務がスムーズに行われている場合でも、紙媒体の申告書・証明書類を多量に取扱う年末調整や、毎年5～6月にかけて発生する住民税徴収額の更新業務のみを単体で外部委託することで、年間の業務量を標準化することができます。

給与計算業務の内製化のメリット

しかし、内製化には利点も当然存在します。例えば、経理業務・給与計算業務に関する情報が外部に漏れにくいということが挙げられるでしょう。加えて、会社固有の給与計算方法ができる、ということも利点として挙げられます。

アウトソースをするときにはその一連の作業を整理して、外部に伝えなければなりませんので、会社固有の計算方法がある場合、手間がかかってしまいます。さらに、アウトソースする場合、イレギュラーが発生した場合の対応も外部業者に共有しなければならないため、その定義や判断基準を提供しなければならないというデメリットがあります。

内製することでのメリットも多いのですが、同時に、リソースが不十分な場合、経理部がただの計算処理業務専門の部署になってしまい、経営判断に寄与するような組織としては機能しなくなってしまう可能性があります。

給与計算のアウトソーシングと内製化はどう選択するべきか

給与計算を内製化するメリットとデメリットは前述の通りです。 では、どのような場合にアウトソースを選ぶべきなのかを整理していきましょう。まず、アウトソースすべき場面は、明確に「専門家の知見を借りなければいけない」時です。給与計算は、法令の変更や保険料率の変更など、毎年のように更新される外部環境によって作業の方法を変えていかなければなりません。

もし社内の経理部のリソースとして、そういった知識や作業経験豊富な人材がいないという場合は、明らかにアウトソースしていく必要があるといえるでしょう。また、給与計算業務を担当する従業員への教育や引き継ぎにかかる時間が多い場合も給与計算アウトソーシング会社に依頼するメリットが大きくなります。

一方で、給与計算の専門家がすでに在籍している、もしくは経理関係の情報を一手に担うことで経営企画部としっかりやり取りをするということを目的としている企業の場合は、内製化する方がメリットがあるかもしれません。 また、アウトソースというものは基本的にスケールメリットを取りに行く考えですので、小規模の会社であれば、内製で行った方がコスト面でのメリットは大きいといえるでしょう。

まとめ

給与計算をインソースするかアウトソースするかの判断は、企業規模や人事制度と密接に関係します。給与計算を煩雑だと感じているなら、一度アウトソーシングを検討してはいかがでしょうか。