給与計算で知っておくべき法律知識とは？さまざまなルールをざっくり解説！

給与計算で知っておきたい「賃金」に関する法律

まずは、給与計算で必要になる賃金に関する法律について解説します。

賃金支払い

企業は従業員に賃金を支払う必要があり「賃金支払い５原則」に従わなければなりません。賃金支払い５原則の詳細は以下のとおりです。

・通貨払い

賃金は通貨で支払わなければなりません。小切手や現物支給ではなく現金で支払います。しかし、労働者と企業間で結んだ労働協約があれば現物支給も可能です。

・直接払い

賃金は本人に直接支払う必要があります。本人の同意なしに家族の銀行口座などに給与を振り込むことは認められていません。

・全額払い

支払われる給与は基本的に控除以外の金額を全額支払うのが原則です。貸付金などと相殺することは認められていませんが、労働協定を結んでいる場合には控除できることもあります。所得税や社会保険料以外では、労働者の過半数で組織する労働組合、または労働者の過半数を代表する者と労使協定を結んでいる場合に控除が認められます。

・毎月払い

賃金は原則として毎月1回以上支払う必要があり、週払いや日払いなどは認められています。

・一定期日払い

給与の支払い日は一定期日を定めて支払う必要があります。

最低賃金額

従業員に賃金を支払う際は、時間額が最低賃金を上回っていなければなりません。最低賃金は地域別に、時間給で定められています。また、特定の産業については地域別の特定最低賃金が決まっています。この場合は、特定最低賃金と地域の最低賃金を比較し、金額の高い方が優先されます。

減給制裁

問題がある従業員に対して賃金を減らして制裁を与えるケースもあります。この場合にも減給できる範囲が法律で決まっているため、注意してください。 法律で認められている減給の範囲は以下のとおりです。

• 平均賃金の1日分の半額以下の減給
• 減給の総額が一賃金支払期における金額（月給なら月給の金額）の10分の１以下

上記2つの条件を満たす範囲で減給しなければ、法律違反となります。

給与計算で知っておきたい「労働時間」に関する法律

給与は従業員の労働時間をもとに計算します。労働時間に関する法律も重要となるため、詳しく見てみましょう。

法定労働時間・所定労働時間

労働基準法では、法定労働時間が決まっています。通常の法定労働時間は「1日8時間まで、週40時間まで」です。しかし、特定の職業に関しては週に44時間まで認められているため注意しましょう。特定の産業には飲食業・接客業・美容師・病院などが該当し、特例措置対象事業場と呼ばれています。 一方、就業規則などによって決められている企業内の労働時間を所定労働時間といいます。所定労働時間は法定労働時間よりも短くなる場合は認められますが、長くなる場合は認められません。

また、業種によっては変形労働時間制が採用されることもあります。変形労働時間制は１週間の労働時間が40時間を超えない範囲で、１日の労働時間を変える制度です。時期により忙しさに差がある業種は、１日の労働時間が８時間を超えることもあるため一定の期間内で調整します。変形労働時間制の中には、労働者が始業時間と終業時間を決めるフレックス制も含まれます。

休日労働・深夜労働

労働基準法では「法定休日」を定めており、1週間に1日は休日にしなければなりません。週休2日制の企業であれば、法定休日と会社が決めた所定休日という組み合わせになります。基本的には土曜日が所定休日、日曜日が法定休日です。

もし従業員が法定休日に働いた場合は、休日労働に該当し賃金は35％以上割増にしなければなりません。また、22時から翌５時までの時間は深夜労働に該当し、賃金を25％割増にする必要があります。

遅刻・早退

基本的に賃金は働いた分に対して支払われるため、遅刻や早退により働いていない時間分の賃金は差し引かれます。これを「ノーワーク・ノーペイ」の原則と呼びます。

企業によっては数回分の遅刻を1回の欠勤としてカウントし、１日分の賃金を差し引くといったペナルティを設けていることもあるでしょう。しかし、遅刻した時間分の賃金を引くことはできても、それ以上の賃金は引けません。例えば、１回の遅刻が30分で５回遅刻した場合、150分の賃金以上の金額を引くと違法です。５回の遅刻を理由に、１日分の賃金をまるごと控除することは不可能です。

以上のように、遅刻や早退によるペナルティで減給する際は、減給制裁の範囲内にしなければなりません。

給与計算で知っておきたい「休暇・休業」に関する法律

労働時間と同時に休暇や休業に関する法律も給与計算に関わるため、内容を詳しく見ていきましょう。

有給休暇

有給休暇は入社後6ヶ月を経過し、全労働日の8割以上出勤していると付与されます。休暇でありながら賃金が発生するため、給与計算の際は注意が必要です。実際に休暇１日分の賃金をどのように計算するかは企業によって異なるため、あらかじめ就業規則に明記しておく必要があるでしょう。有給休暇は以下のパターンのいずれかに設定するケースが多いといえます。

• 平均賃金
• 通常勤務時と同じ賃金（8時間勤務分）
• 健康保険で算出する標準報酬日額と同じ金額

慶弔休暇

慶弔休暇に関しては、労働基準法で定められていることは特にありません。基本的には社員が公平に休暇を取得できるように、就業規則を決めることが大切です。給与計算の際も通常の休日と同じ扱いにして、有給休暇を積極的に消化させる企業も多いでしょう。

育児休業・産前産後休業

育児休業や産前産後休業の場合も、労働基準法によって賃金に関する決まりはありません。そのため、休業期間を有給・無給にするかは就業規則が優先され、企業が決められます。

・産前・産後休業

産前・産後休業の期間は出産前の６週間と、出産後８週間です。無給の場合でも健康保険により、１日あたり標準報酬日額の３分の２の支給額を出産手当として受け取れます。また、この間は社会保険料の支払いが免除されます。

・育児休業

育児休業は原則として子どもが1歳になるまで休業を取得できる制度です。事情によって１歳６ヶ月になるまで休業できる場合もあります。育児休業中の社会保険料の支払いは、本人・事業者共に免除されます。

介護休業

介護休業は１年以上雇用されている人を対象に、家族に介護が必要な場合に休暇を取得できる制度です。この制度は介護が必要な対象者１人につき93日取得可能で、３回までであれば分割して取得できます。

介護休業の場合も、有給・無給にするかは企業が決められるものですが、社会保険料の免除はされないため注意が必要です。労働期間が限定されている労働者の場合も、１年以上雇用されていれば介護休業を取得できます。

休職

休職の場合も労働基準法による賃金の規定はありません。介護休業と同様に、就業規則で有給・無給にするか決められます。社会保険料や住民税は発生するため、徴収する方法をどのようにするかなど、就業規則を規定する必要があります。

もし就業規則で社会保険料の徴収方法を規定していなければ、原則として過去の事例に沿って対応してください。過去の事例がない場合は、休職する社員と話し合って徴収方法やタイミングを決めます。

給与計算で知っておきたい「労働条件」に関する法律

給与計算を実施するうえでも、労働条件について把握しておくことが重要です。

労働条件の原則

労働条件に関するルールは「労働基準法」によって定められています。従業員（労働者）と雇用契約を結ぶには労働基準法に従う必要があります。

均等待遇の原則

使用者は、労働者の国籍や心情、社会的身分を理由に賃金や労働時間などの労働条件については差別していません。

男女同一賃金の原則

男女の賃金は同一にする必要があり、性別によって賃金を変動させてはいけません。

中間搾取の禁止

営利目的で反復継続し、他人の就業関係に介入して中間的な利益を得ることは不可能です。ただし、法律によって特別に許可されている場合もあります。（派遣労働は、労働者派遣法で規定されているので該当しません。）

給与計算で知っておきたい「解雇」に関する法律

社員を解雇する場合は、労働基準法により解雇日の30日以上前に解雇を予告しなければなりません。もし解雇日の30日以内に予告なしに解雇する場合は、解雇予告手当を支払う必要があります。この場合の手当金は解雇される従業員の平均賃金です。

もし即日解雇した場合は30日分の平均賃金が支払われ、10日前の予告であれば20日分の手当が支給されます。 解雇予告手当は賃金ではないため、社会保険料などの支払い義務はありません。しかし、解雇予告手当金も収入である以上税金の控除は必要なため、給与計算の際は注意しましょう。

給与計算のトラブルを避けるための対処法

給与計算に関するトラブルを事前に回避するため、まずは自社の就業規則を確認しておきましょう。最低賃金や労働時間など、トラブルに発展するかもしれない可能性に着目したうえで従業員目線の整備を進めましょう。就業規則を見直し、整備することでトラブル発生時でも企業に与えるデメリットが少なくなります。また、従業員に再度企業の意向を伝えるきっかけにもなるでしょう。

また、自社のリソースのみで給与計算を実施してトラブルに発展する可能性がある場合は、思い切ってアウトソーシングを利用するのもおすすめです。自社に給与計算の専門知識を有した人材がいない場合は、トラブル回避の手段としてアウトソーシングを導入しましょう。ITトレンドでは、おすすめの給与計算アウトソーシングをいくつか紹介しています。自社のリソースで給与計算を実施しきれない場合は、以下に挙げる記事も参考にしてください。

ITトレンドで特に問い合わせの多い製品のランキングもあわせて掲載しているので、こちらも参考にしてください。

給与計算に関する正しい法律知識を身につけよう！

従業員は労働に対する賃金を得る権利が保障されているため、企業は法律に則った賃金を支払わなければなりません。賃金に関する法律には、賃金支払い５原則や最低賃金、減給制裁などが決まっています。

給与計算する際は、賃金に関する法律だけでなく労働時間や休暇・休業に関する法律の知識も必要です。また、従業員を解雇する場合にも法律は絡んできます。正しい給与計算のためにも、法律の知識を適切に身につけましょう。