中小企業は給与計算を代行すべき？課題を解決できるのか徹底解説！

中小企業は給与計算を代行すべき？課題を解決できるのか徹底解説！

給与計算業務を外部に代行することで、業務負担は大幅に削減できます。規模が大きいほど効果が高くなりますが、中小企業の場合はどうなのでしょうか。実際に中小企業の担当者は代行を利用するか迷うことが多いです。 この記事では、中小企業は給与計算代行を利用するべきかどうか分かりやすく解説します。 おすすめの中小企業向け給与計算代行サービスも併せて紹介するので参考にしてください。

中小企業における給与計算代行の現状

近年は中小企業でも給与計算代行の利用が増えています。今までは大企業や外資系企業が中心でしたが、クラウドサービスの普及によって中小企業の利用も活発になりました。 実際に給与計算代行の市場規模は2013年・2014年と2年連続で前年比6％前後で成長しています。 サービスの低価格化だけでなく、リーマンショック以降の人員削減も大きく影響しているでしょう。人事部門のリソースがスリム化し、効率化が求められています。定年退職する人事担当者もいるため、給与計算や労務管理の分野の代行が活発になったと見られています。

中小企業における給与計算の課題

つづいて、中小企業における給与計算の課題を見ていきましょう。

給与計算業務の属人化

中小企業では給与計算業務が属人化し、特定の担当者の負担が大きくなりやすい傾向にあります。給与計算は主に人事・労務部門が担当しますが、中小企業だと人件費削減のため少人数体制が多いです。数十名規模であれば1人で担当していることも少なくありません。 そのため、給与計算業務を行える人が限定され属人化してしまいます。繁忙期には担当者に負担が集中して残業になりやすいことが課題です。また、担当者が退職することによって社内の業務が回らなくなることもあるでしょう。

給与計算のミスが生じやすい

中小企業であれば、少数の担当者に負担が集中することで給与計算のミスが発生しやすいです。給与計算のサイクルは短いため、他の業務をこなしながら効率的に処理することが求められます。 さらに社会保険料や控除項目など複雑な計算をしなければなりません。残業や休暇を取得した社員がいれば、計算はさらに複雑になるでしょう。 特に社会保険料率は毎年改正されるため、対応する必要があります。他にも税関連の法改正の対応も行わなければなりません。結果として煩雑な業務に忙殺され、間違った保険料を控除するといったミスが起こりやすいです。

中小企業が給与計算代行サービスを導入するメリット

つづいて、中小期業が給与計算代行サービスを導入するメリットを見ていきましょう。

人材確保の必要がない

給与計算代行サービスを利用すれば人材確保の必要がなくなります。自社で給与計算の担当者を確保しようとすれば、時間とコストがかかってしまいます。 中小企業の場合は求人広告を出しても応募がないこともあるでしょう。新しい人材を確保できたとしても、スムーズに業務が行えるようになるまで、教育コストが発生します。 そこで、給与計算代行サービスを利用すれば、採用から教育までのコストと時間の削減が可能です。特に季節やタイミングによって年末調整や賞与の計算、法改正の対応といった業務量が大幅に変わります。自社で人材を確保すると繁忙期以外は人員過剰となるでしょう。 このように給与計算代行サービスを利用するメリットは大きいです。

業務負担を減らせる

給与計算代行サービスを利用すれば、業務負担も減らせます。勤怠管理を正確に行うといった最低限の業務だけになるためです。給与計算は毎月発生するものであり、サイクルが早いことから人事労務部門の業務の中でも割合が大きいです。 このように割合が大きい業務を代行することで負担を軽減し、コア業務に集中できるでしょう。

自社に合った中小企業向け給与計算サービスの導入検討を！

給与計算業務は企業にとって負担が大きいため、代行サービスの活用がおすすめです。今までは大企業を中心に利用されていましたが、クラウドの普及により低価格化しています。 そのため、中小企業でも導入が活発になっています。中小企業は給与計算業務の属人化やミスが生じやすいです。人材確保する必要がなく、業務負担を減らせる給与代行サービスの中から、自社に合った製品の導入を検討しましょう。