給与計算のミスが発生する原因は？対処法や関連するトラブルを解説

給与計算で発生しやすいミス

ここでは、給与計算のミスの中でも発生頻度が高いものを紹介します。

異動や扶養変更の入力を忘れる

給与計算のミスで特に発生しやすいのが、異動や扶養など、環境の変化による項目の入力漏れです。異動に関しては、内示が出るタイミングに入力することでミスを防げるでしょう。一方で、扶養の変更や家庭環境の変化など、イレギュラーで発生することも多いため、特にミスが起こりやすいといえます。

保険料に関する反映が漏れる

給与に反映される保険料には、雇用保険料や介護保険料などがあります。これらは開始日・終了日ともに決まっており、個人の誕生月からの適用ではありません。そのため、給与計算のミスが発生しやすいといえるでしょう。また、毎年改定される社会保険料と住民税額の反映も、漏れてしまいがちな項目のひとつです。

日割り計算を間違える

入社や退職が月末日ではなかった場合、給与は日割り計算となります。日割り計算だと、控除対象となる手当の計算ミスが発生しやすいため、注意が必要です。

月額の変更届を忘れる

雇用形態や時給が変わることで、毎月の給与額に違いが出ます。基本的に月額報酬は４月から６月の給与により算出され、９月から翌年の８月までは変更がありません。しかし、昇給などが発生した場合は、改定が必要です。この際に、厚生年金や健康保険の変更届が漏れやすい傾向にあります。

給与計算においてミスが起こる５つの原因

給与計算ミスが起こる５つの原因について解説します。

１．法律の知識が浅い

他の業務との兼任で給与計算を行う企業も多いでしょう。 給与計算は、年度ごとの各種保険料の改定や年齢による徴収項目の変化が絡んできます。そのため、担当者は常に法律の改定などの情報をキャッチアップしなければいけません。 しかし、他の業務との兼任で正確な情報をキャッチできず、それが原因で給与計算ミスを招いてしまいます。

２．社内規則が整備されていない

法律で定められていない項目などを社内規則でルール化していない場合、ミスが発生する確率は高くなるでしょう。就業規則などの社内規則は、さまざまな項目に対して明確なルールを明確にする必要があります。たとえば、インターネットで公開されている就業規則を利用する場合、実際の運用に即したものではないため、抜けや漏れが増えてしまいがちです。そのためイレギュラーな項目に対応できず、給与計算ミスにつながりやすいでしょう。

また、運用に即していない就業規則では、適切な項目を選定できません。 適切な項目が選択できないと、税金や年末調整などに影響が出る場合もあります。

３．社内規則を共有していない

給与計算を担当する部署の慣例や管理者の指示により、社内規則が適切に共有されないケースもあるでしょう。 また、入退社時の日割り計算の方法は企業によって異なります。そのため、社内規則を確認しておかなければいけません。このチェックを怠るとミスが発生しやすくなるでしょう。 社内規則が共有されるよう、適切な運用方法が求められます。

４．従業員の雇用形態を把握しきれていない

社内での雇用形態が統一されている場合は問題ありません。しかし、正社員やアルバイトなど、複数の雇用形態がある場合は注意が必要です。雇用形態によって賃金が異なるため、従業員一人ひとりの雇用形態を把握しておかなければなりません。会社の規模が大きくなると、契約社員や業務委託といった、別の雇用形態での給与計算が必要になるかもしれません。

５．給与の変更業務を手作業で行っている

近年では給与計算システムの導入が一般化され、給与計算に関する初歩的なミスの発生は減少傾向にあります。とはいえ、すべての企業がシステムを活用しているわけではないため、手作業で実施している企業もあるでしょう。手作業での給与計算はヒューマンエラーが発生しやすいため、チェックの体制などを強化して対策を取りましょう。

給与計算のミスが発生した時の対処法

給与計算でミスが起きた場合の対処法について解説します。

給与の不足は現金支給で対処する

不足分の給与を支給する場合、控除する源泉所得税や雇用保険料が増えることもあるため、注意しましょう。 追加分を当月現金支給する場合、処理の流れは以下のとおりです。

1. 給与計算の再計算を行う
2. 正しい給与支給額と誤った給与支給額の差額から不足額を算出
3. 不足額と正しい給与明細を従業員へ支給

追加支給分を翌月精算する場合、不足支給額を「調整金」などの手当項目で計上し、通常の給与計算を行います。 しかし、不足分を翌月に精算して支給することは「賃金払いの５原則」の「全額払いの原則」に反します。金額の大小にかかわらず、不足分は同月内に支給しましょう。

給与の過払いは現金回収か翌月精算で対処する

過払いに関しては法律に抵触しないため、翌月精算でも問題ありません。現金回収も可能ですが、従業員の状況に応じた対応を取るようにしましょう。 また過払い分を回収する場合、源泉所得税や雇用保険料が減ることもあるため注意が必要です。 過払い分を現金回収する場合の流れは以下のとおりです。

1. 給与の再計算を行う
2. 誤った給与支給額と正しい給与支給額の差額から不足額を算出する
3. 過払い額と正しい給与明細を従業員へ通知し、過払い分を現金で回収する

翌月精算する場合「調整金」などの手当項目でマイナス計上し、通常の給与計算を行います。従業員に通知することなく、過払い分を翌月の給与から差し引かないようにしましょう。

チェックに関する体制を強化する

チェックリストの作成やダブルチェックの実施など、給与計算におけるミスが発生しやすい箇所への体制強化が重要です。 異動情報や扶養家族、控除に関する項目など、変更事項の入力漏れによるミスの発生を防止する効果が期待できます。人員補充のコストが問題でなければダブルチェック体制の整備をおすすめしますが、企業によっては難しいでしょう。ダブルチェック体制を確立できない場合は、担当者が漏れをなくせるよう、チェックリストの作成をおすすめします。

また、社内での責任者雇用や社労士への依頼、給与計算アウトソーシングの利用などでミスを防止できる場合もあります。しかし、これらの方法にはコストや体制の用意といった観点でデメリットがあることも覚えておきましょう。

マニュアルやスケジュール管理表を作成する

マニュアルの作成は、ミスや漏れを防止するだけでなく、担当者が変更になる際の引継ぎにも役立ちます。また、税金や保険料が改定される月をスケジュール表で管理することで、ミスの発生を抑制できるでしょう。税金・保険料の改定は以下の流れを参考にしてください。

1. 健康保険料率→３月
2. 雇用保険料率→４月
3. 住民税額→６月
4. 厚生年金保険料率→９月

これらを把握しておくことでスケジュール管理もしやすくなり、マニュアルの作成も容易になるでしょう。

給与計算のミスが原因となるトラブルや損害

給与計算のミスにより、思わぬトラブルを引き起こす可能性があるため、以下で一例を紹介します。

労務リスクが発生する

労務リスクには、労務管理の不備により従業員から訴訟を起こされることなどが挙げられます。一度従業員が不信感を持ってしまうと、信用を回復するには時間も労力もかかってしまうでしょう。また、残業代などの計算ミスが長期にわたって続いていた場合、裁判にまで発展する可能性があることを念頭に置いておかなければなりません。

納税に関するミスが発生する

給与計算にミスがあると、税額控除にもミスが発生しているかもしれません。国民の義務である納税に関するミスがあることは、従業員が大きな損害を被ることにつながるでしょう。会社そのものの信用問題にも大きく関わることを前提に、今一度税額に関するミスがないか確認することをおすすめします。

給与計算のミスを防ぐ方法

給与計算ミスを防ぐ方法について解説します。

給与計算システムを導入する

給与計算システムの導入で担当者の作業効率化・ミスの軽減が期待できるでしょう。 主なメリットは以下のとおりです。

• 給与計算のあらゆる計算業務を一元化
• 法令改正への自動対応
• 労働基準法に則ったコンプライアンスの徹底
• 多様化する雇用形態・労働形態に対応可能
• 給与明細の印刷や封入など業務を軽減化

さらに勤怠管理・人事システムとの連携で、社員情報の更新による徴収漏れや人材リソースの適正化が可能です。 自社の業務拡張や既存システムと連携ができるのかを視野に入れ、十分に検討しましょう。

給与計算の専任者を雇う

給与計算の専任者を雇うことで、給与計算のミス軽減が期待できるでしょう。また、専任者のノウハウや知識を社内に蓄積することも可能です。 しかし専任者は法律の知識や経験があるため、雇うコストが会社にとって負担になる可能性があります。さらに自社の業務フローが確立されていないとミスにつながりやすく、業務が属人化します。そのため、退職などにより作業がストップするリスクにつながるでしょう。

一方、リスク回避のため、給与計算を代行業者に委託する方法もあります。 代行業者は給与計算業務に特化しているため、正確で効率的な作業が可能です。また専任者が必要ないため、業務の属人化を防止できます。

外部に委託する

代行業者に在籍するスタッフは給与計算のエキスパートです。したがって、従業員の作業による人的ミスを軽減できます。また法令改正にも適切な対応ができるため、給与計算に求められる正確性を担保可能です。 給与計算は業務フローが確立されておらず、ミスが発生しやすいといえます。 この業務フローを確立するためにも、実績のある企業への依頼を検討してはいかがでしょうか。

おすすめの給与計算サービス５選

より確実な給与計算を自社で一貫できるよう、おすすめの給与計算サービスを５つ紹介します。

MHCトリプルウィンの給与アウトソーシング

MHCトリプルウィン株式会社

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製品・サービスのPOINT

1. 人事給与POSITIVE/勤怠管理LYSITHEAを基盤にサービスご提供
2. 多様なニーズに対応する「ハイブリッド型サービス」をご提供
3. 「安心安全な」データセンター運営でBCP対策をバックアップ

株式会社アイエーピーの給与アウトソーシング

株式会社アイエーピー

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製品・サービスのPOINT

1. プロフェッショナルチームが世界中をワンストップでサービス提供
2. 毎年変更される保険料率、税率、法律の改正が自動アップデート
3. 経営者、管理者、人事担当者の業務を効率化

COMIT HR

株式会社InfoDeliver

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《COMIT HR》のPOINT

1. 業界トップレベルのコストパフォーマンス
2. お客様独自の給与規定や就業規則に合わせたオーダーメイド型BPO
3. 人事・給与・勤怠システムの運用維持もフルサポート

社会保険労務士法人エスネットワークスの給与アウトソーシング

社会保険労務士法人エスネットワークス／税理士法人エスネットワークス

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製品・サービスのPOINT

1. 社会保険労務士をはじめ給与計算のプロフェッショナルで安心！
2. 初期投資・運用コストが最小限！
3. 専門性の高いサービスが受けられます！

株式会社エヌエムピースペシャリストの給与計算代行サービス

株式会社エヌエムピースペシャリスト

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製品・サービスのPOINT

1. 50年以上のバックオフィス事務派遣実績で培ったノウハウ
2. 現在使用しているシステムをそのままにアウトソースしたい
3. 経営戦略に沿った最適なご提案をさせていただきます

給与計算のミスを防ぐために、代行を依頼してみては？

給与計算ミスの発生時には、現金支給や現金回収、翌月精算で対応します。 計算ミスの原因は以下のとおりです。

• 社内規則がない
• 共有していない
• 専門的知識の不足
• 雇用形態を把握していない
• 手作業で計算をしている

上記を防ぐ方法は以下の３つです。

• 給与計算システム導入
• 専任者雇用
• 外部委託

外部委託は、システム導入や専任者雇用よりもコスト削減が可能です。質の高いサービスにより、計算の正確性も担保できます。ミスを軽減させるために、サービスの依頼を検討しましょう。