給与計算で作成する給与明細書には発行義務がある
給与明細書は、従業員に給与の支給額や控除額、差引支給額などを知らせるための書類です。給与明細書の交付は所得税法によって義務付けられており、原則として給与を支払う際に従業員へ交付する必要があります。
一方、給与明細にどこまでの項目を記載しなければならないかは、所得税法だけでなく健康保険法や厚生年金保険法、労働保険徴収法なども関係します。それぞれのルールを整理しておきましょう。
労働基準法には給与明細書の交付義務は定められていない
労働基準法では、給与明細書そのものを従業員へ交付する義務は規定されていません。ただし、賃金については「通貨で」「直接労働者に」「全額を」「毎月１回以上」「一定の期日に」支払うという原則が定められています。
また、企業には労働基準法第108条にもとづき、賃金計算期間や労働日数、労働時間数、基本給・手当、控除額などを記録した「賃金台帳」を作成する義務があります。給与明細書と賃金台帳は似ていますが、法律上の位置づけや用途が異なるため注意しましょう。
参考：労働基準法｜厚生労働省
所得税法では給与明細書の交付が義務付けられている
所得税法第231条では、国内で給与等を支払う者に対して、支払明細書を給与等の支払を受ける人へ交付することを義務付けています。そのため、「労働基準法に規定がないから給与明細は発行しなくてもよい」というわけではありません。
所得税法施行規則では、給与等の金額や源泉徴収した所得税額、該当する場合には還付した金額などを支払明細書に記載することとされています。
なお、給与支払明細書を交付しなかった場合や、虚偽の内容を記載して交付した場合には、所得税法上の罰則が適用される可能性があります。
社会保険料や雇用保険料を控除した場合も通知が必要
給与計算では、健康保険料や厚生年金保険料、雇用保険料などを給与から控除するのが一般的です。健康保険法と厚生年金保険法では、事業主が保険料を給与から控除した場合、控除に関する計算書を作成し、控除額を被保険者へ通知することが定められています。
また、労働保険徴収法でも、労働者が負担する雇用保険料を賃金から控除した場合には、計算書を作成して控除額を知らせる必要があります。
そのため、給与明細には支給額だけでなく、社会保険料や税金など「何がいくら控除されたのか」をわかりやすく記載することが重要です。
給与明細書に記載する主な項目
給与明細書では、法律上必要な情報に加えて、従業員が給与計算の根拠を確認できるよう、勤怠・支給・控除・差引支給額を整理して記載するのが一般的です。
| 区分 | 主な項目 | ポイント |
|---|---|---|
| 基本情報 | 従業員名、社員番号、給与計算期間、支給日など | 誰の何月分の給与なのかを明確にする |
| 勤怠項目 | 出勤日数、欠勤日数、有給休暇日数、労働時間、時間外労働時間など | 給与や残業代の計算根拠を確認しやすくする |
| 支給項目 | 基本給、役職手当、資格手当、残業手当、通勤手当など | 給与として支給した金額を項目ごとに明示する |
| 控除項目 | 健康保険料、厚生年金保険料、介護保険料、雇用保険料、所得税、住民税など | 給与から差し引いた金額と内訳を明示する |
| 差引支給額 | 総支給額、控除合計額、差引支給額 | 最終的に従業員へ支払われる金額を明確にする |
なお、所得税法上の支払明細書に「労働時間」や「有給休暇残日数」などを必ず記載しなければならないわけではありません。ただし、給与計算の透明性を高め、従業員からの問い合わせや計算ミスを防ぐためにも、給与算定の根拠となる項目はできるだけ明確にしておくとよいでしょう。
勤怠項目
勤怠項目には、給与計算期間中の出勤日数や欠勤日数、有給休暇の取得日数、労働時間、時間外・休日・深夜労働時間などを記載します。これらは基本給の日割計算や残業代、欠勤控除などの算定根拠になります。
なお、労働日数や労働時間数、時間外・休日・深夜労働時間数については、給与明細ではなく「賃金台帳」の法定記載事項です。給与計算時には勤怠データと賃金台帳、給与明細の内容に食い違いがないか確認しましょう。
支給項目
支給項目には、基本給をはじめ、役職手当や職務手当、資格手当、家族手当、住宅手当、残業手当、通勤手当などを記載します。支給項目や計算方法は企業によって異なるため、就業規則や賃金規程にもとづいて正確に計算することが重要です。
また、人事異動や昇給・降給、扶養状況の変更などによって支給額が変わる場合があります。給与計算前に人事情報を更新し、変更漏れがないか確認しましょう。
控除項目
控除項目には、健康保険料や厚生年金保険料、介護保険料、雇用保険料などの社会保険・労働保険に加えて、所得税や住民税などを記載します。財形貯蓄や社宅費、組合費などを給与から控除している企業では、それらもあわせて記載します。
健康保険料率や雇用保険料率などは改定されることがあるほか、健康保険・厚生年金保険の標準報酬月額も定時決定や随時改定によって変わります。給与計算では最新の保険料率や従業員情報を確認することが欠かせません。
なお、2026年度からは子ども・子育て支援金制度も開始されています。給与計算に関係する制度は毎年変更される可能性があるため、国税庁や厚生労働省、日本年金機構などの最新情報を確認しましょう。
差引支給額
差引支給額は、基本給や各種手当などの総支給額から、社会保険料や税金などの控除額を差し引いた金額です。一般的に「手取り額」と呼ばれ、実際に従業員へ振り込まれる金額にあたります。
給与明細には総支給額・控除額の合計・差引支給額をそれぞれ記載しておくと、給与計算の内訳を従業員が確認しやすくなります。
給与明細書と賃金台帳の違い
給与計算では「給与明細書」と「賃金台帳」を混同しないことも重要です。給与明細書は従業員へ給与の内容を知らせる書類である一方、賃金台帳は企業が事業場ごとに作成・管理する法定帳簿です。
| 比較項目 | 給与明細書 | 賃金台帳 |
|---|---|---|
| 主な目的 | 従業員に給与の支給・控除内容を知らせる | 企業が給与計算・賃金支払いの記録を管理する |
| 主な法的根拠 | 所得税法など | 労働基準法第108条 |
| 対象 | 従業員へ交付 | 企業が事業場ごとに作成・保管 |
| 主な記載内容 | 給与等の金額、源泉徴収税額、各種控除額など | 賃金計算期間、労働日数、労働時間、基本給・手当、控除額など |
給与明細書を作成しているからといって、賃金台帳を作成しなくてもよいわけではありません。給与計算業務では、それぞれの目的と記載事項を理解して適切に管理しましょう。
給与明細書を作成する流れ
給与明細書は、勤怠データを集計し、支給額や控除額を計算したあとに作成します。一般的な給与計算から明細発行までの流れは以下のとおりです。
- １．勤怠データを集計する
- 給与計算期間の出勤日数や欠勤日数、労働時間、残業・休日・深夜労働時間、有給休暇の取得状況などを集計します。給与計算の基礎となるため、勤怠の未申請や打刻漏れがないか確認しましょう。
- ２．基本給や各種手当を計算する
- 基本給に加え、役職手当や資格手当、住宅手当、通勤手当などを計算します。昇給や人事異動、扶養状況の変更などがある場合は、最新の人事情報が反映されているか確認します。
- ３．残業代などの変動給与を計算する
- 集計した勤怠情報をもとに、時間外労働や休日労働、深夜労働に対する割増賃金などを計算します。適用する労働時間制度や割増率を確認し、正確に算出しましょう。
- ４．社会保険料・雇用保険料を計算する
- 健康保険料、厚生年金保険料、介護保険料、雇用保険料などを算出します。標準報酬月額や最新の保険料率、被保険者の年齢などによって金額が異なるため注意が必要です。
- ５．課税・非課税となる給与を区分する
- 給与や手当のうち、所得税の課税対象となるものと非課税となるものを区分します。たとえば通勤手当は、一定の範囲まで所得税が非課税となります。支給項目ごとに適切に判定しましょう。
- ６．所得税を計算する
- 課税対象となる給与から社会保険料等を控除した金額などをもとに、源泉徴収税額表を用いて所得税を計算します。扶養親族等の人数や「甲欄・乙欄」などによって税額が異なるため、申告情報も確認します。
- ７．住民税などその他の控除額を反映する
- 住民税は、自治体から通知された特別徴収税額にもとづいて控除します。そのほか、財形貯蓄や社宅費など企業独自の控除がある場合は、労使協定や社内規程などを確認して反映します。
- ８．差引支給額を確定し給与明細書を発行する
- 総支給額から社会保険料や税金などの控除額を差し引き、差引支給額を確定します。給与振込データと給与明細の金額が一致しているかチェックしたうえで、給与支払時に明細書を交付します。
給与計算では、勤怠・人事情報・社会保険・税金など複数の情報を扱います。１つの入力ミスが給与額や控除額の誤りにつながるため、担当者だけでなく複数人によるチェックや給与計算システムの活用も有効です。
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給与明細書の発行方法
給与明細書は紙で交付するほか、一定の要件を満たせばWebやメールなどを利用して電子交付することも可能です。それぞれの特徴を理解し、自社に適した方法を選びましょう。
紙で発行する
給与明細を印刷し、従業員へ手渡しまたは郵送する方法です。従業員側でパソコンやスマートフォンを用意する必要がなく、従来から広く利用されています。
一方、従業員数が多い企業では、印刷・封入・配付・郵送などに手間やコストがかかります。また、給与情報は重要な個人情報を含むため、誤配付や紛失にも注意しなければなりません。
Webやメールなどで電子発行する
所得税法では、一定の要件を満たせば給与明細書を電磁的方法で提供できます。Web給与明細システムで公開する方法や、電子データを提供する方法などが代表的です。
給与明細を電子交付する場合は、原則としてあらかじめ従業員へ提供方法などを示し、承諾を得る必要があります。また、電子交付を行っていても、従業員から書面での交付を求められた場合は紙の明細書を交付する必要があります。
なお、現在は一定の条件のもと、事前に期限を示して通知し、その期限までに従業員から回答がない場合に承諾があったものとみなす取り扱いも設けられています。電子化する際は最新の法令や国税庁の案内を確認しましょう。
Web給与明細を導入する場合は、アクセス権限やパスワード管理、不正アクセス対策、退職後の閲覧方法など、セキュリティや運用面についても事前にルールを定めておくことが大切です。
参考：給与所得の源泉徴収票等の電磁的方法による提供（電子交付）に係るQ＆A｜国税庁
給与明細書を発行しない・発行が遅れる場合の注意点
給与明細書は給与の支払時に交付することが求められています。発行漏れや遅れが発生すると、法律上の問題だけでなく、従業員とのトラブルにもつながる可能性があります。
給与明細書を発行しない場合
所得税法では、給与支払明細書の交付が義務付けられています。給与明細書を交付しなかった場合や虚偽の内容を記載して交付した場合には、１年以下の拘禁刑または50万円以下の罰金の対象となる可能性があります。
また、給与明細書がなければ、従業員は基本給や残業代、社会保険料、税金などが正しく計算されているか確認しにくくなります。未発行が判明した場合は速やかに状況を確認し、対象者へ明細書を交付しましょう。
給与明細書の発行が遅れた場合
所得税法では、給与等を支払う際に支払明細書を交付することとされています。そのため、給与の支給後まで明細書の交付が遅れることがないよう、給与支払日までに発行準備を整える必要があります。
発行漏れやシステム障害などによって遅れが発生した場合は、対象となる従業員へ速やかに事情を説明し、明細書を交付しましょう。そのうえで、給与計算スケジュールやチェック体制、システム設定などを見直し、再発防止につなげることが重要です。
給与計算・給与明細の作成を効率化する方法
給与計算では、勤怠の集計から支給額・控除額の計算、給与振込、明細発行まで多くの作業が発生します。従業員数が増えるほど担当者の負担やミスのリスクも高まるため、システムやアウトソーシングを活用するのも一つの方法です。
給与計算システムやWeb給与明細を活用する
給与計算システムを活用すれば、勤怠データや従業員情報をもとに給与・社会保険料・税金などを効率的に計算できます。Web給与明細機能を備えた製品であれば、計算後の給与明細をオンラインで配付でき、印刷や封入作業も削減できます。
給与計算システムを選ぶ際には、自社の給与体系への対応可否だけでなく、勤怠管理システムとの連携、法改正への対応、Web明細、年末調整など必要な機能を確認しましょう。
給与計算アウトソーシングを活用する
給与計算担当者の負担が大きい場合は、給与計算アウトソーシングの利用も検討できます。勤怠データをもとにした給与計算や賞与計算、社会保険関連業務、年末調整、給与明細の作成・配付などを外部へ委託できるサービスがあります。
従業員数が多い企業や給与計算の属人化に悩んでいる企業、法改正への対応負担を軽減したい企業にとって有効な選択肢です。対応範囲はサービスごとに異なるため、自社で残す業務と委託する業務を整理したうえで比較しましょう。
給与計算・給与明細書に関するよくある質問
給与計算や給与明細書については、発行義務や記載項目、電子交付の可否など、実務上迷いやすいポイントがあります。ここでは、給与明細書の作成・発行に関するよくある疑問をわかりやすく解説します。
給与明細書は必ず発行しなければならない？
はい。労働基準法には給与明細書そのものの交付義務は定められていませんが、所得税法第231条により、給与を支払う際には給与等の支払明細書を従業員へ交付する必要があります。
給与明細書に労働時間を記載する義務はある？
所得税法上、労働時間は給与支払明細書の直接的な必須記載事項とはされていません。ただし、労働基準法にもとづいて企業が作成する賃金台帳には、労働日数や労働時間数、時間外・休日・深夜労働時間数などを記載する必要があります。給与計算の根拠をわかりやすくするため、給与明細にも勤怠情報を記載する企業は多くあります。
給与明細書をWebだけで発行しても問題ない？
一定の要件を満たせば、給与明細書をWebなどで電子交付できます。ただし、原則として従業員の承諾が必要です。また、従業員から紙での給与明細を求められた場合には、書面で交付する必要があります。
給与明細書はいつ発行する？
所得税法では、給与等の支払をする際に支払明細書を交付することとされています。そのため、給与支払日に従業員が給与の内容を確認できるよう、給与計算と明細作成を完了しておくのが基本です。
まとめ
給与明細書は、従業員が給与の支給額や控除額を確認するための重要な書類です。労働基準法に給与明細そのものの交付義務はありませんが、所得税法では給与支払時の支払明細書の交付が義務付けられています。また、社会保険料や雇用保険料を給与から控除した場合にも、控除額を従業員へ通知する必要があります。
給与計算では、勤怠情報や支給項目、社会保険料、所得税、住民税など多くの情報を正確に処理しなければなりません。給与計算や明細発行に負担を感じている場合は、給与計算システムやWeb給与明細、給与計算アウトソーシングの活用も検討しましょう。
給与計算アウトソーシングサービスを比較したい方は、各社の資料をまとめて請求できます。対応業務や料金、サポート体制などを比較し、自社に適したサービスを選んでください。
