給与計算の明細書発行は義務？発行方法は？

給与明細書って発行しないと駄目ですか？

給与明細は発行の義務はあるのでしょうか？

給与明細書の作成方法

経理担当者にとって、従業員への給与計算と支払い業務は大変重要で負担も大きな業務です。表計算ソフトなどを使って給与計算をしている中小企業の経理担当者にとって、意外と手間がかかるのが、給与明細書の作成です。できることなら発行したくない……実は、労働基準法には給与明細書の発行義務はありません。でもそんなことって許されるのでしょうか？

給与計算の根拠を示す

給与明細書は労働基準法上では従業員への発行が義務付けられていません。

ところが、所得税法には交付が義務付けられており、さらに健康保険法、厚生年金保険法、労働保険徴収法には計算書の発行が義務付けられています。

つまり、給与明細書は発行しなければならないということです。では、どこまで記載しなければならないのでしょうか？

厚生労働省の通知（H10.9.10 基発第530号）によると、下記の事項を記載するように示しています。

• 基本給・各手当を種別ごとに記載
• 源泉徴収税額・社会保険料額等、控除した項目ごとの金額
• 支払った金額（手取り額）

給与明細書は支払いの証明・根拠となるものなので、より詳細な項目を記載することが、会社側にとっても従業員側にとっても大切です。

有給休暇の取得日数や残日数などは法律上の記載義務はありませんが、給与計算上の根拠ともなるので日数を明記するほうがよいでしょう。

給与明細作成のために必要な項目とは

記載する項目が判明したら、作成のために必要な情報を整理しましょう。

• 月間労働時間、出勤・欠勤日数や労働時間数
• 支給額、基本給・各種手当て
• 控除額、健康保険料・厚生年金保険料・雇用保険料などの控除額
• 講座振込額、支給額から控除額を引いた額

各種法改正や社内制度をしっかりケアすることが重要

給与明細に記載する項目は「就業項目」、「支給項目」、「控除項目」の3つです。 それぞれの項目に何を記載していくのかをみていきましょう。

給与明細作成のために必要な　項目とは

記載する項目が判明したら、作成のために必要な情報を整理しましょう。

• 月間労働時間、出勤・欠勤日数や労働時間数
• 支給額、基本給・各種手当て
• 控除額、健康保険料・厚生年金保険料・雇用保険料などの控除額
• 講座振込額、支給額から控除額を引いた額

出勤日数、有給休暇、欠勤数や残業時間などを記載します。基本給と各種手当に支払い項目を分けるのが一般的です。

基本給などは本給、職能給、職責給などの名目で支給します。各種手当も含め、会社によって名目や支払いのルールが異なるので、就業規則を把握することが重要です。

また、家族手当や住宅手当などは扶養家族の人数に応じて支払われるケースが多いので、従業員の家族構成なども把握しておく必要があります。その他にも人事異動による支払い項目の変更にも注意を配る必要があります。

給与からいわゆる天引きする項目です。社会保険料や労働保険、所得税、住民税、その他会社の積立金などを記載します。

健康保険料率や雇用保険料率は4月に、年金保険料率は9月に改定されます。また、住民税は6月など変更時期が異なるので注意が必要です。また、満40歳からは介護保険料の支払いも発生します。このように、給与支払いは、保険料率の変更時期や従業員個々の家族構成、などの変更にこまめに対応していかなければなりません。人事部門と密に連携を取り、さまざまな変更にフレキシブルに対応できるようにしましょう。

給与明細書の作成は、手間がかかるうえ、各種制度に精通する必要があるため、非常に高いスキルが求められます。

最近では給与計算そのものをアウトソーシングして、社員には本来の業務に専念させるという企業も増えているようです。法改正にも対応する必要があるため、アウトソースすることでスムーズに対応できるでしょう。給与計算や給与明細の発行に課題がある場合は、一度検討をおすすめします。

給与明細作成の流れ

実際に、給与明細を作成する場合、どのような流れで作成していくのでしょうか。作成の流れを把握しておくことで、スムーズに作成を行っていくことができます。

勤務時間の集計

まずは、残業代などが発生していないか確認をするために、その従業員の月の労働時間を集計します。
不正などを防止するためにICカードやPCなど改ざんされにくい方法で集計を行いましょう。

残業代の集計、計算

勤務時間の集計から、残業時間、残業代の計算を行いましょう。残業代が発生するのは、労働基準法で定められた、労働お時間を超過した際の労働時間に対して発生します。

各種手当、通勤費など

次に通勤費の計算を行います。各企業によって、支給上限は決まっていますが、月15万円までは非課税とすることができます。

社会保険料の計算

健康保険、厚生年金保険、介護保険を計算します。各種保険料は、標準月額報酬に対して保険料率を掛けて算出します。

課税対象額の計算

課税対象額は総支給額-非課税交通手当が課税対象額となります。

所得税の計算

所得税の計算は課税対象額-社会保険料の金額と源泉徴収税額表と照らし合わせて計算をおこないます。

住民税の計算

住民税の計算には住民税課税決定通知書を参照します。住民税は自治体によって額がことなっているので、注意しましょう。

控除額の記載

控除額は「社会保険料+所得税+住民税+生命保険料等」で計算していきます。

支給額の記載

ここまでの計算が完了したら総支給額-控除額で支給額を決定することができます。

ここまでが、給与明細作成の流れになります。給与明細作成で、迷う事があった場合、コチラの流れを再度ご確認いただくと迷わずに作成できるでしょう。

ここまでの業務をすでに行われている方も多いかと思いますが、従業員数が多い、特殊な処理が必要など負担が大きいと感じるのであれば、給与計算業務事態をアウトソーシングすることを検討されてみてはいかがでしょうか。