給与計算の明細書発行は義務？必要項目や発行方法とあわせて解説

給与明細書って発行しないと駄目ですか？

給与明細書は労働基準法上では従業員への発行が義務付けられていません。

ところが、所得税法には交付が義務付けられており、さらに健康保険法・厚生年金保険法・労働保険徴収法には計算書の発行が義務付けられています。

つまり、給与明細書は発行しなければならないということです。

所得税法（第231条）によると、下記の事項を記載するように示しています。

• 月の労働時間
• 支給額
• 控除
• 口座振込額

参考：所得税法 第231条 給与等、退職手当等又は公的年金等の支払明細書｜税務研究会

給与明細書は支払いの証明・根拠となるものなので、より詳細な項目を記載することが、会社側にとっても従業員側にとっても大切です。

有給休暇の取得日数や残日数などは法律上の記載義務はありませんが、給与計算上の根拠ともなるので日数を明記するほうがよいでしょう。

給与明細書の発行が遅れた場合のトラブル

給与明細書の発行が遅れると、従業員がその月の給与を確認できません。月々の支払いなどをやりくりするうえで、規定日に明細書が発行されないことは生活に直結する問題といえます。一度のみであればそこまで大きなトラブルにはなりにくいでしょう。しかし発行漏れや遅れが複数回に及んだり、発行までの期間が長期化したりしては、信用度に関するトラブルが懸念されます。

給与明細書の発行が遅れた場合の対処法

給与明細書の発行が遅れたら、まず即座に謝罪しましょう。謝罪のうえ、発行時期の目安などを伝えてください。また、今後発行が遅れないようにするための対策について、従業員に直接伝えることも大切です。従業員との関係性を良好に保つためにも、発行遅れ後の対応は大切にしてください。

給与明細作成のために必要な項目とは

記載する項目が判明したら、作成のために必要な情報を整理しましょう。給与明細に記載する項目には「就業項目」「支給項目」「控除項目」の3つがあり、それぞれ以下の観点を記載します。

• 月間労働時間、出勤・欠勤日数や労働時間数
• 支給額、基本給・各種手当て
• 控除額、健康保険料・厚生年金保険料・雇用保険料などの控除額
• 口座振込額、支給額から控除額を引いた額

給与明細書の作成は、手間がかかるうえ、各種制度に精通する必要があるため、非常に高いスキルが求められます。

最近では給与計算そのものをアウトソーシングして、社員には本来の業務に専念させるという企業も増えているようです。法改正にも対応する必要があるため、アウトソースすることでスムーズに対応できるでしょう。給与計算や給与明細の発行に課題がある場合は、一度検討をおすすめします。

就業項目

出勤日数、有給休暇、欠勤数や残業時間などを記載します。基本給と各種手当に支払い項目を分けるのが一般的です。

支給額の項目

基本給などは本給、職能給、職責給などの名目で支給します。各種手当も含め、会社によって名目や支払いのルールが異なるので、就業規則を把握することが重要です。

また、家族手当や住宅手当などは扶養家族の人数に応じて支払われるケースが多いので、従業員の家族構成なども把握しておく必要があります。その他にも人事異動による支払い項目の変更にも注意を配る必要があります。

控除項目

給与からいわゆる天引きする項目です。社会保険料や労働保険、所得税、住民税、その他会社の積立金などを記載します。

健康保険料率や雇用保険料率は4月に、年金保険料率は9月に改定されます。また、住民税は6月など変更時期が異なるので注意が必要です。また、満40歳からは介護保険料の支払いも発生します。このように、給与支払いは、保険料率の変更時期や従業員個々の家族構成、などの変更にこまめに対応していかなければなりません。人事部門と密に連携を取り、さまざまな変更にフレキシブルに対応できるようにしましょう。

給与明細作成の流れ

実際に、給与明細を作成する場合、どのような流れで作成していくのでしょうか。作成の流れを把握しておくことで、スムーズに作成できます。

勤務時間の集計

まずは、残業代などが発生していないか確認をするために、その従業員の月の労働時間を集計します。
不正などを防止するためにICカードやPCなど改ざんされにくい方法で集計しましょう。

残業代の集計・計算

勤務時間の集計から、残業時間・残業代を計算しましょう。残業代が発生するのは、労働基準法で定められた、労働時間を超過した際の労働時間に対して発生します。

各種手当、通勤費など

次に通勤費を計算します。各企業によって支給上限は決まっていますが、月15万円までは非課税にできます。

社会保険料の計算

健康保険、厚生年金保険、介護保険を計算します。各種保険料は、標準月額報酬に対して保険料率を掛けて算出します。

課税対象額の計算

課税対象額は総支給額-非課税交通手当が課税対象額となります。

所得税の計算

所得税の計算は課税対象額-社会保険料の金額と源泉徴収税額表と照らし合わせて計算をおこないます。

住民税の計算

住民税の計算には住民税課税決定通知書を参照します。住民税は自治体によって額がことなっているので、注意しましょう。

控除額の記載

控除額は「社会保険料+所得税+住民税+生命保険料等」で計算していきます。

支給額の記載

ここまでの計算が完了したら総支給額-控除額で支給額を決定できます。

ここまでが、給与明細作成の流れになります。給与明細作成で、迷う事があった場合、コチラの流れを再度ご確認いただくと迷わずに作成できるでしょう。

ここまでの業務をすでに行われている方も多いかと思いますが、従業員数が多い、特殊な処理が必要など負担が大きいと感じるのであれば、給与計算業務事態をアウトソーシングすることを検討されてみてはいかがでしょうか。

給与明細書は発行の遅れや項目などを把握しておくことが大切

給与明細書は発行が義務付けられているわけではありません。しかし、給与を明確に把握するうえで重要なものになるため、発行することを前提にしておくべきです。発行が遅れた場合はすぐ謝罪し、再発防止の対策を考えましょう。

また、給与明細書に記載すべき項目を把握しておくことも大切です。リソースの観点で発行が難しい場合は、電子化も検討しましょう。ITトレンドに掲載しているWeb給与明細書に関する記事とあわせて、本記事の内容を今後に活かしてください。