エクセルで販売管理はできる？システムを導入すべき理由

2018年11月28日最終更新
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販売管理とは、見積、受注、仕入れ、出荷、納品、代金回収の一連の流れのことを指します。この流れは業種業態を問わず、企業の商売にかかせない必須の業務です。その管理には様々なソフトウェアが提供されており、多くの企業が導入しています。

一方で、エクセルや無料で提供されているフリーソフトを使用している場合もあります。ここでは販売管理の基礎･入門として、エクセルやフリーソフトからの脱却と、事業に則した専用のソフトウェア選びを提案します。

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エクセルで販売管理を行うには？

Excel（エクセル）の操作性には定評があります。オフィス業務には必須のアプリケーションであり、誰にでも操作できるインタフェースが用意されています。そのため、販売管理や売上管理に利用している企業が多くあります。

エクセルで管理するために必要な要素

エクセルで販売管理を行うには、以下のような表を作る必要があります。

●売上管理表
●顧客管理表
●在庫管理表

エクセルのピボットテーブルやマクロを用いると、より簡単に管理できる表を作ることができます。

エクセルで販売管理を行う課題

しかし、エクセルでの管理には課題もあります。

課題１：管理画面の設計と複雑な計算への対応

例えば、販売管理には入庫や出庫などの在庫の管理も含まれますが、エクセル内でそれぞれの情報が連動している必要があります。異なるシートやファイルにあるそれぞれの数値を高度な関数やマクロを使って統合する必要があります。

商品が少ない場合には対応できることもありますが、数百、数千という製品の対応は難しいでしょう。

課題2：データベース設計の限界

エクセルはデータベースソフトではないため、過去の販売データの蓄積に限界があり、参照や分析が困難です。データが蓄積すればするほど動作が重くなるという弊害もあります。

また、入力するとデータが更新されるわけではないため、一人が専属で管理することが多くなってしまいます。

課題3：業務の属人化

エクセルは関数の取り扱いや入力のルールが属人化されがちです。作成者が異動や退職をしてしまうと操作がわからなくなくなるということが発生します。これでは円滑に事業を展開できません。

マニュアルを残すことも考えられますが、マニュアルの更新は非常に手間のかかる作業な上に、引き継ぎができずマニュアル自体の存在が忘れられてしまうことも多くあります。

企業にとって必要な販売管理システム

販売管理は、企業に欠かせない重要な業務です。エクセルは大変便利なアプリケーションですが、販売管理には専用システムの導入が望ましいといえるでしょう。

▼販売管理システムとは？
参考記事：【販売管理システムとは？】基本的な機能から導入のポイントまでを紹介！

無料の販売管理システムは？

販売管理システムには多くのフリーソフトがあり、コストがかからないため導入している企業も多くあります。

フリーソフトを利用する課題

このフリーソフトの最大の難点は、サポートを得ることが難しいことです。操作についても質問であれば、インターネットを使って調べることもできますが、自社独自の「業務フローが変わった」、「外貨対応が必要になった」などの販売業務に大きく影響する課題には対応できないことが多いでしょう。

また、データの補償やバックアップ、セキュリティについても不安が残ります。企業の要である販売管理の情報が、予期せぬトタブルで消失することはあってはならないことです。無料ソフトを利用する場合には、バックアップしたり、安全なソフトであることを確認してから使いましょう。

操作性もフリーソフトでは限界があります。機能が充実した製品になると、海外製品であることもまだまだ多い状況です。海外製の場合は日本の商習慣と異なるため、メニュー表示を直観的に理解できなかったり、マニュアルが英語であったりする場合もあります。

▼無料で販売管理を行うには？
参考記事：販売管理システムは無料で利用可能？製品紹介も

無料ならトライアルにしよう

無料の販売管理システムを運用していくのではなく、販売管理システムがどのようなもので、自社に必要な機能を洗い出すために利用しましょう。導入のコストは掛かっても、無駄なコストを削減することができるため、結果的にコスト削減に繋がります。

また、近年では、低コストで導入できる「クラウド型販売管理システム」も登場しました。一度製品を比較してみてはいかがでしょうか。

▼販売管理システムを比較してみる！クラウドの製品もご紹介
参考記事：販売管理システムの比較51選！選定ポイントも紹介

販売管理システムの選択、ここをチェック！

では、どのような視点で販売管理システムを選択すればいいのでしょうか。ここでは、入門として基礎的な項目を紹介しておきます。

【基礎項目１】業種業態に即したテンプレートがあるか

企業の販売管理の仕組みは一様ではありません。業種業態によって幅広い業務フローに対応できることが求められます。自社に即したテンプレートなどが用意されているかを確認しましょう。

【基礎項目２】iPadやスマートフォンに対応しているか

即戦力として活用するためには、導入の研修期間を最短にするのがベストです。そのために確認したいのが、モバイル端末への対応です。アルバイトやパート社員が多く、PCの整備に課題がある場合は、タブレット端末を活用することが可能です。

【基礎項目３】バーコード対応などデータ入力方法

これも即戦力として活用できるかを左右するポイントとなります。バーコード入力は、項目の手入力や、伝票入力の手間を減らすなど飛躍的な効率化を可能とします。入力の精度も向上しますので、手戻りがありません。

【基礎項目４】データを経営に活用できるか

専用の販売管理システムにはデータベースが用意されており、過去のデータを活用できます。事業を拡大させるためには、データ活用が欠かせない時代になっています。他のシステムと連動できるなど、経営や販売を支援できるシステムを選びましょう。

まとめ　事業拡大のためにも販売管理システムの導入を！

販売管理システムの導入は費用がかかるため、事業の開始当初はエクセルやフリーソフトでカバーして、事業が拡大したら専用の販売管理システムを導入するという考え方もあります。

その場合も、事業の規模が成長してきたら、なるべく早く有料の販売管理システムを検討することをおすすめします。適切な販売管理は事業拡大の重要な要素となるでしょう。

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【基礎項目１】業種業態に即したテンプレートがあるか

【基礎項目２】iPadやスマートフォンに対応しているか

【基礎項目３】バーコード対応などデータ入力方法

【基礎項目４】データを経営に活用できるか

まとめ 事業拡大のためにも販売管理システムの導入を！

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