エクセルで販売管理はできる？システムを導入すべき理由

2019年12月19日最終更新
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販売管理は企業の商売に欠かせない必須の業務です。その管理に様々なソフトウェアが提供されており、多くの企業が導入していますがエクセルや無料で提供されている販売管理のフリーソフトでも対応できるのでしょうか。ここでは販売管理業務におけるエクセルの活用方法やフリーソフトについて紹介し、業務効率化のための方法を解説していきます。

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エクセルで販売管理を行うには？

Excel（エクセル）は誰にでも操作できるインタフェースが用意されています。そのため、販売管理や売上管理に利用している企業が多くあります。そんなエクセルで販売管理を行うためには以下の３つの表が必要になります。必要な表を以下で紹介します。

●売上管理表
●顧客管理表
●在庫管理表

エクセルで販売管理を行う際の課題

エクセルでの管理には課題もあります。どんな課題があるのか見ていきましょう

管理画面の設計と複雑な計算

例えば、販売管理には入庫や出庫などの在庫の管理も含まれますが、エクセル内でそれぞれの情報が連動している必要があります。異なるシートやファイルにあるそれぞれの数値を高度な関数やマクロを使って統合する必要があります。商品が少ない場合には対応できることもありますが、数百、数千という製品の対応は難しいでしょう。

データベース設計

エクセルはデータベースソフトではないため、過去の販売データの蓄積に限界があり、参照や分析が困難です。データが蓄積すればするほど動作が重くなるという弊害もあります。また、入力するとデータが更新されるわけではないため、一人が専属で管理することが多くなってしまいます。

業務の属人化

エクセルは関数の取り扱いや入力のルールが属人化されがちです。作成者が異動や退職をしてしまうと操作がわからなくなくなるということが発生します。これでは円滑に事業を展開できません。マニュアルを残すことも考えられますが、マニュアルの更新は非常に手間のかかる作業な上に、引き継ぎができずマニュアル自体の存在が忘れられてしまうことも多くあります。

企業にとって必要な販売管理システム

販売管理は、企業に欠かせない重要な業務です。そんな販売管理から・在庫管理・仕入れまで一貫した業務をサポートするのが販売管理システムです。販売管理システムを導入することで業務の効率化に大きく貢献するのです。

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無料の販売管理システムは活用できる？

エクセルではなく、無料のソフトやツールを活用しようと考えている方もいらっしゃるかもしれませんが、フリーソフトを活用するにはいくつかの課題があります。

フリーの販売管理ソフトの課題

このフリーソフトの最大の難点は、サポートを得ることが難しいことです。操作についても質問であれば、インターネットを使って調べることもできますが、自社独自の「業務フローが変わった」、「外貨対応が必要になった」などの販売業務に大きく影響する課題には対応できないことが多いでしょう。

また、データの補償やバックアップ、セキュリティについても不安が残ります。企業の要である販売管理の情報が、予期せぬトタブルで消失することはあってはならないことです。無料ソフトを利用する場合には、バックアップしたり、安全なソフトであることを確認してから使いましょう。

操作性もフリーソフトでは限界があります。機能が充実した製品になると、海外製品であることもまだまだ多い状況です。海外製の場合は日本の商習慣と異なるため、メニュー表示を直観的に理解できなかったり、マニュアルが英語であったりする場合もあります。

フリーソフトは無料トライアルで活用しよう

無料の販売管理システムを運用していくのではなく、販売管理システムがどのようなもので、自社に必要な機能を洗い出すために利用しましょう。導入のコストは掛かっても、無駄なコストを削減することができるため、結果的にコスト削減に繋がります。

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販売管理システムの選定ポイント４点！

では、どのような視点で販売管理システムを選択すればいいのでしょうか。ここでは、入門として基礎的な項目を紹介しておきます。

１.　業種業態に即したテンプレートがあるか

企業の販売管理の仕組みは一様ではありません。業種業態によって幅広い業務フローに対応できることが求められます。自社に即したテンプレートなどが用意されているかを確認しましょう。

２.　iPadやスマートフォンに対応しているか

即戦力として活用するためには、導入の研修期間を最短にするのがベストです。そのために確認したいのが、モバイル端末への対応です。アルバイトやパート社員が多く、PCの整備に課題がある場合は、タブレット端末を活用することが可能です。

３.　バーコード対応などデータ入力方法

これも即戦力として活用できるかを左右するポイントとなります。バーコード入力は、項目の手入力や、伝票入力の手間を減らすなど飛躍的な効率化を可能とします。入力の精度も向上しますので、手戻りがありません。

４.　データを経営に活用できるか

専用の販売管理システムにはデータベースが用意されており、過去のデータを活用できます。事業を拡大させるためには、データ活用が欠かせない時代になっています。他のシステムと連動できるなど、経営や販売を支援できるシステムを選びましょう。

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事業効率を上げる為に販売管理システムを検討しよう！

販売管理システムの導入は費用がかかるため、事業の開始当初はエクセルやフリーソフトでカバーして、事業が拡大したら専用の販売管理システムを導入するという考え方もあります。初めは無料の販売管理システムでどんな機能があるのか、どんな業務を効率化できるのかを実感してみてはいかがでしょうか。ぜひ、販売管理システムの導入を検討してみてください。

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