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エクセルで販売管理はできる?システムを導入すべき理由

2019年12月19日 最終更新
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エクセルで販売管理はできる?システムを導入すべき理由

販売管理は企業の商売に欠かせない必須の業務です。その管理に様々なソフトウェアが提供されており、多くの企業が導入していますがエクセルや無料で提供されている販売管理のフリーソフトでも対応できるのでしょうか。ここでは販売管理業務におけるエクセルの活用方法やフリーソフトについて紹介し、業務効率化のための方法を解説していきます。

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エクセルで販売管理を行うには?

Excel(エクセル)は誰にでも操作できるインタフェースが用意されています。そのため、販売管理や売上管理に利用している企業が多くあります。そんなエクセルで販売管理を行うためには以下の3つの表が必要になります。必要な表を以下で紹介します。

  • ●売上管理表
  • ●顧客管理表
  • ●在庫管理表

エクセルで販売管理を行う際の課題

エクセルでの管理には課題もあります。どんな課題があるのか見ていきましょう

管理画面の設計と複雑な計算

例えば、販売管理には入庫や出庫などの在庫の管理も含まれますが、エクセル内でそれぞれの情報が連動している必要があります。異なるシートやファイルにあるそれぞれの数値を高度な関数やマクロを使って統合する必要があります。商品が少ない場合には対応できることもありますが、数百、数千という製品の対応は難しいでしょう。

データベース設計

エクセルはデータベースソフトではないため、過去の販売データの蓄積に限界があり、参照や分析が困難です。データが蓄積すればするほど動作が重くなるという弊害もあります。また、入力するとデータが更新されるわけではないため、一人が専属で管理することが多くなってしまいます。

業務の属人化

エクセルは関数の取り扱いや入力のルールが属人化されがちです。作成者が異動や退職をしてしまうと操作がわからなくなくなるということが発生します。これでは円滑に事業を展開できません。マニュアルを残すことも考えられますが、マニュアルの更新は非常に手間のかかる作業な上に、引き継ぎができずマニュアル自体の存在が忘れられてしまうことも多くあります。

企業にとって必要な販売管理システム

販売管理は、企業に欠かせない重要な業務です。そんな販売管理から・在庫管理・仕入れまで一貫した業務をサポートするのが販売管理システムです。販売管理システムを導入することで業務の効率化に大きく貢献するのです。

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無料の販売管理システムは活用できる?

エクセルではなく、無料のソフトやツールを活用しようと考えている方もいらっしゃるかもしれませんが、フリーソフトを活用するにはいくつかの課題があります。

フリーの販売管理ソフトの課題

このフリーソフトの最大の難点は、サポートを得ることが難しいことです。操作についても質問であれば、インターネットを使って調べることもできますが、自社独自の「業務フローが変わった」、「外貨対応が必要になった」などの販売業務に大きく影響する課題には対応できないことが多いでしょう。

また、データの補償やバックアップ、セキュリティについても不安が残ります。企業の要である販売管理の情報が、予期せぬトタブルで消失することはあってはならないことです。無料ソフトを利用する場合には、バックアップしたり、安全なソフトであることを確認してから使いましょう。

操作性もフリーソフトでは限界があります。機能が充実した製品になると、海外製品であることもまだまだ多い状況です。海外製の場合は日本の商習慣と異なるため、メニュー表示を直観的に理解できなかったり、マニュアルが英語であったりする場合もあります。

フリーソフトは無料トライアルで活用しよう

無料の販売管理システムを運用していくのではなく、販売管理システムがどのようなもので、自社に必要な機能を洗い出すために利用しましょう。導入のコストは掛かっても、無駄なコストを削減することができるため、結果的にコスト削減に繋がります。

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販売管理システムの選定ポイント4点!

では、どのような視点で販売管理システムを選択すればいいのでしょうか。ここでは、入門として基礎的な項目を紹介しておきます。

1. 業種業態に即したテンプレートがあるか

企業の販売管理の仕組みは一様ではありません。業種業態によって幅広い業務フローに対応できることが求められます。自社に即したテンプレートなどが用意されているかを確認しましょう。

2. iPadやスマートフォンに対応しているか

即戦力として活用するためには、導入の研修期間を最短にするのがベストです。そのために確認したいのが、モバイル端末への対応です。アルバイトやパート社員が多く、PCの整備に課題がある場合は、タブレット端末を活用することが可能です。

3. バーコード対応などデータ入力方法

これも即戦力として活用できるかを左右するポイントとなります。バーコード入力は、項目の手入力や、伝票入力の手間を減らすなど飛躍的な効率化を可能とします。入力の精度も向上しますので、手戻りがありません。

4. データを経営に活用できるか

専用の販売管理システムにはデータベースが用意されており、過去のデータを活用できます。事業を拡大させるためには、データ活用が欠かせない時代になっています。他のシステムと連動できるなど、経営や販売を支援できるシステムを選びましょう。

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事業効率を上げる為に販売管理システムを検討しよう!

販売管理システムの導入は費用がかかるため、事業の開始当初はエクセルやフリーソフトでカバーして、事業が拡大したら専用の販売管理システムを導入するという考え方もあります。初めは無料の販売管理システムでどんな機能があるのか、どんな業務を効率化できるのかを実感してみてはいかがでしょうか。ぜひ、販売管理システムの導入を検討してみてください。

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受注台帳は不要、事後集計システムではなく、事前収益管理を実現します。 輸出入、加工、直送、ロット管理、単品管理までカバーした中堅中小企業商社向け販売管理システムです。
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電子部品業向けシステムアラジンオフィス(電子部品業向け)
【対象地域:関東・関西・東海】 電子部品業様に必要な販売管理・在庫管理を広範囲にカバーするイージーオーダーシステムとなっております。
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食品業界向けパッケージ(販売管理)アラジンオフィス for foods
【対象地域:関東・関西・東海】 食品業界様に必要な販売管理・在庫管理・生産管理を広範囲にカバーするイージーオーダーシステムです。
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鉄鋼・非鉄 流通加工業様向けパッケージ(販売管理)アラジンオフィス鐵王
【対象地域:関東・関西・東海】 鉄鋼・非鉄業に必要な販売・購買・在庫・加工管理を広範囲にカバーするイージーオーダーシステム。
株式会社アイル
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家具・インテリア業向けシステムアラジンオフィス(家具・インテリア業向け)
【対象地域:関東・関西・東海】 家具・インテリア業界に必要な販売在庫管理を広範囲にカバーするイージーオーダーシステムとなっております。
株式会社アイル
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☆☆☆☆☆
★★★★★
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フィルム加工業向けシステムアラジンオフィス(フィルム加工業向け)
【対象地域:関東・関西・東海】 コンバーティング業、フィルム加工業様に必要な販売管理・在庫管理を広範囲にカバーするイージーオーダーシステムとなっております。
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入力業務の負荷を少なく、業務処理を正確に「MJSLINK DX 販売大将」
中堅・中小企業向けクラウド型ERPシステム。受注から納品までのすべての販売業務に対応し、導入企業の業種・業態・管理体系にあわせた最適なシステム構築が可能です。
株式会社アイル
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貿易(輸入業)向けシステムアラジンオフィス(貿易[輸入]業向け)
【対象地域:関東・関西・東海】 貿易/輸入業に必要な販売在庫管理を広範囲にカバーするイージーオーダーシステムとなっております。 ※輸出はカスタマイズになります。
株式会社アイル
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ねじ業向けパッケージ(販売管理)アラジンオフィス(ねじ業向け)
【対象地域:関東・関西・東海】 ねじ業界様に必要な販売管理・在庫管理・生産管理を広範囲にカバーするイージーオーダーシステムとなっております。
株式会社ビーブレイクシステムズ
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MA-EYES
システムの自由度が高い開発・運用環境を使用しているため、独自の経営指標の組込み、特色ある業務フローを実現する機能の追加など、自社特有の業務要件にマッチしたシステム構築が可能です。
株式会社日本システムテクノロジー
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機械器具・工具卸売業向け販売管理・在庫管理システム「楽商 機工ACE」
機工ACEは機械器具・工具卸売業向けに特化した販売管理・在庫管理システムです。中堅・中小企業様のシステムの導入から運用保守までの一貫体制でトータルサポートします。
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化粧品・理美容品業向けシステムアラジンオフィス(化粧品・理美容品業向け)
【対象地域:関東・関西・東海】 化粧品・理美容品業界に必要な販売在庫管理を広範囲にカバーするイージーオーダーシステムとなっております。
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建材業向けシステムアラジンオフィス(建材業向け)
【対象地域:関東・関西・東海】 建材業に必要な販売在庫管理を広範囲にカバーするイージーオーダーシステムとなっております。
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販売力強化と徹底した商品管理を実現!「Galileopt NX-Plus 販売大将」
PDCAをダイナミックに動かし経営目標達成へ。見積・受注・売上管理はもちろんのこと、ロット管理や部品展開管理まで徹底した商品管理を可能にします。
株式会社日本システムテクノロジー
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販売・在庫管理システム「楽商」
販売管理システム「楽商」は、中堅・中小企業の基幹業務を「低コスト」「短期間」「高性能・高品質・高信頼」で実現するソフトウェアです。
三菱電機ITソリューションズ株式会社(略称:MDSOL)
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豊富な導入実績と幅広い業種対応力で基幹業務をサポート 販売指南
機械工具卸、自動車部品卸、食品卸、製造業等幅広い業種に対応。40年を超える事業実績と導入実績に基づく業務ノウハウをパッケージング。また小規模~中・大規模まで様々な企業規模にも対応。
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レンタル・リース業向けシステムアラジンオフィス(レンタル・リース業向け)
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【導入実績5000社超!】販売管理パッケージソフト「アラジンオフィス」
【対象地域:関東・関西・東海】 販売管理に必要な豊富な機能を標準搭載。お客様のご要望によって必要な機能をカスタマイズすることが可能です。ユーザーリピート率は驚異の98.4%!
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