「エクセルから脱却！販売管理の基礎と入門」IT製品の比較・資料請求サイトは「ITトレンド」

外面設計やデータベース設計に限界のあるエクセル

エクセルの操作性には定評があります。オフィス業務には必須のアプリケーションであり、誰にでも操作できるインタフェースが用意されています。そのため、販売管理や売上管理に利用している企業が多くあります。

しかし、エクセルにも限界があります。1つ目は、販売管理に特化した画面設計が困難なことです。不可能ではありませんが、ひどく面倒な作業となります。

2つ目はデータベース設計の概念がないことです。データベースソフトではないため、過去の販売データの蓄積に限界があり、参照や分析が困難です。

3つ目は業務の継承です。エクセルでは属人性が強くなり、その人が退職してしまうと操作がわからなくなります。これでは円滑に事業を展開できません。マニュアルを残すことも考えられますが、更新されることなくマニュアル自体の存在が忘れられてしまうことも多くあります。

販売管理は、企業に欠かせない重要な業務です。エクセルは大変便利なアプリケーションですが、販売管理には専用システムの導入が必要です。

フリーソフトではできないサポートとカスタマイズ

販売管理システムには極めて多くのフリーソフトが提供されています。無料で使えるソフトが充実しているのです。コストがかからないため導入している企業も多くあります。

このフリーソフトの最大の難点は、サポートを得ることが難しいことです。多くはこれを承知で導入し、自社のリソースで問題を解決しようとしています。操作の質問程度であれば、調べることもできますが、たとえば「業務フローが変わった」「外貨対応が必要になった」などの販売業務に大きく影響する課題には対応できません。

逆に、ここに専門業者が提供する販売管理システムのメリットがあります。有料とはなりますが、確実なサポートを期待できます。カスタマイズにも随時対応します。

操作性もフリーソフトでは限界があります。機能が充実した製品になると海外製品が多くなります。日本の商習慣と異なりますので、メニュー表示を直観的に理解できなかったり、マニュアルが英語であったりする場合もあります。

販売管理システムの選択、ここをチェック！

では、どのような視点で販売管理システムを選択すればいいのでしょうか。ここでは、入門として基礎的な項目を紹介しておきます。

【基礎項目１】業種業態に即したテンプレートがあるか

企業の販売管理の仕組みは一様ではありません。業種業態によって幅広い業務フローが求められます。これらに即戦力として対応するために用意されているのがテンプレートです。自社に即したテンプレートが用意されているかを確認しましょう。

【基礎項目２】iPadやスマートフォンに対応しているか

即戦力として活用するためには、導入の研修期間を最短にするのがベストです。そのために確認したいのが、iPadやスマートフォンへの対応です。アルバイトやパートの多い店舗では考慮しましょう。

【基礎項目３】バーコード対応などデータ入力方法

これも即戦力として活用できるかを左右するポイントとなります。バーコード入力は飛躍的な効率化を可能とします。入力の精度も向上しますので、手戻りがありません。

【基礎項目４】データを経営に活用できるか

専用の販売管理システムにはデータベースが用意されており、過去のデータを活用できます。事業を拡大させるためには、データ活用が欠かせない時代になっています。経営や販売を支援できるシステムを選びましょう。

まとめ～ 事業拡大のためにも販売管理システムの導入を！～

当初はエクセルやフリーソフトでカバーして、事業が拡大したら専用の販売管理システムを導入するという考え方もあります。これに対し、事業を拡大させるために、専用の販売管理システムを導入する、という考え方もあります。事業拡大の第一歩として、販売管理システムの導入をお勧めします。