エクセルから脱却！販売管理の基礎と入門

エクセルで販売管理を行う課題

Excel（エクセル）の操作性には定評があります。オフィス業務には必須のアプリケーションであり、誰にでも操作できるインタフェースが用意されています。そのため、販売管理や売上管理に利用している企業が多くあります。

しかし、エクセルでの管理には課題もあります。

課題１：管理画面の設計と複雑な計算への対応

例えば、販売管理には入庫や出庫などの在庫の管理も含まれますが、エクセル内でそれぞれの情報が連動している必要があります。異なるシートやファイルにあるそれぞれの数値を高度な関数やマクロを使って統合する必要があります。商品が少ない場合には対応できることもありますが、数百、数千という製品の対応は難しいでしょう。

課題2：データベース設計

エクセルはデータベースソフトではないため、過去の販売データの蓄積に限界があり、参照や分析が困難です。データが蓄積すればするほど動作が重くなるという弊害もあります。

課題3：業務の継承

エクセルは関数の取り扱いや入力のルールが属人化されがちです。作成者が異動や退職をしてしまうと操作がわからなくなくなるということが発生します。これでは円滑に事業を展開できません。マニュアルを残すことも考えられますが、マニュアルの更新は非常に手間のかかる作業な上に、引き継ぎができずマニュアル自体の存在が忘れられてしまうことも多くあります。

販売管理は、企業に欠かせない重要な業務です。エクセルは大変便利なアプリケーションですが、販売管理には専用システムの導入が望ましいといえるでしょう。

フリーソフト利用の課題

販売管理システムには多くのフリーソフトがあり、コストがかからないため導入している企業も多くあります。

このフリーソフトの最大の難点は、サポートを得ることが難しいことです。操作についても質問であれば、インターネットを使って調べることもできますが、自社独自の「業務フローが変わった」、「外貨対応が必要になった」などの販売業務に大きく影響する課題には対応できないことが多いでしょう。また、データの補償やバックアップ、セキュリティについても不安が残ります。企業の要である販売管理の情報が、予期せぬトタブルで消失することはあってはならないことです。無料ソフトを利用する場合には、バックアップしたり、安全なソフトであることを確認してから使いましょう。

操作性もフリーソフトでは限界があります。機能が充実した製品になると、海外製品であることもまだまだ多い状況です。海外製の場合は日本の商習慣と異なるため、メニュー表示を直観的に理解できなかったり、マニュアルが英語であったりする場合もあります。

販売管理システムの選択、ここをチェック！

では、どのような視点で販売管理システムを選択すればいいのでしょうか。ここでは、入門として基礎的な項目を紹介しておきます。

【基礎項目１】業種業態に即したテンプレートがあるか

企業の販売管理の仕組みは一様ではありません。業種業態によって幅広い業務フローに対応できることが求められます。自社に即したテンプレートなどが用意されているかを確認しましょう。

【基礎項目２】iPadやスマートフォンに対応しているか

即戦力として活用するためには、導入の研修期間を最短にするのがベストです。そのために確認したいのが、モバイル端末への対応です。アルバイトやパート社員が多く、PCの整備に課題がある場合は、タブレット端末を活用することが可能です。

【基礎項目３】バーコード対応などデータ入力方法

これも即戦力として活用できるかを左右するポイントとなります。バーコード入力は、項目の手入力や、伝票入力の手間を減らすなど飛躍的な効率化を可能とします。入力の精度も向上しますので、手戻りがありません。

【基礎項目４】データを経営に活用できるか

専用の販売管理システムにはデータベースが用意されており、過去のデータを活用できます。事業を拡大させるためには、データ活用が欠かせない時代になっています。他のシステムと連動できるなど、経営や販売を支援できるシステムを選びましょう。

まとめ～ 事業拡大のためにも販売管理システムの導入を！～

販売管理システムの導入は費用がかかるため、事業の開始当初はエクセルやフリーソフトでカバーして、事業が拡大したら専用の販売管理システムを導入するという考え方もあります。その場合も、事業の規模が成長してきたら、なるべく早く有料の販売管理システムを検討することをおすすめします。適切な販売管理は事業拡大の重要な要素となるでしょう。