タレントマネジメントシステムでセキュリティが重視される理由
タレントマネジメントシステムのセキュリティは、情報システム部門だけでなく、人事部門や現場管理職にも関わる重要なテーマです。まずは、なぜ慎重な確認が必要なのかを整理しましょう。
人材情報は機微な内容を含みやすい
タレントマネジメントシステムには、氏名や所属だけでなく、評価や目標、スキル、異動希望、面談記録などが登録されます。これらは本人のキャリアや処遇に関わるため、閲覧範囲を誤ると従業員の不信感につながりかねません。
特に評価コメントや配置検討メモは、限られた担当者だけが確認すべき情報です。人材データを活用するほど、誰が何を見られるかの設計が重要になります。
部門をまたいで利用される
タレントマネジメントシステムは、人事部門だけでなく、経営層や部門長、直属上司、従業員本人が利用するケースがあります。利用者が多いほど、権限の付け方や情報の見せ方が複雑になりがちです。
例えば、部門長には配下メンバーのスキルや目標を見せたい一方で、他部門の評価情報までは表示したくない場合があります。組織階層や役職に応じた細かな制御が欠かせません。
外部システムと連携しやすい
人事労務システムや勤怠管理システム、給与計算システム、採用管理システムなどと連携すると、入力の二重管理を減らせます。一方で、連携範囲が広がるほど、データの受け渡し方法や連携先の管理も確認が必要です。
連携する項目や更新タイミング、連携エラー時の扱いを把握しておくと、誤更新や不要な情報共有を防ぎやすくなります。
個人情報保護への対応が求められる
タレントマネジメントシステムで扱う従業員情報は、個人情報に該当する内容を多く含みます。個人情報保護委員会のガイドラインでも、個人データの漏えいや滅失、き損を防ぐための安全管理措置が示されています。
システム選定時は、製品機能だけでなく、自社の運用ルールや委託先管理も含めて確認しましょう。
参考：個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）｜個人情報保護委員会
タレントマネジメントシステムのセキュリティチェック項目
セキュリティを確認するときは、暗号化や認証方式だけを見るのではなく、日常運用で使う管理機能まで確認することが大切です。ここでは、比較時に見たい項目を解説します。
アクセス権限を細かく設定できるか
まず確認したいのは、役職、所属、雇用形態、担当範囲に応じて閲覧・編集権限を分けられるかです。人事部門は全体を確認し、管理職は配下メンバーだけを見られるなど、現実の組織運用に合わせた設定が求められます。
評価情報や給与に近い情報、面談メモ、異動希望などは、項目単位で制御できると安心です。権限テンプレートを作れるかも比較しましょう。
ログを確認できるか
操作ログとは、誰が、いつ、どの情報を閲覧・更新したかを記録する機能です。人材情報を扱うシステムでは、問題発生時の確認だけでなく、不適切な閲覧を抑止する意味でも重要です。
ログの保存期間や検索条件、出力形式、管理者が確認できる範囲を見ておくとよいでしょう。評価や異動情報を扱う企業ほど、ログ管理は比較時の重要項目になります。
認証方式を選べるか
IDとパスワードだけでなく、多要素認証やシングルサインオンに対応しているかを確認しましょう。多要素認証は、パスワードに加えて別の確認手段を使う方法です。シングルサインオンは、社内で使う複数のシステムに共通の認証基盤でログインする仕組みを指します。
社内の認証基盤と連携できれば、退職者や異動者のアカウント管理も進めやすくなります。
データの保管方法を確認できるか
クラウド型のタレントマネジメントシステムでは、データの保管場所や通信時の暗号化、バックアップ、障害時の復旧方針などを確認します。資料請求時には、セキュリティ資料や運用体制に関する情報をあわせて確認すると比較しやすくなります。
海外拠点を含めて利用する場合は、データの保管地域や国外移転に関する説明も見ておくとよいでしょう。
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タレントマネジメントシステムの情報管理で見たいポイント
タレントマネジメントシステムの安全性は、製品機能だけで決まりません。どの情報を登録し、誰が更新し、退職後にどう扱うかまで決めておくことで、情報管理の精度を高められます。
登録する情報の範囲を決める
導入時は、登録したい情報を広げすぎないことが大切です。評価やスキル、資格、研修履歴、面談記録、配置希望など、目的に必要な項目から始めると管理しやすくなります。
特に健康状態や家庭事情、思想信条に近い内容などは、記録の必要性を慎重に判断しましょう。何でも残すのではなく、活用目的と保管期間を明確にすることが重要です。
評価情報の見せ方を分ける
評価情報は、本人に開示する内容や上司が確認する内容、人事だけが扱う内容を分けて設計する必要があります。すべてを同じ画面で扱うと、公開前の評価や調整中のコメントが見えてしまうおそれがあるからです。
製品を比較する際は、評価ステータスごとの表示制御や、確定前後の閲覧制限を確認しましょう。人事評価システムと連携する場合は、連携後の表示範囲も確認したいポイントです。
退職者や異動者の扱いを決める
退職者のアカウントを残したままにすると、不要なアクセス権限が残る可能性があります。異動者も、前部署の情報を見続けられる状態にならないよう注意が必要です。
入社や異動、休職、退職にあわせて権限を自動更新できるか、手動対応が必要かを確認しましょう。人事マスタと連携できる製品なら、権限変更の抜け漏れを抑えられます。
ファイル添付のルールを整える
履歴書や職務経歴書、研修資料、資格証明書などを添付できる製品もあります。便利な一方で、ファイル名や保存先、閲覧権限がばらつくと、管理が難しくなりがちです。
添付できるファイル形式や容量、閲覧権限、ダウンロード可否を確認しましょう。紙資料をスキャンして登録する場合は、原本の保管や廃棄ルールもあわせて決めておくと安心です。
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タレントマネジメントシステムのセキュリティ重視の選び方
セキュリティを重視して選ぶ場合は、機能一覧の有無だけで判断せず、自社の人事運用に当てはめて確認することが大切です。ここでは、比較時に押さえたい選び方を紹介します。
利用者ごとの権限要件を整理する
資料請求前に、誰がどの情報を使うのかを整理しましょう。人事担当者や経営層、部門長、現場マネージャー、従業員本人では、必要な情報が異なります。
以下のように利用者ごとの閲覧範囲を決めておくと、製品資料を見たときに必要機能を判断しやすくなります。
| 利用者 | 確認したい権限 |
|---|---|
| 人事担当者 | 全社の人材情報を管理し、評価や配置に必要な項目を編集できるか |
| 経営層 | 個人情報を絞りながら、人材配置や組織状況を把握できるか |
| 部門長 | 管轄部門のメンバー情報だけを確認できるか |
| 直属上司 | 配下メンバーの目標や面談記録、育成状況を確認できるか |
| 従業員本人 | 自分の情報を確認し、必要な範囲だけ更新できるか |
社内システムとの連携範囲を見る
既存の人事労務システムや給与計算システムと連携する場合、どのデータをどちらのシステムで正とするかを決める必要があります。氏名や所属、役職、雇用区分などの基礎情報は、更新元が曖昧だと不整合が起きます。
連携方式や連携頻度、エラー通知、手動修正の可否を確認しましょう。API連携を使う場合は、認証方法や連携権限も見ておきたい項目です。
ベンダーの管理体制を確認する
クラウド型を利用する場合、システムを提供するベンダーの管理体制も重要です。セキュリティチェックシートや第三者認証、障害時の連絡体制、サポート窓口の対応範囲などを確認しましょう。
契約前には、データの取り扱いや委託先の有無、解約時のデータ削除方法も見ておくと安心です。社内稟議で説明しやすい資料があるかも、比較時の判断材料になります。
管理者の負担も比較する
高機能でも、権限設定が難しすぎると運用が定着しにくくなります。管理画面のわかりやすさや権限テンプレート、変更履歴の確認、サポートの有無を確認しましょう。
人事部門だけで運用するのか、情報システム部門と共同で管理するのかによって、必要な機能は変わります。導入後の運用担当者まで想定して選ぶことが大切です。
▶人事データを一元管理したい企業向けタレントマネジメントシステム
ここからは、ITトレンドに掲載されているタレントマネジメントシステムの中から、人事情報の一元管理と権限設計を確認しながら比較したい製品を紹介します。従業員情報や組織情報をまとめて管理し、情報の更新や閲覧範囲を整理したい企業に向く製品です。
SmartHR
- 自然に蓄積したデータを戦略人事に活用し組織改善をサポート
- 人事評価や配置シミュレーションなど、豊富な機能群
- 直感的なUIで、従業員の入力負担を軽減し、高い回収率を実現
株式会社SmartHRが提供する「SmartHR」は、人事労務領域の情報を起点に、従業員データの活用を進めたい企業に向くタレントマネジメントシステムです。入社や異動に伴う情報更新を人材活用へつなげたい場合に候補になります。セキュリティ面では、権限範囲や連携する情報の種類を資料で確認するとよいでしょう。
サイレコ
- 従業員情報を網羅的に管理し、一人ひとりのスキルや能力を可視化
- 蓄積された情報を活用し、従業員と組織のパフォーマンスを向上
- 人事コンサル会社だからできる、タレントマネジメントの推進支援
株式会社アクティブアンドカンパニーが提供する「サイレコ」は、人事情報の蓄積や組織情報の活用を進めたい企業に向くタレントマネジメントシステムです。従業員情報をまとめて管理し、人事施策に活用したい場合に比較候補になります。導入時は、閲覧権限や申請承認、外部システム連携の範囲を確認しましょう。
▶評価や育成データを安全に活用したい企業向けタレントマネジメントシステム
評価、スキル、面談記録などの人材データを活用したい企業向けの製品を紹介します。現場管理職も利用する場合は、評価情報の公開範囲や閲覧権限、データ出力の制御などを確認しながら比較しましょう。
HRMOSタレントマネジメント
- シリーズ累計100,000社導入！
- 社員情報の管理、評価、サーベイの情報をまるっと管理！
- 初めてでも安心！専任サポートと上限なしでMTG可能
株式会社ビズリーチが提供する「HRMOSタレントマネジメント」は、人材データをもとに評価や配置、育成を進めたい企業に向くタレントマネジメントシステムです。評価情報や従業員情報を活用する場面では、誰がどのデータを確認できるかが重要です。権限設定やログ管理、社内システムとの連携範囲を資料で確認しましょう。
カオナビ
- タレントマネジメントシステム「シェアNo.1」
- 人事・労務業務の効率化から戦略人事の実現まで
- 直感的に使えるUIで人事から現場まで定着
株式会社カオナビが提供する「カオナビ」は、従業員の顔写真やスキル、評価などを見ながら人材情報を可視化したい企業に向くタレントマネジメントシステムです。現場管理職も利用する場合は、部署や役職に応じた表示範囲の設計が大切です。資料では、権限管理やデータ出力の制御を確認しましょう。
HRBrain
- スキルや特徴を可視化・分析、データに基づく抜擢・配置を実現
- 評価シートの作成から集計まで煩雑な業務をワンストップで効率化
- 「使いこなせない…」の心配はご無用！充実したサポート体制
株式会社HRBrainが提供する「HRBrain」は、人事評価やタレントマネジメント、人材データ分析などを見ながら人事施策を進めたい企業に向く製品です。評価や面談記録を扱う場合は、公開前の情報や管理者コメントの扱いが重要になります。利用者別の権限設定や運用支援の内容を確認するとよいでしょう。
▶大規模組織で人材データを管理したい企業向けタレントマネジメントシステム
複数部門やグループ会社をまたいで人材情報を活用したい企業向けの製品を紹介します。大規模運用では、組織階層に応じた権限設定や管理者権限の分け方、利用範囲の整理が重要です。
タレントパレット
- 従業員一人ひとりの人材データに基づいた人材管理・活用が可能
- 人事と従業員にとって使いやすいデザインと操作性
- 人事評価や研修管理をはじめ、幅広い領域の「人事DX」を実現
株式会社プラスアルファ・コンサルティングが提供する「タレントパレット」は、人材データの分析や配置、育成まで見据えて活用したい企業に向く製品です。多くの人材情報を扱う場合、データ活用と情報管理の両立が大切になります。評価やスキル、配置情報の閲覧範囲を確認しながら検討しましょう。
COMPANY Talent Management シリーズ
- 人材データの履歴が蓄積されるため、的確な分析が可能
- ジョブディスクリプションのデータを多様に活用
- 非定型なデータ活用でAIの価値を最大化
株式会社Works Human Intelligenceが提供する「COMPANY Talent Management シリーズ」は、大規模な組織で人材情報を活用したい企業に向くタレントマネジメントシステムです。複数部門やグループ会社をまたぐ運用では、組織階層に応じた権限設計が重要です。利用範囲や管理方法を資料で確認しましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で「タレントマネジメントシステム」の一括資料請求が可能です。ぜひ、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。
タレントマネジメントシステムを安全に運用するための対策
タレントマネジメントシステムは、導入して終わりではありません。運用開始後も、権限の見直しや入力ルールの徹底を続けることで、セキュリティリスクを抑えられます。
入力ルールを社内で統一する
面談記録や評価コメントは、担当者によって書き方がばらつきやすい情報です。事実や所感、今後の支援方針を分けて記録するなど、入力ルールを整えると不要な情報の登録を防げます。
特に本人が閲覧できる項目と、人事だけが扱う項目は分けて説明しましょう。記録してよい内容と避けるべき内容を例示すると、現場でも運用しやすくなります。
権限を定期的に見直す
人事異動や組織変更が多い企業では、権限の見直しが遅れると、前部署の情報を見られる状態が残るおそれがあります。少なくとも組織改編や評価期間の前後には、権限設定を確認しましょう。
退職者アカウントの停止や兼務者の閲覧範囲、管理者権限の付与状況は重点的に見るべき項目です。定期点検の担当者も決めておくと運用が安定します。
管理者を増やしすぎない
管理者権限は便利ですが、付与しすぎると情報漏えいや誤操作のリスクが高まります。全権限を持つ管理者、部門管理者、閲覧専用ユーザーなど、役割を分けて設計しましょう。
一時的に管理者権限を付与する場合は、終了日を決めておくことも大切です。棚卸ししやすいよう、権限付与の理由を記録しておくと後から確認できます。
資料請求時に確認事項をそろえる
複数製品を比較する場合は、同じ質問を各社に投げると違いが見えやすくなります。権限管理やログ、認証、バックアップ、連携、サポート体制を一覧化しておきましょう。
- ■権限管理
- 役職や部署、項目ごとに閲覧や編集を分けられるかを確認します。
- ■操作ログ
- 閲覧や更新、出力の履歴をどこまで記録できるかを見ます。
- ■認証方式
- 多要素認証やシングルサインオンに対応しているかを確認します。
- ■データ管理
- バックアップや削除、解約時のデータ返却方法を確認します。
- ■サポート体制
- 権限設計や初期設定について相談できる範囲を確認します。
タレントマネジメントシステムのセキュリティ対策に関するFAQ
ここでは、タレントマネジメントシステムのセキュリティ対策でよくある疑問をまとめます。導入前の社内説明や、資料請求時の確認項目として活用してください。
- Q１：クラウド型のタレントマネジメントシステムは安全ですか？
- クラウド型でも、通信の暗号化や認証方式、バックアップ、運用監視、ベンダーの管理体制が整っていれば、安全に運用しやすい環境を作れます。ただし、社内の権限設定や入力ルールが不十分だとリスクは残ります。製品側の対策と自社運用の両方を確認しましょう。
- Q２：評価情報の漏えいを防ぐには何が重要ですか？
- 評価情報は、公開前や公開後、人事確認用の情報を分けて管理することが重要です。閲覧できるユーザーを限定し、操作ログを確認できる状態にしておきましょう。評価期間中だけ権限を付与する運用にするなど、期間を区切った管理も有効です。
- Q３：情報システム部門も選定に関わるべきですか？
- 関わることをおすすめします。人事部門は業務要件を整理し、情報システム部門は認証やネットワーク、セキュリティチェック、既存システム連携を確認すると、抜け漏れを抑えられます。両部門で要件をそろえると、資料請求後の比較も進めやすくなります。
- Q４：退職者のデータは削除すべきですか？
- 削除するか、保管するかは、自社の規程や利用目的によって変わります。退職後も法令対応や人事記録として保管が必要な情報はありますが、不要な閲覧権限は停止すべきです。保存期間や閲覧者、削除手順を導入前に決めておきましょう。
- Q５：資料請求では何を比較すればよいですか？
- 権限設定の細かさや操作ログ、認証方式、データ保管、外部連携、サポート体制を比較しましょう。自社の組織図や利用者別の閲覧範囲を整理してから資料請求すると、製品ごとの違いを判断しやすくなります。セキュリティ資料の有無も確認したい項目です。
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まとめ
タレントマネジメントシステムのセキュリティでは、権限管理や操作ログ、認証方式、外部連携、退職者管理を総合的に確認することが大切です。人材情報は活用範囲が広いからこそ、製品機能と社内運用の両面で対策を整えましょう。
自社に合う製品を効率よく比較したい場合は、ITトレンドから複数製品を資料請求し、セキュリティ資料や運用支援の違いを見比べてみてください。
