【勤怠管理】固定残業代制と変形労働時間制の併用時の残業代の考え方

変形労働時間制における残業代の計算方法

変形労働時間制とは、労働時間を１年単位や１か月単位で調整できる仕組みのことです。法定労働時間は１日８時間とされていますが、変形労働時間制を導入すれば「繁忙期の所定労働時間は法定労働時間を超えるが、閑散期は所定労働時間を法定労働時間より短くする」など、業務量の増減に対応可能です。

ただし、労働時間には上限が設けられており、１年単位の場合は１日10時間、週52時間、対象期間が３か月を超える場合の年280日以内です。

１か月単位の場合は、１日の労働時間の上限はなく、１か月以内の一定期間で１週間あたりの所定労働時間が平均40時間（特例事業の場合は44時間）を超えなければ問題ありません。「40時間×暦日数÷７」の計算式で算出すると、28日では160時間、29日で165.71時間、30日で171.42時間、31日で177.14時間の範囲で月の所定労働時間を定めることになります。

この数値を超えると、残業代を支払わなければなりません。では、どのように計算すれば良いのでしょうか。

参考：１年単位の変形労働時間制｜厚生労働省

日ごと、週ごと、設定期間ごとを基準に計算する

１年単位・１か月単位で残業時間の計算方法は少々異なりますが、大まかにいえば日ごと、週ごと、設定した期間（月・年）ごとに残業時間を算出し、それらを合計します。

■日ごと

所定労働時間が８時間を超えている日は、所定労働時間を超えた分が残業時間になります。

所定労働時間が８時間以内の日は、８時間を超えた分が残業時間です。

■週ごと

所定労働時間が40時間を超えている週は、所定労働時間を超えた分が残業時間になります。

所定労働時間が40時間以内の週は、40時間を超えた分が残業時間です。

ただし、日ごとに考えたときに残業となる時間は、週ごとに考える際に計算から除外されます。

■設定した期間ごと

１年単位の変形労働時間制の場合、うるう年は2085.7時間、それ以外の年は2091.4時間を超えた分が残業時間になります。

１か月単位の変形労働時間制の場合、月ごとの法定労働時間を超えた分が残業時間になります。

ただし、日ごと、週ごとに考えたときに残業となる時間は、設定した期間ごとに考える際に計算から除外されます。

例えば、ある日の所定労働時間をあらかじめ10時間に設定しておいた場合、11時間働いた人には１時間分の残業代を支払わなければなりません。所定労働時間を事前に設定していなかった場合は、法定労働時間を超過した分を残業とします。

なお、残業代は「残業時間×１時間あたりの基礎賃金×割増率」で求められます。１時間あたりの基礎賃金は、所定労働時間を時給換算した場合の賃金です。割増率は労働基準法で規定されており、時間外労働だと25％、時間外労働が１か月で60時間を超えたら50％となります。

参考：労働基準法

固定残業代制度を併用した場合の残業代の考え方

１年単位・１か月の変形労働時間制と固定残業代制度を併用している場合であっても、残業代の算出方法は変わりません。固定残業代制度は、残業代をはじめから基本給に組み込むという制度であり、計算方法には影響しないからです。

例えば、ある企業が固定残業代として１日１時間分の残業代を給与に組み込んでいたとしましょう。そして、変形労働時間制を利用し、ある日の所定労働時間を10時間に設定していたとします。

このとき、従業員が11時間働いたのであれば、支払われるべき残業代は１時間分ですが、すでに固定残業代に組み込まれているため支払う必要はありません。

しかし、その従業員が12時間働いたのなら、支払われるべき残業代は２時間分です。この場合は１時間分を想定した固定残業代では足りないため、追加でさらに１時間分を支払う義務が生じます。

変形労働時間制において残業代を計算する際の注意点

１年単位の変形労働時間制では、１年間で見たときに週労働時間が平均40時間以内なら、特定の週の労働時間が40時間を超えても残業代を支払わずに済みます。しかし、これは対象の従業員が１年間勤務した場合にのみいえることです。途中で退職や異動が生じた場合、その時点で平均40時間を超えているのなら、超過分を精算する義務が生じます。

例えば、11ヶ月勤務した従業員の週労働時間の平均が42時間だったとしましょう。12か月目の勤務で労働時間を減らし、平均を40時間以内にできれば残業代の支払いは不要です。しかし、11か月目でその従業員が退職した場合、平均値は週42時間のままであるため、毎週２時間超過したとして精算しなければなりません。

このとき、残業時間の算出には以下の計算式を用います。

• ■割増賃金を支払うべき残業時間＝実労働時間－実労働期間における法定労働時間の総枠
  ※総枠＝40時間×対象期間の暦日数／７

変形労働時間制の残業代計算を効率よく行う方法

変形労働時間制を導入すると、残業代の算出方法が複雑化します。このせいで、変形労働時間制の導入に踏み切れない企業も多いでしょう。また、きちんと理解しないまま導入を進めると、残業代の支払いについて従業員とトラブルが生じるおそれもあります。

そこで有効なのが勤怠管理システムです。勤怠管理システムにはさまざまな制度に対応できるよう、多様な計算方法が搭載されています。管理者が必要なデータを入力さえすれば、残業時間や給与の計算はシステムに一任できます。管理者の負担が減ると同時に従業員からの信頼も高まるでしょう。

もちろん、残業代の計算以外にも勤怠管理用の機能が豊富に備わっています。生体認証を用いた打刻を行えばタイムカードは不要で、不正打刻の心配もありません。そのほか、長時間労働のリスクや有給休暇の未取得があればアラート表示されるなど、勤怠管理に伴うさまざまな負担を軽減できます。

以下の記事では、定番の勤怠管理システムを紹介しています。無料でお試しできる製品もあるので、ぜひご覧ください。

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変形労働時間制の残業代を計算するため、正確な勤怠管理を！

変形労働時間制では、日ごと、週ごと、設定期間ごとを基準に残業代を計算します。固定残業代制を併用していても同じです。固定残業代制で想定している残業時間を超えた分は追加で支払う義務が生じます。

残業代の計算は勤怠管理システムで効率化できます。この機会に導入を検討してみてはいかがでしょうか。

Reiwa社会保険労務士事務所代表

久米 和子さんのコメント