【勤怠管理】労働安全衛生法の改正事項にある「厚生労働省令」とは？

労働安全衛生法改正の概要

以前から、労働基準法によって労働者名簿や賃金台帳といった労働に関する書類の保管は義務付けられていました。しかし、これはあくまで賃金の支払いと書類の保管を義務付けるものであって、勤怠管理そのものを義務付けていたわけではありません。したがって、終業時間が不正に申告されるなどの問題が生じていました。

特に、管理職を始めとする一部の割増賃金発生対象外の役職については不正が横行していました。一般従業員を名目上管理職とすることで、割増賃金を支払うことなく長時間労働をさせる例が増えたのです。

こうした問題を受けて、労働安全衛生法が改正されました。現在では、第66条の８の３によって労働時間の管理そのものが明確に義務付けられています。

労働安全衛生法の改正事項における「厚生労働省令」とは

労働安全衛生法の改正により、「厚生労働省令で定める方法」による労働時間の管理が義務付けられています。では、その「厚生労働省令で定める方法」とは何なのでしょうか。

タイムカードによる記録

打刻機で紙のタイムカードに始業・終業時刻を記録する方法です。一度打刻機を導入すれば、あとは用紙を補充するだけで使えるため、手軽な管理方法として広く利用されています。製品によっては月間の労働時間を自動で算出してくれるなど、高度な機能を備えていることもあります。

ただし、タイムカードによる記録は打刻機を必要とする特性上、オフィスに通勤する従業員にしか使えません。たとえば、外回りの営業スタッフが記録する場合、そのためだけにオフィスに戻らなければならなくなります。

また、始業・終業時刻の管理しかできないのも難点です。休日や休憩時間を細かく把握するには向いていません。

さらに、集計は手作業で行わなければならないことも多く、ミスや不正の温床となります。可能であればほかの記録方法を検討したほうが良いでしょう。

パーソナルコンピュータ等による使用時間の客観的な記録

パソコンを始めとしたコンピュータによる勤怠管理も認められます。代表的なのがExcelを使った方法です。関数を利用すれば簡単に入力できるのがメリットです。

しかし、Excelで管理する場合、従業員全員がExcelにアクセスできる状態になければなりません。事務職などには向いていますが、パソコンを使う時間が短い職種には不向きです。また、定期的に関数を見直さなければエラーが発生するおそれがあるのもデメリットと言えます。

自己申告による記録

紙の出勤簿に記入する場合など、各従業員が自分の労働時間を自己申告する方法も認められます。ただし、これはそのままでは客観的な記録方法とは言えません。そこで、自己申告する場合の規定として、厚生労働省は以下のことを定めています。

• ■自己申告による管理の対象となる従業員に、適正な自己申告について充分な説明を行うこと
• ■自己申告による記録と実態の間に乖離がないか、定期的に調査すること
• ■従業員による適正な自己申告を妨げる措置を講じないこと

３つめの「適正な自己申告を妨げる措置」とは、労働時間の上限の設定などを指します。上限を設定すると、従業員はそれ以上の時間働いていても、実態どおりに申告できなくなるためです。適正な自己申告を妨げる措置が見つかった場合は、速やかに改善を図らなければなりません。

労働安全衛生法に則って適切に勤怠管理を行う方法

これまで紹介してきた方法には、いずれも不正やミスが生じる可能性があります。業種や従業員の規模によっては、適切とは言えない場合もあるでしょう。

そのような場合におすすめなのが、勤怠管理システムの活用です。これは勤怠管理を効率化する機能を備えたITツールを指します。

たとえば、ICカードや入退室記録、パソコンのログオン・ログオフなどと連動して自動で労働時間を記録してくれる製品があります。自己申告やタイムカードと異なり、従業員は労働時間の記録を意識する必要はありません。そのため不正やミスが発生しづらいのが魅力です。

また、クラウドサービスであれば複数の拠点で使えます。全拠点の勤怠管理が１つのシステム上で完結するため負担が少なく、経営判断にも役立てやすいでしょう。

ただし、勤怠管理システムは他の記録方法と比べて費用が高額な傾向にあります。充分に検討し、自社に適した方法を選択しましょう。

労働安全衛生法に則した勤怠管理を実現させよう！

以前は勤怠管理は間接的に義務付けられているだけでしたが、労働安全衛生法の改正により今では厳密に義務付けられています。厚生労働省令では、以下の方法で客観的に労働時間を記録するよう定められています。

• ■タイムカード
• ■パソコン
• ■自己申告（一定の要件あり）

上記の方法よりも客観性を確保しやすいのが勤怠管理システムです。システムの導入も視野に入れ、労働安全衛生法に則した勤怠管理を目指しましょう。

参考：労働安全衛生法｜電子政府の総合窓口（e-Gov）