労働安全衛生法改正の概要
労働者名簿・賃金台帳・出勤簿・タイムカード等の記録など労働に関する書類は、労働基準法第109条により５年間の保管が義務付けられています。しかし、賃金の支払いと書類の保管についてのみであり、勤怠管理についての義務ではありません。そのため、労働時間の不正な申告などの問題が生じていました。
特に、管理監督者など割増賃金発生対象外の役職については不正が横行していました。一般の従業員を名目上の管理監督者とし、割増賃金を支払わずに長時間労働をさせるケースが増加しています。また、長時間労働による過労死や精神疾患なども深刻な問題といえるでしょう。
不正などの問題を受けて、労働安全衛生法が改正されました。労働安全衛生法とは、管理監督者を含む労働者の安全と健康を確保し、快適な職場環境を目的とした法律です。第66条の８の３では「厚生労働省令で定める方法により、労働者の労働時間の状況を把握しなければならない」という条文があり、労働時間の管理が明確に義務付けられています。また、医師による健康診断や面接指導、産業医等による健康管理体制の構築などが求められます。
労働安全衛生法の改正事項における「厚生労働省令」とは
労働安全衛生法の改正により、「厚生労働省令で定める方法」による労働時間の管理が義務付けられました。「厚生労働省令で定める方法」とは、どのような方法なのか「労働安全衛生規則の第52条の７の３」にもとづき解説します。
参考：労働安全衛生規則
タイムカードによる記録
打刻機で紙のタイムカードに始業・終業時刻を記録する方法です。打刻機を導入すれば、用紙を補充するだけで使用できるため、手軽な方法として広く利用されています。月間の労働時間を自動で算出するなどの機能を備えている製品もあります。
ただし、タイムカードは打刻機を必要とする特性上、オフィスに通勤する従業員にしか使用できません。社外での業務がある場合、打刻のためだけに戻る必要があるでしょう。さらに、休日や休憩時間を細かく記録できず、始業・終業時刻の管理しかできないのも難点です。集計は手作業の場合が多いため、ミスや不正が多発する可能性も高いといえるでしょう。
パーソナルコンピュータ等の電子計算機の使用時間の記録
パソコンなどシステムのログイン・ログオフの時間帯を記録する方法も認められます。パソコンを立ち上げていたすべての時間で管理されるため、打刻忘れなどの心配がありません。
しかし業務中、システムにアクセスできる状態を保つ必要があります。事務職などパソコンを使用する職種には向いていますが、パソコンの使用時間が短い場合は、不向きといえるでしょう。
その他の適切な方法
紙の出勤簿への記入など、各従業員が労働時間を自己申告する方法も認められます。ただしそのままでは、客観的な記録方法とはいえません。自己申告する場合の規定として、厚生労働省は以下のことを定めています。
- ■自己申告による管理の対象となる従業員に、適正な自己申告について充分な説明を行うこと
- ■自己申告による記録と実態の間に乖離がないか、定期的に調査すること
- ■従業員による適正な自己申告を妨げる措置を講じないこと
３つめの「適正な自己申告を妨げる措置」とは、労働時間の上限設定などを指します。上限を設定すると、定められた時間を超えた労働について実態どおりに申告できなくなるためです。適正な自己申告を妨げる措置が見つかった場合は、速やかに改善を図らなければなりません。
参考：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関する基準｜厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督署
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労働時間の把握義務を怠った場合の罰則
労働安全衛生法によって労働時間の把握が義務とされていますが、違反した場合の罰則規定はありません。しかし、時間外労働の上限規制があるので、労働時間の把握をすべきといえるでしょう。
36協定を締結すれば法定労働時間である１日８時間・１週40時間を超える時間外労働が可能です。時間外労働は原則「月45時間・年360時間」と、労働基準法で上限規制が定められています。また、特別な事情で定められた時間を超える場合は特別条項付き36協定を締結する必要があります。特別条項付き36協定で定められている時間外労働は「年720時間以内」、時間外労働と休日労働の合計が「月100時間未満・２〜６か月平均80時間以内」、「⽉45時間を超えられるのは年６回まで」です。
時間外労働の上限規制に違反した場合は、６か月以内の懲役または30万円以下の罰金が科せられます。時間外労働を正確に把握するために、勤怠管理を実施して、事前申請制にするなど工夫しましょう。また、始業・終業の時刻を就業規則で定めて、労働すべき時間を明確にすると時間外労働を把握しやすいでしょう。
参考：時間外労働の上限規制 わかりやすい解説｜厚⽣労働省・都道府県労働局・労働基準監督署
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労働安全衛生法の遵守には勤怠管理システムがおすすめ
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労働安全衛生法を理解して勤怠管理業務を改善
勤怠管理においては、間接的に義務付けられているだけでしたが、労働安全衛生法の改正により厳密に義務付けられました。厚生労働省令では、タイムカードや電子計算機、自己申告などの方法で客観的に労働時間を記録するよう定められています。しかし、タイムカードや自己申告では、ミスや不正の発生するおそれがあるでしょう。
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