【勤怠管理】労働安全衛生法の改正事項にある「厚生労働省令」とは？

労働安全衛生法改正の概要

労働基準法第109条によって労働者名簿や賃金台帳、出勤簿、タイムカード等の記録といった労働に関する書類を５年間保管することは義務付けられています。しかし、これはあくまで賃金の支払いと書類の保管を義務付けるものであって、勤怠管理そのものを義務付けていたわけではありません。したがって、労働時間が不正に申告されるなどの問題が生じていました。

特に、管理監督者をはじめとする一部の割増賃金発生対象外の役職については不正が横行していました。一般の従業員を名目上は管理監督者とし、割増賃金を支払うことなく長時間労働をさせる例が増えたのです。また、長時間労働による過労死や精神疾患などが問題となっていました。

こうした問題を受けて、労働安全衛生法が改正されました。労働安全衛生法とは、管理監督者を含む労働者の安全と健康を確保し、快適な職場環境をつくることを目的とした法律です。第66条の８の３では「厚生労働省令で定める方法により、労働者の労働時間の状況を把握しなければならない」とあり、労働時間の管理そのものが明確に義務付けられています。このほか、医師による健康診断や面接指導、産業医等による健康管理体制の構築などが求められます。

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参考：労働基準法
参考：労働安全衛生法

労働安全衛生法の改正事項における「厚生労働省令」とは

労働安全衛生法の改正により、「厚生労働省令で定める方法」による労働時間の管理が義務付けられています。その「厚生労働省令で定める方法」というのは、労働安全衛生規則の第52条の７の３で詳細が説明されています。詳しく見ていきましょう。

参考：労働安全衛生規則

タイムカードによる記録

打刻機で紙のタイムカードに始業・終業時刻を記録する方法です。一度打刻機を導入すれば、あとは用紙を補充するだけで使えるため、手軽な管理方法として広く利用されています。製品によっては月間の労働時間を自動で算出してくれるなど、高度な機能を備えていることもあります。

ただし、タイムカードによる記録は打刻機を必要とする特性上、オフィスに通勤する従業員にしか使えません。例えば外回りの営業スタッフが記録する場合、打刻のためだけにオフィスに戻らなければならなくなります。

また、始業・終業時刻の管理しかできないのも難点です。休日や休憩時間を細かく把握するには向いていません。さらに、集計は手作業で行わなければならないことも多く、ミスや不正の温床となります。可能であればほかの記録方法を検討したほうがよいでしょう。

パーソナルコンピュータ等の電子計算機の使用時間の記録

パソコンなどシステムのログイン・ログオフの時間帯を記録する方法も認められます。しかし、従業員全員が業務中、システムにアクセスできる状態になければなりません。事務職などには向いていますが、パソコンを使う時間が短い職種には不向きでしょう。

その他の適切な方法

紙の出勤簿に記入する場合など、各従業員が自分の労働時間を自己申告する方法も認められます。ただし、これはそのままでは客観的な記録方法とはいえません。そこで、自己申告する場合の規定として、厚生労働省は以下のことを定めています。

• ■自己申告による管理の対象となる従業員に、適正な自己申告について充分な説明を行うこと
• ■自己申告による記録と実態の間に乖離がないか、定期的に調査すること
• ■従業員による適正な自己申告を妨げる措置を講じないこと

３つめの「適正な自己申告を妨げる措置」とは、労働時間の上限の設定などを指します。上限を設定すると、従業員はそれ以上の時間働いていても、実態どおりに申告できなくなるためです。適正な自己申告を妨げる措置が見つかった場合は、速やかに改善を図らなければなりません。

参考：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関する基準｜厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督署

労働安全衛生法に則って適切に勤怠管理を行う方法

これまで紹介してきた方法には、いずれも不正やミスが生じる可能性があります。業種や従業員の規模によっては、適切とはいえない場合もあるでしょう。

そのような場合におすすめなのが、勤怠管理システムの活用です。これは勤怠管理を効率化する機能を備えたITツールを指します。

例えば、ICカードや入退室記録、パソコンのログオン・ログオフなどと連動して自動で労働時間を記録してくれる製品があります。自己申告やタイムカードと異なり、従業員は労働時間の記録を意識する必要はありません。そのため不正やミスが発生しづらいのが魅力です。

また、スマホアプリでどこからでも打刻できたり、GPSを使って打刻時の位置情報を記録できたりする製品もあります。外回りの営業担当者や在宅勤務の従業員でも、正確な労働時間の記録が可能です。

ただし、勤怠管理システムは他の記録方法と比べて導入や運用にコストがかかります。無料でお試しできる製品もあるので十分に検討し、自社に適した方法を選択しましょう。

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労働時間の把握義務を怠った場合の罰則

労働安全衛生法によって労働時間の把握が義務とされていますが、実はこれに反した場合の罰則規定はありません。しかし、時間外労働の上限規制があるので、労働時間の把握をするべきです。

36協定を締結すれば法定労働時間である１日８時間・１週40時間を超える時間外労働が可能ですが、労働基準法で上限規制が定められています。時間外労働は原則「月45時間・年360時間」となっています。また、特別な事情でこの時間を超える場合は特別条項付き36協定を締結し、時間外労働は「年720時間以内」、時間外労働と休日労働の合計は「月100時間未満・２〜６か月平均80時間以内」、「⽉45時間を超えられるのは年６回まで」でなければなりません。

時間外労働の上限規制に違反した場合は、６か月以内の懲役または30万円以下の罰金が科せられます。そのため、時間外労働を正確に把握するため勤怠管理を行い、時間外労働を事前申請制にするなど工夫しましょう。また、始業・終業の時刻を就業規則で定めて、労働すべき時間を明確にしておくと時間外労働を把握しやすくなります。

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参考：時間外労働の上限規制 わかりやすい解説｜厚⽣労働省・都道府県労働局・労働基準監督署

労働安全衛生法に則した勤怠管理を実現させよう

以前は、勤怠管理は間接的に義務付けられているだけでしたが、労働安全衛生法の改正により今では厳密に義務付けられています。厚生労働省令では、タイムカードや電子計算機のなどで客観的に労働時間を記録するよう定められています。

なお、ICカードや入退室記録、パソコンのログオン・ログオフなどと連動して自動で労働時間を記録する勤怠管理システムなら、より客観性を確保しやすいです。システムの導入も視野に入れ、労働安全衛生法に則した勤怠管理を目指しましょう。