就業規則の変更届で必要な書類は？提出方法や注意すべき点を解説

就業規則を変更した際は、変更届の提出が必要

就業規則を新たに作成した場合だけでなく、内容を変更した場合も届出が必要です。また、就業規則とは別に給与規定を作成している場合でも、その内容を変更したら変更届を提出しなくてはいけません。届出を忘れると労働基準法違反になるため注意が必要です。 就業規則の変更届は、事業所ごとに提出する必要があります。本社と支社・営業所などで就業規則の変更前・後における内容が同じ場合は、本社所在地を管轄する労働基準監督署を経由して一括で提出することも可能です。

就業規則の変更届を出す際に必要なもの

就業規則の変更届を出す際に必要なものと記入例について紹介します。

就業規則（変更）届

就業規則（変更）届は決められた形式がないため、任意の用紙に労働保険番号や事業所名・労働者数などの基本事項を記入します。改正前と改正後における就業規則の内容を一緒に記入できるタイプもあります。自分に合ったものを選びましょう。

意見書

意見書には、労働者代表から寄せられた意見を記載します。「意見なし」や「就業規則の変更に反対」といった内容でも問題ありません。「労働者からの意見を聞いた」という事実があれば、労働基準監督署も変更届を法的な書類として受理してくれます。 ただし就業規則の変更によって労働者に不利益が生じる場合は、「就業規則の変更に反対」という内容にしてはいけません。あらかじめ労使間で話し合いを済ませ、労働者から就業規則を変更する同意書を受け取っておきましょう。 令和３年４月１日以降の意見書は押印が廃止されているため、労働者と事業者の記名のみで問題ありません。

改訂後の就業規則

改訂後の就業規則は、改訂内容がわかるようにしておきましょう。どのような形式でもよいです。変更前と変更後の比較表を添付したり、変更部分を赤ペンで記載したりしても問題ありません。

就業規則の変更届を提出する方法

就業規則の変更届は、事業所ごとに所轄の労働基準監督署へ提出する必要があります。エリアごとに提出先の労働基準監督署が異なるため、事前に問い合わせて提出方法を確認しておきましょう。 変更届の提出は、労働基準監督署への持参や郵送のほか、e-Govの電子申請でも受け付けています。郵送する際は、変更届の控えを返送するための封筒と切手を同封しておきましょう。 労働基準監督署の窓口に持参する場合は、就業規則の変更届を２部提出し、控えとして１部を受け取ります。 就業規則の変更届は、遅滞なく労働基準監督署に提出する必要があります。明確な提出期限はないものの、後回しにして届出を忘れると労働基準法違反になるため注意が必要です。

就業規則の変更時に気をつけるべきポイント

就業規則の変更時に気をつけるべきポイントについて解説します。

労働組合がない場合は、正しい手順で代表者を選出する

労働者の過半数で組織される組合がない場合は、適切な手順で労働者の代表を選出します。また、労働基準法第41条第２号に定める管理監督者は、労働者代表になれません。 労働者代表を選出する手順は以下の通りです。

• １．労働者に就業規則の変更を行う旨を周知して立候補者を募る
• ２．立候補者の経歴書を作成する
• ３．就業規則の変更に伴い労働者代表を決める旨を周知する
• ４．投票などの民主的なプロセスで労働者代表を選出する

社員への周知を必ず行う

変更した就業規則は、必ず労働者に周知するよう労働基準法で決められています。掲示板やモニター表示・クラウドでのデータ共有など何でもよいため、労働者全員が就業規則の内容を確認できるようにしましょう。 就業規則は、労働者に周知しないと法的効力が発生しません。

就業規則を正しい手順で変更しよう！

就業規則の内容を変更した場合は、必ず就業規則の変更届を所轄の労働基準監督署に提出しなければなりません。提出期限は決められていないものの、できるだけ早く就業規則（変更）届や意見書・改訂後の就業規則を用意した方がよいです。また、就業規則を変更する際は、事業所ごとに届出が必要です。 正しいプロセスで労働者代表を選出して、就業規則の内容を変更してください。