就業規則の作成や変更における届出方法は？必要な書類や注意点も解説

就業規則とは

就業規則とは、労働基準法にもとづき会社が決めた就業に関するルールのことです。労働者が会社で快適に働けるよう、賃金規程や所定労働時間・退職などについて明記します。

企業を健全に運営するには、労働者が働きやすく、組織一体となって目的を共有できる職場づくりが不可欠です。しかし、労働時間や給与・各種待遇が悪ければ、労働者の意欲をそぎ、全体の生産性も落ちてしまいます。労働時間や給与・各種待遇などがあらかじめ就業規則に明記されていれば、労使間によるトラブル防止につながるでしょう。

就業規則を変更した際には届出が必要

労働基準補により、就業規則の作成や内容を変更した場合は、労働基準監督署に届出が必要です。届け出る方法も紹介しているので参考にしてください。

届出をしなければいけない企業

就業規則の作成や変更した際に、届出をしなければいけない企業は、「常時10人以上の労働者を使用する会社」と定められています。労働基準法では、事業場単位の適用が原則のため、10人以上労働者がいる事業場を対象とします。異なる部門でも同じ場所で労働している場合は、ひとつの事業所として判断されるため注意しましょう。

「常時10人以上の労働」とは、稼働人数ではなく在籍人数のことで、繁忙期だけ10人以上になるなど一時的な場合は、該当しません。また、労働やとは正社員だけではなくパート・アルバイトや契約社員も対象です。休職者も在籍しているため、人数にカウントされます。

届出先と提出方法

就業規則の作成や変更した際は、労働基準法によると「行政官庁」に届け出ると表記されています。行政官僚とは事業場を管轄する労働基準監督署のことです。複数の事業場がある際は、事業場ごとに届け出なければなりません。エリアごとに提出先の労働基準監督署が異なるため、事前に問い合わせて提出方法を確認しましょう。

しかし、本社と支社・営業所などで就業規則の変更前・後における内容が同じ場合は、本社所在地を管轄する労働基準監督署より一括で提出することも可能です。届出方法は、労働基準監督署に直接持参するか郵送、電子申請などがあります。郵送する際は、変更届の控えを返送するための封筒と切手を同封しましょう。電子申請は、デジタル庁が運営しているe-Gov電子申請より利用できます。

参考：e-Gov電子申請｜デジタル庁

就業規則における作成や変更の届出に必要な書類

就業規則の作成や変更した際に届け出る必要な書類を紹介します。持参や郵送する場合は、提出するものと控えとして社内に保管する書類の２部作成することがおすすめです。

就業規則（変更）届

就業規則（変更）届は決められた形式がないため、任意の用紙に労働保険番号や事業所名・労働者数などの基本事項を記入します。改正前と改正後における就業規則の内容を一緒に記入できるタイプもあります。自社にあったものを選びましょう。

なお、厚生労働省の労働基準法関係主要様式に、就業規則（変更）届があります。ダウンロードして使用することも可能です。

参考：主要様式ダウンロードコーナー｜厚生労働省

意見書

意見書には、労働者代表から寄せられた意見を記載します。「意見なし」や「就業規則の変更に反対」といった内容でも問題ありません。「労働者からの意見を聞いた」という事実があれば、労働基準監督署も変更届を法的な書類として受理します。

ただし就業規則の変更によって労働者に不利益が生じる場合は、「就業規則の変更に反対」という内容にしてはいけません。あらかじめ労使間で話し合いを済ませ、就業規則における変更の同意書を労働者から受け取りましょう。令和３年４月１日以降の意見書は押印が廃止されているため、労働者と事業者の記名のみで問題ありません。

なお、労働局の労働基準法関係の様式集に、就業規則意見書の様式があります。ダウンロードして使用も可能です。

参考：様式集｜東京労働局

改訂後の就業規則

新しく作成もしくは、変更した就業規則です。改訂後の就業規則は、改訂内容がわかるようにしましょう。定められたフォーマットはなく自社の様式で構いません。変更前と変更後の比較表を添付したり、変更部分を赤ペンで記載したりしても問題ありません。

就業規則には、必ず記載しなければいけない内容と任意のものがあります。新しく作成する際は、記載しなければいけない内容があるか確認しましょう。定められている記載事項は以下のとおりです。

絶対的必要記載事項（必ず記載する）

労働時間・賃金・退職

相対的必要記載事項（事項に関する規定がある場合記載する）

退職手当・費用負担・安全衛生・転勤・災害補償・表彰・制裁　など

企業理念や就業規則の制定趣旨などは、任意的記載事項とされ記載がなくてもかまいません。

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就業規則における作成や変更の届出の注意点

就業規則の作成や変更する際に気をつけるべきポイントについて解説します。

届出を怠ると罰金の可能性もある

就業規則の作成や変更をした際に、必要書類を労働基準監督署に届けない場合は、30万円以下の罰金が科される可能性もあると労働基準法に定められています。届け出は、明確な提出期限はないものの、罰則を受けないためにも早めに提出しましょう。

意見書を作成する労働者代表は指名できない

労働者の過半数で組織される組合がない場合は、適切な手順で労働者の代表を選出します。また、労働基準法第41条第２号に定める管理監督者は、労働者代表になれません。 労働者代表を選出する手順は以下のとおりです。

• １．労働者に就業規則の変更を周知して立候補者を募る
• ２．立候補者の経歴書を作成
• ３．就業規則の変更に伴い労働者代表を決める旨の周知
• ４．投票などの民主的なプロセスで労働者代表を選出
• ５．労働者代表を社内で周知する

改定した内容を従業員に周知しなければならない

変更した就業規則は、必ず労働者に周知するよう労働基準法で定められています。代表的な周知の方法は、以下のとおりです。

• 労働者が見やすい掲示板などに掲示やモニター表示
• 労働者へ交付やデータ共有
• 社内の連絡ツールで共有

労働者全員が就業規則の内容を確認できるようにしましょう。また、変更の際に周知するだけではなく、従業員が確認したい時に閲覧できる必要があります。就業規則は、労働者に周知しないと法的効力が発生しないため、注意しましょう。

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就業規則における変更の届出を実施して労働基準法を遵守しよう

就業規則を作成・変更した場合は、必ず所轄の労働基準監督署に届け出なければなりません。提出期限は決められていないものの、できるだけ早く就業規則（変更）届や意見書・改訂後の就業規則を用意した方がよいです。また、就業規則を変更する際は、事業所ごとに届出も必要です。正しいプロセスで労働者代表を選出して、就業規則の内容を変更してください。