36協定とは
36協定とは、労働基準法第36条に基づく「時間外労働や休日労働に関する協定」のことです。法定労働時間である１日８時間・週40時間を超えて従業員に時間外労働を命じる場合や、法定休日に勤務させる場合に必要です。
従業員が１人でも、時間外労働や休日労働が発生する可能性がある場合は、36協定を締結し、所轄の労働基準監督署へ届け出る必要があります。36協定を提出した後も、協定で定めた上限を超えないよう、残業時間や休日労働の実績を適切に管理することが重要です。
36協定届を電子申請する手順
36協定届を電子申請する手順を説明します。1つずつおさえていきましょう。
手順１：電子申請するための環境を整える
36協定届は、e-Govというサイトで電子申請できるため、いくつかの準備が必要です。 まずは、電子申請に対応したパソコンとインターネット環境を準備します。36協定届は、政府の電子申請システム「e-Gov電子申請」を利用して提出します。e-Govアカウントを作成し、ログイン後に該当手続を検索して申請書を作成・提出します。利用環境の詳細は、e-Gov公式サイトで最新の動作環境を確認してください。
手順２：マイページから検索・書類への記入を行う
e-Govを使用した36協定届の電子申請方法を説明します。
通常の申請を行う場合
電子申請のやり方は、まずe-Govの検索バーに、「時間外」「時間外労働」などのキーワードを入れて検索します。そして、申請書の作成ボタンから、必要な情報を記入していきます。
まず、企業の基本情報を入力しましょう。次に、申請書へ必要事項を記入します。このとき、必要に応じて様式を追加してください。労使協定書などの書類を添付する場合は、その動作を行います。最後に提出先を選択して完了です。
手順３：電子申請の結果を確認する
36協定届を電子申請すると、到達番号や問い合わせ番号などが確認できます。申請済みのものは、到達確認の画面から状況を把握することが可能です。また、事務手続きなどの状況照会も可能です。状況照会は、「電子申請メニュー」の「状況照会」のタブから確認できます。このとき、「到達番号」と「問合せ番号」が必要となるため、手元に準備しておきましょう。
頻繁に申請する手続きや申請済みの案件は、パーソナライズ登録をしておくと、一覧表示できて便利です。また、電子公文書をダウンロードすることも可能です。
36協定届の電子申請を行う場合の注意点
36協定届の電子申請は、窓口提出や郵送に比べて手間を削減できます。一方で、初回利用時の準備や入力内容の確認、本社一括届出の条件など、事前に把握しておきたい注意点もあります。スムーズに申請を完了するために、以下のポイントを確認しておきましょう。
初回の申請に時間がかかる
36協定届の電子申請を初めて行う場合、事前準備に時間がかかるかもしれません。とりわけ、パソコンを日常的に使用していない人にとっては、難しい手順も含まれるでしょう。したがって、事前準備やサイトの操作にかかる時間を見積もり、余裕をもって取り組んだ方がよいです。
36協定の本社一括届出は電子申請しか対応していない
36協定の本社一括届出は紙での申請はできず、電子しか対応していません。e-Govの初回利用時にアカウント登録などの手続きが必要になるため、電子申請に慣れていない担当者にとっては負担になるでしょう。
参考：労働基準法などの電子申請が さらに便利になりました！｜厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督署
提出後の労働時間管理も欠かせない
36協定届は、提出して終わりではありません。協定で定めた上限を超えて時間外労働をさせないよう、日々の勤怠状況を正確に把握する必要があります。
残業時間の集計を手作業で行っている場合、上限超過に気づくのが遅れたり、集計ミスが発生したりするおそれがあります。36協定を適切に運用するには、申請手続きだけでなく、労働時間の可視化やアラート管理も重要です。
令和３年４月から変更された36協定届の提出方法とは
ここでは令和３年４月から変更された提出方法2点を紹介します。従来の提出方法との変更点をよく確認してから手続きをしましょう。
電子申請に限り本社一括届出が可能
36協定の本社一括届出とは、事業所を複数もつ会社が、本社の管轄する労働基準監督署に、まとめて届け出ることを可能にした制度です。 本社一括届出を行う場合の、大まかな流れを説明します。通常の申請と同じように、時間外労働・休日労働に関する協定届に必要な項目を入力します。次に、事業場一覧の申請書を作成します。そして、作成した事業場一覧を添付してください。
注意すべき点として、電子申請における本社一括届出は、最大で30,000事業場までです。さらに、添付ファイルの数や容量にも上限があります。また、本社一括届出の記入画面では、事業の種類や名称・所在地などの情報は入力できません。そのため、一括届出事業場一覧を作成できるツールを活用しましょう。
電子署名・電子証明書の添付が不要
36協定届を電子申請すると、到達番号や問い合わせ番号などが確認できます。申請済みのものは、到達確認の画面から状況を把握することが可能です。また、事務手続きなどの状況照会も可能です。状況照会は、「電子申請メニュー」の「状況照会」のタブから確認できます。このとき、「到達番号」と「問合せ番号」が必要となるため、手元に準備しておきましょう。
頻繁に申請する手続きや申請済みの案件は、パーソナライズ登録をしておくと、一覧表示できて便利です。また、電子公文書をダウンロードすることも可能です。
36協定届を電子申請するメリット・デメリット
36協定届の電子申請には、窓口や郵送での提出に比べて手間やコストを削減できるメリットがあります。一方で、申請内容の確認や不備への対応、提出後の労働時間管理には注意が必要です。ここでは、36協定届を電子申請するメリットとデメリットをそれぞれ解説します。
メリット：窓口や郵送の手間を削減できる
36協定届を電子申請すると、労働基準監督署の窓口へ行ったり、書類を郵送したりする手間を削減できます。申請書の印刷や郵送にかかるコストを抑えられる点もメリットです。
また、複数の事業場をもつ企業では、本社一括届出を活用することで、拠点ごとの届出作業を効率化しやすくなります。
デメリット：入力ミスや管理漏れに注意が必要
電子申請は便利な一方、申請内容をその場で窓口担当者に確認してもらえるわけではありません。入力ミスや添付漏れがあると、差し戻しや再申請が必要になる可能性があります。
また、36協定届を提出しても、残業時間の管理ができていなければ、上限超過や労務トラブルにつながるおそれがあります。紙やExcelで勤怠管理をしている企業は、申請後の運用まで見直すことが大切です。
36協定の適正運用には勤怠管理システムの活用がおすすめ
36協定届の電子申請により、提出作業は効率化できます。しかし、36協定を適正に運用するには、日々の残業時間や休日労働の状況を正確に把握する仕組みが必要です。
勤怠管理システムを導入すれば、従業員の労働時間を自動で集計し、残業時間が上限に近づいた際にアラートを出せます。申請・承認フローをシステム上で管理できるため、打刻漏れや集計ミスの防止にもつながります。
とくに、以下のような課題がある企業は、勤怠管理システムの導入を検討するとよいでしょう。
- ・36協定の上限時間を手作業で確認している
- ・残業時間の集計に時間がかかっている
- ・拠点や部署ごとに勤怠管理の方法が異なる
- ・Excel管理による入力ミスや確認漏れを減らしたい
- ・法改正に対応した勤怠管理体制を整えたい
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協定届の電子申請を利用して、提出時間を短縮しよう！
36協定届の電子申請は、窓口に行ったり郵送で提出したりする方法より、時間や費用を削減しやすいです。手順は以下のとおりです。
- ・手順１：電子申請するための環境を整える
- ・手順２：マイページから検索・書類への記入を行う
- ・手順３：電子申請の結果を確認する
事前準備やパソコン操作で躓く可能性もあるため、それを踏まえて提出が遅れないように注意しましょう。
