36協定とは
36協定とは、労働基準法第36条に基づく「時間外労働や休日労働に関する協定」のことです。法定労働時間である1日8時間、週40時間を超えた時間外労働、休日勤務などを命じる場合に適応されます。したがって従業員が1人でも、時間外労働を課している場合は36協定を提出する必要があります。
36協定届を電子申請する手順
36協定届を電子申請する手順を説明します。1つずつおさえていきましょう。
手順１：電子申請するための環境を整える
36協定届は、e-Govというサイトで電子申請できるため、いくつかの準備が必要です。 まずは、電子申請ができるパソコンやブラウザなどの動作環境を整えましょう。次に、最新版のJavaがパソコンにインストールされているかを確認してください。そして、認証局から電子証明書を取得します。ブラウザの設定からポップアップブロックを解除し、信頼済みのサイトにe-Govを登録しましょう。最後に、e-Govをインストールして事前準備は完了です。
手順２：マイページから検索・書類への記入を行う
e-Govを使用した36協定届の電子申請方法を説明します。
通常の申請を行う場合
電子申請のやり方は、まずe-Govの検索バーに、「時間外」「時間外労働」などのキーワードを入れて検索します。そして、申請書の作成ボタンから、必要な情報を記入していきます。
まず、企業の基本情報を入力しましょう。次に、申請書へ必要事項を記入します。このとき、必要に応じて様式を追加してください。労使協定書などの書類を添付する場合は、その動作を行います。最後に提出先を選択して完了です。
手順３：電子申請の結果を確認する
36協定届を電子申請すると、到達番号や問い合わせ番号などが確認できます。申請済みのものは、到達確認の画面から状況を把握することが可能です。また、事務手続きなどの状況照会も可能です。状況照会は、「電子申請メニュー」の「状況照会」のタブから確認できます。このとき、「到達番号」と「問合せ番号」が必要となるため、手元に準備しておきましょう。
頻繁に申請する手続きや申請済みの案件は、パーソナライズ登録をしておくと、一覧表示できて便利です。また、電子公文書をダウンロードすることも可能です。
36協定届の電子申請を行う場合の注意点
初回の申請に時間がかかる
36協定届の電子申請を初めて行う場合、事前準備に時間がかかるかもしれません。とりわけ、パソコンを日常的に使用していない人にとっては、難しい手順も含まれるでしょう。したがって、事前準備やサイトの操作にかかる時間を見積もり、余裕をもって取り組んだ方がよいです。
36協定の本社一括届出は電子申請しか対応していない
36協定の本社一括届出は紙での申請はできず、電子しか対応していません。e-Govの初回利用時にアカウント登録などの手続きが必要になるため、電子申請に慣れていない担当者にとっては負担になるでしょう。
参考：「e-Gov電子申請」でスマートに届け出ましょう｜厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督署
令和3年4月から変更された36協定届の提出方法とは
ここでは令和3年4月から変更された提出方法2点を紹介します。従来の提出方法との変更点をよく確認してから手続きをしましょう。
電子申請に限り本社一括届出が可能
36協定の本社一括届出とは、事業所を複数もつ会社が、本社の管轄する労働基準監督署に、まとめて届け出ることを可能にした制度です。 本社一括届出を行う場合の、大まかな流れを説明します。通常の申請と同じように、時間外労働・休日労働に関する協定届に必要な項目を入力します。次に、事業場一覧の申請書を作成します。そして、作成した事業場一覧を添付してください。
注意すべき点として、電子申請における本社一括届出は、最大で30,000事業場までです。さらに、添付ファイルの数や容量にも上限があります。また、本社一括届出の記入画面では、事業の種類や名称・所在地などの情報は入力できません。そのため、一括届出事業場一覧を作成できるツールを活用しましょう。
電子署名・電子証明書の添付が不要
36協定届を電子申請すると、到達番号や問い合わせ番号などが確認できます。申請済みのものは、到達確認の画面から状況を把握することが可能です。また、事務手続きなどの状況照会も可能です。状況照会は、「電子申請メニュー」の「状況照会」のタブから確認できます。このとき、「到達番号」と「問合せ番号」が必要となるため、手元に準備しておきましょう。
頻繁に申請する手続きや申請済みの案件は、パーソナライズ登録をしておくと、一覧表示できて便利です。また、電子公文書をダウンロードすることも可能です。
36協定届を電子申請するメリット・デメリット
電子申請を利用すると、労働基準監督署の窓口に行ったり郵送したりしなくても手続きができることがメリットです。そのため、申請書の印刷や郵送にかかる費用を削減することが可能です。
しかし電子申請はいつでも提出できますが、記入内容の確認が行われないため、記載ミスに気づきずらく再申請する可能性が高くなるでしょう。したがって記入前に記載事項を自分で確認する手間が出てくることがデメリットとして挙げられます。2021年より、36協定届の本社一括届出が電子申請でできるようになりました。事業所を複数もつ企業の場合は、手続きにかかる手間の削減につながるため、検討してみてはいかがでしょうか。
協定届の電子申請を利用して、提出時間を短縮しよう！
36協定届の電子申請は、窓口に行ったり郵送で提出したりする方法より、時間や費用を削減しやすいです。手順は以下のとおりです。
- ・手順１：電子申請するための環境を整える
- ・手順２：マイページから検索・書類への記入を行う
- ・手順３：電子申請の結果を確認する
事前準備やパソコン操作で躓く可能性もあるため、それを踏まえて提出が遅れないように注意しましょう。
