インストール型CRMの導入手順｜環境確認から営業データ連携まで

ITトレンドがおすすめする製品・サービス

■インストール先別

• パソコン単体で使えるタイプ：BIG 顧客管理 NEO
• 複数の端末でデータを共有できるタイプ：BIG 顧客管理 NEO、Fullfree
• クラウド版も選べるタイプ：WArm+、Visionary、NEWPRM

■連携・データ取り込み別

• SFA・MAツール連携：CRMstage
• CSV・Excelデータの活用：Visionary、SMILEBS2ndEditionCRMQuickCreator

インストール型CRMとは？クラウド型との違い

手順に入る前に、インストール型CRMがどのような仕組みで動くのかを整理します。クラウド型との違いは、ソフトウェアとデータを置く場所と、誰が管理を担うかにあります。自社にあう形態かどうかを判断する材料にしてください。

自社のサーバやパソコンで動かす仕組み

インストール型CRMは、提供会社から購入したソフトウェアを、自社のサーバやパソコンに入れて動かします。顧客情報や商談履歴のデータも、自社の機器の中に保存されます。

使い方は大きく2つに分かれます。営業担当者のパソコン1台に入れて個人で使う形と、社内のサーバに入れて複数の端末から共有する形です。部署で顧客データを共有して営業やマーケティングに活かしたい場合は、サーバで共有する形が向いています。

クラウド型CRMとの管理範囲の違い

クラウド型CRMは、提供会社が用意したサーバ上のサービスをインターネット経由で使います。サーバの保守やセキュリティ更新は、主に提供会社が担います。

一方、インストール型CRMでは、サーバの用意や更新プログラムの適用、バックアップを自社で行います。その分、データの保管場所や社内システムとのつなぎ方を自社で決められます。管理の手間と自由度のどちらを重視するかが、形態を選ぶ際の分かれ目です。

CRMをインストールする前に確認する環境とライセンス

インストール型CRMの導入でつまずきやすいのは、購入後に動作環境が足りないと分かるケースです。インストール作業の前に、対応するOSやデータベース、ライセンスの数え方、保守契約の内容を確認しておきましょう。

OSとデータベースの対応バージョン

まず、CRMが対応しているOSとデータベースのバージョンを確認します。データベースとは、顧客情報や履歴を整理して保存するための仕組みです。製品によっては、特定のデータベースソフトを別途用意する必要があります。

既存のサーバに入れる場合は、ほかの業務システムと同じサーバで動かしてよいかも検討が必要です。必要なメモリやディスク容量は、利用人数や保存するデータ量で変わるため、提供会社に自社の規模を伝えて推奨構成を確認するとよいでしょう。

ユーザー単位とサーバ単位のライセンス

インストール型CRMのライセンスは、使う人数で数える方式と、サーバ1台ごとに数える方式などがあります。どちらの方式かによって、利用者が増えたときの追加費用が変わります。

営業部門だけで使い始め、後からマーケティング部門やカスタマーサポートにも広げる予定がある場合は、追加ライセンスの単価や購入単位を確認しておきましょう。同時に接続できる人数に上限がある製品もあるため、利用の仕方とあわせて確かめることが大切です。

保守契約とバージョンアップの条件

買い切りで購入する場合でも、問い合わせ対応や更新プログラムの提供は、別の保守契約に含まれることがあります。保守契約が切れると、不具合の修正やセキュリティ更新を受けられない場合があるため注意が必要です。

あわせて、新しいバージョンへの更新が保守契約の範囲に含まれるか、追加費用がかかるかを確認しましょう。OSのサポート終了にあわせてCRMも更新が必要になるケースがあるため、数年先の更新計画まで見据えて契約内容を比べることが重要です。

インストール型CRMを使い始めるまでの手順

環境とライセンスの準備が整ったら、インストールと初期設定に進みます。サーバ側の準備、各端末への導入、権限や項目の設定という順に進めると、営業担当者が使い始める時点で混乱が起きにくくなります。

サーバへのインストールとデータベースの準備

最初に、共有用のサーバにCRMの本体とデータベースをインストールします。インストール後は、管理者アカウントの作成や、データを保存する場所の指定を行います。

本番環境にいきなり入れるのではなく、可能であれば検証用の環境で一度試すと安心です。インストール手順書が提供されているか、作業を提供会社や販売代理店に依頼できるかは製品ごとに異なります。社内に詳しい担当者がいない場合は、導入支援の有無と範囲を事前に確認しましょう。

営業担当者の端末へのクライアント導入

次に、営業担当者やマーケティング担当者のパソコンから、サーバのCRMにつなぐ準備をします。専用のクライアントソフトを各端末に入れる製品と、Webブラウザから使える製品があります。

クライアントソフトを入れる場合は、端末の台数分だけ作業が発生します。社内の配布ツールを使って一括で入れられるかを情報システム部門に確認すると、作業の負担を減らせます。導入後は、各端末から実際にログインし、顧客の検索や登録ができるかを確かめておきましょう。

権限と入力項目の初期設定

最後に、利用者ごとの権限と、顧客や商談の入力項目を設定します。営業担当者は自分の担当顧客を編集でき、管理職は部署全体を閲覧できるといった形で、役割に応じて権限を分けます。

入力項目は、最初から多く設けすぎないことがポイントです。項目が多いと入力の負担が増え、空欄の多いデータが残る原因となります。営業会議やマーケティング施策で実際に使う項目から始め、運用しながら追加していくとよいでしょう。

ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でCRMの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。

営業・マーケティングのデータをCRMにつなぐ

インストールが終わっても、顧客データが入っていなければCRMは活用できません。既存の名刺や表計算ファイルのデータを取り込み、SFAやMAツールといった周辺システムとつなぐことで、営業とマーケティングで同じ顧客情報を使えるようにします。

名刺や表計算ファイルのデータの取り込み

既存の顧客データは、CSV形式のファイルで取り込むのが基本です。CSVとは、項目をカンマで区切って保存する、多くのシステムで読み込めるファイル形式です。

取り込む前に、会社名の表記ゆれや重複を整理しておきましょう。整理しないまま入れると、同じ顧客が複数登録され、担当者や商談履歴が分かれてしまいます。名刺管理ツールのデータを使う場合は、出力できる項目とCRM側の項目が対応しているかも確認が必要です。

SFAやMAツールとの連携設定

SFA（営業支援システム）やMAツール（マーケティング活動を自動化するツール）とつなぐと、商談の進み具合やWebでの反応を顧客情報とあわせて確認できます。連携の方法には、製品が用意する連携機能、API（システム同士をつなぐ仕組み）、ファイルの定期的な受け渡しがあります。

インストール型の場合、社内サーバからクラウドのサービスへ通信できるよう、ネットワーク設定の変更が必要な場合があります。連携が止まったときに通知されるか、取り込めなかったデータを確認できるかもあわせて確かめておきましょう。

インストール型CRMを社外やスマートフォンで使う方法

インストール型CRMは社内ネットワークでの利用が前提となるため、外出の多い営業担当者が使う場合は準備が必要です。社外から接続する方法と、通信できない場面での使い方を確認しておきましょう。

VPNを経由した社外からの接続

社外から社内のCRMを使う代表的な方法は、VPNを経由した接続です。VPNとは、インターネット上に暗号化された専用の通り道を作り、社外の端末を社内ネットワークにつなぐ仕組みです。

VPNを使う場合は、接続できる端末の制限や、退職者のアカウント停止といった管理ルールも決めておく必要があります。VPN装置の性能や回線の状態によっては、画面の表示に時間がかかる場合があります。利用人数が多い場合は、情報システム部門と通信量の見込みを相談しておきましょう。

スマートフォン対応とクラウド版の有無

スマートフォンから顧客情報を確認したい場合は、専用アプリやスマートフォン向け画面が用意されているかを確認します。インストール型の製品では、スマートフォンへの対応範囲が限られる場合もあります。

外出先での利用が中心になる場合は、同じ製品でクラウド版を選べるかも確認するとよいでしょう。インストール型とクラウド版の両方を提供している製品であれば、利用状況にあわせて将来移行できる可能性があります。データの移行方法や移行時の費用もあわせて確かめておくと安心です。

オンプレミスやインストール型で使えるCRM一覧

自社のパソコンやサーバに導入して使えるCRMを、導入時の確認点にあわせて一覧にしました。動作環境やライセンスの数え方は、資料で確かめてください。

オンプレミス・パッケージ型などで利用できるCRM

オンプレミスやパッケージソフト、Windowsアプリなど、クラウドサービス以外の導入形態にも対応するCRMを紹介します。サーバーの構築方法やクライアントソフトの要否、インストール作業の支援範囲は、製品ごとに確認しましょう。

まとめ

インストール型CRMは、自社のサーバやパソコンにソフトウェアを入れて使う形態で、データの保管場所や社内システムとのつなぎ方を自社で決められる点が特徴です。導入は、動作環境とライセンス、保守契約の確認から始め、インストールと権限設定、営業・マーケティングデータの取り込みと連携の順に進めましょう。社外での利用方法やクラウド版の有無も製品ごとに異なるため、資料請求して比較してみてください。