ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■乗り換えの目的別
- 必要な情報を探す時間を減らしたい：QuickSolution、RimoナレッジAI、NotePM、SolutionDesk
- 社内の問い合わせ対応を効率化したい：Helpfeel（ヘルプフィール）、OPTiM Collaboration Portal、アルファスコープ
- マニュアルや手順書を整備したい：NotePM、ココミテ、KnowledgeSh@reナレッジシェア
- 既存の資料やデータを取り込んで移行したい：NotePM、Kibela、OPTiM Collaboration Portal、RimoナレッジAI
- ■ツールのタイプ別
- 社内wiki・ドキュメント共有型：NotePM、Confluence、Kibela
- 社内FAQ型：Helpfeel（ヘルプフィール）、アルファスコープ、SolutionDesk
ナレッジマネジメントツールを乗り換える主な理由
ナレッジマネジメントツールの乗り換えは、情報が探せない、投稿が続かない、他のシステムと連携できないといった課題が解消されないときに検討されます。ナレッジマネジメントとは、社員が持つ知識やノウハウを組織で共有し、業務に活かす取り組みです。
必要な情報が検索で見つからない
記事が増えるにつれて、検索しても目的の情報が見つからないという不満が出てくる場合があります。キーワードの表記ゆれに対応していない、添付ファイルの中身まで検索できないといった検索機能の制約が原因となることもあります。
ただし、記事タイトルの付け方やタグの運用がばらばらで、探しにくくなっているケースもあります。ツールの機能の問題か、運用ルールの問題かを切り分けてから乗り換えを判断しましょう。
投稿や更新が続かない
ツールを導入したものの、一部の社員しか投稿せず、記事の更新も止まっている状況も乗り換えのきっかけです。入力画面の操作が複雑だと、投稿の手間が負担となる場合があります。
一方で、投稿が続かない理由には、投稿する時間が業務の中で確保されていない、投稿しても評価されないといった運用面の要因もあります。ツールを替えるだけでは解決しない可能性があるため、社員に理由を聞き、原因を整理しておくことが大切です。
他システムとの連携や権限管理の不足
チャットツールやグループウェアと連携できず、情報があちこちに分散している場合も見直しの対象です。チャットで共有された有益な情報がナレッジとして残らないと、同じ質問が繰り返される可能性があります。
また、部署や役職ごとに閲覧できる範囲を細かく設定できないと、機密性の高い情報を登録しにくくなります。必要な連携先と権限の設定方法を一覧にし、現在のツールで対応できない点を明確にしましょう。
ナレッジマネジメントツールのタイプと乗り換えの目的
乗り換え先を探す前に、新しいツールで何を実現したいかを整理することが重要です。ナレッジマネジメントツールには、文書を自由に作成して共有するタイプや、質問と回答の形で情報をまとめるタイプがあり、目的によって向き不向きが異なります。
社内wiki型とFAQ型の違い
社内wiki型は、社員が自由にページを作成し、文書やノウハウを蓄積していくタイプです。マニュアルや手順書、議事録など、まとまった情報を体系的に整理したい場合に向いています。
FAQ型は、よくある質問と回答の形で情報を登録するタイプです。社内の問い合わせ対応を減らしたい場合や、新人が自分で疑問を解決できる環境を整えたい場合に選択肢となります。製品によっては両方の機能を備えているため、自社の使い方にあうかを確認しましょう。
乗り換えで解決したい課題の明確化
現在の不満のうち、優先度が高いものを乗り換えの目的として絞り込みます。「検索の時間を減らす」「問い合わせの件数を減らす」のように、効果を確かめられる形で書き出すと、製品を比べる基準を明確にできます。
目的が多すぎると、機能が多く費用の高い製品を選んでしまう可能性があります。目的ごとに必要な機能を対応させ、必須の機能と、あれば便利な機能を分けておくと、製品の比較を進めやすくなります。
移すナレッジと整理するナレッジの見極め
ナレッジマネジメントツールの乗り換えは、蓄積した情報を見直す機会です。すべての記事を移すと、古い情報や重複した情報も引き継がれ、新しいツールでも探しにくさが残る可能性があります。移す前に、情報の棚卸しと整理を行いましょう。
閲覧状況と更新日による棚卸し
最初に、現在のツールに登録されている記事の一覧を出力し、閲覧数や最終更新日を確認します。閲覧数や更新日を出力できない場合は、記事の作成日や担当部署を手がかりに整理しましょう。
よく閲覧されている記事や、業務に欠かせない手順書は優先して移行します。長期間閲覧されていない記事は、所管部署に必要かどうかを確認してから扱いを決めます。判断の基準を事前に決めておくと、担当者ごとの判断のばらつきを抑えられます。
古い情報や重複した記事の整理
内容が古くなった記事や、同じテーマで複数存在する記事は、移行前に整理します。古い手順が残っていると、社員が誤った方法で作業してしまうおそれがあるためです。
重複した記事は一つにまとめ、最新の内容に更新してから移行しましょう。削除する記事も、すぐに消すのではなく、一定期間は旧ツールで参照できるようにしておくと安心です。整理の作業は一人に任せず、各部署の担当者と分担して進めます。
移行で崩れやすい情報の確認
記事の本文を移せても、記事どうしのリンクや添付ファイル、タグ、閲覧権限、作成者の情報は崩れやすい要素です。移行先の形式にあわせて変換する際に、リンク先が旧ツールのままになる場合があります。
旧ツールからどの形式でデータを出力できるか、移行先が取り込みに対応しているかを確認しましょう。ベンダーによっては移行ツールや移行作業の支援を用意しています。自動で移せない情報は、手作業で補う範囲と担当を決めておく必要があります。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でナレッジマネジメントの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
ナレッジマネジメントツール乗り換えの手順
ナレッジマネジメントツールの乗り換えは、移行計画の作成、試験移行、全社への切り替えの順に進めると、業務への影響を抑えられます。社員が日常的に参照する情報を扱うため、移行中も必要な情報にたどり着ける状態を保つことが大切です。
1. 移行計画とスケジュールの作成
棚卸しの結果をもとに、移行する記事の範囲と順番、担当者、スケジュールを決めます。利用頻度の高い記事から移すと、切り替え後すぐに新しいツールを活用してもらいやすくなります。
記事のカテゴリやタグの構成も、このタイミングで新しいルールに沿って設計し直しましょう。旧ツールの構成をそのまま再現するより、検索や閲覧のしやすさを優先して整理するほうが、乗り換えの効果を得やすくなります。
2. 一部の部署での試験移行
計画ができたら、一部の部署の記事に絞って試験移行を行います。本文の表示に加えて、リンクや添付ファイル、閲覧権限が正しく反映されているかを確認します。
試験に参加した社員に、検索や投稿を実際に試してもらうことも重要です。探しにくい点や操作に迷う点を集め、全社への展開前にカテゴリの構成やマニュアルを見直しましょう。移行前後の記事数を照合し、漏れがないかも確認します。
3. 全社への切り替えと旧ツールの停止
試験移行で見つかった課題を解消したら、部署ごとに順番に切り替えます。切り替えの日程と、旧ツールへの投稿を止める日を社内に周知しておくと、情報が二つのツールに分散するのを防げます。
旧ツールは一定期間、閲覧のみ可能な状態で残し、移行漏れに気付いた際に参照できるようにしておくと安心です。停止する時期と、残すデータの保管方法も事前に決めておきましょう。
新しいツールにナレッジを根付かせる工夫
ナレッジマネジメントツールの乗り換えは、新しいツールで投稿と活用が続いて初めて成果につながります。ツールの機能だけに頼らず、投稿のルールや利用状況の確認といった運用の仕組みをあわせて整えましょう。小さな改善を積み重ねることが定着への近道です。
投稿と更新のルールづくり
記事タイトルの付け方やタグの選び方、記事の書き方のひな形を決めておくと、誰が書いても探しやすい記事を作れます。ルールは簡潔にまとめ、投稿画面から確認できる場所に置きましょう。
記事ごとに更新を担当する部署を決めておくと、情報が古いまま放置されることを防ぎやすくなります。特定の社員に任せきりにせず、部署単位で役割を分担すると、異動があっても運用を続けられます。
利用状況の確認と改善
切り替え後は、閲覧数や検索されたキーワード、検索で結果が出なかった語句などを定期的に確認します。よく検索されているのに記事がないテーマは、新たに作成すべきナレッジの候補です。
利用状況を社内で共有し、役に立った記事を紹介する取り組みも投稿の意欲を高める方法の一つです。社員の意見をもとにカテゴリやルールを見直し、運用を継続して改善しましょう。
乗り換え先候補のナレッジマネジメントツール一覧
この記事で紹介するナレッジマネジメントツールを、既存データの取り込みや検索性、情報共有に関する特徴で一覧にしました。乗り換えで解決したい課題にあう製品を絞り込む際に活用してください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| NotePM | マニュアルや業務ナレッジを作成・共有する社内wiki。APIで既存のデータ・ファイルを一括インポートできる |
| Confluence | ページ・ホワイトボード・データベースで知識を一元管理。権限設定やバージョン管理、共同編集に対応 |
| Helpfeel（ヘルプフィール） | 意図予測検索と生成AIを組みあわせた社内向けAI検索。言い換えや誤字脱字を含む検索でも回答にたどり着ける |
| SolutionDesk | FAQやマニュアル、ノウハウを一元管理。タグから絞り込み項目を自動生成するドリルダウン検索を備える |
| アルファスコープ | 自然言語処理を検索・分析に活用した社内FAQシステム。添付ファイル内の文言まで検索できる |
| OPTiM Collaboration Portal | 既存のドキュメントをアップロードすると、AIが社内ポータルを自動生成・更新するサービス |
| RimoナレッジAI | 社内資料をフォルダ階層ごと取り込み、参照元を示しながらAIが質問に回答するナレッジ活用サービス |
| QuickSolution | ファイルサーバや社内システム、クラウドに点在する情報をファイルの中身まで横断検索できる企業内検索 |
| Kibela | Qiita TEAMやesa、DocBaseなどからデータをインポートできるナレッジ共有ツール |
| ココミテ | オンラインマニュアルの作成・運用サービス。フォルダごとのアクセス権限設定やマルチデバイスに対応 |
| KnowledgeSh@reナレッジシェア | ノウハウをマニュアル化して共有するクラウド型サービス。アクセスログでマニュアルの改善点を把握できる |
移行と定着を進めやすいナレッジマネジメントツール
既存の資料やデータを取り込める製品、検索や問い合わせ対応を見直したい場合に比較したい製品など、乗り換えの目的にあわせて検討したいツールを紹介します。
NotePM
- 社内のナレッジ情報を蓄積・共有するツール
- 豊富なAI機能が追加費用なしで利用可能（AIチャットボット等)
- 大手・金融機関も導入。実績と安心のセキュリティ
株式会社プロジェクト・モードが提供する「NotePM」は、社内wikiとしてマニュアルや業務ナレッジを作成・共有できるナレッジマネジメントツールです。NotePM APIを使って既存のデータ・ファイルを一括でインポートでき、アップロードしたファイルをAIがマニュアルに自動変換する機能も備えています。表記ゆれや同義語を自動で検知する関連度検索により、添付ファイル内のテキストまで探せます。旧ツールのデータを移しながら、見つけやすい形に整え直したい企業に向いた製品です。
Confluence
- 10万社以上が活用するナレッジ管理とコラボレーションの基盤
- Jira、Slack、Googleなど業務ツールと連携し情報を一元管理
- AIアシスタントRovoで検索・要約・コンテンツ作成を効率化
アトラシアン株式会社が提供する「Confluence」は、ページ・ホワイトボード・データベースで知識を一元管理できるナレッジ管理プラットフォームです。プロジェクトのドキュメントや議事録、仕様書をスペースごとに整理し、ラベルや検索で必要な情報にアクセスできます。ページ単位の権限設定、変更履歴とバージョン管理、リアルタイムの共同編集に対応しています。Jira、Slack、Google Drive、Microsoft 365などの外部ツールとも連携できます。部門ごとに散らばった情報を1か所に集めたい場合の移行先として検討したい製品です。
Helpfeel（ヘルプフィール）
- 様々な言い回しやスペルミスにも対応ー新感覚なAI-検索システム
- AI×特許技術で、数千ページのマニュアルから欲しい回答をPick up
- 継続率99％！充実のレポート＆サポート体制で効果的な運用が続く
株式会社Helpfeelが提供する「Helpfeel（ヘルプフィール）」は、特許技術と生成AIを組みあわせた社内ナレッジ向けのAI検索システムです。入力した言葉から意図する質問を探す仕組みのため、言い換えや誤字脱字を含む検索でも回答ページにたどり着けます。PDFやメールからのFAQ自動生成や、検索ログの分析によるトピック抽出にも対応しています。回答ページにエスカレーション先を載せておけば担当者にもすぐつながるため、社内の問い合わせ対応を減らしたい企業が乗り換え先として比較したい製品です。
SolutionDesk
- 社内ナレッジを一元管理！さらに生成AIでナレッジ活用を最大化
- 誰でもナレッジが簡単に「見つかる・使える」仕組みを実現
- 機能とコンサルティングでナレッジ活用の業務への組込みを支援
アクセラテクノロジ株式会社が提供する「SolutionDesk」は、FAQやマニュアル、作業報告書、個人のノウハウなどを一元管理できるナレッジベースです。ナレッジにタグを付与すると絞り込み項目が自動生成され、検索キーワードが思いつかなくても数回のクリックで目的の情報に到達できます。フォルダの階層を意識せず、タグの付け外しだけで分類を変えられるため、移行時にカテゴリを見直したい場合にも扱いやすい製品です。社内ナレッジを対象とした生成AIの活用にも対応しています。
アルファスコープ
- クラウドサービスのため、自宅からでも瞬時にアクセス
- 社内の欲しい情報がすぐ手に入る豊富な検索機能
- 社員の利用状況まで見える化する充実の分析機能
株式会社プラスアルファ・コンサルティングが提供する「アルファスコープ」は、自然言語処理を検索や分析に活用した社内ナレッジシステムです。カテゴリ検索やキーワード検索、文章検索など複数の検索手段を用意し、FAQに添付したPDFやOfficeファイル内の文言まで検索できます。新着・高参照・類似FAQのレコメンドや、キーワード推奨機能で利用者の検索を支援します。PV数などを確認できる分析機能も備えており、移行後に使われていない情報を見直す運用にも役立ちます。
OPTiM Collaboration Portal
- ドキュメントをアップロードするだけ！ポータルを自動作成・更新
- 情報追加や修正時も、AIが影響する既存の箇所を特定し自動修正
- ポータルの中身を理解したAIチャットボットが社員の質問に回答
株式会社オプティムが提供する「OPTiM Collaboration Portal」は、既存のドキュメントをアップロードするか、AIに指示するだけで社内ポータルサイトを構築・運用できるサービスです。生成AIが記事を分割・整理し、業務マニュアルや社内規定をポータルとして自動生成・更新します。情報を追加・修正する際は、AIが影響する既存の箇所を特定して修正します。ポータルの内容をもとにAIチャットボットが社員の質問に答えるため、手元の資料を活かして問い合わせ窓口を整えたい企業に適したサービスです。
RimoナレッジAI
- 自社ナレッジを横断検索し根拠付きで回答
- 過去の提案書を踏襲した資料を作成
- AIインタビューで暗黙知を形式知化
Rimo合同会社が提供する「RimoナレッジAI」は、社内資料やチャット、メール、CRM、会議録などに蓄積された自社ナレッジを取り込み、参照元を示しながら質問に回答するAIです。社内資料はフォルダ階層ごと取り込めるため、共有フォルダに蓄積された資料をまとめて活用できます。共有範囲は組織全体、部署単位、特定の個人から設定できます。AIインタビューでベテラン社員の業務ノウハウを形式知化する機能もあり、移行とあわせて暗黙知の整理を進めたい場合の候補として検討できます。
QuickSolution
- [9年連続シェアNo.1] 発売から25年 5600サーバの導入実績
- 企業内に埋もれる情報の活用/共有の第一歩は検索から
- RAG、生成AI連携、AIエージェント(Copilot等)で社内情報に回答
住友電工情報システム株式会社が提供する「QuickSolution」は、ファイルサーバや各種社内システム、クラウドに点在する情報を、ファイルの中身まで横断的に検索できるエンタープライズサーチです。文字列検索とベクトル検索を組みあわせたセマンティック検索や、検索キーワードのサジェスト、絞り込みキーワードの自動提示に対応しています。RAG技術で生成AIと連携し、社内情報をもとに回答する機能も搭載しています。旧ツールと新ツールが併存する移行期間も、情報の場所を問わず探したい企業に向いた製品です。
Kibera （株式会社ビットジャーニー）
- PlantUMLに対応しダイアグラムを作成
- Qiita TEAMやesa、DocBaseなどからデータをインポート
- Google Workspaceのシングルサインオンに対応
ココミテ （コニカミノルタ株式会社）
- 30日間無料トライアル実施中
- マルチデバイス対応で、いつでもどこでも作成・閲覧可能
- フォルダごとのアクセス権限設定で情報管理を強化。
KnowledgeSh@reナレッジシェア （株式会社富士通ラーニングメディア）
- AI翻訳連携で多言語マニュアル作成に対応
- 現場の気づきをマニュアルに反映可能
- アクセスログでマニュアル改善点を可視化
まとめ
ナレッジマネジメントツールの乗り換えでは、目的とツールのタイプを整理したうえで、閲覧状況や更新日をもとに移す情報と整理する情報を見極めることが重要です。リンクや添付ファイル、閲覧権限は崩れやすいため、試験移行で確認してから全社へ切り替えましょう。移行支援の範囲や検索機能は製品によって異なるため、複数のツールを比較し、自社にあうものを検討してみてください。
