ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■定着を支える機能で選ぶ
- 投稿テンプレートや入力形式を整えたい：Confluence、mebaL(メバエル)、NotePM、キントーン
- 添付ファイルの中身まで検索したい：アルファスコープ、QuickSolution、NotePM、キントーン
- 閲覧・利用状況を把握して見直しに活かしたい：アルファスコープ、NotePM、KnowledgeSh@reナレッジシェア
- ■内製部分とのつなぎ方別
- ノーコードで項目・画面を拡張したい：サイボウズ Office、キントーン、Podio
- APIで社内システムやチャットと連携したい：Confluence、QuickSolution、NotePM
ナレッジが使われ続ける仕組みと内製の相性
ナレッジ共有の仕組みは、情報が投稿され、必要な人に見つかり、古くなれば更新されるという流れが回って初めて機能します。それぞれの段階で求められる機能と、内製で作る際の難しさを確認しておきましょう。
投稿：書く手間を減らす仕組み
ナレッジが集まらない原因の一つは、書く手間の大きさです。項目があらかじめ決まったテンプレートや、ファイルを添付するだけで登録できる画面があると、投稿の負担を減らせます。
内製でも投稿画面は比較的作りやすい部分です。ただし、部署ごとに書き方が異なると情報の質がばらつきます。誰が書いても一定の形になるよう、テンプレートの項目を利用者と一緒に決めることが大切です。
検索：必要な情報が見つかる仕組み
ナレッジが増えるほど、目的の情報を探せるかどうかが利用を左右します。表記の揺れに対応した検索や、添付ファイルの中身まで探せる検索を自前で作るには、専門的な技術が必要です。
最近は、社内文書をもとに生成AIが回答する機能を備えた製品も登場しています。内製でこうした機能を加えるには、AIサービスとの連携や、閲覧権限にあわせた回答の制御を自社で設計する必要があり、開発の負担が大きくなる可能性があります。
更新：古い情報を残さない仕組み
手順や規程が変わっても古いナレッジが残っていると、誤った対応につながるおそれがあります。記事ごとに更新の責任者や見直しの期限を設定し、期限が近づいたら通知する仕組みがあると、情報の鮮度を保ちやすくなります。
閲覧数や「役に立った」の評価を記録できれば、見直す優先順位も決めやすくなります。こうした管理機能は後から追加すると手間がかかるため、内製の場合は最初の設計に含めておきましょう。
社内Wikiやノーコードで内製できる範囲
ナレッジ共有の仕組みを内製する方法には、既存の社内Wikiやグループウェアの流用、ノーコード・ローコードでの構築、スクラッチ開発があります。どの方法でどこまで実現できるかを把握し、専用ツールとの違いを比べてみましょう。
社内Wikiやグループウェアで足りる場面
すでに利用しているグループウェアの掲示板や、オープンソースのWikiソフトをナレッジの置き場にする方法は、新たな開発がほとんど不要です。社員が操作に慣れている点も利点で、部署内の手順書やFAQの共有から始める場合に向いています。
ただし、ナレッジ管理を前提とした設計ではないため、分類や更新状況の把握に工夫が必要です。オープンソースを自社サーバで運用する場合は、セキュリティ更新やバックアップも自社の責任で行います。
ノーコードやスクラッチで作り込む場面
ノーコード・ローコードツールとは、プログラミングをほとんど行わずに画面操作でアプリを作れるツールです。投稿画面や承認の流れを業務部門でも組み立てられますが、全文検索の精度や細かな権限設定はツールの機能に依存します。
設計図面や検査記録を基幹システムと密接に結び付けたい場合など、独自性が高い場合はスクラッチ開発も検討対象です。その分、開発期間と費用、完成後の保守体制が求められます。
内製と専用ツールの比較
内製と専用のナレッジマネジメントツールの主な違いを、以下の表にまとめました。自社が重視する項目を決めてから比較すると判断しやすくなります。
| 項目 | 内製 | 専用ツール |
|---|---|---|
| 自由度 | 業務にあわせて設計できる | 製品の機能や設定の範囲内 |
| 検索・AI機能 | 自社で開発・追加する | 製品の標準機能やオプションで対応 |
| 保守・機能追加 | 自社で対応する | 提供会社が対応する |
| 主な費用 | 開発費と保守の人件費 | 初期費用と月額の利用料 |
ナレッジマネジメントの内製で起こりやすい失敗
ナレッジマネジメントの内製では、仕組みを作ること自体が目的になり、運用開始後に使われなくなるケースがあります。開発費だけでなく、定着や保守にかかる負担を見込んでおくことが大切です。起こりやすい失敗を3つ紹介します。
作った後に投稿が止まる
内製したツールは、公開直後は投稿が集まっても、時間がたつと更新が止まる場合があります。投稿する理由や評価の仕組みがなければ、日々の業務が優先されるためです。
利用が広がらない原因は、機能よりも運用ルールや周知にあるケースもあります。開発に予算を使い切ってしまうと、定着のための施策に手が回らなくなるため、運用面の工数も計画に含めておきましょう。
ツールそのものが属人化する
内製ツールは、仕様や設定の内容を開発した担当者しか把握していない状態になりやすい点に注意が必要です。担当者が異動や退職をすると、改修や障害対応ができなくなるおそれがあります。
ナレッジを共有するためのツールが属人化しては本末転倒です。設計書や運用手順を文書化し、複数人で仕様を共有する体制を整えておきましょう。
保守の総額が想定を超える
内製したツールは、完成後も不具合の修正やOS・ブラウザの更新への対応、セキュリティ対策を続ける必要があります。開発を外部に依頼した場合は、改修のたびに費用がかかります。
初期費用だけで比べると内製のほうが安く見えることがあります。5年程度の期間で保守を含めた総額を試算し、専用ツールの利用料と比べると判断を誤りにくくなります。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でナレッジマネジメントの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
内製ツールを定着させる運用ルールと体制
内製を選ぶ場合は、ツールを作る前に運用のルールと体制を決めておくと、使われない仕組みになるリスクを抑えられます。目的と範囲を絞って始め、利用状況にあわせて改善を続けましょう。
目的と対象範囲を絞って始める
最初に、問い合わせ対応の時間を減らしたい、ベテランのノウハウを引き継ぎたいなど、何のためにナレッジを共有するのかを明確にします。目的によって必要な項目や機能が変わるためです。
最初から全社のあらゆる情報を対象にすると、要件が膨らみ、開発期間も延びやすくなります。特定の部署の手順書やFAQなど、効果を確かめやすい範囲から始めるのが現実的です。
投稿と更新の責任者を決める
記事の書き方や分類のルール、更新の責任者、古い情報の見直し時期を決めておきます。ルールがなければ情報が乱雑になり、探しにくい仕組みになってしまいます。
あわせて、障害時の連絡先や改修の依頼手順、バックアップの方法など、保守の体制も明文化しましょう。投稿数や閲覧数を定期的に確認し、改善を重ねても要件を満たせない場合は、専用ツールへの切り替えを検討する判断も必要です。
ナレッジマネジメントツールを土台にした部分内製
内製か製品導入かの二択で考える必要はありません。投稿や検索、更新管理といった基本機能はナレッジマネジメントツールに任せ、自社独自の部分だけをノーコードやAPI連携で補う方法もあります。開発の負担を抑えながら、業務にあわせた使い方を実現できます。
ノーコードで項目や画面を拡張する
ナレッジマネジメントツールのなかには、記事のテンプレートや入力項目、承認フローを画面操作で設定できる製品があります。例えば、トラブル対応の記録に「発生日」「原因」「対処」の項目を設ける、部署ごとに公開範囲を分けるといった設定です。
どこまで変更できるかは製品によって異なるため、必要な項目を一覧にしてから、デモやトライアルで確かめましょう。
API連携で既存システムとつなぐ
API（ソフトウェア同士をつなぐ窓口）を公開している製品であれば、社内の基幹システムやチャットツールとナレッジを連携させられます。例えば、チャットで質問するとナレッジの検索結果を返す仕組みを、自社で開発する方法があります。
内製するのは連携部分だけのため、開発と保守の範囲を限定できます。ただし、APIの仕様変更や利用回数の上限など、運用上の確認事項もあります。提供会社のサポート範囲とあわせて確認しましょう。
部分内製の土台になるナレッジマネジメントツール一覧
投稿・検索・更新の基本機能を任せつつ、自社独自の部分をノーコードやAPI連携で補いやすいツールを一覧にしました。内製で作る範囲を見極める材料としてお使いください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| Confluence | 豊富なテンプレートで情報を作成・共同編集でき、ページ単位の権限設定やJira・Slackなど外部ツールとの連携に対応 |
| mebaL(メバエル) | テンプレートや通知、メンバー権限設定などの基本機能に加え、AI検索・AI要約を備えたナレッジ共有サービス |
| アルファスコープ | FAQに添付したPDFやOfficeファイルの文言まで検索でき、PV数やヒットしなかったワードから利用状況を分析できる |
| QuickSolution | 社内に点在する情報をファイルの中身まで横断検索でき、豊富なAPIで社内システムや製品への組み込みにも対応する |
| サイボウズ Office | 報告書のフォーマット化やファイル管理に加え、プレミアムコースでは社内Q&Aなどの業務アプリを自社で作成できる |
| NotePM | テンプレートを使った文書作成と添付ファイル内まで探せる検索を備え、閲覧履歴やチャット連携、APIにも対応する社内Wiki |
| キントーン | ノーコードで社内FAQやマニュアルなどの業務アプリを作成でき、全文検索で添付資料の中身まで探せるクラウドサービス |
| GROWI.cloud | 図形や表を使って業務ノウハウや議事録を記録でき、階層構造とタグの両方で情報を整理できる社内Wiki |
| Podio | ノーコードでカスタムアプリを作成でき、外部サービスとも連携できるワークマネジメントプラットフォーム |
| KnowledgeSh@reナレッジシェア | 簡単な操作でマニュアルを作成・共有でき、アクセスログからマニュアルの改善点を可視化できるクラウド型サービス |
ノーコード・API連携で拡張しやすいツール
すべてを自前で作るのではなく、ナレッジ共有の土台は製品に任せたい企業に向けて、テンプレート設計や検索、利用状況の把握、ノーコード・API連携に対応したツールを選びました。自社で作り込みたい範囲とあわせて比べてみてください。
Confluence
- 10万社以上が活用するナレッジ管理とコラボレーションの基盤
- Jira、Slack、Googleなど業務ツールと連携し情報を一元管理
- AIアシスタントRovoで検索・要約・コンテンツ作成を効率化
アトラシアン株式会社が提供する「Confluence」は、チームの情報を整理・共有・検索できるナレッジ管理・コラボレーションプラットフォームです。豊富なテンプレートと使いやすいエディターで、誰でもすぐにコンテンツを作成できます。ページ単位の権限設定とアクセス制御に対応し、コメントやメンションによる通知で変更点も把握しやすい設計です。Jira、Slack、Google Drive、Microsoft 365など多数の外部ツールと連携し、情報を1か所に集約できます。
mebaL(メバエル)
- 「探す」も「共有する」も簡単に！
- 「AI検索」や「AI要約」など、生成AIを搭載した最新機能
- ITの知識に関わらず、だれもが使いやすい画面デザイン
株式会社K-BITが提供する「mebaL(メバエル)」は、シンプルな画面で誰でも使いやすいナレッジ共有クラウドサービスです。投稿やタグ付け、テンプレート、新着通知、メンバー権限設定など情報共有の基本機能を備えています。AI検索や文字起こし・ファイルのAI要約も搭載しており、自社でAI機能を開発せずに活用したい場合の候補です。スペースやグループごとに閲覧できるユーザーを設定できます。
アルファスコープ
- クラウドサービスのため、自宅からでも瞬時にアクセス
- 社内の欲しい情報がすぐ手に入る豊富な検索機能
- 社員の利用状況まで見える化する充実の分析機能
株式会社プラスアルファ・コンサルティングが提供する「アルファスコープ」は、社員の自己解決を支援するクラウド型のFAQシステムです。カテゴリ検索や文章検索など複数の検索手段を備え、FAQに添付したPDFやWord、Excel、PowerPointの文言まで検索できます。管理画面ではPV数やログイン数から利用状況を確認でき、検索でヒットしなかったワードから追加すべきFAQのヒントも探れます。FAQの更新を継続的に回したい企業に適しています。
QuickSolution
- [9年連続シェアNo.1] 発売から25年 5600サーバの導入実績
- 企業内に埋もれる情報の活用/共有の第一歩は検索から
- RAG、生成AI連携、AIエージェント(Copilot等)で社内情報に回答
住友電工情報システム株式会社が提供する「QuickSolution」は、ファイルサーバや社内システム、クラウドに分散した情報を横断して検索できる企業内検索システムです。ファイルの中身まで検索でき、画像のOCR検索にも対応しています。Active Directory連携や文書単位の権限継承が可能で、豊富なAPIによりシステムや製品への組み込みにも対応。添付ファイルの検索を自前で開発するのが難しい場合に、検索部分を任せる選択肢となります。
サイボウズ Office
- チームのコミュニケーションを助ける誰でもかんたんに使える機能
- パソコン、タブレット、スマートフォンなど様々なデバイスに対応
- ユーザーのニーズに合わせて進化しつづけ、累計導入80,000社突破
サイボウズ株式会社が提供する「サイボウズ Office」は、中小企業向けのグループウェアです。掲示板やファイル管理、報告書などの機能で社内の情報を共有でき、報告書では商談報告や議事録をフォーマット化して蓄積できます。ファイル管理はバージョン管理に対応し、誰がどう更新したかも記録可能です。プレミアムコースのカスタムアプリを使えば、社内Q&Aなどの業務アプリを自社で作成でき、既存のグループウェアを活用したナレッジ共有から始めたい企業に向いています。
NotePM
- 社内のナレッジ情報を蓄積・共有するツール
- 豊富なAI機能が追加費用なしで利用可能（AIチャットボット等)
- 大手・金融機関も導入。実績と安心のセキュリティ
株式会社プロジェクト・モードが提供する「NotePM」は、ITが不慣れなチームでも使いやすい社内Wiki型のナレッジマネジメントツールです。高機能エディタとテンプレートで文書を作成でき、表記ゆれや同義語を検知する関連度検索で、添付ファイル内のテキストまで探せます。閲覧履歴やレポート機能、変更履歴を備え、更新状況の把握にも活用可能。NotePM APIで既存データの一括インポートやサービス連携ができ、チャット連携にも対応しています。
キントーン
- クラウド上に社内の知識・データやノウハウを集約
- 全文検索機能で添付資料の中身まで検索
- 話題やプロジェクトごとに整理できるコミュニケーションスペース
サイボウズ株式会社が提供する「キントーン」は、ノーコードで現場の業務にあわせたアプリを作れる業務改善プラットフォームです。よくある質問と回答を登録する社内FAQアプリは、カテゴリーでの絞り込みや関連リンクの記載、コメント欄での質問受付に対応し、部署ごとの業務マニュアルにもアレンジできます。全文検索機能で添付資料の中身まで検索可能。自社開発より手軽に、項目や画面を業務にあわせて調整したい場合に適しています。
GROWI.cloud （株式会社WESEEK）
- 図形や表の挿入、文章の装飾など多彩な表現で情報が伝わりやすい
- 階層構造とタグの両方で管理できるから柔軟な情報整理が可能
- 月額固定制で利用人数が増えるほど、ドンドンお得な料金体系
Podio （シトリックス・システムズ・ジャパン株式会社）
- ノーコードでカスタムアプリ作成
- プロジェクト管理、CRM、タスク管理に活用。
- 外部サービスと連携可能
KnowledgeSh@reナレッジシェア （株式会社富士通ラーニングメディア）
- AI翻訳連携で多言語マニュアル作成に対応
- 現場の気づきをマニュアルに反映可能
- アクセスログでマニュアル改善点を可視化
まとめ
ナレッジマネジメントツールの内製では、投稿・検索・更新の仕組みが回り続けるかどうかが成否を分けます。社内Wikiやノーコードで作れる範囲と、保守や定着にかかる負担を比べたうえで判断しましょう。
負担が大きい場合は、ナレッジマネジメントの製品をノーコードやAPI連携で拡張する方法も有力な選択肢です。まずは資料請求して、検索や更新管理、カスタマイズの範囲を製品ごとに比べてみてください。
