ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■運用で解決したい課題別
- 評価者の入力の遅れや負担を減らしたい：ジンジャー人事評価、MINAGINE人事評価システム、サイレコ、HR-Platform
- 組織変更や異動を評価にすぐ反映したい：SmartHR、Talentify、HR-Platform、J-Forpe 目標管理システム
- 評価の分布を集計して偏りを確認したい：SmartHR、カオナビ、FxT 人事評価システム
- ■運用を支えるサポート別
- 評価制度の設計や見直しを相談したい：人事評価ナビゲーター、HRBrain、MINAGINE人事評価システム、サイレコ
- 人事データを他システムと連携させたい：HRBrain、カオナビ、人事評価ナビゲーター
人事評価システムの運用でつまずきやすい点
人事評価システムの運用でつまずく原因は、システムの機能よりも、運用の決めごとが足りないことにある場合があります。まずは、導入後に起こりやすい状況と、その背景を整理します。
入力が締切直前に集中する
評価期間の終盤に入力が集中すると、人事担当者が未提出者への催促に追われ、評価者も十分に考えないまま点数を付けてしまうおそれがあります。期中の記録が少ないと、評価の根拠も直近の出来事に偏りがちです。
背景には、評価の時期だけシステムを開く使い方があります。対策として、月次の進捗記録や1on1の記録など、期中にもシステムを使う場面をあらかじめ決めておきましょう。日常的に開く習慣ができると、期末の入力負担も分散します。
評価結果の使い道が見えない
評価の結果が昇給や賞与、育成にどう反映されたのかが従業員に伝わらないと、入力する意味が感じられず、システムが形だけの存在になるおそれがあります。評価者にとっても、時間をかけて書いたコメントが生かされないと負担感が増します。
運用ルールの中で、評価結果をどの処遇や施策に使うのかを明文化し、社内に周知しておくことが大切です。フィードバック面談で結果と根拠を伝える流れを組み込むと、評価と日々の業務のつながりが見えやすくなります。
評価者の負担が積み重なる
部下の人数が多い管理職は、目標の確認や評価の入力、面談の記録を短期間でこなす必要があり、負担が大きくなりがちです。負担が重いと、コメントが短くなったり、評価の理由が記録されなかったりする場合があります。
評価者一人あたりの被評価者の数や、評価の段階の数が運用に見合っているかを見直すことも一つの方法です。入力画面で前期の評価や期中の記録を参照できるようにすると、評価のたびに情報を集め直す手間を減らせます。
人事評価システムの運用体制と権限の決め方
人事評価システムを継続して運用するには、誰がどの作業を担い、どこまで操作できるのかを整理しておく必要があります。担当者一人に頼らず、複数人で回せる体制を作ることが、運用を止めないポイントです。
人事担当者と評価者の役割分担
運用の役割は、制度とシステムの設定を管理する人事担当者、部下を評価する評価者、結果を承認する部門長や経営層に分けて考えます。役割ごとに作業と締切を一覧にしておくと、誰の作業で止まっているかを把握しやすくなります。
システムの設定や問い合わせ対応を人事担当者一人に任せると、異動や休職の際に運用が止まるおそれがあります。設定手順をマニュアルに残し、少なくとも2人以上が管理者の操作を行える状態にしておきましょう。
閲覧権限と操作権限の設計
人事評価のデータは、本人の処遇に関わる機密性の高い情報です。評価者は自分の部下だけ、部門長は自部門だけ、人事担当者は全社というように、役職や担当範囲に応じて閲覧できる範囲を設定します。
権限は、組織変更や人事異動のたびに見直しが必要です。異動した評価者が前の部署のデータを見られる状態が残っていないか、定期的に確認しましょう。誰がいつどのデータを閲覧・変更したかの操作履歴を確認できるかも、製品を選ぶ際の確認項目です。
運用マニュアルと問い合わせ窓口の整備
評価者や従業員がシステムの操作に迷ったときに、どこを見ればよいか、誰に聞けばよいかを決めておくと、問い合わせへの対応が属人化しにくくなります。操作手順は、目標設定や自己評価など評価の段階ごとにまとめておくと探しやすくなります。
よくある質問と回答を社内で共有し、評価期間ごとに追記していくと、同じ問い合わせへの対応を減らせます。システムの不具合が疑われる場合に、提供会社のどの窓口へ連絡するのかも、あわせて確認しておきましょう。
評価のばらつきを抑える人事評価システムの運用
評価者によって評価の甘さや厳しさが異なると、評価への納得感が下がります。人事評価システムの運用では、評価者の判断をそろえるための仕組みを、システムと研修の両面で用意しておくとよいでしょう。
評価基準と記入例の提示
評価項目ごとに、どのような行動や成果がどの段階に当たるのかを示した評価基準を、評価画面から参照できるようにしておくと、判断のぶれを抑えやすくなります。紙の手引きだけでは、入力の際に参照されない場合があるためです。
コメント欄の記入例も用意しておくと、評価者による書き方の差が小さくなります。記入例は抽象的な言葉ではなく、事実と評価の理由をセットにした書き方を示し、評価期間の前に評価者へ共有しておきましょう。
評価者研修と評価結果の分析
評価基準を示すだけでなく、評価者研修で事例をもとに判断の仕方をすりあわせることも大切です。新たに評価者になった管理職には、評価期間が始まる前に研修を受けてもらうと、初回の評価での迷いを減らせます。
評価が確定した後は、部署や評価者ごとの評価の分布を人事評価システムで集計し、偏りがないかを確認します。特定の評価者に評価が集中している場合は、次の期の研修や面談で個別に説明するなど、継続的な改善につなげましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で人事評価システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
組織変更や制度改定を設定に反映する
人事評価システムは、一度設定すれば終わりではありません。組織や人員、評価制度が変われば、設定もあわせて更新する必要があります。評価期間が始まる前に、どの設定を見直すかを決めておきましょう。
異動や組織変更の反映
期初の組織変更や期中の異動があると、評価者と被評価者の組み合わせや、評価シートの割り当てが変わります。従業員情報や組織の情報を手作業で更新していると、反映漏れが起こる可能性があります。
人事管理システムや給与計算システムと従業員情報を連携できれば、更新の手間と入力ミスを減らせます。期中に異動した人を前後どちらの部署で評価するのか、両方の上司が評価に関わるのかといったルールも、あわせて定めておきましょう。
評価項目や等級制度の改定
評価制度を改定する場合は、評価シートの項目や評価段階、点数の計算方法などの設定を変更します。改定前のシートで評価が進行中のこともあるため、新しい設定をどの評価期間から適用するかを先に決めておくことが大切です。
改定前後で評価の尺度が変わると、過去の結果と単純には比べられなくなります。過去のデータをどのように扱うかを整理し、変更内容を評価者と従業員に説明してから運用を始めましょう。設定変更をどこまで自社で行えるかは、製品やサポート内容によって異なります。
評価データの管理と運用の振り返り
人事評価システムを長く運用すると、評価の履歴が蓄積されます。データの管理ルールを決めたうえで、毎期の運用を振り返り、制度とシステムの使い方を改善していくことが、定着につながります。
保存期間と退職者データの扱い
評価データは個人情報を含むため、保存期間や退職者データの扱いを社内規程で決めておく必要があります。不要になったデータを残し続けると、管理の負担や情報が漏えいした場合の影響が大きくなるためです。
一方で、昇格の判断や異動の検討では、複数期の評価履歴を参照したい場面もあります。保存期間や削除の手順は、個人情報保護の方針とあわせて人事部門と情報システム部門で確認しましょう。
毎期の運用状況の振り返り
評価期間が終わったら、締切までの提出率や差し戻しの件数、評価者からの問い合わせ内容などを確認し、運用の課題を洗い出します。評価者や従業員へのアンケートで、操作のわかりにくさや評価への納得感を尋ねる方法もあります。
振り返りで見つかった課題は、評価シートの見直しや締切日の調整、マニュアルの更新など、次の期の運用に反映します。改善の記録を残しておくと、担当者が交代しても運用の経緯を引き継げます。
運用の課題で比べる人事評価システム一覧
この記事で紹介する人事評価システムを、入力の催促や組織変更の反映、評価分布の確認、運用支援といった運用面の特徴で一覧にしました。自社の運用でつまずいている点に近い製品から確認してみてください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| ジンジャー人事評価 | 未対応者へのリマインドや修正依頼を一括で送れる。項目ごとに閲覧・編集の権限を設定可能 |
| MINAGINE人事評価システム | 記入状況に応じて任意のタイミングでアラートを送信。制度改定や運用の見直しも相談できる |
| サイレコ | リマインドや評価調整をシステム上で実施。評価制度の見直しなど運用面の支援も受けられる |
| SmartHR | 期中の異動時は労務データと連動して評価者を自動設定。評価分布をグラフで確認できる |
| Talentify | 評価者の変更時に過去評価の閲覧権限を自動付与。組織横断の甘辛調整もシステム内で完結 |
| カオナビ | 評価結果を自動で集計・可視化し偏りを確認。スマホから目標設定や自己評価を入力できる |
| HRBrain | 専任担当が初期設定から運用まで支援。評価制度の構築や評価者研修のコンサルティングも提供 |
| 人事評価ナビゲーター | 期中の行動や成果をメモ機能で記録。評価制度の相談や評価者研修向けコンテンツも利用可能 |
| HR-Platform | 督促メールの一斉送信に対応。人事異動に伴う評価フローの変更や制度変更にも対応できる |
| J-Forpe 目標管理システム | 目標や評価の進捗をリアルタイムで照会できる。部門や評定系列の一括・個別変更に対応 |
| FxT 人事評価システム | 集計・分布機能で評価を見える化。目標と評価の管理や付随するワークフローを一元化 |
評価運用を続けやすくする人事評価システム
評価期間ごとの催促や異動の反映、評価結果の確認、導入後の相談先といった、運用を止めないための機能やサポートを備えた人事評価システムを紹介します。自社の運用体制で手が回りにくい作業を補えるかを確かめながら比べてみてください。
ジンジャー人事評価
- テキスト・選択肢・計算式等、多様な入力方式に対応し操作が容易
- 評価者毎の進捗管理が一目で把握でき評価依頼が1クリックで完結
- 権限設定により入力担当者毎で閲覧項目のカスタマイズが可能
jinjer株式会社が提供する「ジンジャー人事評価」は、評価記入の催促や修正依頼にかかる手間を減らせる人事評価システムです。評価業務の進捗が見える化され、未対応者へまとめてリマインドを送信できます。記入漏れや記入ミスを一目で確認し、修正依頼を一括で出すことも可能です。あらかじめ設定した所属長の情報をもとに評価者を自動でピックアップするため、評価者を毎回確認する工程を省けます。評価シート内では項目ごとに閲覧・編集・閲覧不可の権限を設定でき、操作ログも確認できます。
MINAGINE人事評価システム
- 目標設定から評価までを一元管理
- 評価進捗をリアルタイムで可視化
- 評価項目を組織変更に合わせて調整
株式会社kubellパートナーが提供する「MINAGINE人事評価システム」は、評価の進行管理と運用の相談先をあわせて用意したい中小企業向けのクラウド型人事評価システムです。目標・評価の記入状況をリアルタイムで確認でき、状況に応じて任意のタイミングでアラートを送信できます。評価結果はCSVで出力でき、部署や評価者による評価の傾向を確認する材料として使えます。初期設定代行や評価シート作成支援、運用コンサルティングが用意されており、評価制度の改定や運用方法の見直しも相談できます。
サイレコ
- MBOやOKR、コンピテンシー評価など各種評価制度に対応可能
- リマインドや評価調整をシステムで実施、評価時期の業務を効率化
- 評価制度構築や教育研修、給与代行などの人事課題解決もサポート
株式会社アクティブアンドカンパニーが提供する「サイレコ」は、人事コンサルティングの知見をもとに作られたクラウド型の人事評価システムです。評価シートの配布や回収、評価結果の集計を自動化し、リマインドや評価調整もシステム上で行えます。面談の記録や研修の受講履歴も管理できるため、評価結果を育成やキャリア形成支援につなげやすくなります。導入時の業務整理や評価制度の見直しなどの支援を受けながら、その後の運用まで相談できる点が特徴です。
SmartHR
- 柔軟な評価シートと進行管理で、評価業務の運用負荷を大幅に削減
- 評価分布を一覧で可視化し、面倒な「甘辛調整」が簡単に
- 評価結果を「配置シミュレーション」などに、シームレスに活用
株式会社SmartHRが提供する「SmartHR」は、期中の異動に伴う評価者の設定を効率化できるサービスです。労務データと連動して評価者を自動設定できるため、組織変更のたびに評価者を手作業で割り当て直す手間を抑えられます。評価入力後は部署全体の最終評価をボタンひとつでグラフ化し、評価分布をマトリクスで一覧にしたり、甘辛調整の前後を見比べたりできます。未入力者への自動リマインドや、スマホアプリからの評価入力にも対応しています。
Talentify
- 評価のなめらかな運用からキャリブレーションまで一気通貫で実現
- Excelのような評価の入力体験
- 過去評価を1ページに集約
株式会社kickflowが提供する「Talentify」は、評価者の交代が多い組織でも評価の経緯を引き継ぎやすい、中堅・大企業向けの人事評価システムです。評価者が変わった際は、最新の評価者にあわせて過去評価の閲覧権限が自動で付与され、部下の過去の評価を1ページに集約して確認できます。組織横断のキャリブレーション（評価の甘辛調整）を評価一覧ビュー上で行えるため、表計算ソフトでの調整作業を減らしたい場合に候補となります。
カオナビ
- 企業独自の評価シートを再現し、評価の回収～集計を効率化
- AIが目標設定から振り返りまでデータをもとにアドバイス・添削
- 1on1や面談履歴の蓄積で振り返りやフィードバックの精度向上
株式会社カオナビが提供する「カオナビ」は、評価結果の集計と偏りの確認をシステム上で進められるタレントマネジメントシステムです。評価結果は自動で集計・可視化され、評価の偏りやバランスを確かめたうえで甘辛調整に進めます。評価の進捗状況は一覧で確認でき、未対応者へのリマインドも一括メールで送信可能です。パソコンを持たない従業員もスマートフォンから目標設定や自己評価を入力できるため、入力の遅れを防ぐ運用につなげられます。
HRBrain
- 評価シートの作成から集計まで煩雑な業務をワンストップで効率化
- OKR・MBO・1on1、360度評価など、豊富なテンプレートを完備
- 「使いこなせない…」の心配はご無用！充実したサポート体制
株式会社HRBrainが提供する「HRBrain」は、導入後の運用支援を重視したい企業に向く人事評価システムです。企業ごとに専任のカスタマーサクセス担当者が付き、初期設定から運用まで支援を受けられます。コンサルタントによる評価制度の構築支援も用意されており、移行スケジュールの作成や制度説明会、評価者・被評価者研修まで依頼できます。評価シートの作成から催促・集計までをまとめて行え、甘辛調整や組織分析にも対応しています。
人事評価ナビゲーター
- 月額5,500円～の導入しやすい人事評価システム
- 60年の人事コンサルティングノウハウを活用
- 制度相談＋利用企業向け人事・評価コンテンツ
株式会社日本経営が提供する「人事評価ナビゲーター」は、人事コンサルティングのノウハウをもとに開発された、中小企業を中心とする企業向けのクラウド型人事評価システムです。メモ機能で評価期間中の行動や成果、フィードバックを記録でき、期末の評価で過去の情報を確認できます。評価項目や評価基準、制度の運用について専門家に相談できるほか、評価者研修や評価面談などのコンテンツも利用でき、評価者の育成を運用に組み込みたい場合に役立ちます。
HR-Platform （フォスターリンク株式会社）
- 面倒な調整や試算関連業務もクラウド上で完結！
- 専門的なスタッフによる要件定義で導入はおまかせ！
- 評価制度の変更や人事異動の設定もラクラク対応！
J-Forpe 目標管理システム （JFEシステムズ株式会社）
- 動的な目標シート制御で柔軟な評価制度に対応
- リアルタイム進捗照会と面談・承認状況の見える化
- 部門や評定系列の一括／個別変更や Excel 入出力対応
FxT 人事評価システム （TISI株式会社）
- 要件に合わせた柔軟なカスタマイズに対応可能！
- 研修事業を営む「富士ゼロックス総合教育研究所」との共同開発！
- 規模や利用イメージによってはクラウド型も提案可能！
まとめ
人事評価システムの運用を続けるには、役割分担と権限の設計、評価者の判断をそろえる仕組み、組織変更や制度改定の反映、評価データの管理ルールを決め、毎期振り返ることが大切です。システムは評価を効率化する道具であり、運用の決めごとがあってこそ定着します。自社の運用体制にあう人事評価システムを探している方は、資料請求でサポート内容や設定の柔軟性を比べてみてください。
