人事評価シートの書き方｜５つのポイント・職業別の例文をご紹介！

人事評価の評価要素とは

人事評価の評価要素は「成果基準」「能力基準」「情意基準」の３つで成り立っています。

「成果基準」とは、業務での実績を評価するものです。売上目標100万円に対して150万円を売り上げた、資格を取得した、技術を習得したなど目標に対する達成率で評価します。実績だけでなく、目標を達成するためのプロセスも評価対象となります。

「能力基準」とは、持っている能力をどれだけ業務で発揮することができたかを評価するものです。評価基準となる能力には企画力や実行力、問題解決力や改善力などがあります。

「情意基準」とは、業務に取り組む姿勢を評価するものです。周囲と協力して業務に取り組む協調性や、自分から行動を起こす積極性、与えられた仕事をきちんと最後までやり切る責任性などが評価対象となります。

人事評価でアピールする際に意識すべき５つのポイント

人事評価面談や人事評価シートで、自分の努力の成果を十分に評価者にアピールするためのポイントを５つ解説します。

客観的に見る

自己評価は客観的に行うことが大切です。いくら自身で高評価を付けたとしても、評価の根拠があいまいで独りよがりでは、説得力がありません。

「私がこう思ったからこの評価を付けた」ではなく「周囲にこのような影響があったからこの評価を付けた」というように、客観的な事実に基づいて評価シートに記述しましょう。

具体的な数字を用いる

数値での評価が可能であれば、成果を数字で書きましょう。いくら「良くできた」「うまくいった」と言っても、基準があいまいでは評価結果に納得が得られません。例えば売り上げ目標金額に対し、実際にいくら売り上げることができたのかを明記します。

また、数値化することが難しい目標であっても「残業時間を〇〇時間削減することができた」「業務効率が〇〇%向上した」といったように、できるだけ達成率を数値で表すと良いでしょう。

失敗や問題点も報告する

良かった結果だけでなく、失敗や問題点も余すことなく報告しましょう。失敗や問題点の報告によって、評価が下がってしまうことを心配するかもしれません。しかし、失敗した原因を分析することで、「失敗を成長につなげよう」という意思を示すことができ、高い評価が得られます。

また、「売り上げ目標は達成できなかったものの、積極的な営業活動により今後のビジネスチャンスが広がった」といったように、プロセスを強くアピールすることも重要です。これにより失敗によるマイナスイメージを軽減することができます。

改善点を記載する

良かった点はより伸ばし、至らなかった点を改善するためのプランを立てましょう。

例えば、「Excelマクロによって作業を自動化することで業務効率が向上した。今後はよりマクロの知識を増やし、さらに広範囲な業務自動化を目指す。ただし自動化できない業務でのミスが目立ったため、より注意深く作業することを心掛ける。」といったように改善点を評価シートに書きます。

これにより意欲の高さを示すことができるため、上司からの印象が良くなるでしょう。

一段階高く自己評価する

ついつい遠慮をして自己評価を控えめにしてしまいがちですが、より高く評価されるためには自分が考えているよりも１段高く評価することが大切です。

上司が部下の評価をする際には、部下の自己評価結果が影響してしまいます。自己評価結果が３であれば、評価者は２～４の評価を付けがちなのです。ここで自己評価を４としておけば、３～５の評価を得られる可能性が高くなるというわけです。

ただし、あまりにも自己評価を高く付けすぎると「自分を客観視できていない」「ずうずうしい」など、かえってマイナスイメージを与えます。あくまでも自分が思うより１段階程度高く評価するに留めておきましょう。

未達でも評価を高める方法

定量化できない職種の場合、達成したかどうかの判断をしにくいことがあります。例えば、数値で目標が立てられない事務職などの場合では、〇〇についての業務改善を完了させることを目標としたとします。

当人は、改善のフローを完成させたら達成とかんがえていましたが、評価者はフローを完成させ運用が滞りなく行っている状態を完成と考えていたとします。そうなると達成に関する認識の齟齬が生まれ、正当な評価を行うことが難しくなります。

このような事態を避けるための仕組みが「状態条件」です。予めここまでを行ったら達成ということを取り決めておくことのことを言います。

【職業別】人事評価シートの書き方・例文

職業によって人事評価シートでアピールすべきポイントには違いがあります。そこで職業別の人事評価シートの書き方を例文とともにご説明します。

営業、販売職編

営業や販売職の場合、目標や結果が数値としてはっきり表れます。そのため、数値の成績を示し、達成できた項目に良かった点を補足します。一方、未達成だった項目には今後のプランを明示しましょう。

【例文】

今年度の売り上げは120万円だった。目標である100万円に対し達成率は120%のためA評価とする。ただし、新規顧客の獲得は目標である10件に対し７件と達成することができなかった。

既存顧客の対応に追われ、新規顧客獲得に向けた活動に時間を割くことができなかったためと考える。次年度は新たな顧客への営業活動を積極的に行う。

事務職編

事務職は成果を数値化することが難しい職業です。達成基準があいまいな場合は、以前と比べてどれだけ改善できたのかを具体的に伝えられるといいでしょう。

【例文】

１日に３回依頼していた集荷作業を、部門間で調整し２回にまとめた。これにより集荷にかかる費用を前期に比べ10%削減できた。

また、新規に３名の採用を予定していたため、引き継ぎ業務をマニュアル化した。これにより、それまで１週間かかっていた業務の引き継ぎを３日で完了させ、業務効率化を達成できた。

技術職編

技術職の場合、会社への貢献度を具体的に示すことが大切です。製造コストの削減や、提供するサービスや製品の性能向上、作業効率のアップといった効果を数値で表すことができるといいでしょう。

【例文】

テスト工程においてテスト項目漏れや確認不足などによる品質の問題が多発していたため、テスト項目やテスト手法の見直しを行った。

見直しの結果、中間テスト工程を追加したことで、これまでに比べてテスト工程でのバグ検出率が20%向上し、品質が向上するとともに後工程での手戻りを防ぎ、作業工数の削減も実現できた。

看護師編

看護師には医療スキルはもちろんのこと、患者やその関係者に対する親身で思いやりのある態度も求められます。看護師はチームで活動するため、職場全体の目標や方針に則った活動ができているかも評価ポイントとなります。

【例文】

患者さんやその親族へ積極的に声掛けをし、不安や意見を相談しやすい雰囲気づくりを心掛けた。患者さんの態度で気づいた点はこまめに記録し、朝礼や終礼の際にほかの看護師と共有することで、チームとしてより満足度の高い看護の実現に努めた。

保育士編

保育士の評価ポイントは、子供たちが安全に楽しく生活でき、保護者が安心して子供を預けられる環境づくりができたか、という点です。自己評価では保育園でのルールをどのように遵守したかを具体的に記述するといいでしょう。

【例文】

子供たち一人ひとりの様子を毎日チェックしてメモに記入し、ちょっとした変化にもすぐに気づけるよう工夫した。お散歩の際は迷子や急な飛び出しを防ぐため、必ず子供たち同士で手をつないで歩くことを教えた。

保護者に対しては、お迎えの際にその日の子供の様子を伝え、会話する時間が取れない場合には連絡帳を用いて密にコミュニケーションを取ることを心掛けた。

公務員編

公務員と一口に言っても業務内容はさまざまです。成果を数値化できない業務の場合は、どのような努力や工夫をしてどのような結果が得られたかを、できるだけ具体的に記述することが大切です。

特に公務員の仕事は正確性が求められるものが多いため、ミスを減らす工夫やその効果を記すといいでしょう。

【例文】

法律の改定により一部変更となった業務をできるだけ早く覚え、ミスをなくすため独自のチェックリストを作成し業務にあたった。これにより業務効率を低下させることなく、ミスが１つも無いという結果を出すことができた。

チェックリストの効果が実感できたため、部署内で共有し部署全体の作業品質向上に貢献することができた。

書き方のポイントを押さえて、適切な人事評価をしましょう

成果を正当に評価してもらうためには、人事評価シートの書き方が重要です。職種によってアピールすべき点やアピール方法も違います。伝えるべき内容や伝え方のポイントをしっかりと押さえて適切な自己評価を行いましょう。