販売管理システムのモバイル化とセキュリティ

販売管理システムのモバイル化

タブレットPCやスマートフォンを活用したモバイル化は、避けることのできない大きな流れとなっています。社員にタブレットPCやスマートフォンを持たせることはもちろん、社員が個人所有しているタブレットPCやスマートフォンから社内システムへのアクセスを許可するBYOD（Bring Your Own Device）を奨励している企業も珍しくありません。

業務システムのWebアプリ化により、社外からアクセスさせることも容易となりました。

販売管理システムのモバイル化には、大きな2つのメリットがあります。「営業の機動力強化」と「ワークスタイルの改革」です。

営業の機動力強化

販売管理システムに社外からアクセスすることで、すばやい顧客対応が可能となります。たとえば、タブレットPCにカタログを入れて、お客様にデジタルプレゼンテーションをおこなうことがその一例です。

重い紙カタログを持つ必要がありませんし、お客様に適した内容のセールス資料を独自に作成できます。成約できれば、その場で発注し、在庫を確認して納期を知らせることもできるようになります。電話による連絡に頼ることなく、正確なコミュニケーションを実現できます。お客様満足度も向上し、売上アップを期待できます。

ワークスタイルの改革

販売管理システムをモバイル化することで、ワークスタイルの改革が可能となります。お客様から得られた受注内容を業務部門に連絡するために、帰社する必要がなくなります。直行直帰が可能となり、お客様対応時間を増やすことができます。これも売上アップにつながります。

欲しい情報に社外からアクセスできるため、間違いのない意思決定が可能です。残業時間を減らすことは、社員のモチベーションアップにもなります。

モバイル化に求められる機能

販売管理システムのモバイル化には大きなメリットがある反面、リスクも存在します。とりわけ、セキュリティと内部統制が課題となります。このセキュリティと内部統制を維持するための諸機能を紹介しましょう。

セキュリティ機能

社外からのアクセスで、IT部門や経営者の懸念事項となっているのが、セキュリティです。この不安をなくすために次の機能が充実しているかを確認します。

●アクセス権限設定

最も基本的なセキュリティ機能です。IDとパスワードでアクセス権を設定します。ユーザID単位に機能を制限することで、マスタデータの改ざんや変更を禁止できる製品もあります。

アクセス権をさらに強化するために、指紋認証や手のひら静脈認証など生体認証を搭載することもできます。ワンタイムパスワードで制限を強化することも一般化しています。これらは別システムとして提供されています。

●遠隔消去

個人情報など、漏えいする危険性のある情報は端末に残しません。しかしながら、ネットワーク環境によっては、一時的にディスクにダウンロードを可能とします。この際にも、万一紛失や置き忘れの際は、遠隔から情報を消去できる機能を整えておきます。

内部統制

●ログ管理

いつ、誰が、どこから、どの情報にアクセスしたのかをログとして記録します。万一情報が漏えいした際も、犯人を捜し出すことが可能となります。ログ管理の実施を社員に公表することは、内部犯行の抑止策としても有効です。

●承認機能

発注や購買のフローを明確にして、遠隔地から勝手に操作できないようにします。受注・売上・入金処理、発注・仕入・支払処理の各業務において、承認機能が搭載されている製品もあります。

●現在位置の確認

タブレットPCやスマートフォンの現在位置を特定する機能があります。デバイスを置き忘れた際も探し出しやすくなります。

まとめ　～ モバイル化の成功はスモールスタートが鍵　～

販売管理システムのモバイル化に興味を示している企業が増加しています。対応製品も多くあります。しかし、一度に営業部門全体のモバイル化を行うことはリスクが高すぎます。まず、試験的に導入し、社内で成功事例を積み重ねながら、広げていきましょう。