フレックスタイム制における勤怠管理の方法は？注意点も解説

フレックスタイム制とは

フレックスタイム制とは、あらかじめ定めた総労働時間の範囲内で、従業員が始業・終業の時刻を設定できる制度のことです。いわゆる「９時から５時」のように勤務時間を固定されず、ライフスタイルにあわせて働き方を柔軟に調整できます。厚生労働省による「令和４年就労条件総合調査」によると、フレックスタイムの実施率は8.2％、企業規模が大きいほどフレックス制の採用が高い傾向です。

フレックスタイム制は、一般的に「コアタイム」と「フレキシブルタイム」という２種類の労働時間を設定したうえでの運用が多いようです。

■コアタイムとは

必ず勤務しなければならない時間帯のこと。情報共有の目的はもちろん、会議やチーム作業の予定が組みにくいなどの理由からコアタイムを導入する企業が多い。

■フレキシブルタイムとは

従業員が自身の裁量で働く・働かないを決められる時間帯のこと。コアタイムを間に挟むように設定するのが一般的です。フレキシブルタイム中なら、中抜け・早退も可能。

例えばコアタイムを「10時〜15時」に設定する場合、フレキシブルタイムは「６時〜10時」、「15〜19時」の時間帯で設定するイメージです。

ただし、フレキシブルタイムは24時間いつでも始業・終業できるわけではありません。一例ですが、「7時〜10時」までに出勤、「15時〜19時」までに退勤など、労使協定で労働できる時間帯が決められています。

なお厳密には、コアタイムとフレキシブルタイムは必ず設けなければならないものではありません。各時間帯の設定が必要か否かは導入時に検討しましょう。

参考：令和４年就労条件総合調査　結果の概況｜厚生労働省
参考：フレックスタイム制のわかりやすい解説＆導入の手引き｜厚⽣労働省・都道府県労働局・労働基準監督署

フレックスタイム制を導入するメリット・デメリット

フレックスタイムの導入により、従業員はワーク・ライフ・バランスがとれるようになるほか、企業側も優秀な人材の確保が期待できるでしょう。一方、顧客や従業員同士の連絡・コミュニケーションがとりにくくなる可能性もあります。ここからは、フレックスタイム制の導入によりもたらされるメリットやデメリットについて詳しく解説します。

メリット

■ライフスタイルにあわせて働ける

自身や家族の都合にあわせた働き方ができるため、子育てや家族の介護が必要になった場合も、辞めずに働き続けられます。また通勤ラッシュを避けられるほか、遠方から通う従業員も余裕をもって出勤できるでしょう。

■優秀な人材確保につながる

企業が求める優秀な人材のなかには、子育てや家族の介護を理由に通常の労働時間では働けない人が少なくありません。フレックスタイム制のような柔軟な働き方の導入で、労働時間が限られた優秀な人材の確保や流失防止につなげられるでしょう。

■残業の軽減につながる

仕事が少ない時期は早めに帰るなど、業務の繁閑に応じて労働時間を調整できるため、無駄な残業の抑制につながります。また遅い時間から始まる会議によって残業を余儀なくされていた状況も、コアタイム内に会議時刻を調整すれば解決できるでしょう。

デメリット

■取引先や顧客への対応に支障が出る

担当者不在時に取引先から連絡があった場合、社内でほかにわかる者がおらず対応がおろそかになる可能性がゼロではありません。結果、クレームや顧客への機会損失を招く恐れもあるでしょう。

■従業員同士のコミュニケーションが減る

従業員の出勤・退勤時間がずれることで、コミュニケーションがとりづらくなるデメリットがあります。業務における情報共有が円滑に行えず、業務効率が低下する可能性もあるでしょう。コミュニケーションの低下により、人間関係の構築が難しくなる側面も考えられます。

■勤怠管理が複雑になる

従業員ごとに出勤・退勤時間が異なるため、労働時間を画一的に管理できません。一般的な労働時間で勤務している場合は、定時を過ぎたら自動的に残業とみなされますが、フレックスタイム制は一律に判断できず、残業代の計算なども複雑になるでしょう。

勤怠管理が複雑化するフレックスタイム制ですが、勤怠管理システムならさまざまな勤務体系に対応可能です。最新の情報や問い合わせが多い製品を知りたい方は、ぜひこちらも確認ください。

フレックスタイム制の導入方法

フレックスタイム制の導入要件は厚生労働省が定めています。就業規則等への規定と労使協定の締結が必要で、この２つの要件を満たせば、フレックスタイム制の導入が認められます。では、具体的にどのような手続きを行わなければならないのか見てみましょう。

１．新しい規定を就業規則に明記する

就業規則には「始業・終業の時刻を従業員の決定に委ねる」と明記しなければなりません。コアタイムとフレキシブルタイムの始業・終業時刻も正確に明記しましょう。怠ると、フレックスタイム制を導入できません。

２．労使間で協定を結ぶ

労働者の過半数で組織する労働組合がある場合は、労働組合と協定を結びましょう。該当する労働組合がない場合には、過半数代表者と労使協定を締結します。労使協定で決定する項目は以下のとおりです。

• ■フレックスタイム制の対象となる従業員の範囲
• ■清算期間
• ■清算期間における総労働時間（所定労働時間）
• ■１日の標準労働時間
• ■コアタイム、フレキシブルタイムの開始と終了時刻

清算期間とは、総労働時間を測る期間を指します。働き方改革関連法の改正により、清算期間は上限が最大１か月から３か月に変更されました。従業員は清算期間（１〜３か月）内で定められた総労働時間に達するよう、働く時間を調整しなければなりません。なお清算期間が１か月を超える場合は、労使協定を労働基準監督署に届け出が必要です。

「清算期間における総労働時間」は、法定労働時間である週40時間を超えてはなりません。そのため清算期間を１か月とした場合、総労働時間の範囲は以下と決められています。日々の労働時間を自由に決められるとはいえ、総労働時間を満たすように労働時間を配分するのが決まりです。

■清算期間内の総労働時間

• ・31日：177.1時間
• ・30日：171.4時間
• ・29日：165.7時間
• ・28日：160.0時間

なお１日の標準労働時間とは、フレックスタイム制のもとで年次有給休暇取得した場合に賃金の算定基礎となる労働時間のことです。有給を取得した際は１日の標準労働時間をもとに、有給休暇における支払い金額を確定します。

フレックスタイム制における勤怠管理の注意点

フレックスタイム制の注意点は、時間外労働に関する取り扱いが通常と異なる点です。フレックス制であっても、残業代は払わなくてはいけません。ただしフレックスタイム制での残業時間は、清算期間内における総労働時間の超過分です。そのため１日の勤務時間が法定労働時間である８時間を超過したとしても、残業となるわけではありません。

残業代の支払いが発生するケースは、以下のとおりです。

• ■清算期間内の総労働時間が法定労働時間以上
• ■１か月の週平均労働時間が50時間以上

残業代を支払うのは、清算期間内の総労働時間が労使協定で定めた時間より多い場合に限られます。超過分が法律で定められた労働時間内なら法定時間内残業、法定労働時間を超えるなら法定時間外残業です。

また、時間外労働には上限規制が設けられています。例えば、月45時間以上の時間外労働が年７回以上は違反です。したがってフレックスタイム制においても企業は勤怠管理を行い、従業員の労働時間および残業時間を正しく把握しなければなりません。

参考：時間外労働の上限制限｜厚生労働省
参考：フレックスタイム制のわかりやすい解説＆導入の手引き｜厚⽣労働省・都道府県労働局・労働基準監督署

フレックスタイム制における時間外労働の考え方や残業代の計算方法等について詳しく知りたい方は、以下の記事がおすすめです。

フレックスタイム制の管理は「勤怠管理システム」が便利！

フレックスタイム制導入企業の勤怠管理には、「勤怠管理システム」がおすすめです。管理する企業側にとっても工数削減等のメリットがあるほか、従業員側にとっても働きやすさの向上などが期待できます。ここからは勤怠管理システムができることや、役立つ機能を解説します。

多様な働き方（勤務形態）を効率よく管理できる

フレックスタイム制は各従業員の出退勤の時間が不規則になるため、勤怠管理が複雑化します。勤怠管理システムは、シフト制の従業員はもちろん、フレックスタイム制や裁量労働制など、多様な勤務形態の従業員の出退勤データを一元管理可能です。

管理者・従業員両者の利便性を高められる

勤怠管理システムの導入で、労働時間の集計の手間やミスの削減が期待できます。出退勤時に従業員自身がPCやスマホアプリなどで打刻すれば、システムが自動集計して残業時間なども算出するためです。さらに残業が多い従業員に対するアラート表示機能などを利用すれば、超過労働の抑止にもつながります。管理者の業務負担を減らし、効率よく勤怠管理をするならシステム化を検討しましょう。

以下の記事では、ジョブカン勤怠管理やKING OF TIMEなど、定番の勤怠管理システムの機能や価格を比較して紹介しています。無料でお試しできる製品も複数あるので、ぜひご覧ください。

勤怠管理システムを用いてフレックスタイム制を実現しよう

フレックスタイム制は、コアタイムとフレキシブルタイムを設定して、自由な労働時間を確保する試みです。成功すれば多様な働き方に柔軟に対応できる体制が整います。導入の際は、始業・終業の時刻を従業員の決定に委ねる旨を就業規則に明記し、労使間で協定を結びましょう。なお、残業代は清算期間内における総労働時間をもとに計算します。

勤怠管理システムを用いて、正しく労働時間・残業時間を管理し、フレックスタイム制を実現しましょう。

Reiwa社会保険労務士事務所代表

久米 和子さんのコメント